26.10.2012 · Fachbeitrag · Büroorganisation

Aufbewahrungspflichten und -fristen in Planungsbüros: Wichtiges für Ihre Archivierung

von Rechtsanwältin Dr. Maria-Rebecca Legat, Justiziarin des AHO, Berlin

| Erinnern Sie sich noch an Ihre Aufträge aus dem Jahr 1990 ...? Damals vor über 20 Jahren: Das Fax-Zeitalter war angebrochen, aber so etwas wie E-Mails gab es damals nicht. Heute wie damals stellt sich aber die Frage, ob, wie und wie lange Sie Bau-, Planungs- und Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen. Der folgende Beitrag bringt Sie auf den Stand der Dinge. |

Frist Nummer 1: Dreißig Jahre

Unterlagen und Gegenstände, die im Eigentum des Auftraggebers stehen, müssen grundsätzlich 30 Jahre aufbewahrt werden. Hierzu zählen insbesondere folgende Original-Unterlagen: Baugenehmigung, Fachgutachten, Bauverträge, Kataster- und Lagepläne, der im Auftrag des Auftraggebers mit Unternehmern geführte Schriftwechsel, von Dritten gefertigte statische Berechnungen, Vertragsurkunden und Leistungsverzeichnisse. Der gesetzliche Herausgabeanspruch des Auftraggebers gegenüber dem Planer, der solche Unterlagen in Verwahrung hat, verjährt nach 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 S. 1 BGB).

PRAXISHINWEISE |  

• Die 30-jährige Verjährungsfrist der Herausgabeansprüche des Auftraggebers kann durch eine Regelung im Planungsvertrag verkürzt werden.

• Noch einfacher - schaffen Sie Fakten: Händigen Sie dem Auftraggeber die Originalunterlagen mit Vertragsbeendigung aus. Ein solches Vorgehen entspricht ohnehin dem Inhalt der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen, wonach Unterlagen spätestens bei Beendigung der erbrachten Tätigkeit zu übergeben sind.

• Für die eigenen Unterlagen sollten zur Sicherung der eigenen Rechtsposition, auch im Verhältnis zur Haftpflichtversicherung, die Originale kopiert und in Papierform bzw. kosten- und platzsparend in digitaler Form gesichert und archiviert werden. Das sollte so lange geschehen, wie Ansprüche noch geltend zu machen sind (zum Beispiel Honorar, Abnahme) oder Gegenansprüche drohen (Gewährleistung, Schadenersatz).