10.11.2026 · Fachbeitrag · Beitragsverfahrensverordnung (BVV) ab 2027

Die Lohnabrechnung ist fertig und wo sind die Nachweise?

von Josef Hofstetter, Rosenheim

Ab Januar 2027 müssen auch bislang befreite Betriebe neue ergänzende Nachweise zur Lohnabrechnung digital führen. Für Kanzleien und Mandanten heißt das: Sie müssen klären, wer die Unterlagen sammelt, prüft und aufbewahrt. Denn die digitale Lohnabrechnung allein reicht bei einer Betriebsprüfung nicht aus.

Ein Fall aus der Praxis

Ein neuer Minijobber möchte sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Er gibt seinen Antrag beim Arbeitgeber ab. Der vermerkt das Eingangsdatum auf dem Antrag und informiert seine Steuerkanzlei. Diese berücksichtigt die Befreiung bei der Lohnabrechnung. Der Antrag wandert in einen Ordner im Betrieb.

Zunächst gibt es keinen Grund, ihn wieder herauszuholen. Die Kanzlei rechnet die Löhne ab, die Beiträge werden gezahlt. Erst bei der Betriebsprüfung braucht die Kanzlei den Nachweis. In ihrer Software kann sie sehen, wie sie den Minijob abgerechnet hat. Ob die Voraussetzungen für die Befreiung vorlagen, lässt sich daran allein nicht erkennen. Dafür braucht sie auch den Antrag und das Datum, an dem er beim Arbeitgeber eingegangen ist. Also fragt sie beim Mandanten nach. Dort beginnt die Suche. Der Betrieb erhält die Unterlagen, die Kanzlei verarbeitet die Angaben daraus. Solange niemand den Beleg braucht, fällt kaum auf, dass er nur in einem Papierordner liegt oder in einem Postfach steckt.