09.12.2025 · Fachbeitrag · Organisation

Papierlose Kanzlei: Entscheidungskriterien und Maßnahmen

von Rechtswirtin und Kanzleimanagerin Carmen Wolf, Koblenz

| In AK 25, 120 haben wir darüber berichtet, dass der Weg zur papierlosen Kanzlei mit zahlreichen Chancen versehen ist. Dennoch ist die Scheu vor dem ersten Schritt verständlich: Wie gehen Sie am besten vor, um die richtigen Entscheidungen rund um die technischen, aber auch organisatorischen Aufgaben zu treffen? |

Kanzleisoftware als Grundlage der digitalen Kanzlei

Die Kanzleisoftware vereint Mandatsverwaltung, Zeiterfassungen, Abrechnungen, Fristenkontrolle, Dokumentenerstellung, Zwangsvollstreckung, Verwaltung von Forderungsaufstellungen, Buchhaltung und vieles mehr. Welche Module hierbei tatsächlich benötigt werden, hängt von der Ausrichtung Ihrer Kanzlei ab. Fragen Sie sich zuerst: Was brauchen wir in der Kanzlei? Denn viele Softwarehersteller bieten die Aufnahme oder Ausklammerung von bestimmten Modulen an. Das wirkt sich auch auf den Preis aus.

Welche Mindestanforderungen sind zu stellen?

Für die e-Akte ist es entscheidend, dass alle Daten und Dokumente strukturiert abgelegt, sicher gespeichert und gleichzeitig schnell wieder auffindbar sind ‒ auch nach einer (revisionssicheren) Archivierung. Daher sollte die Software eine intelligente Suchfunktion und eine Volltextsuche beinhalten.