06.08.2013 · Fachbeitrag · Kanzleiumzug

Was zwei Monate vor dem Umzug zu erledigen ist

von Rechtsanwaltsfachangestellter Christian Noe B.A., Leipzig

| Den Büroumzug vorausschauend und zeitsparend zu organisieren und damit Hektik und Fallstricke zu vermeiden, ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Dabei hilft das Vier-Stufen-System. Während die Stufe 1 allgemeine Vorüberlegungen und den Zeitraum von drei bis vier Monaten vor dem Umzugstermin umfasst ( AK 13, 28 ), betrifft Stufe 2 die zwei Monate vor dem Umzug zu vollziehenden Maßnahmen. |

Checkliste / Stufe 2 ‒ Zwei Monate vor dem Umzug

Jetzt sollten Sie den Kostenvoranschlag der Spedition nochmals prüfen (veränderte Rahmenbedingungen?) und diese konkret beauftragen.

Falls erforderlich: Beauftragen Sie ein Unternehmen zur Auflösung der alten Räume. Tipp: Hier können Sie bei Beauftragung städtischer/diakonischer Einrichtungen oft Kosten sparen.

Stellen Sie einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post AG (Kosten derzeit: 30,20 EUR für sechs und 50,20 EUR für zwölf Monate). Dies ist bequem online möglich (http://bit.ly/YQ9DDQ). Prüfen Sie in der Auftragsbestätigung des Nachsendeauftrags die korrekte Übernahme der neuen Adresse.

Haben Sie separat Parkplätze angemietet? Kündigen Sie diese. Beantragen Sie (direkt oder über die Spedition) bei der Stadtverwaltung eine Halteverbotszone für den Umzugstag (zumindest am Zielort). Mieten Sie am neuen Standort bei Bedarf neue Plätze an.

Informieren Sie, falls sich durch den Umzug die Zuständigkeit Ihres bisherigen Finanzamts ändert, dieses über den Umzug. Erfragen Sie eine neue Steuernummer und geben Sie diese nach Erhalt auf Briefkopf und im Impressum Ihrer Website an.

Lassen Sie einen Mitarbeiter („Umzugszirkel“, AK 13, 28) eine Liste der engen bzw. langjährigen Mandanten und Großkunden erstellen (z.B. Betriebsräte, Vorstände, Vereine etc.). Informieren Sie diese mit allen Angaben zu Umzug und neuen Kontaktdaten.

Spezialvariante „Umzugspostkarte“: Viele Anwälte möchten gerne frühzeitig neue Visitenkarten, Briefbögen oder Kanzleibroschüren drucken. Dies scheitert aber oft an fehlenden Daten, schließlich erfahren sie Steuer- oder die neue Telefon- und Faxnummern erst einige Zeit nach der Beantragung. Drucken Sie daher eine Umzugspostkarte (DIN A6-Format) nur mit dem Kanzleilogo und dem Hinweis „Wir ziehen um! Unsere Anschrift ab dem ...: ...“ Ergänzen Sie dies noch mit Angaben, die sich nicht ändern (Website und E-Mail) und setzen Sie einen QR-Code hinzu ‒ schon haben Sie die perfekte Übergangslösung für Ihre Mandanten ohne die neuen Kontaktdaten kennen zu müssen!