§ 147 AO – Erweiterter Antwortkatalog zur digitalen Betriebsprüfung

Das BMF hat seinen Fragen- und Antwortkatalog zur digitalisierten Betriebsprüfung vom 15.1.2007 erweitert und die aktuelle BFH-Rechtsprechung berücksichtigt (s. AStW 08, 186). Bei dieser Übersicht handelt es sich allerdings lediglich um eine Orientierungshilfe für die Anwendung des Datenzugriffsrechts ohne Rechtsbindung. Nachfolgend werden die Änderungen im Überblick vorgestellt: 

• Zu den mithilfe eines EDV-Systems erstellten Unterlagen gehören auch durch manuelle Eingaben erfasste Daten sowie eingescannte Belege. Sofern der Betrieb aufbewahrungspflichtige Unterlagen von der Papierform in eine elektronische Form überführt, treten die digitalisierten Daten damit an die Stelle der Originale. Dies ergibt sich aus zwei BFH-Beschlüssen. Im Rahmen der allgemeinen Mitwirkungspflicht nach § 200 Abs. 1 S. 2 AO sind der Betriebsprüfung danach eingescannte Ein- und Ausgangsrechnungen mittels eines EDV-Systems über Bildschirm lesbar zu machen.

• Unter dem Begriff „maschinelle Auswertbarkeit“ versteht das BMF den wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten. Daher werden keine Reports oder Druckdateien akzeptiert, die vom Unternehmen vorgefilterte Datenfelder und -sätze aufführen und nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten enthalten. Gleiches gilt für archivierte Daten, bei denen eine Verdichtung unter Verlust vorgeblich steuerlich nicht relevanter, zuvor aber vorhandener Daten stattgefunden hat.

• Beim Datenzugriff dürfen nur die im Unternehmen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten genutzt werden, eine besondere Programmierung wird nicht gefordert.

• Aufgrund der Vielzahl marktgängiger Buchhaltungs- und Archivierungssysteme macht die Verwaltung keine allgemein gültigen Aussagen zu verwendeter oder geplanter Hard- und Software. Daher haben Zertifikate Dritter keine Bindungswirkung.

• Die Ordnungsmäßigkeit eines Rechnungswesens hängt zudem unabhängig vom eingesetzten System von der Richtigkeit und Vollständigkeit der eingegebenen Daten ab.