09.09.2013 · Fachbeitrag · Kanzleiumzug

Was einen Monat vor dem Umzug zu erledigen ist

von Rechtsanwaltsfachangestellter Christian Noe B.A., Leipzig

| Im dritten Teil der Beitragsserie beschreiben wir, woran Sie im Rahmen des Vier-Stufen-Systems kurz vor dem Umzugstermin denken müssen, damit Sie keine bösen Überraschungen erleben. |

Checkliste / Stufe 3 ‒ ein Monat vor dem Umzug

Ändern Sie die Standardinformationen auf Ihrem Briefkopf („Neue Adresse ab ... 2013“). Lassen Sie kleine Flyer mit Umzugshinweisen drucken und präzisieren Sie den Text auf der Frankiermaschine („Neue Adresse ab ...“).

Bewährt haben sich auch Informationsschilder direkt am Kanzleiempfang (z.B. „Nur noch einen Monat ‒ dann geben wir Ihnen und uns neuen Raum“).

Schalten Sie Anzeigentexte in den örtlichen Tageszeitungen („Wir begrüßen Sie ab dem ... in unseren neuen Büroräumen in ...).

Tipp: Verwenden Sie dabei ein (professionelles) Foto Ihres Büroteams. Das wirkt verbindlicher!

Teilen Sie Ihrem neuen Vermieter den konkreten Einzugstermin mit. Klären Sie dabei auch die Modalitäten der Schlüsselübergabe.

Informieren Sie die neuen Nachbarn bzw. benachbarte Büroräume. Weisen Sie dabei auf den Umzug hin und entschuldigen Sie sich vorab für die Belastungen am Umzugstag. Danken Sie für das dortige Verständnis.

Jetzt sollten Sie das neue Kanzleischild bzw. neue Tafeln für das Bürogebäude anfertigen lassen.

Prüfen Sie die Einrichtung des Gerichtsfachs beim AG/LG. Kümmern Sie sich frühzeitig um die Schlüssel bzw. nehmen Sie sie in Empfang. Die Einrichtung des Fachs erfolgt auf schriftlichen Antrag an das Gericht bzw. die Rechtsanwaltskammer.

Erfreulicherweise ist es nicht zwangsläufig notwendig, dass mit einem Umzug auch eine neue Kontonummer/Bankleitzahl vergeben wird (außer Sie wechseln vollständig das Kreditinstitut). Versichern Sie sich bei Ihrer Bank, dass die alte Bankverbindung beibehalten wird und teilen Sie auch dem Kreditinstitut Ihre neuen Kontaktdaten mit. Denken Sie aber daran, dass ab Februar 2014 europaweit einheitliche Kontonummern mit 22 Stellen gelten (SEPA). Sollte dies zeitlich eng mit Ihrem Umzug zusammenhängen, könnten Sie dies bereits beim Druck neuer Briefbögen berücksichtigen.

Bestellen Sie neue Visitenkarten, Briefbögen und Kanzleibroschüren. Beachten Sie dabei, dass Sie zum Druck der Karten bereits die neue Telefonnummer und (für die Briefbögen) auch die neue Steuernummer des Finanzamts und evtl. die neue zuständige Kammer angeben müssen. Da viele Daten relativ spät bekannt werden, sollten Sie die zuständige Fachangestellte aus Ihrem Umzugszirkel (s. AK 13, 28) speziell mit der schnellen Erfassung dieser Angaben von Beginn an betrauen (AK 13, 49„Umzugspostkarte“).

Quelle: Ausgabe 04 / 2013 | Seite 69 | ID 39583300