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§ 19 EStG - Anpassungen vor dem Jahresende für das Lohnbüro

In Vorbereitung auf die Anlage N für 2011 sind eine Reihe von grundsätzlichen BFH-Entscheidungen des laufenden Jahres zu beachten, die in vielen Fällen für Arbeitnehmer günstig ausgefallen sind. Für den Arbeitgeber steht die endgültige Umstellung auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM an.  

 

Hatten als Arbeitnehmer tätige Ehegatten für 2011 das Faktorverfahren mit den Steuerklassen IV/IV gewählt, löst dies eine Pflichtveranlagung aus. Anderenfalls können Arbeitnehmer freiwillig einen Antrag auf Einkommensteuerveranlagung innerhalb der vierjährigen Festsetzungsfrist stellen, für 2011 also bis Ende 2015. Diese Frist gilt auch für den Antrag auf Festsetzung der Arbeitnehmer-Sparzulage. 

 

Aufwendungen für das Erststudium oder die Erstausbildung nach Schulabschluss oder vorheriger erstmaliger Berufsausbildung können vorweggenommene Werbungskosten sein, wenn sie auf eine spätere berufliche Tätigkeit vorbereiten. Der Abzug scheitert nicht daran, dass die Berufstätigkeit später auch im Ausland ausgeübt werden kann oder ein Umzug tatsächlich erfolgt. Diese BFH-Urteile hätten sich insbesondere für Studenten und Auszubildende gelohnt, bei denen sich die Aufwendungen mangels Einnahmen nicht über den Sonderausgabenabzug ausgewirkt hatten. Sie könnten die Feststellung eines Verlustvortrags beantragen. Da dies aber gesetzlich rückwirkend wieder ausgehebelt wird, haben entsprechende Anträge auf Berücksichtigung kaum Aussicht auf Erfolg. Weiterhin als Werbungskosten für beruflich veranlasste Aufwendungen gelten jedoch, wenn die Ausbildung eine berufliche Fort- und Weiterbildung darstellt, sie im Rahmen eines Dienstverhältnisses stattfindet, es sich um eine weitere Berufsausbildung oder das Erststudium nach abgeschlossener erstmaliger nichtakademischer Berufsausbildung handelt.  

 

Angestellte mit einem kostenlos oder verbilligt überlassenen Firmenwagen können die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte statt mit 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer und Monat mit der Einzelbewertung versteuern. Bei weniger als 15 Tagen im Monat lohnt der Ansatz von 0,002 % des Listenpreises pro tatsächlich zurückgelegtem Entfernungskilometer, auch wenn der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil für 2012 normal und damit zu hoch ermittelt hat. Zur praktischen Umsetzung gibt es ein BMF-Schreiben. Der nachträgliche Einbau von Sonderausstattung in ein Firmenfahrzeug ist nicht in den Listenpreis einzubeziehen. 

 

Arbeitnehmer, die in mehreren Betriebsstätten ihres Arbeitgebers tätig sind - entweder je nach Bedarf, fortwährend oder abwechselnd - haben nur noch eine regelmäßige Arbeitsstätte. Entscheidend sind der Mittelpunkt der Tätigkeit und damit die Arbeitsstätte mit der zentralen Bedeutung. Das regelmäßige Aufsuchen des Betriebs lediglich zu Kontrollzwecken führt im Übrigen zu keiner regelmäßigen Arbeitsstätte. Sofern bislang von mehreren regelmäßigen Arbeitsstätten ausgegangen worden ist, fallen alle übrigen weg und nur noch der zentrale Ort bleibt übrig. Für die entfallenden Arbeitsstätten muss für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit mit dem Firmenwagen kein geldwerter Vorteil mehr versteuert werden und die Anfahrten dieser Orte lassen sich nach Dienstreisegrundsätzen statt mit der Entfernungspauschale geltend machen. Laut BFH ist es auch möglich, dass keinem Tätigkeitsort eine zentrale Bedeutung zukommt. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer keine regelmäßige Arbeitsstätte. Auch Leiharbeitnehmer verfügen über keine regelmäßige Arbeitsstätte und können damit Reisekosten geltend machen. 

 

Hat der Angestellte von seinem Arbeitgeber Gutscheine zum Bezug von Sachwerten wie Benzin oder Waren bis zur monatlichen Freigrenze von 44 EUR erhalten, können diese jetzt auch dann steuerfrei sein, wenn der Arbeitnehmer den Gutschein zunächst auf eigene Kosten einlöst oder ein konkreter Geldbetrag ausgewiesen ist. Sofern der Arbeitgeber diese Rechtsprechung noch nicht berücksichtigt hat, lässt sich dies mindernd über die Einkommensteuerveranlagung korrigieren. Kein begünstigter Sachbezug liegt jedoch weiterhin vor, wenn der Beschäftigte anstelle eines Gutscheins alternativ eine Auszahlung verlangen darf, dies stellt Barlohn dar. Zum Jahresende kann es sich lohnen, arbeitsvertraglich monatliche Sachleistungen in Form von Tank- oder Warengutscheinen bis 44 EUR zu vereinbaren, um das Nettogehalt aufzubessern. Der Arbeitgeber erspart sich insoweit seinen Anteil an den Sozialabgaben. 

 

Für alleinstehende Arbeitnehmer, die noch bei den Eltern wohnen, hatte der BFH zwar die Voraussetzungen einer doppelten Haushaltsführung erleichtert, indem nicht mehr zwingend erforderlich ist, dass er hierfür Miete zahlt oder sich an den Haushaltskosten beteiligt. Es bleibt jedoch dabei, dass Miete oder Kostenbeteiligung gewichtige Indizien dafür sind, dass der alleinstehende Arbeitnehmer den Hauptwohnsitz noch bei den Eltern hat, sofern es sich um geeignete Räumlichkeiten zur Haushaltsführung handelt. Zudem spricht eine zunehmende Dauer der Auswärtstätigkeit immer mehr dafür, dass der ledige Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt zum Arbeitsort verlagert und damit die doppelte Haushaltsführung endet. Familienheimfahrten vom Partner und von Kindern an den Arbeitsort werden nicht anerkannt, wenn der dort Beschäftigte am Wochenende nicht nach Hause kommen kann oder will. Solche umgekehrten Familienheimfahrten werden nur ausnahmsweise berücksichtigt, wenn eine Verhinderung aus beruflichen Gründen vorliegt. 

 

Bei gemischten Aufwendungen greift das Aufteilungsverbot in § 12 EStG nicht mehr und Arbeitnehmer können insbesondere Aufwendungen für die Hin- und Rückfahrt in abziehbare Werbungs- und Lebenshaltungskosten aufteilen. Als Maßstab werden dabei meist die beruflich und privat veranlassten Zeitanteile herangezogen. Arbeitnehmer haben die Nachweispflicht. Nur wenn sie den beruflichen Zeitanteil dokumentieren, gelingt der Werbungskostenabzug. Hierzu ist festzuhalten, an welchen Tagen und in welchem zeitlichen Umfang eine berufliche Veranlassung vorlag. Die Aufteilung gemischter Aufwendungen gelingt auch in anderen Bereichen, wozu ein BMF-Schreiben Hinweise gibt.  

 

Laut BFH ist die Dreimonatsfrist für Verpflegungsmehraufwand bei einer Fahrtätigkeit generell nicht anzuwenden, weil die Tätigkeit in einem Kfz oder auf einem Schiff nicht „orts“-gebunden ist. Somit sind die Pauschalen zeitlich unbegrenzt als Werbungskosten abziehbar oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzbar. 

 

Darüber hinaus sind folgende Änderungen zu beachten: 

 

  • Für 2011 erhöht sich der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 920 auf 1.000 EUR, indem die 80 EUR bei der Lohnabrechnung für Dezember 2011 wirksam werden. Hierzu hat der Arbeitgeber einen Ausgleichsbetrag von 1.880 EUR nach der Jahreslohnsteuer zu ermitteln und dann entsprechend dem täglichen, wöchentlichen und monatlichen Lohnzahlungszeiträumen umzurechnen. Das BMF hat hierzu die entsprechenden Programmablaufpläne veröffentlicht.

 

  • Bei beruflich veranlassten Umzügen ab dem 1.1.2011 und 1.8.2011 gelten ohne nähere Nachweise jeweils höhere Pauschalen und der Aufwand lässt sich jetzt auch dann absetzen, wenn der Hauptwohnsitz aus privaten Gründen vom Arbeitsort wegverlegt wird.

 

  • Die neuen Lohnsteuerrichtlinien 2011 bieten verlässliche Vorgaben im Umgang mit der Verwaltung. Sie beinhalten neue Regelungen zu Mahlzeiten auf Dienstreisen, Fortbildung, Einsatz beim Kunden, beim Firmenwagen, doppelter Haushaltsführung und der steuerfreien Arbeitgeberleistung bei Gehaltsumwandlung.

 

  • Benutzen Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb abwechselnd öffentliche Verkehrsmittel und den Pkw, wird ab 2010 jahresbezogen geprüft, ob die Entfernungspauschale oder die Summe der Aufwendungen für die Fahrkarten höher ist. Das erspart zwar umfangreiche Berechnungen, dafür lässt sich pro Tag nicht mehr der jeweils höhere Betrag geltend machen. Für 2011 ist es noch möglich, einzelne Fahrscheine oder die Monats- bzw. Jahreskarte gesondert abzusetzen, soweit die Aufwendungen bezogen auf den einzelnen Arbeitstag die Entfernungspauschale übersteigen.

 

  • Arbeitnehmer mit geringem Einkommen müssen rückwirkend ab 2010 keine Steuererklärung mehr abgeben, wenn sie hohe Mindestvorsorgepauschalen für die Kranken- und Pflegeversicherung aufweisen und lediglich einen Jahresarbeitslohn bis 10.200 und 19.400 EUR bei Zusammenveranlagung aufweisen.

 

  • Ab Neujahr 2012 sollte endgültig die Umstellung auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM erfolgen. Da sich die Einführung aufgrund von programmtechnischen Problemen verschiebt und frühestens im 2. Quartal 2012 kommt, geht es für Arbeitgeber im Januar 2012 zunächst weiter wie zuvor. Arbeitgeber dürfen daher die Lohnsteuerkarte 2010 bis zum endgültigen Start von ELStAM nicht vernichten.

 

Folgende bewährte Gestaltungsüberlegungen zum Jahresende sind ratsam: 

 

  • Für Arbeitnehmer kann es vorteilhaft sein, berufsbezogene Ausgaben oder variable Gehaltsbestandteile vorzuziehen oder erst nach Silvester fließen zu lassen. Maßgebend ist grundsätzlich das Zu- und Abflussprinzip. Sofern Angestellte leicht unter dem Pauschbetrag bleiben, sollten sich Kosten geballt alle zwei Jahre auswirken. Das lässt sich durch den Zahlungsfluss steuern.

 

  • Bei anstehenden Abfindungen sollte die Fünftel-Regelung des § 34 EStG effektiv eingesetzt und vorab durchgerechnet werden, ob sich die Zusammenballung der Einkünfte eher 2011 oder eher 2012 auswirkt. Alternativ kommt die Zahlung der Abfindung in eine Direktversicherung in Betracht. Erfolgt im anderen Jahr eine geringfügige Nachzahlung bis maximal 5 % der Hauptabfindung, ist das nunmehr unschädlich.

 

  • Bei hohen Werbungskosten sowie Verlusten aus anderen Einkunftsarten sollten Arbeitnehmer einen Lohnsteuerermäßigungsantrag für 2012 stellen.

 

  • Spätestens zum Jahresende sollten Arbeitgeber und Belegschaft prüfen, ob die vielseitigen Möglichkeiten von steuerfreien und begünstigten Lohnbestandteilen ausgeschöpft wurden oder noch kurzfristig optimiert werden können. Darunter fallen Sachbezüge unter Ausnutzung der Freigrenze von 44 EUR, Zuschüsse zu Fahrt- und Verpflegungskosten oder zur Kinderbetreuung, Erstattung von Reise- und Umzugskosten, Tankgutscheine, Rabatte auf den Bezug der eigenen Waren und Dienstleistungen sowie die Überlassung von Mitarbeiterbeteiligungen.

 

  • Bei Firmenwagen sollte neben den Auswirkungen der aktuellen BFH-Rechtsprechung überprüft werden, ob Privatnutzung und Pendelfahrten zur Arbeit günstiger über ein Fahrtenbuch ermittelbar sind. Hierbei sind allerdings die formalen Anforderungen von BFH und Verwaltung an die Ordnungsmäßigkeit zu beachten. Verbietet der Arbeitgeber Privatfahrten mit dem Betriebs-Pkw, entfällt die Besteuerung eines geldwerten Vorteils nach der Listenpreis-Regel (sogenannte 1 %-Regelung).

 

  • Arbeitnehmer können die vierjährige Frist für die Antragsveranlagung nach § 46 EStG auch für den Antrag auf Arbeitnehmer-Sparzulage nutzen. Die Erklärung für 2007 ist spätestens Ende 2011 einzureichen.

 

  • Liegt ein Ehegatten-Arbeitsverhältnis vor, ist der Vertrag auf Fremdüblichkeit zu prüfen. Sind für 2012 Änderungen vorgesehen, vermeidet die Anpassung noch in 2011 eine nicht erlaubte Rückwirkung.

 

  • Die zum Jahresende übliche Weihnachtsfeier verhindert steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn pro Arbeitnehmer höchstens die Freigrenze von 110 EUR inklusive Umsatzsteuer aufgewendet wird und es sich maximal um die zweite Betriebsveranstaltung im Jahr handelt. Wird diese mit einer betrieblichen Fortbildung verbunden, können Kosten jetzt aufgeteilt werden, was sich mindernd auf die 110-EUR-Grenze auswirkt. Sofern sie überschritten wird, kann der Arbeitgeber den Lohn pauschal mit 25 % versteuern.

 

  • Da die Bundesagentur für Arbeit ihre erbrachten steuerfreien Lohnersatzleistungen ans FA übermittelt, sollten die Angaben in der Anlage N für Zwecke des Progressionsvorbehalts besonders sorgfältig erfolgen.

 

  • Ab 2012 sind bei der Sozialversicherung geänderte Beitragsbemessungsgrenzen und Bezugsgrößen zu beachten.

 

  • Arbeitgeber müssen für Meldezeiträume ab Dezember 2011 einen 9- statt des alten 5-stelligen Tätigkeitsschlüssels verwenden. Da die Umstellung auf einer völlig neuen Ziffernsystematik basiert, muss dies in den Lohnprogrammen entsprechend geändert werden. Dies wird in der Praxis oft dazu führen, dass Arbeitgeber die Stammdaten der Beschäftigten in der Software manuell bearbeiten müssen. Das sollte zeitig abgeschlossen werden, damit die Abrechnungssoftware im Dezember ordnungsgemäß funktioniert.

 

Quelle: Ausgabe 12 / 2011 | Seite 800 | ID 150130