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·Fachbeitrag ·Kanzleiorganisation

Lassen sich eingehende E-Mails zur eigenen Entlastung bedenkenlos löschen?

von Rüdiger Weimann, Diplom-Finanzwirt, Dortmund

| Wer kennt das nicht? Nach einem Erholungsurlaub oder einer sonstigen längeren „Auszeit“ sitzt man zum ersten Mal wieder am Schreibtisch und ist erschrocken über die Flut des Posteingangs. Wie schön wäre es, wenn man den Posteingang reduzieren könnte. Kann man aber im Regelfall nicht! |

 

Es sei denn, die Post kommt elektronisch via E-Mail. Für diesen Fall bieten findige Softwareunternehmen eine – vermeintliche – Lösung an. Nach dem Eingang einer E-Mail erhält der Absender eine automatisch generierte Antwort-Mail, die in der Regel wie folgt aussieht:

 

Musterformulierung / „Mail on holiday“

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

ich nutze „Mail on Holiday“.

 

„Mail on Holiday“ gehört zu den Life-Balance-Angeboten meines Unternehmens an seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Mails werden im Zeitraum der Nutzung automatisch gelöscht.

 

Halten Sie es für erforderlich, dass ich die E-Mail persönlich lese, dann darf ich Sie bitten, mir die Informationen nach dem [Datum] erneut zu senden.

 

Vielen Dank für Ihr Verständnis!

[Name des Empfängers der gelöschten E-Mail]

 

Sicher eine auf den ersten Blick komfortable Lösung, deren Tücken sich erst bei genauerer Betrachtung offenbaren:

 

  • „Ohne Not“ bestätigt der Abwesende dem Absender den Eingang der E-Mail.
  • Die E-Mail wurde danach aufgrund eines Entschlusses, den sich der Empfänger zurechnen lassen muss, gelöscht.
  • Damit werden eventuelle (behördliche oder zivilrechtliche) Fristen ohne Anlaufhemmung in Gang gesetzt.
  • Der Absender der Ursprungs-Mail ist keinesfalls verpflichtet, den Fall in die Überwachung zu nehmen und die E-Mail nach einem vorgegebenen Datum ein zweites Mal zu versenden.
  • Damit gibt es – aus der Sicht des ursprünglichen E-Mail-Empfängers – u. U. Rechtsfolgen gegen ihn, von denen er keine Kenntnis hat.

 

PRAXISTIPPS |

  • 1. „Mail on Holiday“ kommt aus den o. a. Gründen für Entscheidungsträger – etwa für Kanzleiinhaber – nicht in Betracht.
  • 2. Entlasten lassen sich damit allenfalls Mitarbeiter, bei denen auszuschließen ist, dass diese fristgebundene Korrespondenz erhalten.
 
Quelle: Ausgabe 10 / 2018 | Seite 703 | ID 45489482

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