11.10.2013 · Fachbeitrag · Kanzleiumzug

Umzugstag und erster Tag im neuen Büro

von Rechtsanwaltsfachangestellter Christian Noe B.A., Leipzig

| In dem letzten Schritt des Vier-Stufen-Systems zum Kanzleiumzug zeigen wir mit zwei Checklisten die Maßnahmen, die sowohl am „Tag der Tage“ als auch unmittelbar nach dem Einzug erledigt werden müssen. |

Checkliste / Stufe 4 ‒ die letzten Überprüfungen beim Auszug

• Vor Verlassen der Büroräume sollten Sie alle Räume noch einmal gründlich inspizieren (zurückgelassene Ordner, Namensschilder, Papierabfälle mit Dokumenten aus Akten oder veraltetem Kanzleibestand ‒ nichts darf aus Datenschutzgründen zurückbleiben!). Vergessen Sie die Kellerräume nicht!

• Verschließen Sie alle Wasserleitungen (Spülmaschine etc.). Isolieren/bzw. verkleben Sie die Kabelenden an den Decken, wenn Lampen entfernt wurden.

• Sicherungskasten: Deaktivieren Sie alle Sicherungen.

• Bei Umzug zur kalten Jahreszeit: Schalten Sie alle Heizungen auf Froststufe (Kristallsymbol) oder „gering“. Stimmen Sie mit dem Vermieter oder Hausmeister ab, ob dieser Schutz vor Einfrieren der Leitungen sichert.

• Entfernen Sie das alte Kanzleischild sowie Namensschilder (auch in Aufzügen oder auf zusätzlichen Adresstafeln innerhalb von Geschäftsgebäuden). Falls noch nicht geschehen: Stromzähler ablesen!

• Lassen Sie den Kanzlei- und Fristenkalender sowie private Anwaltskalender und die Kasse durch einen Kollegen im Privatfahrzeug transportieren.

• Nun ist es Zeit für die Schlüsselübergabe.

Checkliste / Einzug ‒ die ersten Schritte

• Gehen Sie die neuen Büroräume komplett mit Zeugen ab, fotografieren oder filmen Sie das Büro. Stellen Sie Mängel fest. Öffnen und schließen Sie alle Fenster und Türen testweise. Prüfen Sie die Heizkörper, notieren Sie die Zählerstande und teilen Sie diese den neuen Versorgern mit.

• Bringen Sie Kanzleischild und Namensschilder an Türen/Briefkästen an.

• Ordnen und prüfen Sie Ihren Aktenbestand (Inventar aller Handakten nach Auflistung).

• Bürokommunikation und elektronische Geräte: Ihre gesamte elektronische Ausrüstung hat möglicherweise 
einen langen Weg hinter sich, gegebenenfalls ist sie im Speditionstransporter ausgekühlt. Lassen Sie PC, Telefonanlage und Drucker vor Inbetriebnahme erst ein oder zwei Stunden Temperatur bekommen.

• Ausweis/Zugang für örtliche Gerichts- und/oder Universitätsbibliothek beantragen.

• Im Schnelldurchlauf ‒ prüfen Sie noch einmal, ob Sie alle relevanten Stellen vom Umzug informiert haben: Versorgungswerk der Rechtsanwälte, Berufsunfähigkeits-, Vermögensschadenhaftpflicht-, Inhaltsversicherung, sämtliche Anwaltsverzeichnisse, in denen die Kanzlei registriert ist (Anwaltsauskunft, Anwaltsverzeichnis, 
anwalt24.de, telefonbuch.de, gelbeseiten.de etc.), Werbeanzeigen auf Telefonbüchern, Werbebanner mit Adresse auf Partnerwebseiten, Banken, Händler und Bürofachhandel, bei denen online bestellt wird, Abonnements und Fachverlage, Tageszeitung, digitale Abonnements (z.B. Juris).

Quelle: Ausgabe 05 / 2013 | Seite 90 | ID 39583310