11.04.2017 · Fachbeitrag · Abgabenordnung

Archivierung von Rechnungen und Lieferscheinen auf CD

| Das Bayerische Landesamt für Steuern hat seine Verfügung - zur Archivierung von Rechnungen und Lieferscheinen auf CD aus 2013 - noch einmal aktualisiert. Hintergrund der Verfügung waren Anfragen von Unternehmen (hauptsächlich Apothekern) bei der Behörde, ob die Möglichkeit bestünde, dass Lieferanten anhand ihrer Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kundschaft erstellen können. Dies hätte den Vorteil, dass die Unternehmen auf eine aufwendige Aufbewahrung von Tagesrechnungen oder auch Lieferscheinen, die vom Lieferanten zugeschickt wurden, verzichten könnten. Das Bayerische Landesamt für Steuern lehnt dies jedoch nach wie vor ab. |

Es besteht die Pflicht zur Aufbewahrung

Rechnungen sind als empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe bzw. bei Verwendung als Buchungsbeleg aufzubewahren.

Voraussetzungen einer Archivierung von Datenträgern

Gemäß § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO können in Papier empfangene Rechnungen dabei auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Dies setzt u. a. voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmt. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke wie

Eingangsstempel,

Sichtvermerke,

Kontrollvermerke,

Korrekturen und

Kontierungen

erhalten bleiben (vgl. auch Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), BMF-Schreiben vom 14.11.14).

Original ist erforderlich

Aufzubewahrende Unterlage i. S. d. § 147 Abs. 2 AO kann folglich nur die Rechnung oder der Lieferschein sein, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist. Dies gilt unabhängig davon, ob der Kunde auf dieser empfangenen Unterlage tatsächlich Vermerke angebracht hat.

Auswirkungen auf die Abzugsfähigkeit des Vorsteuerabzugs

Im Übrigen ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG grundsätzlich das Vorliegen der Originalrechnung im Zeitpunkt der Vorsteuerbuchung (BFH 16.4.97, XI R 63/93, BStBl II 97, 582).

PRAXISHINWEIS | Allein mit der Aufbewahrung der Archivierungs-CD, die anhand der Daten des Lieferanten erstellt worden ist, erfüllt der belieferte Kunde seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten folglich nicht. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des aufbewahrungspflichtigen Kunden wieder, sondern nur die Unterlagen eines Dritten.

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