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Wie die Aktenablage revisionssicher gelingt
Ihre Aktenablage muss „revisionssicher“ sein. Die Anforderungen dafür ergeben sich im Wesentlichen aus § 50 BRAO, den steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften der §§ 146, 147 AO sowie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Ergänzend sind die Vorgaben des Datenschutzrechts, insbesondere Art. 5, 24 und 32 DS-GVO, zu beachten.
Revisionssichere digitale Aktenablage bedeutet, dass die elektronischen Unterlagen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit unverändert, vollständig, nachvollziehbar und rechtssicher sind. Dies sind die Anforderungen des § 50 Abs. 1 S. 1 BRAO sowie den Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen der GoBD. Ihre Akten müssen im Ernstfall einer Überprüfung („Revision“) standhalten. Sie müssen im Zeitraum der Aufbewahrungsfristen (mindestens sechs Jahre, § 50 Abs. 1 S. 2 BRAO, verschiedene Unterlagen zehn Jahre, z. B. § 147 Abs. 3 S. 1 AO, möglicherweise auch 30 Jahre, etwa aus haftungsrechtlichen Gesichtspunkten) jederzeit verfügbar und lesbar sein, § 50 Abs. 1 S. 2 BRAO.
Unveränderbarkeit bedeutet, dass die Dokumente nach der Aktenablage nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden können (GoBD und § 146 Abs. 4 AO). Sofern Änderungen erfolgen (müssen), sind diese lückenlos zu protokollieren (nachvollziehbare Verfahrensdokumentation nach den GoBD, Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DS-GVO). Dazu gehören
- der Zeitpunkt der Änderung,
- die Person, die die Information geändert hat und
- die konkrete Art der Änderung.
Bei der Ablage der Akte (und der laufenden Akte) müssen alle relevanten Unterlagen sowie „Bearbeitungsschritte (z. B. verschiedene Versionen) vorhanden sein und vollständig mit abgelegt werden. Hierzu zählen alle entscheidungserheblichen Informationen, unabhängig davon, auf welchem Weg sie eingegangen sind. Diese Anforderungen ergeben sich aus § 50 Abs. 1 BRAO, sowie aus dem Vollständigkeitsgebot der GoBD. Das schließt z. B.
- E-Mails, mit denen Unterlagen übersandt wurden und
- Verschriftlichungen von gesprochenen Informationen (Telefonvermerke, Gesprächsnotitzen usw.) ein.
Die abgelegte Akte muss zudem systematisch strukturiert, eindeutig identifizierbar (Aktenzeichen, Mandant, Gegner) und jederzeit wieder auffindbar sein, vgl. § 50 Abs. 1 S. 1 BRAO. Ein einfaches „Ordnersystem“ auf dem Server reicht nicht aus. Vielmehr wird ein Dokumentenmanagementsystem oder eine spezielle Anwaltssoftware benötigt.
Hinzu kommt, dass auch der Schutz vor Verlust berücksichtigt werden muss, etwa durch ein Back-up-Konzept (Backups auf getrennten Medien/Cloud-Backup/Überprüfung der Backups auf Wiederherstellbarkeit/Sicherstellung, dass die Daten auch langfristig lesbar bleiben), aber auch ein Schutz vor unberechtigtem Zugriff, vgl. Art. 32 DS-GVO.
von Rechtswirtin und Kanzleimanagerin Carmen Wolf, Koblenz
