15.11.2016 · Fachbeitrag · Beitrag für die Beratungspraxis s- Umsatzsteuer

Weiterbelastete Kosten: Für Vorsteuerzwecke die Originalbelege anfordern?

von Dipl.-Finw. Rüdiger Weimann, Dortmund

| Vertragsvereinbarungen sehen häufig neben der Bezahlung der eigentlichen Leistung (Vortragshonorar, Kaufpreis etc.) auch die Weiterbelastung der durch eine Leistungserbringung verursachten Kosten vor. Bei Abrechnung der Leistung stellt sich zunächst die Frage, auf welche Weise die Weiterbelastung der „Nebenkosten“ einzubeziehen ist und das umsatzsteuerliche Entgelt erhöht. Dabei ist dann immer auch zu klären, bei wem die der Kostenweiterbelastung zugrunde liegenden Originalbelege verbleiben müssen: Beim Belastenden (d. h. dem Rechnungsaussteller) oder beim Belasteten (d. h. dem Rechnungsempfänger)? |

Beispiel

Der freiberufliche Referent R und der Seminarveranstalter S treffen im Oktober 2016 folgende Honorarvereinbarung:

Für den Vortrag erhält R ein Honorar i. H. v. 1.000 EUR.

Daneben übernimmt S alle durch eine Veranstaltung verursachten Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten des R.

Soweit dem R durch ein Seminar unmittelbar weitere Kosten entstehen, wird S auch diese übernehmen.

Durch die Veranstaltung entstehen dem R Taxikosten i. H. v. 128 EUR. Daneben musste R vor Ort einen Copyshop mit der Vervielfältigung aktueller Hand-outs beauftragen. Den Auftrag erteilte R „im Namen und für Rechnung“ des S. Der Copyshop erstellte daraufhin eine auf S lautende Rechnungen i. H. v. 360 EUR zzgl. 68,40 EUR USt, bestand aber gleichzeitig darauf, dass R diese bereits bei Übergabe der Vervielfältigungen begleicht.

R muss die Veranstaltung gegenüber S zutreffend wie folgt abrechnen:

Honorar	1.000 EUR
Taxi (128 EUR : 1,07)	119,63 EUR
Zwischensumme	1.119,63 EUR
USt (19 % von 1.119,63 EUR)	212,73 EUR
zzgl. verauslagter Kopierkosten (360 EUR + 68,40 EUR USt)	428,40 EUR
zu zahlen:	1.760,76 EUR

Bei wem haben die Originalbelege zu den weiterbelasteten Taxi- und Kopierkosten zu verbleiben: Bei Rechnungsaussteller R oder beim Rechnungsempfänger S?

Die Frage nach dem Verbleib der Originalbelege ist im Hinblick auf die Aufbewahrung von Rechnungen (§ 14b UStG) einerseits und den Vorsteuerabzug (§ 15 UStG) andererseits zu beantworten, und zwar sowohl unter Berücksichtigung der Interessen des Belastenden (nachfolgend auch als „Rechnungsaussteller“ bezeichnet) als auch der Interessen des Belasteten (nachfolgend auch als „Rechnungsempfänger“ bezeichnet). Grundsätzlich werden beide Seiten vorbringen, dass die Originale Bestandteil ihrer jeweiligen Belegbuchführung bleiben müssen. Zur Beantwortung der Frage gilt es, zunächst die weiterbelasteten Kosten der Art nach zu unterscheiden: