09.07.2025 · Fachbeitrag · Digitalisierung

Digitaler Workspace MS 365 hält Einzug in den Planeralltag: Wissenswertes für Ihre Anwendung

von Hendrik Seibel, Dr. techn. Dipl.-Ing. Architekt, Düsseldorf und Edgar Haupt, Dipl.-Ing. und Agiler Coach, Köln

| Laut Microsoft (MS) liegt der Marktanteil von MS 365 ‒ der cloudbasierten Plattform für Apps und Dienste ‒ in Deutschland bei 85 Prozent. Der Anteil in der Planungsbranche dürfte ähnlich hoch sein. Eine der großen Fragen ist dabei, wie man die zahlreichen Apps in der Praxis effizient einsetzt. Dieser Beitrag soll dafür Antworten liefern. Grundlage sind die Anwendungen in einem Architektur- und einem TGA-Büro sowie zahlreiche Erfahrungsberichte von Teilnehmern unseres Lehrgangs “Agil und Lean im Planungsbüro 5.0”, Stand Mai 2025. |

Digitaler Workspace ‒ Strategie und Struktur

Klare und im Team abgestimmte Prozesse bestimmen die Auswahl der Tools.Dafür sollten folgende Regeln beachtet werden:

• 1. Keine Tools ohne Prozesslogik.

• 2. Abläufe zuerst sichtbar machen.

• 3. Rollen und Verantwortlichkeiten klären.

• 4. Daraufhin Tools auswählen, anpassen und schulen.

• 5. KI macht Arbeiten einfacher und schneller.

• 6. Erfolgreiche Anwendung braucht Arbeitskultur.

Bild: Seibel, Haupt

Basis ist der Share Point, auf dem alle Dokumente und Apps zur einfachen Auffindbarkeit übersichtlich sortiert werden (siehe auch Beispiel unten). „Teams“ dient dabei als zentrale Kommunikationsplattform, in die alle Apps eingebunden sind. Besonders ist LOOP. Diese App kann selbstständig zur Projektorganisation genutzt werden, bietet aber vor allem sogenannte Komponenten, also Vorlagen wie Listen, Tabellen und Boards, die in alle anderen Apps integriert werden können und sich in Echtzeit in allen Anwendungen synchronisieriert.

MS365 - Übersicht der einzelnen Tools im Projektkontext
Tool	Einsatzzweck im Projekt	Stärken/Besonderheiten
Teams	Zentrale Plattform für Kommunikation, Meetings, Dateiablage & Integration	Alles an einem Ort, Kanäle für Teilprojekte, Integration mit Planner, SharePoint, OneNote
SharePoint	Dateiablage, Versionskontrolle, strukturierte Projektordner	Berechtigungen steuerbar, externe Zusammenarbeit, zentrale Projektbibliothek
Outlook	Projekt-E-Mails, Terminplanung, Kalenderkoordination	Freigegebene Postfächer, Kalenderfreigaben, Loop-Integration möglich
OneNote	Besprechungsnotizen, Protokolle, Brainstorming	Strukturierte Abschnitte, in Teams-Kanälen integrierbar, synchronisiert über Geräte
To Do	Persönliche Aufgaben, Wiedervorlagen, Follow-Ups	Tagesplanung, synchronisiert mit Planner & Outlook
Planner	Aufgabenmanagement im Team, Zuweisung und Fortschrittskontrolle	Einfach, visuell, Kanban-Stil, gut in Teams integrierbar
Loop	Agile Inhalte: Live-Komponenten in Teams, Outlook und bald Loop-App	Ideal für gemeinsame Checklisten, Brainstorming, Statusberichte in Echtzeit
Power Automate	Automatisierung wiederkehrender Abläufe (z. B. E-Mail → SharePoint speichern)	Zeitersparnis, regelbasierte Workflows
Forms (optional)	Rückmeldungen von Kunden oder Team, Umfragen	Schnelle Datenerfassung, z. B. zur Zufriedenheit oder Projektumfragen
Copilot	Brainstorming zu Abläufen, Bilderstellung, Assistent für Informationen	Vernetzung von Informationen aus verschiedenen Tools
Whiteboard
Anmerkung Whiteboard: Das Whiteboard von Microsoft erfüllt (noch) nicht die Qualitäten anderer kollaborativer Plattformen, wie etwa im Umfang der Funktionen/Plugins und der Beteiligung Externer. Besser funktioniert die Einbindung von Whiteboards von Anbietern wie Mural, Miro und Conceptboard.

Zeit ‒ Prozesse ‒ Aufgaben

Terminpläne werden in der Branche traditionell mit MS Project erstellt. Neben der Basis-App gibt es vier weitere Versionen mit unterschiedlichem Leistungsumfang. Die Basis-Version genügt in vielen Fällen, zumal zunehmend auch Funktionen von Project in den Planner integriert sind, wie z. B. das Gantt-Chart.

MS365 - Vergleich von Planner und Project
Kriterium	Microsoft Planner	Microsoft Project
Zielgruppe	Teams mit einfacheren, agilen Projektanforderungen	Projektmanager mit komplexen Projektstrukturen
Ansicht & Steuerung	Kanban-Boards, Buckets, Labels	Gantt-Diagramme, Netzpläne, Ressourcenplanung
Komplexität	Sehr niedrig (intuitiv)	Hoch (erfordert Einarbeitung)
Ressourcenplanung	Nicht verfügbar	Umfangreiche Funktionen: Zeit, Kosten, Ressourcen
Aufwandsschätzung	Manuell durch Listen & Zuweisung	Detaillierte Aufwands- & Zeiterfassung möglich
Integration in Teams	Vollständig integriert	Nur über App-Anbindung/zusätzliche Lizenz
Lizenzbedarf	In Office 365 enthalten (Business Standard/Premium)	Separate Lizenz erforderlich (Project Plan 1‒5)
Conclusio	Ideal für Architektur- und Ingenieurbüros mit kleineren bis mittleren Projekten	Sinnvoll bei komplexen, mehrstufigen Projekten mit Budgetverfolgung

„Copilot“-KI macht Arbeiten leichter

Mit dem Copilot bietet Microsoft einen sehr nützlichen KI-Agenten. Dieser basiert auf ChatGPT. Man kann Texte und Bilder bearbeiten und generieren, Protokolle schreiben, Inhalte-Apps synchronisieren, Abläufe automatisieren. Der MS 365 Copilot ist kostenpflichtig und muss zusätzlich gekauft werden. Nur als Premium-Version ist er umfänglich und smart nutzbar. Der Workspace funktioniert auch ohne Copilot.

MS365 - Einbindung von Copilot (Generative KI und GPT)
Tool	Nutzen von Copilot
Teams	Zusammenfassungen von Meetings, Chat-Antworten vorschlagen, Gesprächsnotizen generieren.
Outlook	E-Mails zusammenfassen, auf E-Mails antworten lassen, Tonalität anpassen.
Word	Berichte oder Gutachten entwerfen lassen, Entwürfe kommentieren oder verbessern.
Excel	Auswertungen automatisch erstellen, Diagramme generieren, Daten interpretieren.
PowerPoint	Präsentationen aus Word-/Notizen oder Gliederungen erstellen.
Loop	Inhalte iterieren, Texte überarbeiten, Live-Zusammenfassungen einfügen.
Planner (soon)	Automatisierte Vorschläge zur Priorisierung & Terminierung von Aufgaben. Analyse von Bauzeitenplänen.
OneNote	Zusammenfassungen auch aus handschriftlichen Notizen generieren.
Power Automate	Copilot kann in Power Automate zur vereinfachten Erstellung von Workflows genutzt werden.

Hinweise für die praktische Anwendung im Architektur- und Ingenieurbüro:

• Kostenpflichtiges AddOn (ca. 30 Euro/Monat und User)

• Ergebnisse sind abhängig von Datenstruktur und Dokumentenverwaltung

• Bei MS365 Konfiguration gemäß DSGVO möglich und erforderlich

• Implementierung zunächst in Word, Outlook, Teams & Excel

• Lokaler Datenbezug über SharePoint und/oder OneDrive ist Voraussetzung für präzise Resultate.

Muster-Prompts bzw. konkrete Anwendungsfälle könnten wie folgt lauten:

• Outlook

• • Fasse alle E-Mails zur Bauphase des Projekts XY in drei Sätzen zusammen.

• • Formuliere eine professionelle Antwort auf die Anfrage des Bauherrn zur Kostenübersicht.

• Teams

• • Erstelle eine Zusammenfassung der gestrigen Teams-Besprechung im Kanal Entwurf.

• • Was waren die wichtigsten Punkte aus dem letzten Gespräch mit dem Statiker?

• Word

• • Schreibe einen Entwurf für das Protokoll des Kick-off-Meetings zum Projekt

• • Verbessere die Tonalität dieses Gutachtens für die Bauaufsicht

• Excel

• • Analysiere die Baukostenübersicht und finde Ausreißer oder Budgetüberschreitungen

• • Erstelle ein Balkendiagramm mit den monatlichen Ausgaben für das Projekt

• PowerPoint

• • Erstelle eine Präsentation auf Basis dieses Word-Dokuments zum Projektstand.

• • Füge einen Folienentwurf hinzu, der die nächsten Schritte im Bauablauf visualisiert

• Loop

• • Starte eine Loop-Komponente mit einer Checkliste für die nächste Baustellenbegehung.

• • Formuliere eine Status-Zusammenfassung für das Projektteam in Loop-Format

• Copilot Tool

• • Erstelle mir eine Zusammenfassung aller aktuell offenen Aufgaben. Beziehe hierbei sowohl Teams, als auch meine Mails mit ein.

• • Gib mir eine Zusammenfassung zum Projekt Neubau Kita Stadtpark ‒ inklusive aktueller Mails aus Outlook, letzter Teams-Besprechung und zugehöriger Word-Dokumente.

Wichtig | Microsoft bietet im Zusatzmodul „Prompts“ mehrere hilfreiche Prompt-Vorschläge für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle.

Beispiel für die Projekt-Organisation auf dem Share Point

Bild: Seibel/Haupt

MS 365 - Projekt-Setup
1. Microsoft Teams: Projekt-Team anlegen
Team-Name: Projekt - [Projektname] Kanäle z. B. Allgemein: Überblick, Ankündigungen, Kick-off Planung: Terminplanung, Aufgaben, Zeitpläne Entwurf: Entwurfsarbeit, Modelle, Skizzen Bauleitung: Baustellenkommunikation, Mängelberichte Dokumente & Verträge: Pläne, Gutachten, Verträge, Angebote Besprechungen & Protokolle: Besprechungstermine, Protokolle Finanzen: Budget, Rechnungen, Abrechnung
2. SharePoint: Projektordnerstruktur
Beispielstruktur im „Dokumente“-Ordner: Projekt - [Projektname] 01_Verlauf & Kickoff 02_Entwurfsplanung 03_Eingabeplanung 04_Ausführungsplanung 05_Bauleitung 06_Verträge & rechtliche Unterlagen 07_Kommunikation (Kunden & Partner) 08_Rechnungen & Finanzen
3. OneNote: Projekt-Notizbuch
Abschnitte: Kick-off-Protokoll Wöchentliche Teammeetings Kundenbesprechungen Aufgaben-Notizen Baufortschritt
4. Planner: Aufgabenorganisation im Team
Buckets, z. B.: Backlog in Arbeit QT Fertig	Labels, z. B.: Architektur Haustechnik Auftragnehmer Behördlich Kunde Intern
5. Outlook: Kalender & Projektmails
Gemeinsamer Projektkalender in Outlook Freigegebenes Postfach: projekt.[projektname]@unternehmen.com Automatische Weiterleitung wichtiger Mails an Planner/Teams via Power Automate
6. Loop-Komponenten für die Kollaboration
Tageschecklisten, Feedbacks oder Statusübersichten als Loop-Komponente im Teams-Chat In Outlook-E-Mails einbindbar für Rückmeldungen
7. Optional: Automatisierungen (Power Automate)
Beispiel: Neue E-Mail mit dem Betreff „Vertrag“ → automatisch in SharePoint-Ordner „Verträge“ speichern Erinnerung an Teammitglieder bei überfälligen Aufgaben

Zwischenbericht zu Copilot von Chris Grässle

Nachfolgend schildert Chris Grässle von der Ingenieurgesellschaft Palmert & Grässle seine Erfahrungen zum Workspace und mit Copilot.

Produktivität auf Knopfdruck ‒ Wie MS Copilot den Büroalltag verändert

Als technischer Geschäftsführer eines Ingenieurbüros für die TGA (Landkreis Esslingen) habe ich das Ziel, unsere Prozesse agiler, schlanker und digitaler zu gestalten. Microsoft Copilot ist dabei eines der vielversprechendsten Werkzeuge unter den verfügbaren KI-Lösungen.

Erster Eindruck

Die Integration in Outlook und Teams war besonders hilfreich. Ich kann innerhalb weniger Minuten eine professionelle Antwort an einen Bauherrn verfassen ‒ mit einem passenden, ruhigen Ton, der auf unsere Beziehung abgestimmt ist. Besonders beeindruckend: Die automatische Zusammenfassung von Projekt-E-Mails ‒ sogar mobil per Smartphone ‒ inklusive Handlungsbedarfen. Das sparte mir täglich ca. 15‒20 Minuten.

Word & PowerPoint

Bei der Erstellung eines Protokolls für eine Projektbesprechung greift Copilot auf die Meeting-Notizen aus Teams zurück. Der Entwurf ist zu 85 Prozent sofort verwendbar. Außerdem vereinfachen wir den Abschluss von Leistungen für unsere Kunden, durch die KI-gestützte Erstellung von Präsentationen auf Basis unserer Abschlussberichte oder anderer Projektdokumente.

Grenzen

Copilot ist kein „Autopilot“. Ohne strukturierte Datenbasis und klare Eingabeaufforderung bleibt die Qualität mittelmäßig. Erst mit gezieltem Prompten und einer sauberen SharePoint-Struktur entfaltet das System seine Stärke.Hilfreich ist dabei auch, dass Microsoft mittlerweile zahlreiche integrierte Prompt-Vorlagen bereitstellt ‒ besonders für Einsteiger ein echter Gewinn.

Unsere Lessons Learned

Wer Copilot erfolgreich im Ingenieur- oder Architekturbüro einsetzen will, muss zuerst seine Dateninfrastruktur aufräumen ‒ dann aber kann man sich auf ein echtes Effizienz-Upgrade freuen. Der Faktor Mensch darf bei aller KI-Euphorie nicht vergessen werden. Widerstände müssen durch gute Kommunikation und mit viel Geduld bei den Kollegen reduziert werden.

Weiterführender Hinweis

• Im IWW-Lehrgang „Agil + Lean im Planungsbüro 5.0“ lernen Sie in drei aufschluss- und impulsreichen Tagen moderne Arbeitsweisen und bewährte Tools kennen, die sich kongenial mit funktionierenden Instrumenten verbinden lassen. Das oben beschriebene Thema „Digitaler Workspace MS 365 hält Einzug in den Planeralltag“ ist Bestandteil des zweiten Lehrgangs-Tages unter der Headline „Agil + Lean Digital“. Das Gesamtprogramm finden Sie hier: https://www.agiles-planungsbuero.de/programm.

Quelle: ID 50450690