09.07.2013 · Fachbeitrag · Kanzleiumzug

Das Vier-Stufen-System: Erste Maßnahmen

von Rechtsanwaltsfachangestellter Christian Noe, B.A., Leipzig

| Der Aufbruch in neue Büroräume oder eine Kanzleitrennung kann zur Herkulesaufgabe werden. Kern eines gelungenen Umzugs ist die reibungslose Kommunikation des Adressenwechsels und die schnelle Wiederaufnahme des Kanzleibetriebs. Wie Sie dies mit dem bewährten Vier-Stufen-System vorausschauend und zeitsparend organisieren und so Hektik und Fallstricke vermeiden, zeigt Ihnen dieser Beitrag ‒ beginnend mit Stufe 1. |

1. Wichtige Vorprüfungen

Zu den wichtigsten Punkten, die Sie vorab prüfen sollten, gehören die folgenden drei Positionen. Sie erscheinen auf den ersten Blick vielleicht als selbstverständlich. Erfahrungsgemäß können sie aber in der Hektik des Alltags vergessen werden und, wenn nicht gar zu Schlimmerem, zumindest zu unnötigem Stress führen:

Sehen Sie noch einmal den alten Mietvertrag durch. Hier müssen Sie vor allem die Kündigungsfristen beachten.

Notieren Sie sich für den Abschluss des neuen Mietvertrags unbedingt Ihre Einzugsdaten.

Prüfen Sie, ob Telefon- und Internetanschlüsse in Ihrer neuen Kanzlei verfügbar sind.

2. Gut organisiert: Ihr „Umzugszirkel“

Für das Gelingen der Umzugsorganisation ist eine Auflistung auf einem DIN-A4-Blatt mit allen Personen und deren telefonischen/E-Mail-Kontaktdaten sinnvoll, mit denen ein ständiger Austausch gewährleistet sein muss. Das ist Ihr „Umzugszirkel“. Hier sollten Sie einbeziehen:

Bürovorsteher/-leiter (er muss u.a. für den kontinuierlichen Informationsfluss an das Personal sorgen),

Assistenz: Wählen Sie einen Kanzleiangestellten aus, der Daten erfasst, Dokumente zusammenträgt und einen Umzugskalender erstellt, der die Punkte der folgenden Checklisten umfasst und ‒ nach Bedarf ‒ unter  Umständen tagesaktuell ergänzt,

Spedition (Ansprechpartner für alle Einzelheiten bis zum Umzugstag),

aktueller Vermieter (Kündigung, Räumlichkeiten-Abnahme und Übergabeprotokoll),

neuer Vermieter (bzw. deren Bevollmächtigte, Hausmeister oder -verwaltung) und

Steuerberater.

TIPP | Fragen Sie frühzeitig im Kollegenkreis, zum Beispiel bei Treffen im Gericht oder Anwaltverein, nach deren Umzugserfahrungen und verlässlichen Speditionen.

Checkliste / Stufe 1 ‒ drei bis vier Monate vor dem Umzug

Besonders wichtig: Kommunizieren Sie die vollständige neue Kanzleiadresse.

- Lassen Sie Zusatzaufkleber auf dem bzw. unterhalb des Kanzleischilds  anbringen oder das Schild mit Ersatzfolie überkleben.

- Kündigen Sie auf Ihrer Webseite den Umzug an, und zwar sowohl direkt auf der Startseite als auch im Impressum. Lassen Sie gegebenenfalls ergänzend eine Ticker-Nachricht auf Ihrer Kanzlei-Website laufen.

- Hängen Sie einen Hinweis im Wartezimmer aus, mit Umzugstermin und den neuen Kontaktdaten.

- Ändern Sie gegebenenfalls den Text der Frankiermaschine (Umschläge der Ausgangspost) sowie auf dem Briefkopf der Kanzlei und Terminvergabezetteln. Die neuen Kontaktdaten sollten auch in der E-Mail-Signatur verzeichnet sein. Es genügt, unterhalb der aktuellen Signatur einen Hinweis folgender Art zu formulieren: „Bitte beachten: Unsere Kanzlei bezieht demnächst neue Räumlichkeiten. Unsere neue Anschrift ab dem ... lautet wie folgt: ... Unsere neue Telefonnummer: ... Sie finden sämtliche aktuellen Angaben auch in unserem Impressum (www.kanzlei-xy.de/impressum)“.

- Platzieren Sie einen Prospektständer direkt am Eingang mit Hinweisblättern zum Umzug. Viele Kanzleien koppeln die Ankündigung ihres Umzugs mit kleinen Giveaways (Kugelschreiber, Blöcke, etc.) oder visuellen Ergänzungen (z.B. kleiner Speditions-Lkw im Pappformat, aus dem neue Visitenkarten herausragen). Sie können auch vorab Fotos oder Anfahrtskizzen zum neuen Kanzleisitz im Wartezimmer bzw. auf Ihrer Website anbieten.

- Kündigen Sie auf Ihren Social-Media-Kanälen (Facebook, XING-Profil, Google+, Anwaltsportale etc.) den Umzug an.

Legen Sie unbedingt fest, wie viele Tage die Kanzlei geschlossen bleiben soll. Es empfiehlt sich, mindestens drei Tage einzukalkulieren.

Holen Sie Angebote von Speditionen ein und legen Sie gemeinsam mit dieser den verbindlichen Umzugstag fest (günstige Angebote erfragen, Transportversicherung sicherstellen).

Klären Sie mit dem Vermieter die Raumübergabe. Gehen Sie die Büroräume ab und dokumentieren Sie evtl. Mängel. Bereiten Sie ein schriftliches Übergabeprotokoll vor. Warten Sie hiermit nicht zu lange, sonst drohen unter  Umständen mitten im Umzugsstress Auseinandersetzungen mit dem Vermieter.

Infrastruktur Büro: Prüfen Sie Ihren Stromvertrag, teilen Sie Ihren Umzug mit bzw. kündigen Sie Ihrem alten Versorger und wählen einen neuen aus. Nutzen Sie bei Letzterem Vergleichsportale (z.B.: www.verivox.de). Wählen Sie einen neuen Internetdienstleister aus bzw. beantragen Sie den DSL-Umzugstermin online oder schriftlich.

Vergleichen Sie bei einem Wechsel des DSL-Anbieters stets die besonderen Angebote für Selbstständige/Unternehmen der verschiedenen Anbieter.

3. Kanzleikommunikation ‒ Augen auf!

Der sensibelste Zweig bei den Umzugsvorbereitungen ist die umgehende Verfügbarkeit der Telefon- und Internetkommunikation im neuen Büro. Mit der folgenden Drei-Schritte-Regel sind Sie auf der sicheren Seite:

1.Stellen Sie Umzugsaufträge bei Ihrem Internet- und/oder Telefondienstleister frühzeitig (ca. zwei Monate vor dem Umzugstag). Vergewissern Sie sich unbedingt, dass in den neuen Räumen Telefon-, DSL- und Internetverbindung via Kabel technisch möglich sind und den gewünschten Übertragungsgeschwindigkeiten entsprechen.

Verlassen Sie sich dabei nicht auf die sogenannten „Verfügbarkeitschecks“ auf den Webseiten der Anbieter. Diese können unzuverlässig sein!

Vergewissern Sie sich beim Vermieter, der Deutschen Telekom oder  ‒ alternativ ‒ bei Nachbarn oder benachbarten Geschäften, dass Telefon- und Internetanschluss problemlos funktionieren.

2.Im Zweifelsfall: Lassen Sie sich die technische Verfügbarkeit von Telefon und schnellen DSL-Anschlüssen im Mietvertrag vom Vermieter schriftlich zusichern.

3.Notieren Sie, einen Termin für ein oder zwei Wochen vor dem Einzugstag mit einem Servicetechniker des alten/neuen Anbieters in den neuen Räumen zu vereinbaren.

Zu diesem Zeitpunkt sollte die Stromversorgung sichergestellt sein. Prüfen Sie mit dem Techniker, ob die Leitungen sowie evtl. neue Hardware funktionieren. Nehmen Sie dabei ein eigenes Laptop mit. Bauen Sie die Internetverbindung auf, testen Sie die Geschwindigkeit, schließen Sie ein Telefon an und wählen Sie testweise mit Ihrem Handy die neue Büronummer. Dies sollte problemlos innerhalb weniger Minuten durchzuführen sein.

4. Aktenvernichtung

Wer umzieht, sollte sich von Altlasten trennen. Daher gilt:

Ermitteln Sie die Aktenbestände, die nicht mehr der Aufbewahrungsfrist  unterliegen. Veranlassen Sie eine vorschriftsmäßige Vernichtung dieser  Bestände (professionelle oder eigenhändige Aktenvernichtung).

Gleiches gilt für veraltete Kanzleiliteratur, also Kommentare, Zeitschriftensammlungen und Bücher. Sortieren Sie frühzeitig aus und führen Sie sie dem Altpapier zu.