28.02.2013 · Fachbeitrag · Büroorganisation

Robert Wiehofsky: Mit der „In-Out-Tafel“ ist das Sekretariat über alle Mitarbeiter immer im Bilde

| Ist es in Ihrem Büro nicht auch schon passiert, dass man bei einem Kundenanruf gefühlte drei Minuten herumgefragt hat, um dem Kunden dann mitteilen zu müssen, dass der Mitarbeiter doch nicht da ist? Diese Probleme gibt es in dem Löhnener Architekturbüro PODUFAL+WIEHOFSKY nicht mehr, seit die Inhaber die „In-Out-Tafel“ im Eingangsbereich installiert haben. Was sie dazu veranlasst hat, hat Robert Wiehofsky dem stellvertretenden Chefredakteur von Planungsbüro professionell, Günter Göbel, erzählt. |

Redaktion: Herr Wiehofsky, in Ihrem Büroeingang hängt an prominenter Stelle eine „In-Out-Tafel“ Ihrer Mitarbeiter. Was hat Sie dazu veranlasst?

Herr Wiehofsky: In unserm Büro gab es immer wieder gewisse Unstimmigkeiten mit unserer - auf gute Kundenbetreuung bedachten - Sekretärin. Denn es kam ein Anruf herein, den sie nach ordentlicher Begrüßung formvollendet zum gewünschten Gesprächspartner durchstellte. Nach x-maligem Klingeln kam das Gespräch zurück, was dazu führte, dass im Büro nach dem Gesuchten mehr oder weniger angenehm lautstark gerufen wurde, um häufig festzustellen, dass derjenige gar nicht da ist, weil er ohne Abmeldung auf eine Baustelle gefahren war oder was auch immer. Jetzt hat die Sekretärin von ihrem Sitzplatz aus das Tableau mit den Fotos aller Mitarbeiter vor Augen und kann auf Anrufe sofort zielorientiert reagieren. Denn das Verschieben des eigenen Konterfeis von „IN“ nach „OUT“ und umgekehrt unmittelbar neben der Bürotür funktioniert mittlerweile ausgezeichnet.