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AO - Diese Unterlagen können im Jahr 2006 vernichtet werden

Gemäß § 147 AO sind Belege aufzubewahren, die Bestandteile einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind. Nachstehend aufgeführte schriftliche und elektronisch erstellte Geschäftsunterlagen können im Jahr 2006 vernichtet werden: 

 

  • Aufzeichnungen aus 1995 und früher,

 

  • Inventare, die bis zum 31.12.1995 aufgestellt worden sind,

 

  • Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 1995 oder früher erfolgt ist,

 

  • Jahres-, Konzern- und Zwischenabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 1995 oder früher aufgestellt worden sind,

 

  • Buchungsbelege wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Steuerbescheide oder Kontoauszüge aus dem Jahr 1995 oder früher,

 

  • Lohnkonten und die in diesem Zusammenhang aufzubewahrenden Belege mit Eintragungen aus 1999 und früher (§ 41 Abs. 1 EStG),

 

  • Lohnunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres (§ 28f SGB IV),

 

  • erhaltene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe, die 1999 oder früher empfangen oder abgesandt wurden

 

  • und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege wie z.B. Ein- und Ausfuhrbelege, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge aus 1999 oder früher.

 

Betriebsinterne Aufzeichnungen wie z.B. Kalender oder Arbeitsberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig. Der Zeitpunkt der Vernichtung richtet sich daher nach der innerbetrieblichen Notwendigkeit. 

 

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie noch von Bedeutung sind  

  • für eine schwebende Außenprüfung,
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
  • zur Begründung von Anträgen ans Finanzamt
  • oder bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

 

Für private Belege, etwa zu Mieteinnahmen, Werbungskosten oder Sonderausgaben, besteht keine Aufbewahrungspflicht. Nach ihrer Rückgabe durch das Finanzamt müssen sie nicht mehr bereitgehalten werden. Dies gilt auch bei einer Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Bei einer Erklärungsabgabe mittels ELSTER hingegen sind die Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft oder bis zur Aufhebung des Vorbehaltsvermerkes nach § 164 AO aufzubewahren.  

 

Eine Besonderheit besteht seit dem 31.7.2004 für Empfänger von Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Hier sind Privatpersonen nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren. Der Zeitraum beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung gilt auch dann, wenn der leistende Unternehmer in der Rechnung hierauf nicht hingewiesen hat. Betroffen sind neben herkömmlichen Bauleistungen auch Reparaturarbeiten, die Vermietung von Containern sowie Leistungen von Architekten, Reinigungsfirmen oder Gärtnern. Ausgenommen ist lediglich der Kauf im Baumarkt. 

 

Praxishinweis: Für Aufbewahrungspflichten müssen Bilanzierende eine Rückstellung bilden. Das gilt auch für Kosten, die zur Sicherung digitaler Unterlagen anfallen. 

 

Fundstellen:  

OFD München 9.2.04, S 0240 - 4 St 312, DB 04, 518, DStR 04, 687 

BMF 24.11.04, IV A 5 - S 7280 - 21/04/IV A 5 - S 7295 - 1/04, BStBl I 04, 1122 

OFD Münster 21.1.05, DB 05, 308, BB 05, 489 

 

Quelle: Ausgabe 02 / 2006 | Seite 119 | ID 114194