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·Fachbeitrag ·Wegweiser

Rund um die Betriebsprüfung – von A wie Außenprüfung bis Z wie Zuschätzung

| Ein konkretes Anzeichen für eine mögliche Betriebsprüfung ist bspw. der Hinweis im Steuerbescheid „Nach § 164 AO vorläufig“. Aber auch eine Kassen-Nachschau bei bargeldintensiven Betrieben kann auf eine bevorstehende BP hindeuten. Darüber hinaus sollte aber auch jeder andere Unternehmer stets auf eine Prüfung gefasst sein. Buchführung und Kasse sollten so beschaffen sein, dass diese den Besuch des Betriebsprüfers nicht scheuen müssen. Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über Grundlegendes rund um das Thema Betriebsprüfung. |

1. Zahlen aus der Praxis

In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2017 (letzte und aktuellste Veröffentlichung der Mehrergebnisse des BMF) bundesweit 13.651 Prüfer tätig. Es wurde ein Mehrergebnis von 17,5 Mrd. EUR erzielt. Davon entfielen 13,8 Mrd. EUR auf die Prüfung von Großbetrieben. Die Prüfung der Kleinstbetriebe erbrachte ein Mehrergebnis von 0,9 Mrd. EUR

 

 

Von den 7.816.301 Betrieben, die in der Betriebskartei der Finanzämter erfasst sind, wurden im Jahr 2017 insgesamt 188.826 Betriebe geprüft.

 

  • Vertiefende Fachbeiträge
  • Fachbeitrag „Wer prüft wann und wen? Gibt es künftig mehr steuerstrafrechtliche Ermittlungsmaßnahmen?“ unter iww.de/bbp, Abruf-Nr. 44420439.
 

2. Grundlegendes

Grundsätzlich kann es in Unternehmen verschiedene Arten der Kontrolle geben, wie auch die nachfolgende Tabelle zeigt. In den weitaus meisten Fällen wird die Betriebsprüfung vom Finanzamt veranlasst, aber auch die Sozialversicherungs-Behörden können solche Prüfungen in Verdachtsfällen initiieren.

 

2.1 Unterschiedliche Arten der Betriebsprüfung

 

  • Betriebsprüfungen
Finanzamt
Sozialversicherung
Sonderfälle

Außenprüfung i. S. d. § 193 ff. AO mit Vorankündigung

Nachschauen ohne Vorankündigung

  • Außenprüfung
  • USt-Sonderprüfung
  • LSt-Außenprüfung
  • LSt-Nachschau
  • USt-Nachschau
  • Kassen-Nachschau
 
  • Außenprüfung vs. Nachschau
Außenprüfung
Nachschau
  • Prüfungsanordnung
  • Prüfungszeitraum (Pz) – Jahre
  • Pz – zu prüfende Steuerarten
  • Voraus. Prüfungsbeginn
  • Datenzugriffsrecht
  • Kurze Prüfung
  • Ohne Anmeldung
  • Während der Geschäftszeiten
  • Nur in Geschäftsräumen
  • Dateneinsichtnahme unter Nutzung des DV-Systems
 

Außenprüfungen sind bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen land- und forstwirtschaftlichen oder gewerblichen Betrieb unterhalten, die freiberuflich tätig sind oder sogenannte bedeutende Einkünfte (Stichwort: Einkommensmillionär) erzielen. Bei den übrigen Steuerpflichtigen sind Außenprüfungen insbesondere dann zulässig, wenn die Besteuerung erhebliche Verhältnisse der Aufklärung bedarf und eine Prüfung im Finanzamt nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist.

 

2.2 Einteilung nach Größenklassen

Für Zwecke der Außenprüfung werden die Steuerpflichtigen in folgende Größenklassen eingeteilt:

  • Großbetriebe (G),
  • Mittelbetriebe (M),
  • Kleinbetriebe (K) und
  • Kleinstbetriebe (KSt).

 

Dabei wird die Zuordnung zu den Größenklassen vom Umsatz und Gewinn der Steuerpflichtigen abhängig gemacht. Die ab dem 1.1.2019 geltenden Abgrenzungsmerkmale für den kommenden Prüfungsturnus sind der Tabelle 1 zu entnehmen.

 

  • Tabelle 1: Einheitliche Abgrenzungsmerkmale für den 23. Prüfungsturnus (1.1.19)
Betriebsart 1)
Betriebsmerkmale
in EUR
G-Betriebe
EUR
M-Betriebe
EUR
K-Betriebe
EUR
über

Handelsbetriebe

(H)

Umsatzerlöse oder

steuerlicher Gewinn über

8.600.000

335.000

1.100.000

68.000

210.000

44.000

Fertigungsbetriebe

(F)

Umsatzerlöse oder

steuerlicher Gewinn über

5.200.000

300.000

610.000

68.000

210.000

44.000

Freie Berufe

(FB)

Umsatzerlöse oder

steuerlicher Gewinn über

5.600.000

700.000

990.000

165.000

210.000

44.000

Andere Leistungsbetriebe

(AL)

Umsatzerlöse oder

steuerlicher Gewinn über

6.700.000

400.000

910.000

77.000

210.000

44.000

Kreditinstitute

(K)

Aktivvermögen oder

steuerlicher Gewinn über

175.000.000

670.000

42.000.000

230.000

13.000.000

57.000

Versicherungsunternehmen

Pensionskassen (V)

Jahresprämieneinnahmen

über

 

36.000.000

 

6.000.000

 

2.200.000

Unterstützungskassen (U)

alle

Land- und forstwirtschaftliche Betriebe (LuF)

Umsatzerlöse oder

steuerlicher Gewinn über

1.200.000

185.000

610.000

68.000

210.000

44.000

sonstige Fallart

(soweit nicht unter den Betriebsarten erfasst)

Erfassungsmerkmale

Erfassung in der Betriebskartei als Großbetrieb

Verlustzuweisungsgesellschaften (VZG) und Bauherrengemeinschaften (BHG)

Personenzusammenschlüsse und Gesamtobjekte i. S. d. Nrn. 1.2 und 1.3 des BMF-Schreibens vom 13.7.92, IV A 5 - S 0361 - 19/92 (BStBl I S. 404)

alle

bedeutende steuerbegünstigte Körperschaften und Berufsverbände (BKÖ)

Summe der Einnahmen

über 6.000.000

Fälle mit bedeutenden Einkünften (bE)

Summe der positiven Einkünfte gem. § 2 Abs. 1 S. 1 Nrn. 4 – 7 EStG (keine Saldierung mit negativen Einkünften)

über 500.000

1 Mittel-, Klein- und Kleinstbetriebe, die zugleich die Voraussetzungen für die Behandlung als sonstige Fallart erfüllen, sind nur dort zu erfassen.

 

Quelle: Verwaltungsanweisung: BpO, Einordnung in Größenklassen, Abgrenzungsmerkmale

BMF 13.4.18, IV A 4 - S 1450/17/10001

Festlegung neuer Abgrenzungsmerkmale zum 1.1.2019

Fundstellen: BStBl I, 2018, 614

 

Die Einordnung in eine Größenklasse erfolgt stichtagsbezogen alle drei Jahre.

 

2.3 Anzahl der möglichen Betriebe und der geprüften Betriebe

Im Jahr 2017 waren in der Betriebskartei der Finanzämter 7.816.301 Betriebe erfasst, von denen 188.826 Betriebe geprüft wurden. Dies entspricht einer Prüfungsquote von 2,4 % (siehe Tabelle 2). Damit wurde die Prüfungsquote vom Vorjahr konstant gehalten.

 

  • Anzahl der Betriebe nach Größenklassen im Berichtszeitraum 1.1.17 bis 31.12.17
Größenklassen
gesamt
davon geprüft
Anzahl
Anzahl
Anteil

G

186.339

40.668

21,8 %

M

792.326

50.126

6,3 %

K

1.191.438

39.031

3,3 %

KSt

5.646.198

59.001

1,0 %

Summe

7.816.301

188.826

2,4 %

 

2.4 Prüfungszeitraum

Bei Großbetrieben soll der jeweilige Prüfungszeitraum an den vorhergehenden Prüfungszeitraum anschließen, um eine durchgehende Prüfung sämtlicher Veranlagungszeiträume zu erreichen. Für die übrigen Betriebe ist vorgesehen, dass ein Prüfungszeitraum in der Regel nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume umfasst.

 

Um eine effektive Betriebsprüfung zu erreichen, werden die zu prüfenden Betriebe unter Risikogesichtspunkten ausgewählt und nicht schematisch. Das bedeutet, Großbetriebe werden grundsätzlich lückenlos geprüft und andere Betriebe werden unter Risikogesichtspunkten gezielt geprüft. Bei Großbetrieben, bei denen im Jahr 2017 eine Außenprüfung abgeschlossen wurde, umfasste der Prüfungszeitraum durchschnittlich 3,3 Veranlagungsjahre, während er sich bei Mittel- und Kleinbetrieben auf 3,0 Veranlagungsjahre und bei Kleinstbetrieben auf 2,9 Veranlagungsjahre belief.

 

  • Vertiefende Fachbeiträge
  • Fachbeitrag „Verlegungsantrag und spätere Aufnahme der Prüfung – Wie lange darf das FA mit der Nachholung einer verschobenen Betriebsprüfung warten?“ unter iww.de/bbp, Abruf-Nr. 44802126.
 

3. Betriebsprüfungsarten

3.1 Die allgemeine Außenprüfung (§§ 193ff AO)

Die Außenprüfung ist die häufigste Form der Betriebsprüfung und die amtliche Bezeichnung ist in der Tat „Außenprüfung“. Der Betriebsprüfer vom Finanzamt wird bei einer Außenprüfung umfassend tätig. In der Regel werden die letzten drei Geschäftsjahre geprüft, für die Steuererklärungen abgegeben wurde. Der Prüfer vom Finanzamt darf alle Unterlagenund Daten, die für die Steuer wichtig sind, einsehen und unter die Lupe nehmen.

 

Auf die Daten besteht ein umfassendes Datenzugriffsrecht (§ 147 ABs. 6 AO).

 

3.2 Die Lohnsteuer-Außenprüfung

Die Lohnsteuer-Außenprüfung nach § 42f EStG erstreckt sich auf die Prüfung, ob

  • sämtliche Arbeitnehmer korrekt erfasst werden,
  • die Lohnsteuer ordnungsgemäß einbehalten und abgeführt wurde,
  • die Voraussetzungen für steuerfreie Zahlungen vorliegen,
  • Sachzuwendungen richtig erfasst wurden und
  • die Lohnkonten ordnungsgemäß geführt werden.

 

Im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung darf der Prüfer auch auf Daten der Finanzverwaltung zugreifen.

 

Der Lohnsteuer-Außenprüfer darf dazu alle Lohnsteuer relevanten Unterlagen einsehen. Das umfasst auch Jahresabschlüsse, Sachkonten, Kassenbücher, Verträge, Versicherungsunterlagen und Prüfberichte anderer Behörden.

 

PRAXISTIPP | Arbeitgeber bzw. Steuerberater handeln sinnvoll, wenn sie bereits während des laufenden Jahres „Problembereiche“ selbst regelmäßig prüfen. Wird die Prüfungsanordnung des Finanzamts bekannt gegeben, ist es aufgrund des Prüfungszeitraums von mehreren Jahren häufig zu spät, um etwaige Nachweise und Aufzeichnungen noch zu erstellen bzw. steuerpflichtige Lohnbestandteile in steuerfreie Zuwendungen umzuwandeln.

 

Bei der Lohnsteuer-Außenprüfung handelt es sich um eine Betriebsprüfung im Rahmen derer nur kontrolliert wird, ob die Lohnsteuer für die Mitarbeiter des Unternehmens ordnungsgemäß einbehalten und abgeführt wurde. In der Regel wird diese Prüfung nur bei größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitern durchgeführt. Kleinere Unternehmen bleiben davon oft verschont. Wird jedoch von kleineren Unternehmen die Lohnsteuer verspätet angemeldet oder bezahlt, werden diese auffällig und die Wahrscheinlichkeit einer Lohnsteuer-Außenprüfung steigt auch hier.

 

3.3 Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Im Rahmen der Umsatzsteuer-Sonderprüfung wird speziell die Umsatzsteuer überprüft. Die Prüfer des Finanzamts kontrollieren, ob bestimmte Steuervergünstigungen (Ausfuhrlieferungen, Reverse Charge usw.) korrekt beansprucht wurden oder die erstattende Vorsteuer zutreffend ist.

 

Anders als bei der Umsatzsteuer-Nachschau gelten für die Umsatzsteuer-Sonderprüfung die allgemeinen Vorschriften für die Betriebsprüfung nach den §§ 193 ff. AO sowie einzelne Vorschriften der Betriebsprüfungsordnung (BpO).

 

Typischerweise prüft die Finanzverwaltung bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung – im Gegensatz zur auf mehrere Besteuerungszeiträume angelegten Betriebsprüfung – einzelne Umsatzsteuervoranmeldungszeiträume. Da Vorsteuern bei der Umsatzsteuer bereits im monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungsverfahren ausbezahlt werden, kann die Finanzverwaltung mit der Prüfung zweifelhafter Fälle nicht bis zur Festsetzung der Jahresumsatzsteuer oder der Durchführung der allgemeinen Betriebsprüfung abwarten. Die Durchführung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung für einzelne Voranmeldungszeiträume hindert die spätere Überprüfung dieser Sachverhalte im Rahmen der allgemeinen Betriebsprüfung nicht.

 

Auch im Rahmen der USt-Sonderprüfung hat der Betriebsprüfer ein Datenzugriffsrecht.

 

Im Vergleich zur Umsatzsteuer-Nachschau, welche in erster Linie der Bekämpfung von Umsatzsteuerhinterziehungen und des Umsatzsteuerbetrugs dient, ist der Anwendungsbereich der Umsatzsteuer-Sonderprüfung deutlich weiter. Die Praxis zeigt jedoch, dass Umsatzsteuerkarusselle und sonstige Umsatzsteuerbetrugssachverhalte ein typischer Anwendungsfall der Umsatzsteuer-Sonderprüfung sind. Die Finanzverwaltung überprüft Sachverhalte bei Umsatzsteuer-Sonderprüfungen detaillierter als bei der Umsatzsteuer-Nachschau. Als Anlässe für die Durchführung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung kommen insbesondere folgende Sachverhalte in Betracht (BMF 7.11.02, IV B 2-S 7420a-4/02, BStBl I 02, 1366):

  • außergewöhnlich hohe oder branchen- bzw. unternehmensatypische Vorsteuerbeträge,
  • Vorsteuerdifferenzen aufgrund von Verprobungen,
  • Erledigung von Kontrollmitteilungen anderer Finanzbehörden,
  • Zweifel an dem in einer Rechnung ausgewiesenen Leistungsinhalt oder formale Mängel in der Rechnung,
  • erhebliche Vorsteuerüberschüsse im zeitlichen Zusammenhang mit der Neugründung,
  • Verträge des Unternehmers mit Anteilseignern, Gesellschaftern, Mitgliedern oder nahestehenden Personen,
  • innergemeinschaftliche Erwerbe und innergemeinschaftliche Lieferungen,
  • Erwerbe durch Unternehmer, bei denen erhebliche Differenzen nach Abgleich der Steuererklärung für das Kalenderjahr mit den gemeldeten Lieferungen aus anderen EU-Mitgliedstaaten bestehen,
  • Insolvenzfälle.

4. Nachschauen

4.1 Die Lohnsteuer-Nachschau

Die Lohnsteuer-Nachschau ist eine unangemeldete Außenprüfung. Ohne Vorankündigung können sich Lohnsteuer-Außenprüfer im Betrieb, auf Baustellen bzw. im Büro Informationen über die betrieblichen Verhältnisse verschaffen.

 

Ziel der Lohnsteuer-Nachschau ist die wirksame Bekämpfung von Schwarzarbeit und Scheinarbeitsverhältnissen. Damit soll die zeitnahe und ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer sichergestellt werden.

 

Die Lohnsteuer-Außenprüfer kontrollieren auffällige Betriebe oder Baustellen. Oder sie tun es zusammen mit Prüfern der Bundeszollverwaltung. Beim Zoll ist die Abteilung „Finanzkontrolle Schwarzarbeit“ eingerichtet, um vor Ort zum Beispiel auf Baustellen oder in Betrieben Feststellungen zur Arbeitgeber-, Auftraggeber- oder Arbeitnehmereigenschaft zu treffen.

 

Das Finanzamt will sich mit der Lohnsteuer-Nachschau einen Eindruck über

  • die räumlichen Verhältnisse,
  • das tatsächlich eingesetzte Personal und
  • den üblichen Geschäftsbetrieb verschaffen.

 

Dabei darf der Prüfer unangemeldet erscheinen und Grundstücke/Räume betreten, in denen der Arbeitgeber seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit ausübt. Der Prüfer muss lediglich die üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten beachten. Eine Nachschau nach Laden-/Geschäftsschluss, zum Beispiel in den späten Abendstunden, ist nicht zulässig.

 

Der Prüfer darf die Wohnung des Arbeitgebers gegen dessen Willen grundsätzlich nicht betreten. In drei Fällen darf er es aber dennoch:

  • In der Wohnung wird die Tätigkeit ausgeübt.
  • Der Prüfer vermutet, dass hier beispielsweise Geschäftsunterlagen oder Beweismittel über nicht versteuerte Geldzahlungen und illegale Beschäftigung aufbewahrt werden, die vernichtet oder weggeschafft werden könnten.
  • Es bestehen dringende Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung, die es zu verhüten gilt.

 

Vor Beginn der Prüfung muss der Prüfer den Arbeitgeber über seine Rechte und Pflichten belehren. Dazu gehören das Recht, den Betrieb bzw. die Räume zu betreten, das Recht auf Befragung der Mitarbeiter und die Pflicht zur Vorlage von Unterlagen. Ebenfalls muss der Prüfer den Anlass und Umfang der Lohnsteuer-Nachschau nennen.

 

PRAXISTIPP | Erscheint der Prüfer, ist eine strafbefreiende Selbstanzeige nicht mehr möglich. Diese Sperrwirkung bezieht sich aber nur auf den vom Finanzamt intern festgelegten Anlass und Umfang der Nachschau. Für nicht prüfungsrelevante Sachverhalte ist dann noch Zeit für eine Selbstanzeige. Arbeitgeber sollten deshalb darauf bestehen, dass ihnen der Prüfer den Gegenstand der Lohnsteuer-Nachschau genau mitteilt.

 

Die Lohnsteuer-Nachschau ist nur eine Stichproben- bzw. Schlüssigkeitsprüfung. Arbeitgeber müssen daher dem Prüfer Auskünfte erteilen und die geforderten Lohnunterlagen vorlegen. Dies sind neben den Lohnkonten und -abrechnungen auch Personalakten und Vereinbarungen mit dem Arbeitnehmer. Hinzu kommt noch die Buchführung mit den entsprechenden Buchungsbelegen, wie Bank- und Abrechnungsbelege, Ausgangsrechnungen.

 

Wichtig | Der Prüfer hat kein Recht, den Betrieb zu durchsuchen.

 

Um die Erkenntnisse der Nachschau nicht zu gefährden, ist ein nahtloser Übergang von der allgemeinen Nachschau zur Lohnsteuer-Außenprüfung möglich. Eine gesonderte Prüfungsanordnung ist hierfür nicht erforderlich. Der Prüfer muss den Arbeitgeber nur auf den Übergang von der Nachschau zur Außenprüfung schriftlich hinweisen und den Prüfungsumfang festlegen.

 

Arbeitgeber können beim Prüfer oder nach der Prüfung schriftlich Einspruch gegen die Lohnsteuer-Nachschau einlegen. Über den Einspruch entscheidet der Prüfer sofort bzw. später das Finanzamt.

 

4.2 Die Umsatzsteuer-Nachschau

Die Finanzverwaltung greift bei vermeintlichen Auffälligkeiten wie hohen Vorsteuererstattungsbeträgen zunächst oft zu dem flexiblen sowie schnell und ohne formale Hürden einsetzbaren Instrument der Nachschau.

 

Die Umsatzsteuer-Nachschau ist keine Außenprüfung und auch keine Durchsuchung im Sinne der StPO, sondern nach der Intention der Finanzverwaltung ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung möglicher umsatzsteuererheblicher Sachverhalte. Aus diesem Grund sind weder die Vorschriften für die Außenprüfung (§§ 193 ff. AO) noch die strafprozessualen Vorschriften unmittelbar anzuwenden. Im Gegensatz zur Außenprüfung ist die Umsatzsteuer-Nachschau nicht auf die Vergangenheit, sondern primär auf gegenwärtige und zukünftige Sachverhalte gerichtet.

 

Während eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder eine Betriebsprüfung mit ausreichend zeitlichem Vorlauf angekündigt wird (Prüfungsanordnung), erscheinen die Beamten bei einer Umsatzsteuer-Nachschau unangekündigt.

 

Eine Durchsuchung im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau ist nicht zulässig. § 27b Abs. 1 UStG gewährt ein Betretensrecht, aber kein Recht zur Durchsuchung nach der StPO (Stichwort: Richtervorbehalt). Durchsuchungen sind das ziel- und zweckgerichtete Suchen in einer Wohnung, um dort planmäßig etwas aufzuspüren, was der Inhaber der Wohnung von sich aus nicht offenlegt oder herausgeben will.

 

MERKE | Eine gezielte Suche nach Unterlagen ist im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau niemals zulässig. Der mit der Umsatzsteuer-Nachschau betraute Amtsträger hat sich auf das bloße Betreten und Besichtigen der Räume zu beschränken. Ohne das Einverständnis des Unternehmers darf der Beamte keine Behältnisse öffnen und keine Unterlagen oder elektronische Daten durchsehen.

 

4.3 Die Kassen-Nachschau

Zum 1.1.18 wurde durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl I 16, 3152) durch Einführung des § 146b AO die Möglichkeit der Durchführung einer Kassen-Nachschau eingeführt (Grundsätze zur Kassen-Nachschau siehe BMF 29.5.18, IV A 4 - S 0316/13/10005 :054).

 

Die Kassen-Nachschau ist ein Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme in die Buchführung. Der Kassen-Nachschau unterliegen elektronische oder computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte, aber auch offene Ladenkassen (summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel).

 

Die Kassen-Nachschau ist analog zur Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStAE) keine Außenprüfung i. S. d. § 193 AO. Die Vorschriften für eine Außenprüfung gelten daher nicht. Die Kassen-Nachschau wird insbesondere nicht durch eine Prüfungsanordnung angekündigt.

 

4.3.1 Rechte und Pflichten des Prüfers

Eine Beobachtung der Kassenführung, d. h. der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z. B. auch für Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Die Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen. Zu Dokumentationszwecken ist der Prüfer berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren.

 

Sobald der Prüfer der Öffentlichkeit nicht zugängliche Geschäftsräume betreten will, den Steuerpflichtigen auffordert, Aufzeichnungen vorzulegen, oder Einsichtnahme in die digitalen Daten oder deren Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangt, muss er sich ausweisen.

 

PRAXISTIPP | Der Prüfer wird zu Beginn der Kassen-Nachschau den Steuerpflichtigen seinen Prüfungsauftrag und ein Merkblatt über Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen aushändigen. Der Name laut Prüfungsauftrag sollte mit dem Namen im Dienstausweis verglichen werden.

 

Der Prüfer darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten eigene oder gemietete Geschäftsgrundstücke bzw. -räume des Steuerpflichtigen betreten. Dies schließt auch Verkaufsfahrzeuge und Verkaufsstände ein. Soweit im Unternehmen schon gearbeitet wird, ist dies auch außerhalb der Geschäftszeiten möglich.

 

Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Kassen-Nachschau nicht. Das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken und Räumen ist noch keine Durchsuchung.

 

Der Prüfer kann im Rahmen seines Ermessens einen sogenannten „Kassensturz“ verlangen, da die Kassensturzfähigkeit ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen darstellt (BFH 20.9.89, X R 39/87, BStBl II 90, 109; BFH 26.8.75, VIII R 109/70, BStBl II 76, 210; BFH 31.7.74, I R 216/72, BStBl II 75, 96; BFH 31.7.69, IV R 57/67, BStBl II 70, 125).

 

MERKE | Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung i. S. d. §§ 193 ff. AO. Es findet daher weder eine Schlussbesprechung statt, noch ist ein Prüfungsbericht zu fertigen. Sollen aufgrund der Kassen-Nachschau Besteuerungsgrundlagen geändert werden, ist dem Steuerpflichtigen rechtliches Gehör zu gewähren.

 

 

 

4.3.2 Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen

Ist der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter nicht anwesend, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen, haben diese die Pflichten des Steuerpflichtigen als Verfügungsberechtigte i. S. des § 35 AO zu erfüllen.

 

PRAXISTIPP | Ist der Eigentümer nicht ständig im Betrieb, sind die Mitarbeiter entsprechend zu schulen, damit diese im Fall einer Kassen-Nachschau die notwendigen Unterlagen vorlegen und über ihre Rechte und Pflichten informiert sind.

 

Die Aufforderung zur Duldung der Kassen-Nachschau ist ein Verwaltungsakt, der formlos, z.B. mündlich mit Vorzeigen des Ausweises, erlassen werden kann. Nachdem der Amtsträger sich ausgewiesen hat, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet.

 

Der Steuerpflichtige hat ab dem 1.1.18 auf Verlangen des Prüfers Einsichtnahme in seine digitalen Kassenaufzeichnungen (Kasseneinzeldaten) sowie die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen zu gewähren. Der Amtsträger kann in diesen Fällen auch schon vor dem 1.1.20 verlangen, dass die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Nach dem 31.12.19 sind die digitalen Aufzeichnungen über die digitale Schnittstelle oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Sofern eine digitale Schnittstelle vor dem 1.1.20 vorhanden ist, kann mit Zustimmung des Steuerpflichtigen eine Datenübermittlung über die einheitliche Schnittstelle erfolgen.

 

4.3.3 Übergang zur Betriebsprüfung

Soweit Kassenaufzeichnungen oder nach dem 31.12.19 die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung durch den Prüfer beanstandet wird, kann dieser nach § 146b Abs. 3 AO ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Die Entscheidung ist eine Ermessensentscheidung.

 

MERKE | Anlass zu Beanstandungen können laut BMF bereits bestehen, wenn eine Verfahrensdokumentation sowie weitere Dokumentationsunterlagen wie die aufbewahrungspflichtige Betriebsanleitung und Protokolle nachträglicher Programmänderungen nicht vorgelegt werden können.

 

Der Beginn einer Außenprüfung nach erfolgter Kassen-Nachschau ist unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen und dem Steuerpflichtigen schriftlich mitzuteilen. Der schriftliche Übergangshinweis ersetzt hierbei die Prüfungsanordnung.

 

  • Vertiefende Fachbeiträge
  • Fachbeitrag „BMF passt Anwendungserlass an und konkretisiert die Anforderungen an die Kassen-Nachschau“ unter iww.de/bbp, Abruf-Nr. 45370684
  • Fachbeitrag Sonderausgabe: „So macht der Prüfer keine Kasse bei der Nachschau“ unter iww.de/bbp, Abruf-Nr. 45531479
 

4.4 Sozialversicherung

Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) prüft alle vier Jahre (§ 28p Abs. 1 SGB IV), ob

  • die Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit von einzelnen Personen korrekt beurteilt wurde,
  • die Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß gemeldet und in der richtigen Höhe überwiesen wurden,
  • der gesetzliche oder tarifvertragliche Mindestlohn eingehalten wurde,
  • die unfallversicherungspflichtigen Arbeitsentgelte gemeldet wurden,
  • die Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse gezahlt wurde und
  • die Entgeltunterlagen vorschriftsgemäß geführt wurden.

 

Beachten Sie | Die Betriebsprüfer der DRV dürfen über die Lohnkonten, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise hinaus auch einen Blick in das gesamte Rechnungswesen werfen (§ 11 Abs. 2 S. 1 Beitragsverfahrensverordnung). Dazu gehören alle Unterlagen der Finanzbuchhaltung. Außerdem wirft der Betriebsprüfer einen Blick in die letzten Prüfberichte des Finanzamts, insbesondere die Lohnsteuerhaftungsbescheide.

 

PRAXISTIPP | Arbeitgeber oder Sachbearbeiter sollten regelmäßig selbst die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sowie Finanzbuchhaltung kontrollieren. Kündigt sich der Prüfer erst einmal an, ist es erfahrungsgemäß schwierig, innerhalb kürzester Zeit vier Kalenderjahre zurück alles prüfungssicher zu machen. Fehlende Nachweise sollten nicht erst kurz vor der Prüfung beschafft werden.

 

5. Klassische und neue Prüfungstechniken

Die Prüfungssoftware „IDEA“ der Finanzverwaltung erlaubt Betriebsprüfern neben einer betriebswirtschaftlichen Überprüfung auch eine Plausibilitätsprüfung der EDV-gesteuerten Buchführung. Mithilfe der Computerprogramme können die Prüfer viele steuerrelevanten Daten herausfiltern und zu einem Zeitreihenvergleich zusammenstellen, sodass die Prüfungsdauer verkürzt und die Prüfungstiefe bestimmt werden kann.

 

Bereits seit dem Jahr 2002 hat die Finanzverwaltung die rechtliche Möglichkeit zur digitalen Betriebsprüfung. Grundsätzlich ist der Datenzugriff durch die Rechtsprechung des BFH (26.9.07, I B 53, 54/07; 16.12.2014, X R 42/13 (Apotheke)) und mehrerer FG (FG Düsseldorf 5.2.07, 16 V 3454/06; FG Hamburg 13.11.06, 2 K 198/05; FG Thüringen, 20.4.05, III 46/05) bestätigt worden, weil sich im sachlichen Umfang bei der digitalen Betriebsprüfung gegenüber einer Betriebsprüfung in Papierform nichts geändert hat. Dabei können die Prüfer wählen zwischen:

 

  • dem unmittelbaren Datenzugriff: Für den Nur-Lesezugriff werden die EDV-Geräte dem Prüfer überlassen, der vorhandene Auswertungsprogramme des EDV-Systems zum Filtern und Sortieren der steuerlich relevanten Daten verwenden kann. Vorhandene Daten darf er dabei aber nicht verändern;

 

  • dem mittelbaren Datenzugriff: Hierbei wertet der Steuerpflichtige bzw. sein Steuerberater die steuerlich relevanten Daten nach Vorgabe des Prüfers maschinell aus und überlässt sie diesem anschließend im Nur-Lesezugriff. Der Prüfer selbst darf also nur auf die im EDV-System bereits vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten zurückgreifen;

 

  • der Datenträgerüberlassung: Der Steuerpflichtige überlasst dem Prüfer die steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger (USB-Stick). Mit dem auf seinem Laptop installierten Analyseprogramm kann der Betriebsprüfer die überlassenen maschinell lesbaren Daten auswerten. Diese Methode hat sich in der Praxis inzwischen eingespielt.

 

Anschließend wird sich der Prüfer darauf konzentrieren, möglicherweise aufgetretene Unschärfen und Fragen konkret zu prüfen. Das Finanzamt bedient sich unter anderem verschiedene Überprüfungsmethoden:

  • Externer Betriebsvergleich(Richtsätze),
  • Interner Betriebsvergleich(Kalkulation)
  • Zeitreihenvergleich
  • Vermögenszuwachsrechnung
  • (Bar-)Geldverkehrsrechnung

 

Auch werden Mathematisch-statistische Verfahren zur Überprüfung eingesetzt

  • Chi-Quadrat-Test
  • Benford Law
  • logarithmische Normalverteilung

 

  • Vertiefende Fachbeiträge
  • Fachbeitrag „Die Summarische Risikoprüfung (SRP) – Das müssen Sie als Steuerberater wissen“ unter iww.de/bbp, Abruf-Nr. 44576443
  • Fachbeitrag „Ordnungsgemäße Kassenführung: Anforderungen, typische Fehler und deren Konsequenzen“ unter iww.de/bbp, Abruf-Nr. 31746540
 

6. Weitere nützliche Beiträge und Arbeitshilfen

  • IWW-Webinare
  • IWW-Webinare Aktuelles aus der Betriebsprüfung
  • Brennpunkte kennen, Hinzuschätzungen vermeiden

 

  • Ob aktuelle Anwendungserlasse, neue Prüfungsmethoden oder Anforderungen der GoBD: Die Betriebsprüfung bietet immer wieder neue Brennpunkte. Mit dem Webinar sind Sie auf dem neuesten Stand. Tobias Teutemacher stellt Ihnen einmal im Quartal aktuelle Verwaltungsanweisungen, BFH- und FG-Urteile vor und erläutert sie anhand von anschaulichen Praxisfällen.

 

https://www.iww.de/webinar/aktuelles-aus-der-betriebspruefung

 
  • Vertiefende Fachbeiträge
  • Betriebsprüfung – Auch die Schätzungsbefugnis will dokumentiert sein, Abruf-Nr. 45420765
  • Betriebsprüfung in einer Bar – ein Cocktail voller Probleme!, Abruf-Nr. 45080057
  • Elektronisches Kassensystem – Manipulierbarkeit der Kasse: Ohne Beweisaufnahme keine Schätzung, Abruf-Nr. 45195018
  • Digitale Betriebsprüfung: Vorsysteme der Hauptbuchführung rücken vermehrt in den Fokus, Abruf-Nr. 44689204
  • Versicherungsmakler: Praxishinweise für die Betriebsprüfung, Abruf-Nr. 44412114
 
  • Sonderausgaben
  • Verfahrensdokumentation für kleine Gastrobetriebe, Abruf-Nr. 45175246
  • GoBD – Die sechs wichtigsten Betriebsprüfungsfelder, Abruf-Nr. 44931370
  • Neue Wunderwaffe der BP: Summarische Risikoprüfung (2017), Abruf-Nr. 44576520
 
  • Checklisten
  • Checkliste zur Vorbereitung und Abwicklung einer Betriebsprüfung – Teil I
  • Checkliste Hilfe, der Betriebsprüfer kommt – Teil II: Rechte und Pflichten während der Prüfung
  • Leitfaden Hilfe, der Betriebsprüfer kommt – Verhaltensknigge für den Steuerfachangestellten
 

Beachten Sie | In der Finanzverwaltung Schleswig-Holstein wurde entschieden, die neue Version des SRP-Handbuchs allgemein zugänglich und kostenlos im Internet zu veröffentlichen, damit sich jede/r über das länderübergreifend verbreitete (Außen-)Prüfungskonzept informieren kann: www.iww.de/s2572.

 

Bei dem Handbuch für die Summarische Risikoprüfung (SRP) handelt es sich nicht um einen Erlass des Finanzministeriums Schleswig Holstein sondern um eine Hilfestellung für Prüferinnen und Prüfer für den Einsatz moderner Prüfungsmethoden. Nicht alle Ausführungen des Handbuchs stellen daher zwingend die Position des Finanzministeriums Schleswig-Holstein dar.

Quelle: ID 45584241