· Fachbeitrag · Zeiterfassung
Zeit ist Geld: So halten Sie beides fest
von Heike Andresen, BusinessSOS GmbH, Rostock
| Was bedeutet es für Sie, wenn ein Mandat 100 EUR, 2.000 EUR oder 10.000 EUR Umsatz gebracht hat? War das ein Erfolg? Um das zu wissen, müssen Sie bemessen, wie viel Sie von Ihrem wichtigsten Gut eingesetzt haben: Ihrer Zeit. Die Möglichkeiten der Zeiterfassung stellt dieser Beitrag vor. |
1. Erforschen Sie die Effizienz Ihrer Kanzlei
Zeiterfassung und Abrechnung stellen für Anwälte Herausforderungen dar. Einst die BRAGO, heute das RVG, stellen das Interesse des Kunden in den Mittelpunkt der Gebührenabrechnung. Das RVG bietet die Möglichkeit, den Gebührenrahmen aufwandsbedingt auszuschöpfen. Wie weisen Sie nun gerichtsfest nach, wie hoch der Aufwand war? Und wie finden Sie heraus, wie effizient Ihre Kanzlei arbeitet? Ähnliche Überlegungen wird Ihr Mandant anstellen. Wer über eine Stundenabrechnung nachdenkt, wird stets das parallele Abrechnungsergebnis nach RVG einbeziehen. Grundsätzlich lohnt sich die Stundenabrechnung immer, wenn der Streitwert nach RVG eine auskömmliche Mandatsbearbeitung verhindert. Die Vereinbarung eines Stundenhonorars ist zu Beginn des Mandats möglich. Ein ungefähres Budget kann ebenso vereinbart werden, wie die Art des Nachweises der geleisteten Zeit.
2. Wege zur Zeiterfassung: Vor- und Nachteile
Die Wege der Arbeitszeiterfassung in der Kanzlei reichen vom Stundenzettel über Excel-Tabellen bis zur Software. Wägen Sie die Vor- und Nachteile ab und lesen Sie, worauf Sie bei der Auswahl einer Software achten sollten.
a) Stundenzettel in der Akte führt zu aufwendiger Rechnungserstellung
Ein Stundenzettel in der Akte birgt den Vorteil, dass alle auf diesem Zettel erfassten Stunden in der Akte liegen und immer verfügbar sind. Allerdings bringt diese Methode den Nachteil mit sich, dass die Akte stets zur Hand sein muss. Sie müssen mit weiteren Zetteln arbeiten, nachtragen oder nachheften. Eine Echtzeiterfassung für eingehende Anrufe ist häufig nicht möglich. Das Risiko, Zeiten zu vergessen, ist groß. Die Rechnungserstellung ist aufwendig und das Fehlerrisiko hoch.
b) Excel-Tabelle birgt hohes Fehlerrisiko
Eine Excel-Tabelle ist immer auf dem Rechner verfügbar. Die Akte muss nicht vorliegen. Das Verknüpfen von Tabellen bereitet keine großen Probleme. Aber auch für diesen Erfassungsweg müssen Zeiten per Hand nachgetragen werden. Die Zusammenführung mehrerer Tabellen birgt ein hohes Fehlerrisiko. Es besteht keine Gewähr, dass Zeiten nicht schon abgerechnet wurden. Die Rechnungserstellung ist aufwendig. Excel-Tabellen können nicht parallel von mehreren Nutzern bearbeitet werden, sondern müssen nachträglich zusammengeführt werden. Hier ist das Risiko des Datenverlusts groß. Echtzeiterfassung für eingehende Anrufe ist praktisch nicht möglich.
c) Software zur Mandatszeiterfassung und Abrechnung
Eine Software bietet etliche Vorteile: Grundsätzlich gibt es Netzwerkversionen, die es ermöglichen, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Datenbestand arbeiten. Der Zusammenfassungsaufwand entfällt. Fehler beim Abrechnungsvorgang sind praktisch ausgeschlossen. Abrechnungen werden einfach, schnell und sicher erstellt. Echtzeiterfassung ist möglich, auch während eines Telefongesprächs. So gehen weniger Zeiten verloren, die Zettelwirtschaft entfällt. Es gibt eine feste Form, da jeder Mitarbeiter mit den gleichen Masken und Gültigkeitsprüfungen arbeitet. So werden Probleme der vorigen Varianten ausgeschlossen. Die Auswertungen ermöglichen Ihnen ein Aufwandscontrolling und somit eine effektive Überprüfungsmöglichkeit der Rentabilität eines Mandats. Budgets bleiben im Blick.
Die Herausforderung liegt darin, den Anbieter zu finden, der für Sie optimal alle Workflows effektiv und praxistauglich abbilden kann. Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen, mit deren Hilfe Sie selbst ermitteln können, welche Software am besten zu Ihrer Unternehmung passt. Bei der richtigen Software sinkt der Aufwand, Sie profitieren nachhaltig durch Zeitersparnis und Umsatzsteigerung und halten damit Zeit und natürlich Ihr Geld fest. Dies sollte eine Software können:
Checkliste / Kriterien bei der Auswahl Ihrer Kanzleisoftware |
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