· Fachbeitrag · Kostensenkung
Anleitung zum Sparen
von Dipl.-Kfm. Thomas Schneider, Essen
| Kaum eine Idee, das Kanzleiergebnis zu verbessern, ist so einfach zu proklamieren, aber so schwierig zu realisieren, wie das Sparen: Mandanten fürchten Abstriche bei der Betreuung. Lieferanten rechnen mit schlechteren Konditionen und Mitarbeiter mit Gehaltseinbußen. Doch der Wettbewerbsdruck macht es nötig. Einen möglichen Ansatz zum effektiven Sparen thematisiert der Autor in diesem und einem folgenden Beitrag. |
1. Grundlagen, die der Kanzleiinhaber beachten sollte
Wenn Einsparpotenziale bisher unberücksichtigt blieben, liegt dies selten an fehlendem Interesse, sondern am Zeitmangel und am fehlenden Konzept. Ohne Unterstützung der Mitarbeiter ist ein Sparprojekt zum Scheitern verurteilt. Bei Projektbeginn muss diesen zunächst vermittelt werden, dass keine rigorose rücksichtslose Maßnahme mit pauschalen Zielvorgaben geplant ist.
PRAXISHINWEIS | Sparen ist ein symbolträchtiges Thema. Das Ausgabenverhalten des Kanzleiinhabers steht dabei im Blickpunkt der Betroffenen. Plant der Rechtsanwalt, sein relativ neues Dienstfahrzeug durch eine bessere Ausführung zu ersetzten, sollte er bedenken, dass dies nicht unbemerkt bleibt. |
Sinnvolles Sparen ist nur dort möglich, wo bisher zu viel Geld ausgegeben wurde. Dies gilt es vor Projektbeginn offen zu thematisieren, vor allem gegenüber den Mitarbeitern, die für die Organisation der Kanzlei und damit den Einkauf zuständig sind. Es geht aber nicht vorrangig um die Aufdeckung bisheriger Fehler, sondern um die Entwicklung eines neuen Ansatzes. Dennoch wird es auch zur Aufdeckung unsinniger Ausgaben kommen. Hier ist wichtig, dass der Kanzleiinhaber die Verantwortung übernimmt und nicht Mitarbeiter der Verschwendung/Nachlässigkeit beschuldigt. Die Aufteilung der verschiedenen Kostenpositionen nach dem im Folgenden dargestellten Schema trägt zum zielgerichteten Einsatz der passenden Instrumente bei.
Kanzleisicht | Komplexität der Leistung | ||
Mandantensicht | Nicht komplex | Komplex | |
Relevant | Terminverwaltung, Forderungsmanagement =>Gezieltes Einsparen | Rechtliche Vertretung/Betreuung
=>Informationen beschaffen | |
Nicht relevant | Raumkosten, Reinigungsmittel
=>Potenziale freisetzen | Versicherungen, Finanzplanung
=>Beratung einkaufen | |
Merke | Die Reihenfolge, in der die einzelnen Handlungsfelder behandelt werden, ist nicht vorgegeben. Der Kanzleiinhaber wird entscheiden, dort mit dem Projekt zu beginnen, wo er die größten Potenziale vermutet.
Bei der Beurteilung der Komplexität der Leistung steht bewusst die Kanzlei, nicht der Anwalt im Mittelpunkt. Zur Durchsetzung von Einsparungen sind verschiedene Vorgehensweisen sinnvoll: Die bezogene Menge nimmt ab oder die Kosten und/oder die Qualität einer Leistung werden reduziert.
2. Nicht komplexe nicht relevante Leistung: Einsparpotenzial
In diesem Bereich ist das Sparen am einfachsten. Die Leistung ist standardisiert, die Kanzlei kann ohne Rückkopplung mit dem Mandanten Quantität und Qualität festlegen. Angesprochen sind hier Hilfs- und Betriebsstoffe, Arbeitsausstattung der Mitarbeiter, Bürobedarf und Gästebewirtung, teilweise auch die Betriebs- und Geschäftsausstattung. Bei den Gütern/Leistungen handelt es sich größtenteils um sogenannte C-Güter. Sie machen zwar einen Großteil der eingekauften Güter aus, sind kostenmäßig aber zweitrangig. Bei einer Gesamtbetrachtung besteht dennoch bedeutendes Einsparpotenzial.
Aufgrund der geringen Einzelkosten wird die Lieferantenauswahl, der Einkauf und die Lieferung/Abholung einen relativ großen Kostenblock darstellen. Ein zentralisierter Bezug zu vorab festgelegten Preisen schafft die Möglichkeit eines Gesamtüberblicks über die verbrauchten Mengen und deren Entwicklung im Zeitablauf. Ist ein Überblick gewonnen, können Verbrauchsmengen zielgerichtet geplant und vorgegeben werden. Werden regelmäßige Bezugs- oder Bestellzeitpunkte festgelegt, sollen diese konsequent durchgesetzt werden, um zeitintensive Ad-hoc-Beschaffungen zu vermeiden.
Um Bonusangebote auszuschöpfen, ist es möglich, dass sich einzelne Mitarbeiter mit bestimmten Warengruppen auseinandersetzen, um den Markt zu beobachten. Gehen Sie in der folgenden Reihenfolge vor:
Checkliste / Wirtschaftlicher Umgang mit C-Gütern |
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