Buchhaltung - Elektronisch erstellte Rechnung
In der Praxis werden vermehrt EDV-Rechnungen verwandt und Originalbelege in Papierform liegen nicht mehr vor. Die Rechnung geht elektronisch ein und wird so erfasst. Eine Kontierung auf dem Beleg kann dabei nicht erfolgen. Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme sind zur Erfüllung der Belegfunktion aber Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Die Reihenfolge der Buchungen ist zu dokumentieren.
Inwieweit diese Erfordernisse auch bei elektronischen Rechnungen einzuhalten sind, geht aus den GoBS nicht hervor. Nach den GoBS dürfen originär digitale Dokumente während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium nicht bearbeitet werden können. Gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen muss der Originalzustand eines übermittelten Dokumentes jederzeit prüfbar sein. Das kann geschehen, indem an die Rechnung ein Datensatz angehängt wird, der die für die Buchung notwendigen Informationen enthält. Der Datensatz muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann (Bayerisches LfSt 13.2.12, S 0316.1.1-5/1 St42).
