10.02.2014 · Fachbeitrag · Kanzleiübernahme

Das müssen Sie vertraglich regeln

von RA Franz M. Große-Wilde, FA ErbR, FA BauArchR, Bonn

| Wenn alle Zweifelsfragen geklärt sind, die Bewertung und das Preisgespräch positiv verlaufen sind (hierzu in AK 13, 103 und 116), ist es an der Zeit, eine vertragliche Grundlage für die Kanzleiübernahme zu schaffen. Dabei ist viel zu bedenken und zu regeln. Hier helfen die folgenden Checklisten. |

1. Was ist zu regeln?

Wie in allen rechtlichen Fragen sollte eine derartige vertragliche Vereinbarung schriftlich erfolgen. Dabei sind folgende Vorüberlegungen anzustellen:

Checkliste / Klären Sie diese Punkte

Festlegung der zu übertragenden Wirtschaftsgüter,

Übergang der Dauerschuldverhältnisse (Mietverträge, Telefonverträge, Bankkonten, Wartungsverträge, Abonnements),

Übergang des Personals,

Übergang des Kanzleinamens,

Übergang von Forderungen und Verbindlichkeiten,

Übergang halbfertiger Arbeiten,

Übergang des Mandantenstamms und von Handakten,

Preisregelung,

Wettbewerbsverbot für den Veräußerer,

Stichtag des Übergangs,

Haftungsregelungen und

Aufbewahrung der Altakten.

2. Welche Punkte müssen wie belegt werden?

Sämtliche Punkte bedürfen sorgfältiger Angaben im Vertrag. Die Angaben sollten auch wie folgt belegt werden:

Checkliste / So belegen Sie alle wichtigen Vertragspositionen

Das Inventar sollte detailliert aufgelistet werden. Der Verkäufer sollte eine Erklärung zur Eigentumslage abgeben. Bei Sachgesamtheiten (Papiervorräten) sollten Abgrenzungskriterien festgelegt werden (wie: „ ... die sich am Stichtag im Raum ... befinden.“). Hier ist eine Kontrolle am Stichtag sinnvoll. Aus steuerlichen Gründen ist eine Bewertung der einzelnen Wirtschaftsgüter mit einer Zuordnung von Kaufpreisteilen nötig.

Bei Dauerschuldverhältnissen müssen die Verträge im Einzelnen vorliegen.

Beim Personal gilt das Gleiche. Sollen nicht alle Mitarbeiter übernommen werden, sind die Vorgaben des § 613a BGB zu berücksichtigen.

Der Kanzleiname muss zur Wahrung der Kontinuität regelmäßig fortgeführt werden. Die konkreten Verhältnisse müssen aber angegeben werden, also etwa ein Fortführungszusatz.

Der Übergang von Forderungen und Verbindlichkeiten ist regelmäßig gewünscht, um das Bild der Kontinuität aufrechtzuhalten. Hier ist eine detaillierte Prüfung nötig. Beendete Aufträge können natürlich auch abgerechnet und die entsprechenden Forderungen beim Verkäufer belassen werden.

Die halbfertigen Arbeiten, also die nur teilweise bearbeiteten Mandate, müssen ebenfalls detailliert aufgelistet werden. Diese Liste sollte mit einer Vollständigkeitserklärung verbunden sein, um zu verhindern, dass der Verkäufer das ein oder andere lukrative Mandat „mitnimmt“. Für die Bewertung muss beachtet werden, dass diese Mandate auch Verbindlichkeiten darstellen können, etwa durch erhaltene Vorschüsse oder durch einen noch zu erwartenden hohen Arbeitsaufwand für den Käufer. Die Abgrenzung der Leistungen des Anwalts kann regelmäßig nur auf der Basis des Zeitaufwands und oft nur durch grobe Schätzung erfolgen. Denkbar sind hier zur Klärung auch Nachkalkulationsklauseln, die aber oft ebenfalls nur Schätzungen auslösen, wenn kein umfassendes Zeiterfassungssystem vorhanden ist.

Im Zusammenhang mit dem Übergang des Mandantenstamms kann auch an Kaufpreisminderungs - oder Rücktrittsklauseln für den Fall gedacht werden, dass unerwartet viele Mandanten abspringen. Aber Vorsicht: Häufig werden die Ursachen streitig sein.

Neben der Höhe des Preises sollten auch die Bedingungen der Zahlung vereinbart werden, gegebenenfalls auch Finanzierungsnachweise. Oft werden Teilzahlungen vereinbart, die sich über Jahre hinziehen, weil der Käufer nicht über entsprechende Mittel verfügt. Solche Regelungen müssen bei der Bewertung berücksichtigt werden, insbesondere das Risiko, dass es bei ungünstiger Entwicklung der Praxis zu Nachverhandlungen oder gar Zahlungsausfällen kommen kann.

Ein Wettbewerbsverbot sollte für den Fall vereinbart werden, dass der Käufer vollständig aufhört. Dieses sollte immer zeitlich und örtlich beschränkt sein, um eine Unwirksamkeit des Verbots zu vermeiden. Im Einzelfall, etwa bei hoher Spezialisierung, kommt auch eine sachliche oder mandantenbezogene Beschränkung in Betracht.

Schließlich sind Haftungsregelungen notwendig. So ist eine Haftungsfreistellung durch den Verkäufer im Hinblick auf Altfälle zu vereinbaren, verbunden mit einem Nachweis der bestehenden Berufshaftpflichtversicherung des Verkäufers. Gleiches gilt für Sozialversicherungs- und Steuerverbindlichkeiten aus etwaigen späteren Prüfungen.

3. Besonderheiten bei der Sozietät

In eine bestehende Sozietät kann wie folgt eingetreten werden: Entweder der Eintretende übernimmt einen Sozietätsanteil von einem der Sozien, verbunden mit dessen Ausscheiden und dem Eintritt des Käufers, oder es erfolgt ein schlichter Eintritt, ohne dass einer der bisher Beteiligten ausscheidet.

MERKE | In beiden Fällen werden - natürlich in Abhängigkeit von dem bestehenden Sozietätsvertrag - nicht nur der Verkäufer, sondern auch die weiteren Sozien mitzureden haben. In diesen Fällen gilt umso mehr, dass der Nachfolger in die Sozietät insgesamt passen muss. Einem solchen Beitritt wird deshalb regelmäßig eine Zeit der beruflichen Zusammenarbeit vorausgehen, etwa als freier Mitarbeiter oder als angestellter Anwalt.

Für die Bewertung eines solchen Anteils gelten die in AK 13, 116 genannten Kriterien entsprechend, wobei der Übergang hier einfacher ist, zum einen weil die Kontinuität einfacher umgesetzt werden kann, zum anderen weil die weiteren Sozien bei Bedarf Hilfestellung leisten können.

Achtung | Natürlich muss berücksichtigt werden, dass umgekehrt die Flexibilität niedriger ist, weil hier weitere Personen mitsprechen. Gibt es hier also „Bremser“, können diese nicht ohne Weiteres beseitigt werden.

Bei kleinen (Zweier)-Sozietäten besteht häufig die Problematik, dass beide bisherigen Sozien ähnlichen Alters sind, sodass der verbliebene Sozius möglicherweise in naher Zukunft ebenfalls einen Nachfolger sucht. Hier muss der Käufer aufpassen, dass er durch den verbliebenen Sozius keinen neuen Partner vorgesetzt bekommt, mit dem es Schwierigkeiten geben könnte.

a) Schritte, an die der Verkäufer denken muss

Für den Verkäufer eines Sozietätsanteils besteht der erste Schritt darin, dass er den vorhandenen Sozietätsvertrag im Hinblick auf die bestehenden Regelungen untersucht und die eventuell notwendigen Anpassungen zusammen mit seinen weiteren Sozien vornimmt. Häufig sind die Regelungen für diesen Fall nur rudimentär oder überholt.

Die folgenden Punkte sollten im Sozietätsvertrag qualifiziert geregelt sein:

Gewinnverteilung,

Abfindung beim Ausscheiden eines Sozius,

Eintrittsgeld für beitretenden Sozius,

Versorgungsregelungen und

Austritts- und Eintrittsmöglichkeiten.

aa) Gewinnverteilung

Bei der Gewinnverteilung stehen sich verschiedene Modelle gegenüber, die teilweise auch gemischt sind:

Verteilung nach festen Anteilen, die dauerhaft bestehen bleiben und nur bei der Neuaufnahme weiterer Partner angepasst werden,

Verteilung nach festen Anteilen, wobei die Anteile bei zunehmender Dauer der Zugehörigkeit zur Sozietät ansteigen, sei es fließend, in Stufen oder aufgrund eines Beschlusses der Sozien wegen besonderer Erfolge (lock step) und

Verteilung nach Erfolgs- oder Umsatzanteilen des einzelnen Sozius (merit based).

Jedes dieser Systeme hat Vor- und Nachteile. Für eine bestehende Kanzlei, bei der die Nachfolge zur Diskussion steht, kommen in der Regel nur Systeme in Betracht, die eine Kombination von erfolgsorientierter Verteilung und lock step-System darstellen. Ohne Erfolgskomponente werden gute Nachwuchskräfte kaum zu halten sein. Umgekehrt müssen die gemeinsame Mandatsbearbeitung einerseits und die Weitergabe von Mandaten an die qualifiziertesten Kollegen gefördert werden, was nur über feste Anteile umgesetzt werden kann. Die Entwicklungen einer Sozietät im Laufe der Jahre müssen auch in den Sozietätsvertrag einfließen, sodass derartige Überlegungen bei Beteiligungsverkäufen vorausgehen müssen.

bb) Abfindung

Idealerweise entspricht die Abfindung nach dem Ausscheiden dem Eintrittsgeld des Erwerbers. In der Regel wird aber die Finanzierung so gestaltet, dass ein fester Betrag für die anteiligen Substanzwerte sofort gezahlt wird und der Goodwill derartig ausgeglichen wird, dass ein Teil der Gewinnanteile für einen gewissen Zeitraum dem Verkäufer zu Lasten des Käufers verbleiben. Wesentlich ist, dass hierfür möglichst konkrete Vorgaben im Sozietätsvertrag enthalten sind, um dieses Verhältnis schnell klären zu können.

cc) Eintrittsgeld

Natürlich können die jeweiligen Vorgänge auch voneinander getrennt werden, wie es bei einem Beitritt eines neuen Gesellschafters und einem späteren Ausscheiden eines Seniorpartners denkbar ist. Hier wäre die Sozietät der jeweilige Zahlungsvermittler. In diesem Fall wird deutlich, dass die Abwicklung sorgfältig geregelt werden sollten.

dd) Versorgungsregelungen

In älteren Sozietätsverträgen sind oft Versorgungsregelungen enthalten. Diese sind kaum noch zeitgemäß, nachdem die Anwaltschaft über Versorgungswerke verfügt. Die Risiken für die Beteiligten sind beträchtlich. Die sich aus derartigen Versorgungsanwartschaften ergebenden Verpflichtungen sind wertmäßig oft exorbitant und werden den Wert eines Sozietätsanteils stark drücken. Sie sind nicht insolvenzgesichert, wenn sie nicht über Rückdeckungsversicherungen abgefangen werden. Solche Versorgungsregelungen stellen regelmäßig erhebliche Hindernisse für einen Verkauf dar. Sie sollten aus den Verträgen herausgenommen werden, soweit es steuerlich möglich ist. Die Versorgung sollte der einzelne Anwalt für sich selbst regeln.