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01.02.2005 | Leitfaden zum Umgang mit der Finanzverwaltung

Hilfe, der Betriebsprüfer kommt – Teil II Rechte und Pflichten während der Prüfung

von Dipl.-Kffr. Christiane Nöcker, Lüdinghausen

Die erste Phase der Betriebsprüfung, in der sich speziell Steuerfachangestellte, aber auch Unternehmer auf den bevorstehenden Besuch des Betriebsprüfers einstellen sollten, haben wir bereits im ersten Teil unseres Verhaltensknigges erläutert*. Im folgenden Beitrag beleuchten wir nun die zweite Phase, nämlich das Verhalten aller Beteiligten, während sich der Prüfer in der Firma aufhält. Zur optimalen Prüfungsbetreuung eines Mandanten gehört es heutzutage nicht nur, dessen Rechte und Pflichten zu kennen, sondern es ist vor allem cleveres Taktieren gefragt. Hierzu ist es notwendig, ein wenig in die Psyche des klassischen Prüfers zu blicken. Kennt man dessen Steckenpferde und weiß man, wie viel Zeit ihm zur Prüfung verbleibt, hat man gute Karten, trotz scheinbarer Feststellungen die Steuernachzahlungen auf ein erträgliches Minimum zu reduzieren.  

Verhaltensknigge in den ersten Prüfungsstunden

Zu Beginn einer Betriebsprüfung müsste der Prüfer eigentlich seinen Dienstausweis vorlegen. Die Betonung liegt hier jedoch auf dem Wörtchen „müsste“. In der Praxis kommt dies so gut wie nie vor. Und da dies keine Konsequenzen nach sich zieht, sollte man auf der Beraterseite tunlichst vermeiden, den Prüfer zur Vorlage seines Ausweises aufzufordern. Das belastet die eh schon angespannte Situation. Möglicherweise ist der Prüfer dadurch voreingenommen und prüft kleinlicher. 

 

Zurückhaltung ist auch bei den ersten Gesprächen geboten. In der ersten Stunde wird ein erfahrener Prüfer ein wenig Smalltalk halten, der scheinbar herzlich wenig mit dem zu prüfenden Betrieb als solches zu tun hat. Die Gespräche drehen sich häufig um Hobbys, Urlaubsreisen, um luxuriöse Autos, die sich auf einem Wandkalender im Büro des Betriebsinhabers befinden oder um Gegenstände, die auf dem Schreibtisch stehen und ein wenig über die privaten Interessen des Unternehmers verraten. Doch gerade bei diesen belanglosen Gesprächen handelt es sich um die ersten Prüfungshandlungen. Der Prüfer speichert das Gesagte ab und wird es im Laufe der Prüfung möglicherweise zu seinen Gunsten verwenden. Dann nämlich, wenn die Einnahmen des Unternehmers eigentlich keinen Spielraum für teurere Reisen oder kostspielige Hobbys zulassen oder wenn verbuchte Betriebsausgaben eher auf die Begleichung privater Ausgaben schließen lassen. In dieser ersten Abtastphase ist das Fingerspitzengefühl des qualifizierten Mitarbeiters gefragt. Er muss dafür sorgen, das Gespräch auf eine sachliche, den Betrieb betreffende Ebene zu ziehen und Privates eher in den Hintergrund treten zu lassen.  

Angemessene Räumlichkeiten

Als Nächstes sollte man dem Prüfer die Räumlichkeiten zeigen, in denen er die Geschäftsunterlagen in Augenschein nehmen kann. Zwar handelt es sich bei dem Prüfer zugegebenermaßen um einen „ungebetenen Gast“, dennoch sollte er zuvorkommend behandelt werden. Dazu gehört auch ein angemessener Raum mit einem Schreibtisch, einem bequemen Stuhl und möglichst mit einem Telefonanschluss. Natürlich könnte man es dem Prüfer auch so ungemütlich wie möglich machen. Zwar wird er dann die Prüfungsdauer womöglich verkürzen, im Gegenzug wird er jedoch kleinlicher prüfen und bei fraglichen Feststellungen kaum Kompromissbereitschaft zeigen.  

Ausgewählte Auskunftspersonen

Hat der Prüfer seine Räumlichkeiten bezogen, sollten ihm seine Auskunftspersonen benannt werden, an die er sich bei steuerlich relevanten Fragen wenden darf. Ratsam ist es, dass sich der Prüfer in erster Linie an den zuständigen Mitarbeiter zu wenden hat. Hierdurch erreicht man eine gewisse Abschirmwirkung. Missverständliche Aussagen des Buchhalters oder des Betriebsinhabers können so bereits im Vorfeld vermieden werden. Entscheidet sich der Unternehmer für diese Betreuungsvariante, muss sich dies natürlich im Beratungshonorar niederschlagen. An zweiter Stelle sollte stets der Buchhalter in der Firma als Auskunftsperson benannt werden. Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Außer dem Steuerberater sollte keinem Mitarbeiter eine Verhandlungsvollmacht zugebilligt werden. Auskünfte dürfen benannte Personen in der Firma zwar geben, sie sollten bezüglich der Feststellungen des Prüfers jedoch keinerlei Entscheidungsbefugnisse zugesprochen bekommen. Dies ist dem Prüfer bereits im Vorfeld unmissverständlich mitzuteilen. Die Betriebsprüfungsordnung erlaubt es dem Prüfer dennoch, sich die Informationen auch von nicht extra benannten Auskunftspersonen zu holen. Aus diesem Grund ist es ratsam, sämtliche Mitarbeiter über den Besuch des Betriebsprüfers zu informieren. Auf Fragen des Prüfers sollen sie nicht antworten, sondern auf die benannten Auskunftspersonen verweisen. 

Betriebsbesichtigung

Um sich ein genaueres Bild von dem zu prüfenden Unternehmen machen zu können, schlagen viele Prüfer vor, gleich im Anschluss an den Prüfungsbeginn eine Betriebsbesichtigung durchzuführen. Achten Sie auch hier darauf, dass steuerlich versierte Personen, bestenfalls Mitarbeiter der Steuerkanzlei, mit von der Partie sind. Viele Fragen des Prüfers zum Betriebsablauf, zur Lagerung von Waren, zum Kauf von Maschinen, zum Bau von Gebäuden oder zu Geschäftspartnern haben natürlich steuerliche Hintergründe. Macht der Prüfer keine Anstalten, den Betrieb besichtigen zu wollen, sollte man es auch nicht extra vorschlagen. Viele erste Prüfungsschwerpunkte und daraus resultierende Feststellungen werden nämlich nach einem ausführlichen Betriebsrundgang getroffen. 

Pflichten des Unternehmens während der Prüfung

Während der Betriebsprüfung haben Unternehmer und Betriebsinhaber grundsätzlich die Verpflichtung zur Mitwirkung. Dieser Mitwirkungspflicht kommt man durch die Aushändigung der gewünschten Unterlagen an den Prüfer nach. Um einen reibungslosen Prüfungsablauf zu gewährleisten, sollten dem Prüfer ohne Aufforderung mindestens folgende Unterlagen in Papierform bereitgestellt werden: 

 

  • Sämtliche Buchhaltungsunterlagen
(Konten, Journale, Anlagenverzeichnisse),
  • Abschlussunterlagen mit Umbuchungslisten und
  • Belegsammlungen.

 

Diese Unterlagen wird jeder Prüfer im Laufe der Prüfung verlangen. Weitere Unterlagen, steuerlich relevante Korrespondenz oder erläuternde Berechnungen (z.B. zur Bildung von Rückstellungen oder zur Forderungsbewertung) sollten nur auf Anfragen des Prüfers vorgelegt werden.  

 

Seit 1.1.02 hat der Prüfer grundsätzlich auch das Recht, auf die Firmen-EDV zuzugreifen. Er darf dabei jedoch nur auf „steuerlich relevante“ Daten zugreifen. Da dieser Begriff jedoch in keinem Steuergesetz definiert ist, setzt der Prüfer den Maßstab selbst und entscheidet, was letztendlich steuerlich relevant ist. Darunter fallen in aller Regel die Daten der Finanz-, der Anlagen- und der Lohnbuchhaltung, bei steuerlichem Interesse die Kosten- und Leistungsrechnung, Auftrags- und Bestellunterlagen, Ausfuhr- und Einfuhrunterlagen, Kassenunterlagen, Depot- und Bankkontenauszüge, steuerlich relevante Verträge und Emails, aus denen steuerliche Sachverhalte abgeleitet werden können. Wird eine Buchhaltungssoftware verwendet, müssen dem Prüfer diese Daten auf Rückfrage spätestens für Wirtschaftsjahre, die ab dem 1.1.02 beginnen, lesbar zur Verfügung gestellt werden. Grundsätzlich darf er das Unternehmen sogar auffordern, die Firmen-EDV für vorangegangene Wirtschaftsjahre offen zu legen. In folgendem Fall lohnt sich jedoch Gegenwehr: Wurde die Buchhaltung für Jahre vor dem 1.1.02 bereits archiviert und wäre die Wiederherstellung dieser Daten in elektronischer Form mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden (z.B. fehlende Speicherkapazität, nochmalige Datenerfassung, Archivierung außerhalb des aktuellen Datenverarbeitungssystems, Wechsel der Hard- und Software), gibt sich das Finanzamt in aller Regel mit der Papierform dieser alten Daten zufrieden. 

 

Firmeninhaber haben natürlich die Möglichkeit, dem Prüfer des Finanzamts nur selektierte Unterlagen in elektronischer Form vorzulegen. Man legt in diesem Fall nur die Daten vor, von denen der zu prüfende Unternehmer und dessen Steuerberater denken, sie seien von steuerlicher Bedeutung. Auf alle anderen Aufzeichnungen wird dem Prüfer nur auf gezielte Anfrage Zugriff gewährt. Diese „Salamitaktik“ hat Vor- und Nachteile. Der Vorteil besteht darin, dass der Prüfer nicht in alle EDV-gestützten Bereiche des Unternehmens Einblick hat und damit auch keine Zufallsfeststellungen landen kann. Der Nachteil besteht darin, dass der Prüfer wegen jeder Kleinigkeit darauf hinweisen muss, dass diese und jene Unterlagen für ihn steuerlich relevant sind. Fehlen elementare Aufzeichnungen, kann es vorkommen, dass die Stimmung im Laufe einer Prüfung kippt.  

Fragen und Antworten des Prüfers

Damit die benannten Auskunftspersonen dem Prüfer nicht rund um die Uhr zur Seite stehen müssen, ist es ratsam, zu vereinbaren, dass der Prüfer seine Fragen und Anforderungen schriftlich formuliert und gesammelt übergibt. Dieses Prozedere hat mehrere Vorteile: Man hat die Möglichkeit, sich in aller Ruhe und gezielt auf die Beantwortung vorzubereiten. Unüberlegte Äußerungen mit steuerlich nachteiliger Wirkung dürften damit der Vergangenheit angehören. Durch die Schriftform kann man gezielt prüfen, ob bestimmte Unterlagen überhaupt vorzulegen sind. Viele Fragen stellt der Prüfer erst gar nicht, wenn er zur schriftlichen Vorlage seiner Fragen gebeten wird. Was nämlich einmal aktenkundig ist, muss auch geprüft werden. Dafür fehlt dem Prüfer jedoch häufig die nötige Zeit.  

Fazit

Eine Betriebsprüfung sollte stets auf einer sehr sachlichen Ebene ablaufen. Nur dann ist gewährleistet, dass der Prüfer unvoreingenommen und nicht allzu kleinlich prüft. Beim Umgang mit dem Prüfer ist Folgendes zu beachten: 

 

Verhaltensknigge im Umgang mit dem Prüfer

 

  • Der Prüfer sollte höflich und zuvorkommend behandelt werden. Für den Unmut des Unternehmers gegenüber dem Fiskus kann der Prüfer nichts. Auf Bemerkungen wie „einseitiger Dienstleister“ oder „Paragrafenreiter“ – auch ironisch gemeint – sollte verzichtet werden.

 

  • Es ist heutzutage durchaus üblich, den Prüfer mit Erfrischungsgetränken und Kaffee zu versorgen. Eine Einladung zum Essen kann ausgesprochen werden – jedoch erst dann, wenn die Prüfung abgeschlossen ist. Viele Prüfer fühlen sich ansonsten zu mehr Zurückhaltung genötigt oder vermuten gar einen Bestechungsversuch.

 

  • Hat der Prüfer Feststellungen, ist die Beraterseite gefragt, Gegenstrategien auszuarbeiten. Eine banale, jedoch sehr wirksame Strategie ist es, dem Prüfer anzudrohen, gegen bestimmte Feststellungen Einwendungen zu erheben. Das macht insbesondere dann Sinn, wenn der Prüfer nicht mehr viel Zeit hat (zur Prüfungsdauer s. MBP 04, 8). Da der Prüfer bei Einwendungen zeitraubende Stellungnahmen schreiben müsste, ist er häufig bereit einen Steuer sparenden Kompromiss zu finden.

 

  • Der Prüfer sollte sich niemals alleine in der Firma befinden. Möchte er Unterlagen kopieren, ist es ratsam, hierfür einen Mitarbeiter abzustellen. So ist man stets im Bilde, welche Unterlagen geprüft werden und welche Schwerpunkte der Prüfer gesetzt hat.

 

  • Man sollte dem Prüfer frühzeitig signalisieren, dass man über die getroffenen Feststellungen schriftlich informiert werden möchte. Außerdem ist klarzustellen, dass man am Ende der Prüfung eine Schlussbesprechung mit seinem Sachgebietsleiter in Erwägung zieht. In diesem Fall werden viele Prüfer womöglich schneller zu einem für beide Seiten annehmbaren Kompromiss bereit sein.
 

Quelle: Ausgabe 02 / 2005 | Seite 21 | ID 88201