24.06.2011 · Fachbeitrag · Dienstwagen

Kfz-Überlassung an Mitarbeiter: Unser Vorschlag für Ihre vertragliche Vereinbarung

| Der Dienstwagen ist auch in Planungsbüros das beliebteste Instrument, um Leistungsträger an sich zu binden und zu motivieren. Damit jeder seine Rechte und Pflichten kennt, ist es ratsam, die Überlassung eines Dienstwagens in einer eigenen Nutzungsvereinbarung zu regeln. |

Formulierungsvorschlag für Kfz-Überlassungsvertrag

Nachfolgend erhalten Sie einen Formulierungsvorschlag für einen Kraftfahrzeugüberlassungsvertrag mit Erläuterungen.

Mustervertrag / Kfz-Überlassungsvertrag

Zwischen … (Name des Arbeitgebers, Straße, Ort) - im Folgenden Arbeitgeber genannt -

und Herrn/Frau ... (Name, Straße, Ort) - im Folgenden Arbeitnehmer genannt -

wird folgender Kraftfahrzeugüberlassungsvertrag in Ergänzung zum Arbeitsvertrag vom ... geschlossen:

§ 1 Fahrzeug und Nutzungsumfang

1. Der Arbeitgeber überlässt dem Arbeitnehmer das Fahrzeug der Marke ..., amtliches Kennzeichen ... ab dem ... zur Benutzung. Mit der Übergabe des Fahrzeugs übergibt er dem Arbeitnehmer den Fahrzeugschein und die -schlüssel. Die Übergabe wird in einem Protokoll dokumentiert, das beide Parteien unterschreiben.

2. Im Falle der Ersatzbeschaffung legt der Arbeitgeber Fahrzeugmarke und Typ fest.

§ 2 Privatnutzung und Besteuerung

1. Der Arbeitnehmer nutzt das Fahrzeug überwiegend für betriebliche Zwecke im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis.

2. Außerdem gestattet es der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, das Fahrzeug auch zu Privatfahrten zu nutzen.

3.Eine Überlassung des Fahrzeugs an Dritte ist unzulässig, es sei denn, hierfür besteht ein betriebliches oder geschäftliches Interesse.

4.Die Privatnutzung des überlassenen Fahrzeugs stellt einen geldwerten Vorteil dar und ist beim Arbeitnehmer als Arbeitslohn lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

5. Der Arbeitgeber ermittelt den geldwerten Vorteil der Privatnutzung durch den Arbeitnehmer pauschal mit monatlich ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung. Nutzt der Arbeitnehmer das überlassene Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, erhöht sich der geldwerte Vorteil um monatlich 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

§ 3 Pflichten des Arbeitgebers

1.Der Arbeitgeber trägt die Betriebs-, Unterhaltungs-, Pflege- und Wartungskosten des Fahrzeugs sowie die Kosten für dessen Bereifung mit Sommer- und Winterreifen. Er übergibt dem Arbeitnehmer eine Tankkarte. Er erstattet betriebliche Kosten für das Fahrzeug, die der Arbeitnehmer verauslagt hat, gegen Vorlage ordnungsgemäßer Belege.

2.Der Arbeitgeber trägt die Kosten einer Vollkaskoversicherung mit einer Selbstbeteiligung des Arbeitnehmers in Höhe von ... Euro pro Schadensfall.

3.Der Arbeitgeber gibt auf Verlangen des Arbeitnehmers Auskunft über die Höhe der Kosten für das überlassene Fahrzeug. Er macht Angaben zur Höhe der Kfz-Versicherung, der Kfz-Steuer, der Betriebs-, Unterhaltungs-, Pflege- und Wartungskosten des Fahrzeugs und der Abschreibung des Fahrzeugs.

§ 4 Pflichten und Haftung des Arbeitnehmers

1.Der Arbeitnehmer verpflichtet sich zu sorgfältiger Fahrweise und sorgt für die rechtzeitige und ordnungsgemäße Pflege und Wartung des Fahrzeugs.

2.Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, den Arbeitgeber sofort darüber zu unterrichten, wenn ihm die Fahrerlaubnis zeitweilig oder auf Dauer entzogen wird oder wenn es zu einem Unfall und zu Beschädigungen am Fahrzeug gekommen ist. Der Arbeitnehmer verpflichtet sich darüber hinaus, bei allen Unfällen die Polizei hinzuzuziehen.

3.Der Arbeitnehmer haftet dem Arbeitgeber für alle von ihm vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Beschädigungen des Fahrzeugs auf vollen Schadenersatz. Bei fahrlässig verursachten Schäden haftet der Arbeitnehmer in Höhe der Selbstbeteiligung der Vollkaskoversicherung und trägt den Verlust des Schadensfreiheitsrabatts.

§ 5 Rückgabe des Fahrzeugs

1. Der Arbeitgeber behält sich vor, aus betrieblichen Gründen die Rückgabe des Fahrzeugs vom Arbeitnehmer zu verlangen, insbesondere

- bei Erkrankung des Arbeitnehmers mit dem Ende des Entgeltfortzahlungszeitraums,

- in der Elternzeit,

- mit Freistellung des Arbeitnehmers sowie

- für den Fall einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses.

2.Der Arbeitnehmer gibt das Fahrzeug inklusive Fahrzeugschein, -schlüssel und Reifen an den Arbeitgeber oder eine von ihm bevollmächtigte Person zurück. Über die Rückgabe und den Zustand des Fahrzeugs wird ein Protokoll gefertigt, das beide Parteien unterschreiben.

§ 6 Schlussbestimmungen

1.Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform.

2.Sind einzelne Bestimmungen des Vertrags unwirksam, so wird hiervon die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.

Ort, Datum ...

... ...

Unterschrift Arbeitgeber Unterschrift Arbeitnehmer

Erläuterungen

Im Folgenden erläutern wir Ihnen, warum bestimmte Passagen so formuliert worden sind.

Zu § 1: Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten Arbeitgeber in der Nutzungsvereinbarung bereits regeln, welches Fabrikat angeschafft wird und wem bei einer Neubeschaffung das Bestimmungsrecht wegen der Details (von der Marke über die Ausstattung bis zur Farbe) zusteht.

Zu § 2: Arbeitgeber sollten bestimmen, dass der Dienstwagen überwiegend für betriebliche Zwecke bestimmt ist. Dann können sie für die Privatnutzung monatlich pauschal ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises ansetzen (Ein-Prozent-Regelung) und auf die Ermittlung des geldwerten Vorteils anhand von Fahrtenbuchaufzeichnungen verzichten.

Für den Fall, dass der Arbeitnehmer den Dienstwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt, sollte festgelegt werden, dass sich der geldwerte Vorteil um monatlich 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erhöht.

Praxishinweis |

Benutzt der Arbeitnehmer den Dienstwagen weniger als 15 Tage im Monat für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, könnte zwar auch eine Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit je 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer vorgenommen werden. Da der Arbeitgeber aber im Lohnsteuerabzugsverfahren nicht zur Einzelbewertung verpflichtet ist, kann er einheitlich in allen Kfz-Überlassungsverträgen die „0,03-Prozent-Regelung“ vorsehen und sich die Einzelbewertung in diesen Fällen ersparen.

Zu § 4: Arbeitgeber dürfen keine verschärfte Haftung des Arbeitnehmers für Unfallschäden am betrieblich genutzten Dienstwagen bestimmen (Bundesarbeitsgericht [BAG], Urteil vom 5.2.2004, Az: 8 AZR 91/03; Abruf-Nr. 041627). Folge: Sie dürfen den Arbeitnehmer daher nur für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Beschädigungen des Fahrzeugs voll haftbar machen.

Zu § 5: Arbeitgeber sollten im Kfz-Überlassungsvertrag einen Widerrufsvorbehalt einbauen, um sich das Recht offenzuhalten, das Fahrzeug in bestimmten Fällen zurückzuverlangen. Ein solcher Widerruf ist allerdings nur nach billigem Ermessen (§ 315 BGB) zulässig. Und er muss an sachliche Gründe geknüpft sein. Denn das BAG hält eine Klausel für zu weitgehend, die dem Arbeitgeber ein Widerrufsrecht ohne Angabe der Gründe gestattet (Urteil vom 19.12.2006, Az: 9 AZR 294/06; Abruf-Nr. 072040).

Zulässig ist es beispielsweise, den Dienstwagen im Falle der Erkrankung mit dem Ende des Entgeltfortzahlungszeitraums zu entziehen (BAG, Urteil vom 14.12.2010, Az: 9 AZR 631/09; Abruf-Nr. 104179). Auch nach einer Kündigung und Freistellung darf ein Dienstwagen entzogen werden, allerdings nur mit einer Ankündigungsfrist und nicht sofort (Landesarbeitsgericht Niedersachsen, Urteil vom 14.9.2010, Az: 13 Sa 462/10; Abruf-Nr. 110144).

WICHTIG | Bei Mutterschutz und Elternzeit ist zu differenzieren. Der Arbeitgeber muss einer Arbeitnehmerin den Dienstwagen auch für die Zeit des Mutterschutzes (im Normalfall sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung) überlassen (BAG, Urteil vom 11.10.2000, Az: 5 AZR 240/99; Abruf-Nr. 112128). Arbeitet ein Arbeitnehmer während der Elternzeit nicht im Unternehmen, kann der Arbeitgeber den Dienstwagen dagegen herausverlangen.

Im Falle der Unwirksamkeit einer Kündigung oder Freistellung kann der Arbeitnehmer Schadenersatz geltend machen, wenn er den Dienstwagen ohne Anerkennung einer Rechtspflicht zurückgegeben hat. Dieser bemisst sich an der Höhe der steuerlichen Bewertung der privaten Nutzungsmöglichkeit (BAG, Urteil vom 27.5.1999, Az: 8 AZR 415/98; Abruf-Nr. 112129).

Weiterführende Hinweise

Den Kfz-Überlassungsvertrag finden Sie in „myIWW“ (www.iww.de) in „Online-Service/Downloads“ unter „Musterverträge/Musterschreiben“ - Stichwort: „Arbeitsrecht“