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01.01.2004 | Leitfaden zum Umgang mit der Finanzverwaltung

Hilfe, der Betriebsprüfer kommt – Verhaltensknigge für den Steuerfachangestellten

von Dipl.-Kffr. Christiane Nöcker, Lüdinghausen

Die Finanzverwaltung rüstet ihre Betriebsprüfungsstellen seit Jahren personell auf. Im Visier haben die meist jungen, engagierten und bundesweit eingesetzten Prüfer vor allem kleine und mittelständische Betriebe, die in der Vergangenheit bestenfalls nie persönlichen Kontakt mit einem Prüfer hatten. Und genau an diesem Punkt beginnt nun der Part des qualifizierten Steuerfachangestellten. Wie verhalten Sie sich am klügsten zum Wohle Ihrer Mandanten und der Kanzlei? Um die betroffenen Firmen möglichst „unbeschadet“ durch eine bevorstehende Prüfung zu führen, ist es ratsam, eine Betriebsprüfung in drei Phasen zu unterteilen und sich die Interna in der Finanzverwaltung in jeder Prüfungsphase vor Augen zu halten. In dieser Ausgabe erläutern wir Ihnen, wie Sie bereits frühzeitig eine bevorstehende Prüfung erkennen, wie man den Prüfungszeitraum gezielt beeinflussen kann, wie lange der Prüfer überhaupt Zeit hat oder wie man auf die Prüfungsanordnung reagieren kann.  

1. So erkennt man eine bevorstehende Betriebsprüfung

Dass sich eine Betriebsprüfung ankündigt, verrät meist ein Blick in die Steuerbescheide der letzten Jahre. Sind diese nämlich ohne ersichtlichen Grund nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen, kann man zu 99 Prozent mit dem Besuch eines Prüfers rechnen. Immer häufiger kommt es jedoch nun vor, dass das Finanzamt trotz bereits bestandskräftiger Bescheide eine Prüfung anordnet. Feststellungen solcher ungeplanten Prüfungen bewertet das Finanzamt dabei stets als neue Tatsachen und ändert die Steuerbescheide deshalb nach § 175 AO.  

 

Praxishinweis: Doch hiergegen lohnt sich Gegenwehr. Nicht alle Feststellungen fallen nämlich unter die Vorschrift des § 175 AO. Hatte nämlich die Veranlagungsstelle des Finanzamts alle Informationen zu den strittigen Sachverhalten in ihrer Akte und hätte etwaige Fehler erkennen können, liegen bei Feststellungen im Rahmen der Betriebsprüfung keine neuen Tatsachen vor. Bereits bestandskräftige Bescheide können deshalb nicht mehr ohne weiteres geändert werden.  

2. Prüfungszeitraum gezielt beeinflussen

Handelt es sich bei dem zu prüfenden Unternehmen um einen Mittel-, Klein- oder Kleinstbetrieb, sind die Prüfer des Finanzamts gehalten, im Allgemeinen nur die letzten drei Jahre zu prüfen, für die bis zum Erlass der Prüfungsanordnung Steuererklärungen eingereicht wurden. Sind die Bescheide der Jahre 2001 und 2002 bereits nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen, kann man bei Abgabe der Steuererklärungen des Jahres 2003 mit der Ankündigung der Betriebsprüfung für die Jahre 2001 bis 2003 rechnen.  

Praxishinweis: Soll aus welchen Gründen auch immer (Wechsel des Steuerberaters etc.) das Jahr 2001 nicht mehr mitgeprüft werden, empfiehlt es sich, die Steuererklärungen 2003 und 2004 gemeinsam beim Finanzamt einzureichen. In diesem Fall würde das Finanzamt dann in aller Regel nur noch die Jahre 2002 bis 2004 prüfen (… die letzten drei Jahre, für die dem Finanzamt Steuererklärungen vorliegen). 

 

Bei Großbetrieben funktioniert dies jedoch nicht. Großbetriebe werden nämlich laufend geprüft, das bedeutet, dass bei ihnen auch die letzten vier oder fünf Jahre geprüft werden können. Eine Ausnahme gilt es auch bei Mittel-, Klein- und Kleinstbetrieben zu beachten. An den Grundsatz, maximal nur drei Jahre zu prüfen, sind die Prüfer seit dem Jahr 2000 nicht mehr gebunden. Zwar soll die Prüfung nicht mehr als drei Jahre umfassen, nach § 4 Abs. 3 Betriebsprüfungsordnung 2000 (BpO) hat der Prüfer bei begründeten Zweifeln jedoch das Recht, mehr als drei Jahre ins Visier zu nehmen. Von dieser Regelung macht das Finanzamt jedoch nur in Ausnahmefällen Gebrauch.  

3. Gegenwehr gegen Prüfungsanordnung

Der Prüfer muss seinen Besuch nach § 196 AO schriftlich in einer Prüfungsanordnung ankündigen und mitteilen, wer geprüft wird, welche Steuerarten für welche Jahre geprüft werden, wann und wo die Prüfung stattfinden soll und wer den Betrieb prüfen soll.  

 

Praxishinweis: Die Prüfungsanordnung stellt zwar einen Verwaltungsakt dar, gegen den man Einspruch einlegen kann. In der Praxis empfiehlt es sich jedoch, nicht zwingend von diesem Recht Gebrauch zu machen. Muss sich der Prüfer wegen eines Schreibfehlers oder eines falschen Prüfungszeittraums nämlich bereits im Vorfeld der Prüfung schriftlich rügen lassen, ist er schnell befangen. Oft wird er dann während der Prüfung auch kleinlicher agieren und bereits kleinste Unstimmigkeiten anprangern. Sollen inhaltliche Änderungen der Prüfungsanordnung erreicht werden, ist das offene Gespräch aus taktischen Gründen deshalb meist die bessere Variante.  

 

3.1 Prüfungsbeginn

Bekommt man vor Erlass der Prüfungsanordnung einen Anruf des Prüfers, sollte man sich telefonisch noch nicht sofort zu einem Termin für den Prüfungsbeginn überreden lassen. Schließlich sollte man zuerst abstimmen, ob alle für die Prüfung wichtigen Personen während der Prüfung zur Verfügung stehen (Buchhalter, Steuerberater, Unternehmer, Auskunftsperson). Nach § 5 Abs. 4 BpO muss die Anordnung der Prüfung bei Mittel-, Klein- und Kleinstbetrieben mindestens 14 Tage vor Beginn der Prüfung erfolgen. Großbetrieben soll eine Vorbereitungszeit von mindestens vier Wochen eingeräumt werden. Natürlich kann dieser Vorbereitungszeitraum mit den passenden Argumenten noch ausgedehnt werden.  

 

Praxishinweis: In folgenden Fällen wird das Finanzamt den Prüfungstermin in aller Regel problemlos nach hinten verlagern: 

 

  • Urlaub: Der zu prüfende Unternehmer, der Steuerberater oder der verantwortliche Buchhalter wären zu Prüfungsbeginn im Urlaub oder auf Geschäftsreise.
  • Arbeitsbelastung: In der für die Prüfung vorgegebenen Zeit wird ein sehr aufwendiger Auftrag abgewickelt, der alle Personalkapazitäten in Anspruch nimmt.
  • Abschlussarbeiten: Zum Prüfungsbeginn stehen die Jahresabschlussarbeiten oder eine Inventur an.

 

Nach § 27b UStG kann es auch vorkommen, dass der Prüfer ohne Ankündigung vor der Tür steht. Bei diesem Überraschungsbesuch möchte das Finanzamt wegen umsatzsteuerlichen Unregelmäßigkeiten sofort Einblick in die Geschäftsunterlagen, ohne dass der Unternehmer Zeit hat, die Buchhaltung „finanzamtsfest zu frisieren“.  

 

Praxishinweis: Hier gilt: Man sollte dem Prüfer zwar Einlass gewähren, die Unterlagen sollten ihm jedoch nur im Beisein des Steuerberaters ausgehändigt werden. Handelt es sich nicht um eine Umsatzsteuernachschau nach § 27b UStG und wurde keine schriftliche Prüfungsanordnung erlassen, sollten dem Prüfer der Zutritt und die Einsicht in die Geschäftsbücher verwehrt werden.  

 

3.2 Ort und Dauer der Prüfung

In der Prüfungsanordnung legt der Prüfer fest, in welchen Räumlichkeiten die Prüfung stattfinden soll. Erste Wahl wird für den Prüfer die Prüfung in den Geschäftsräumen sein. So zumindest sieht es § 6 BpO vor. In Ausnahmefällen kann die Prüfung jedoch auch beim Steuerberater, in den Wohnräumen des Unternehmers oder im Finanzamt stattfinden. Das soll jedoch wirklich nur in Ausnahmefällen geschehen und kommt vor allem dann in Frage, wenn der Unternehmer in der Firma keinen angemessenen Platz für den Betriebsprüfer vorweisen kann.  

 

Ort der Prüfung

Prüfungsort 

Vor- und Nachteile 

Geschäftsräume/ 

Wohnräume 

Vorteil: Kürzere Prüfungsdauer, weil Zweifelsfragen schnell vor Ort geklärt werden können; man ist stets im Bilde, womit sich der Prüfer beschäftigt. 

Nachteil: Prüfer sieht und hört mehr Interna; nicht fachkundig beantwortete Fragen können negativ ausgelegt werden; Prüfer erhält durch scheinbaren Smalltalk mit nicht auskunftsbefugten Personen mehr Informationen. 

Steuerberater 

Vorteil: Unternehmer ist abgeschirmt und kann somit keine falschen Antworten geben; Zweifelsfragen können ohne Verzögerung kompetent geklärt werden. 

Nachteil: Höhere Beratungshonorare 

Finanzamt 

Vorteil: Geschäftsablauf wird nicht beeinträchtigt; Unternehmer bekommt schriftlichen Fragenkatalog und kann sich gezielt mit der Beantwortung befassen. 

Nachteil: Prüfer hat mehr Zeit, sich mit den Unterlagen zu befassen. 

 

In der Praxis wird sich die Prüfung in aller Regel in den Geschäftsräumen oder in der Steuerkanzlei abspielen. Wie lange der Prüfer den Geschäftsablauf stören wird oder wie hoch der Betreuungsaufwand des Prüfers in der Kanzlei einzukalkulieren ist, hängt entscheidend davon ab, wie lange die Prüfung dauert. Kein Prüfer wird sich jedoch vor Prüfungsbeginn zu dieser heiklen Frage äußern. Wirft man jedoch einen Blick hinter die Kulissen, lässt sich in etwa errechnen, wie lange der Prüfer Zeit hat. Jeder Prüfungsfall eines Prüfers wird im Finanzamt nämlich statistisch festgehalten. Beamte müssen also nicht nur Mehrsteuern eintreiben, sie müssen vielmehr auch innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit ihrer Prüfung fertig werden. Dazu muss man wissen, dass ein Prüfer statistisch für einen Großbetrieb 4 Punkte, für einen Mittelbetrieb 2,5 Punkte, für einen Kleinbetrieb 1,5 Punkte und für einen Kleinstbetrieb 0,75 Punkte gutgeschrieben bekommt. Für jeden Prüfungstag hat ein Prüfer 0,26 Punkte einzukalkulieren. Je nach Größenklasse stehen einem Prüfer danach von der Prüfungsvorbereitung bis zur Berichtsabfassung folgende Prüfungstage zur Verfügung: 

 

Dauer der Prüfung

Größenklasse 

Großbetrieb 

Mittelbetrieb 

Kleinbetrieb 

Kleinstbetrieb 

Statistische Punkte 

2,5 

1,5 

0,75 

Zur Verfügung stehende Prüfungstage 

15 

10 

 

 

Ausnahmen kann es bei Großbetrieben mit enorm hohen Umsätzen oder außergewöhnlich hohen Gewinnen geben. Für solche Betriebe bekommt der Prüfer nämlich Zusatzpunkte gutschrieben, hat somit also auch mehr Zeit für seine Prüfungshandlungen.  

 

3.3 Prüfungszeitraum

Wie bereits in Textziffer 2 ausgeführt, prüft das Finanzamt in aller Regel die drei letzten Jahre, für die bereits Steuererklärungen eingereicht wurden. Bestehen begründete Zweifel an der Korrektheit der Erklärungen vorangegangener Jahre, darf das Finanzamt diese Jahre ebenfalls mitprüfen. Hierbei ist jedoch die Festsetzungsverjährung zu beachten. Im Regelfall verjährt ein Steuerbescheid mit Ende des vierten Jahres nach Abgabe der Steuererklärung beim Finanzamt. Wurde die Erklärung 1999 am 10.12.00 eingereicht, muss die Prüfung spätestens am 31.12.04 begonnen werden. Anderenfalls tritt für das Jahr 1999 die Festsetzungsverjährung ein.  

 

Praxishinweis: Ist in der Prüfungsanordnung ein Jahr aufgeführt, für das bereits Festsetzungsverjährung eingetreten ist, sollte man telefonisch um Änderung der Prüfungsanordnung bitten. Kommt der Prüfer dieser Bitte nicht nach, sollte man ihn um eine schriftliche Stellungnahme bitten. Wird das betreffende Jahr trotz der Einwendungen geprüft, dürfen Feststellungen nur ausgewertet werden, soweit eine leichtfertige Steuerverkürzung oder eine Steuerhinterziehung festgestellt wird. In allen anderen Fällen ist die Neufestsetzung der Steuer passé.  

 

3.4 Eingesetzter Prüfer

Problematisch wird es, wenn man den Prüfer ablehnen möchte, der die Betriebsprüfung durchführen soll. Eine Ablehnung ist nicht schon deswegen möglich, weil der Prüfer bei einer früheren Prüfung zu kleinlich geprüft hat oder weil man sich einfach unsympathisch ist. Ist dagegen aktenkundig, dass es mit dem Prüfer bereits früher zu persönlichen Auseinandersetzungen kam oder ist ein Verwandter des Prüfers Mitarbeiter eines Konkurrenzbetriebs, hat man gute Karten, dass ein anderer Prüfer eingesetzt wird.  

 

Praxishinweis: Um ans Ziel zu gelangen, sollte man zuerst das offene Gespräch mit dem direkten Vorgesetzen des Prüfers (Sachgebietsleiter) suchen. Ist dieser nicht zum Austausch seines Prüfers bereit, ist der nächste Ansprechpartner der Leiter der Betriebsprüfungsstelle. Ist auch mit diesem keine Einigung zu erzielen, sollte ein Gespräch mit dem Amtsvorsteher gesucht werden.  

4. Gezielte Prüfungsvorbereitung

Frühzeitig vor dem Prüfungsbeginn sollte man als Berater mit dem zu prüfenden Unternehmer die steuerlich relevanten Unterlagen für den Prüfungszeitraum zusammenstellen (Rechnungen, Jahreskonten, Jahresabschlüsse). Zusätzlich ist es ratsam, gemeinsam die Prüfungsschwerpunkte aufzugliedern, die auch der Prüfer festlegen wird. Besonderes Interesse hat der Prüfer dabei vor allem an folgenden Sachverhalten: 

 

  • Verträge mit Angehörigen
  • Zahlungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH
  • Privatentnahmen
  • Kassenbestände
  • Zusammenhang zwischen Wareneinsatz und Erlösversteuerung
  • Rückstellungen
  • Forderungsabschreibungen bzw. -berichtigungen
  • Sonderabschreibungen

 

Praxishinweis: Zumindest für diese Sachverhalte sollte man aussagekräftige Unterlagen bereithalten. Kann man der Aufforderung des Prüfers, Unterlagen vorzulegen, nicht oder nur zögerlich nachkommen, wirkt sich das meist negativ auf den Verlauf der Betriebsprüfung aus. Besonderheiten sollten auch Unternehmer beachten, die ihre Waren über das Internet vertreiben. Das Finanzamt hat nämlich die Möglichkeit, die Internetseiten in ihrer damaligen Form mit ihren damaligen Inhalten – selbst wenn diese bereits zigfach aktualisiert wurden – im Internet abzurufen. Unter www.archive.org wurden nämlich sämtliche Internetseiten seit dem Jahr 2001 monatlich archiviert. Schnell ist der Prüfer also im Bilde, welche Waren angeboten wurden und welche Konten hierfür benutzt wurden. Die Überprüfung des Wareneinsatzes dürfte somit kein Problem mehr darstellen. Die Nachweise über Wareneinsatz und korrespondierende Erlöse von Internetaktivitäten sollten deshalb ebenfalls aufbereitet werden. 

 

Klopft der Betriebsprüfer bei einem Unternehmer an, muss ihm dieser ab 1.1.02 Zugriff auf seine EDV-gesicherten Daten gewähren. Der Datenzugriff soll sich jedoch nur auf steuerlich relevante Sachverhalte beschränken, so ein wegweisendes Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 16.7.01, BStBl I, 415. Mindestens die digitalen Aufzeichnungen zur Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung müssen dem Prüfer also auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden. Ergeben sich umsatzsteuerlich relevante Sachverhalte auch aus anderen Aufzeichnungen, sind diese ebenfalls bereitzustellen (z.B. Kalkulationen und Kostenrechnungen, Abnahmeprotokolle). Der geprüfte Unternehmer hat dem Betriebsprüfer nicht nur die steuerlich relevanten Daten zugänglich zu machen, er muss ihm vielmehr auch die zur Auswertung notwendigen Hilfsmittel (Computer, Datensichtgerät, Internet oder Intranetanschluss, Software) und in Einzelfällen sogar geeignetes Personal bereitstellen.  

 

Praxishinweis: Als Berater sollte man die steuerlich relevanten Daten ausgliedern und dem Prüfer nur diese im Rahmen seiner Prüfung zur Verfügung stellen. Weitere Unterlagen sollte man ihm nur auf ausdrücklichen Wunsch und wenn die steuerliche Relevanz dargelegt wurde, aushändigen. 

5. Selbstanzeige

Denjenigen, die steuerlich ein schlechtes Gewissen haben müssen, reicht die Finanzverwaltung einen Strohhalm. Legen sie nämlich in einer „Selbstanzeige“ aus eigenen Stücken bislang verheimlichte Einnahmen offen, fallen zwar immer noch Hinterziehungszinsen an, man bleibt jedoch in vollem Umfang straffrei. Selbst wer sämtliche Formalitäten der Selbstanzeige beachtet hat, kann nicht in allen Fällen auf Straffreiheit hoffen. Folgendes sollte deshalb beachtet werden:  

 

  • Ist der Prüfer bereits in der Firma bzw. in der Steuerkanzlei erschienen, ist die Möglichkeit der Selbstanzeige passé.
  • Wurde im Rahmen der Außenprüfung keine Steuerhinterziehung festgestellt, kann ein Unternehmer nach deren Abschluss Selbstanzeige mit strafbefreiender Wirkung einlegen.
  • Betrifft die Selbstanzeige eine Steuerart, die auf der Prüfungsanordnung nicht angesprochen ist, bleibt man straffrei.
  • Bei leichtfertiger Steuerverkürzung (Zahlendreher, Erklärungsvordruck nicht verstanden etc.) ist eine strafbefreiende Selbstanzeige auch nach Erscheinen des Prüfers möglich.
  • Bei einer Fahndungsprüfung wirkt die Selbstanzeige nur dann strafbefreiend, wenn der sachliche Umfang der Prüfung nicht mit den nachgemeldeten Steuern identisch ist. Den sachlichen Umfang einer Fahndungsprüfung zieht die Finanzverwaltung jedoch sehr weit.
Quelle: Ausgabe 01 / 2004 | Seite 5 | ID 111285