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§§ 6, 8 EStG - BFH legt Anforderungen andas ordnungsgemäße Fahrtenbuch fest

Ist ein Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß, wird die Pkw-Nutzung für den Privatanteil, die Strecke zwischen Wohnung und Betrieb sowie für Familienheimfahrten von der Finanzverwaltung pauschal ermittelt. Dieser Auffassung hat sich nun auch der BFH angeschlossen. Werden die hohen Anforderungen an ein Fahrtenbuch nicht eingehalten, greift die Ein-Prozent-Regel, auch wenn sie zu unzutreffenden Ergebnissen führt. 

 

Keine Akzeptanz bei Aufzeichnungsmängeln

 

Der BFH hat in zwei Urteilen entschieden, dass die Privatnutzung des Pkw bei formalen Mängeln in der Fahrtenbuchführung zwingend nach der Ein-Prozent-Regel zu berechnen ist. Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Die Aufzeichnungen zum Nachweis der Privatnutzung müssen aber eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten. Mit vertretbarem Aufwand müssen sie überprüfbar sein. Dazu gehört, dass das Fahrtenbuch in geschlossener Form geführt und die Fahrten sowie der am Ende erreichte Gesamtkilometerstand vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. 

 

Ein Nachweis mittels Fahrtenbuch setzt daneben auch voraus, dass es zeitnah geführt worden ist und dass es zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr ohne größeren Aufwand abgeändert werden kann. Das trifft nicht auf ein Fahrtenbuch zu, das erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt wird. Im Urteilsfall ergaben sich die Angaben aus einem Terminkalender sowie Notizzetteln, auf denen täglich nach jeder Fahrt die angefahrene Stadt und die zurückgelegten Kilometer notiert waren. Die Daten wurden anschließend in Monatsübersichten übertragen. Dies reichte dem BFH nicht. 

 

Im zweiten Urteil ging es um ein Fahrtenbuch mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms wie Excel. Auch diese Variante lehnte der BFH ab, da die bereits eingegebenen Daten nachträglich geändert werden können. Die Änderungen werden in der Datei selbst nicht dokumentiert oder offen gelegt. Diese Voraussetzung erfüllen hingegen handelsübliche elektronische Fahrtenbücher. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. 

 

Hinweis: Laut FG Münster erwächst aus der Billigung von Fahrtenbüchern in Vorjahren kein schutzwürdiges Vertrauen für die Anerkennung in Folgejahren.  

 

Die Verwaltungsauffassung

 

Ein Fahrtenbuch muss nach R 31 Abs. 9 Nr. 2 LStR mindestens folgende Angaben enthalten: 

 

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich oder beruflich veranlassten Fahrt,
  • Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

 

Auf einzelne Angaben kann bei besonderen Umständen verzichtet werden. Das gilt etwa bei Handelsvertretern oder Kurierdiensten, Taxis oder Fahrschulen. Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, reichen die Angaben zu Beginn und Ende der Fahrten sowie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner. Dann dient das Kundenverzeichnis als Ergänzung zum Fahrtenbuch. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte reicht ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. 

 

Fundstellen:  

Zettel: BFH 9.11.05, VI R 27/05, DStR 06, 409, DB 06, 647, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 060681 

Excel: 16.11.05, VI R 64/04, DStR 06, 411, ZSteu R-173, DB 06, 648, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 060677 

BMF 21.1.02, IV A 6 - S 2177 - 1/02, BStBl I 02, 148, DB 02, 240, FR 02, 234 

FG Münster 24.8.05, 1 K 2899/03 G, U, F, EFG 06, 32 

 

Quelle: Ausgabe 05 / 2006 | Seite 317 | ID 114028