14.08.2025 · Elektronische Rechnungen

Entwurf eines weiteren BMF-Schreibens zur Anpassung des UStAE an die neue E-Rechnung

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von Dipl.-Finw. Rüdiger Weimann, FIFU ‒ Fachwerk Institut für Umsatzsteuer, Dortmund/Düsseldorf

Seit dem 1.1.2025 ist ‒ begleitet von Übergangsvorschriften ‒ bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden. Ein erstes BMF-Schreiben zu dem Thema wurde am 15.10.2024 veröffentlicht. Das schon damals angekündigte zweite BMF-Schreiben liegt seit dem 25.6.2025 als Entwurf vor.

Kurz und knapp: Der wesentliche Inhalt des Schreibens

Das neue Schreiben soll primär den UStAE an die Ausführungen des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 anpassen. Daneben klärt es weitere Einzelfragen und gibt Tipps zur praktischen Umsetzung.

Synoptisches Lesen erforderlich

Das neue BMF-Schreiben ist für sich unlesbar, da es sich über 31 Seiten auf die Wiedergabe der Änderungen im Vergleich zum BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und zur bisherigen Fassung des UStAE beschränkt.

PRAXISTIPP | Die derzeitige Rechtsauffassung des BMF erschließt sich nur, wenn man beide BMF-Schreiben und den UStAE vergleichend gegenüberstellt.

Klärung wichtiger Einzelfragen und Tipps zur Umsetzung

Grundsatz: Pflicht für alle inländischen Unternehmer

Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten genauso für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG) sowie für Rechnungen

über Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), wenn sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind,

über Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen (§ 24 UStG),

über Reiseleistungen (§ 25 UStG) und

für Umsätze, für die die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) angewendet wird.

Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger ein Unternehmer ist, der Kleinunternehmer bzw. Land- und Forstwirt ist oder ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. Vermieter einer Wohnung) ausführt.

Ebenso gelten die Regelungen, wenn nur Teile der abgerechneten Leistungen der Pflicht zur Verwendung einer E-Rechnung unterliegen (z. B. bei teilweise steuerpflichtigen, teilweise nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätzen).

BMF 25.6.2025, Rn. 17

Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 EUR nicht übersteigt (Rechnungen über Kleinbeträge), Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden, können abweichend von der Verpflichtung in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, 2. Hs. UStG immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden (§ 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2 und § 34a Satz 4 UStDV). Dabei bedarf die Verwendung einer sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format der Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG), die keiner besonderen Form bedarf und auch konkludent erfolgen kann. Die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist unter den übrigen Voraussetzungen auch in diesen Fällen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich (BMF 25.6.25, Rn. 22).

Besonderheiten der Bauwirtschaft

Mindert sich nach Rechnungsausstellung die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG aufgrund des in der Bauwirtschaft häufig anzutreffenden Falles von Unstimmigkeiten über die Höhe des abgerechneten Entgelts (z. B. Mängelrügen hinsichtlich der Bauausführung), ist eine Rechnungsberichtigung nicht erforderlich. Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt (z. B. relevante Aufmaßänderungen) stellen hingegen keine bloße Änderung der Bemessungsgrundlage dar und erfordern daher grundsätzlich eine Rechnungsberichtigung hinsichtlich der Leistungsbeschreibung (BMF 25.6.25, Rn. 51a).

Aufbewahrung der E-Rechnung

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Abs. 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre lang aufzubewahren hat. Dabei müssen nach § 14 Abs. 3 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass allein wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts i. S. v. § 14 Abs. 3 UStG vorliegt (BMF 25.6.25, Rn. 60 u. Abschn. 14b.1 Abs. 1 Sätze 2 bis 6 UStAE-Entwurf).

Beteiligung ausländischer Unternehmensteile

Beteiligt sich ein ausländischer Unternehmensteil eines inländischen Unternehmens an einem im Inland steuerpflichtigen Umsatz, gilt der Umsatz als von einem Inländer erbracht, selbst wenn der Sitz des inländischen Unternehmens an diesem Umsatz nicht beteiligt war (Abschn. 14.1 Abs. 4 Satz 3 UStAE-Entwurf i. V. m. Abschn. 13b.11 Abs. 1 Satz 7 UStAE).

Leistungsbeschreibung

Besteht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, gilt hinsichtlich der Leistungsbeschreibung, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen.

Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei).

Beachten Sie | Ein enthaltener Link erfüllt nicht die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG.

Rechnungsberichtigung

Das Dokument, mit dem die Berichtigung einer Rechnung durchgeführt werden soll, muss die formalen Anforderungen der §§ 14 u. 14a UStG erfüllen (§ 31 Abs. 5 Satz 3 UStDV). Daher muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps) erfolgen. Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form ist nicht ausreichend.

Sofern dagegen für einen Umsatz nach § 14 Abs. 2 Satz 2 i. V. m. § 27 Abs. 38 UStG keine Verpflichtung zur Verwendung einer E-Rechnung besteht, kann eine Rechnungsberichtigung für diesen Umsatz auch ohne Verwendung einer E-Rechnung erfolgen.

Besondere Betonung des Erfordernisses einer Validierung

Voraussetzung für eine E-Rechnung ist u. a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen.

Beachten Sie | Inhaltliche Fehler (festgestellt z. B. als kritischer Fehler ‒ „critical Error“ ‒ im Rahmen einer Validierung) führen dazu, dass eine E-Rechnung vorliegt, die jedoch nicht ordnungsmäßig ist (BMF 25.6.25, Rn. 35 u. Abschn. 14.5 Abs. 1 Sätze 4 ff. UStAE-Entwurf).

Auch ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, genügt nicht. Auch aus § 31 Abs. 1 UStDV folgt nichts anderes.

Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen (s. o.). Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei). Ein enthaltener Link erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG noch nach § 31 Abs. 1 UStDV (BMF 25.6.25, Rn. 35 u. Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 2 3. Spiegelstrich UStAE-Entwurf).

Wie geht es weiter?

Der Entwurf wurde den Verbänden am 25.6.2025 mit der Gelegenheit zu einer Stellungnahme übersandt. Aufgrund der großen Bedeutung des Themas für die Wirtschaft wird der Entwurf bereits in diesem Stadium zu Informationszwecken allgemein veröffentlicht. Eine Stellungnahme hierzu konnte bis Anfang August 2025 ggf. über die Verbände erfolgen. Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreibens ist für das IV. Quartal 2025 geplant.

Beachten Sie | Das BMF hat mit Schreiben vom 14.7.2025 die GoBD um Regelungen u. a. zur E-Rechnung ergänzt. Hier sind u. a. Hinweise zur Archivierung und Aufbewahrung von E-Rechnungen enthalten.

FAZIT | Die Europäische Kommission hat im Jahr 2022 eine Reihe von Maßnahmen vorgeschlagen, mit denen das Mehrwertsteuersystem der EU modernisiert werden soll. Das System soll für Unternehmen vereinfacht werden und widerstandsfähiger gegen Betrug sein. Das soll vor allem durch stärkere Digitalisierung, wie z. B. durch elektronische Rechnungsstellung erreicht werden. Ursprünglich sollten die Änderungen 2028 in Kraft treten. Mittlerweile ist daraus der 1.1.2035 geworden. Bis 2030/2035 wollte die damalige Ampel-Regierung nicht zuwarten. Im Koalitionsvertrag hat man sich daher auf eine vorzeitige Einführung eines deutschen bundesweit einheitlichen Meldesystems zur Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verständigt. Dazu hatte zunächst das BMF dem Gesetzgeber als ersten Schritt hin zu der späteren Einführung eines entsprechenden transaktionsbezogenen Meldesystems die obligatorische Verwendung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) für inländische B2B-Umsätze vorgeschlagen. Da eine Änderung des UStG auf Grundlage der insoweit verpflichtenden Regelungen in der MwStSystRL zunächst nicht möglich war, bedurfte es dazu einer Ermächtigung nach Art. 395 MwStSystRL. Deutschland ist also ‒ ohne jede Not ‒ vorgeprescht. Und das hat dazu geführt, dass bereits seit dem 1.1.2025 Regelungen anzuwenden sind, von denen man in der Jahresmitte immer noch nicht weiß, was genau sie beinhalten. Eine gesetzgeberische Glanzleistung!

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