28.06.2019 · Fachbeitrag · Lohnsteuer/Reisekosten

So gehen Sie als Arbeitgeber mit Eigenbelegen als Notfalllösung für fehlende Nachweise um

von StB, Dipl.-Finw. (FH) Anne L’habitant, WTS Steuerberatungsges. mbH

| In der Hektik des Alltags kommt es immer wieder vor, dass ein Mitarbeiter einen Reisekosten- oder Bewirtungsbeleg verloren oder vergessen hat, ihn sich aushändigen zu lassen. Nichtsdestotrotz hat er im Auftrag der Kanzlei gehandelt und Kosten verauslagt, die er erstattet haben möchte. Eigenbelege sind die Notfalllösung für solche fehlenden Nachweise. Damit auch die Finanzverwaltung die steuerfreie Kostenerstattung anerkennt, sollten die folgenden Regelungen beherzigt werden. |

1. Eigenbelege und die ordnungsgemäße Buchführung

Aus § 238 HGB abgeleitet, kennt jeder den Ausspruch „Keine Buchung ohne Beleg“. Steuerrechtlich konkretisiert wird dies im § 146 AO sowie im BMF-Schreiben vom 14.11.14 (IV A 4 ‒ S 0316/13/10003, Abruf-Nr. 143316) zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hiernach gilt:

• Um sicherzustellen, dass und wie ein Zusammenhang zwischen der Buchung und dem in der Realität verwirklichten Sachverhalt besteht, ist immer ein Beleg vorzuhalten.