§§ 4, 9 EStG - Belege für berufliche Kosten

Der BFH hat sich jetzt in zwei Urteilen ausführlich mit dem Nachweis von erwerbsbedingten Kosten und dem Abzug ohne Beleg in mehreren Bereichen auseinandergesetzt. Nachfolgend werden die Kernaussagen zu den einzelnen Abzugspositionen zusammengefasst:  

• Büromaterial und Porto: Pauschalen von rund 600 EUR können ohne Nachweis nicht zum Betriebsausgabenabzug zugelassen werden. Es gibt keinen Lebenserfahrungssatz, demzufolge bei einer nichtselbstständigen Tätigkeit Aufwendungen in dieser Höhe pro Jahr anfallen. Da es sich beim Abzug von Betriebsausgaben oder Werbungskosten um steuermindernde Tatsachen handelt, trägt der Steuerpflichtige die Feststellungslast und der fehlende Nachweis geht zu seinen Lasten.

• Fachliteratur: Der übliche Beleg für den Nachweis von Aufwendungen ist die Quittung des Buchhandels, die den Namen des Erwerbers und den Titel des angeschafften Buches enthält. Hinzu kommt der Nachweis, dass der Kaufpreis im jeweiligen Veranlagungszeitraum geleistet worden ist. Nicht ausreichend ist daher eine Kassenquittung, wenn der Käufer nachträglich den Buchtitel bezeichnet und seine Verwendung darlegt. Bei allgemeinbildender, im normalen Zeitschriftenhandel erhältlicher PC-Literatur, fällt der Aufwand grundsätzlich unter das Abzugsverbot des § 12 EStG.

• Telefonkosten: Bei teils beruflicher, teils privater Telefonnutzung kommt es für die Schätzung der beruflichen Gespräche in besonderem Maße auf die Mitwirkung des Steuerpflichtigen an. Diese erfüllt er am besten dadurch, indem er die beruflich veranlassten Gespräche und die auf sie entfallenden Gebühren für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei Monaten aufzeichnet. Anderenfalls kann eine Schätzung des beruflichen Anteils erfolgen, wobei ohne Einzelnachweis nach R 9.1 Abs. 5 LStR bis zu 20 % des Aufwands, höchstens 20 EUR monatlich, berücksichtigt werden, wenn erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen anfallen. Abzuziehen hiervon sind die nach R 3.50 Abs. 2 LStR steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzten Telekommunikationsaufwendungen.

• Prozesskosten: Sie teilen grundsätzlich die einkommensteuerrechtliche Qualifikation der Aufwendungen, die Gegenstand des Verfahrens waren. Ausschlaggebend ist daher, worin der Anknüpfungspunkt für den Gegenstand des Verfahrens gesehen wird. So kann beispielsweise ein Gewerbetreibender die Kosten für die Führung eines Einkommensteuerrechtsstreits als Betriebsausgaben absetzen, soweit es um die Fragen der Gewinnermittlung geht. Dabei spielt der Aspekt, dass es ihm in erster Linie um die mögliche Einsparung von Einkommensteuerzahlungen geht, lediglich eine Nebenrolle. Im Gegensatz hierzu kommt allerdings dann kein Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug in Betracht, wenn die Prozessaufwendungen lediglich mit Sonderausgaben, Veranlagungs- oder Tariffragen oder mit der bloßen Übertragung in Steuererklärungsvordrucke in Zusammenhang standen.

• Kopierkosten: Der pauschale Ansatz von 15 Cent je Blatt kann nicht berücksichtigt werden, wenn zum Betriebsvermögen ein Scanner gehört. Dann ist ohne konkreten Nachweis nicht erkennbar, inwieweit zusätzliche und nicht bereits als Betriebsausgaben berücksichtigte Kosten entstanden sind. Wenn ein Selbstständiger der ihm insoweit obliegenden Mitwirkungspflicht nicht nachkommt, muss das zu seinen Lasten gehen.