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·Fachbeitrag ·Heilmittel

Heilmittelverordnungen: So vermeiden Sie Rückfragen durch Therapeuten

von Silke Jäger Fachjournalistin Gesundheitswesen, www.silke-jaeger.de 

| Seitdem Physiotherapeuten, Logopäden, Ergotherapeuten und Podologen Verordnungen prüfen müssen, kommt es für Sie als verordnendem Arzt immer wieder zu zeitraubenden Rückfragen. Einige Fehler dürfen Therapeuten nicht selbst korrigieren. Am einfachsten wäre es deshalb, wenn die Verordnungen von Anfang an so ausgestellt werden, dass die Kassen zufrieden sind. Doch das ist gar nicht so einfach, denn der Heilmittelkatalog glänzt nicht gerade durch Übersichtlichkeit. Was auf der Verordnung bei welchen Umständen vermerkt sein sollte, fasst dieser Beitrag zusammen. |

Hintergrund

Therapeuten müssen - und wollen - vor Einreichung der Rezepte bei der Krankenkasse sicherstellen, dass fehlende oder falsche Angaben nicht zur vollständigen oder teilweisen Absetzung der Heilmittelverordnung führen. Viele Kassen ahnden selbst kleinste Formfehler mit Rechnungskürzungen. Erschwerend kommt hinzu, dass das Vorgehen der Kassen uneinheitlich ist und jede Therapeutengruppe regional unterschiedliche Rahmenverträge mit den Kassen abgeschlossen hat. Die Situation ist also für beide Seiten nicht angenehm.

Allgemeine Daten auf dem Verordnungsvordruck

Für Heilmittelverordnungen gilt dasselbe wie für Arzneimittelrezepte: Adressfeld, Betriebsstätten- und Arztnummer müssen eingetragen sein. Weiterhin ist das Ausstellungsdatum wichtig, weil die therapeutischen Maßnahmen innerhalb von 14 Tagen nach Rezeptausstellung beginnen müssen - es sei denn, Sie sehen einen anderen Behandlungsbeginn vor. In diesem Fall tragen Sie den Termin im Kästchen „Verordnung nach Maßgabe des Katalogs (Regelfall)“ ein.

Verordnungen im Regelfall

Für jede Diagnose samt Leitsymptom (Regelfall) gibt der Heilmittelkatalog vor, wie lange welche Therapieform verordnet werden darf. Damit soll das Therapieziel in der Regel erreicht werden können. Ist abzusehen, dass die Probleme des Patienten mit der Höchstverordnungsmenge behoben bzw. ausreichend abgemildert werden können, sollte sich also die Verordnungsmenge von Erst- und Folgeverordnung in diesem Rahmen bewegen.

 

Beachten Sie | Kreuzen Sie immer nur eines der beiden Felder an. Verordnen Sie versehentlich mehr als die zulässige Höchstmenge, kann der Therapeut das allerdings selbst korrigieren, indem er nur die zulässige Anzahl an Therapieeinheiten erbringt und abrechnet.

 

PRAXISHINWEIS | Ist im Heilmittelkatalog nichts anderes angegeben, können Sie in der Regel pro Erst- oder Folgeverordnung maximal die folgende Anzahl an Therapieeinheiten per Rezept vermerken:

 

  • Physikalische Therapien (Physiotherapie, Massage): bis zu 6 Einheiten
  • Stimm-, Sprech- und Sprachtherapie (Logopädie): bis zu 10 Einheiten
  • Ergotherapie: bis zu 10 Einheiten
  • Podologie: Erstverordnung bis zu 3 Einheiten, Folgeverordnung bis zu 6 Einheiten
 

Wenn Sie das Feld „Gruppentherapie“ ankreuzen, ist der Therapeut nicht zwingend daran gebunden. Um die Gruppen- in eine Einzeltherapie umzuändern, zum Beispiel, wenn nicht genügend Patienten für eine Gruppentherapie zur gleichen Zeit in die Praxis kommen können, braucht er jedoch Ihre Zustimmung und muss dies auf der Rückseite der Verordnung durch das Ankreuzen des entsprechenden Feldes vermerken. Das Gleiche gilt, wenn er die verordnete Frequenz ändern möchte.

 

Je nach Diagnose und Therapiebedarf haben Sie die Möglichkeit, drei oder mehr Heilmittel zu verordnen, zum Beispiel bei multimorbiden neurologischen oder geriatrischen Patienten. Dadurch wird nicht automatisch eine Verordnung außerhalb des Regelfalls ausgelöst.

 

MERKE |  

  • Im Heilmittelkatalog sind die vorrangigen Heilmittel mit (A) gekennzeichnet. Manche Heilmittel können optional (mit B gekennzeichnete), ergänzend (mit C gekennzeichnete) oder in einer standardisierten Heilmittelkombination (mit D gekennzeichnete) verordnet werden.
  • Die gleichzeitige Verordnung von vorrangigem und optionalem Heilmittel ist nicht erlaubt.
  • Wollen Sie mehr als ein Heilmittel verordnen, schreiben Sie die Abkürzung für das ergänzende Heilmittel in eine separate Zeile und verwenden Sie bei Kombinationstherapien die jeweils im Heilmittelkatalog vermerkten Abkürzungskombinationen.
  • Bei manchen Heilmitteln muss zusätzlich die Therapiedauer angegeben werden, zum Beispiel bei Lymphdrainage (MLD-30, -45 oder -60).
  • Wollen Sie mehrere Heilmittel aus verschiedenen Therapiebereichen verordnen, müssen Sie für jeden Therapiebereich eine separate Verordnung ausstellen.
Zusätzlich zur Heilmittelabkürzung tragen Sie den Indikationsschlüssel im dafür vorgesehenen Feld ein. Achtung! Nicht verwechseln mit dem ICD-10-Code. Der ICD-10-Code galt bisher als Signalcode, um langfristigen Heilmittelbedarf oder Praxisbesonderheiten kenntlich zu machen (siehe unten). Er ist aber ab dem 1. Juli 2014 verpflichtend bei allen Heilmittelverordnungen anzugeben (lesen Sie dazu auch die Meldung auf Seite 2 dieser Ausgabe).

 

Möchten Sie, dass der Patient mehr als einmal in der Woche behandelt wird, tragen Sie die gewünschte Frequenz im Feld „Anzahl pro Woche“ ein. Soll Ihr Patient Doppeleinheiten bekommen, lassen Sie dieses Feld frei und notieren Sie dies neben der Heilmittelabkürzung.

 

Sind Hausbesuche notwendig, zum Beispiel bei Bettlägerigkeit des Patienten, kreuzen Sie das dafür vorgesehene Feld an. Bei Patienten, die in einer Einrichtung untergebracht sind, müssen die Hausbesuche dennoch medizinisch begründet sein.

 

Es empfiehlt sich, vom Therapeuten immer einen Therapiebericht anzufordern. Er hilft Ihnen unter anderem bei Wirtschaftlichkeitsprüfungen, weil Sie so leichter begründen können, warum Sie gegebenenfalls mehr verordnet haben als im Heilmittelbudget vorgesehen. Außerdem können Sie die Berichte für medizinische Gutachten und Anträge heranziehen und sind über den Fortgang der Therapie stets informiert.

 

Beachten Sie | Bei einem Arztwechsel tritt in der Regel kein neuer Regelfall in Kraft. Ein neuer Regelfall kann jedoch durch einen Krankheitsschub ausgelöst werden oder nach einem therapiefreien Intervall von 12 Wochen entstehen.

Verordnung außerhalb des Regelfalls

Braucht ein Patient mehr Therapie als im Heilmittelkatalog vorgesehen, können Sie auch mehr verordnen. Dazu kreuzen Sie an, dass es sich um eine Verordnung außerhalb des Regelfalls handelt. Verordnungen außerhalb des Regelfalls müssen medizinisch begründet werden. Dafür nutzen Sie das Feld am unteren Ende der Verordnung.

 

Beachten Sie | Bei langfristigem Heilmittelbedarf brauchen Patienten alle 12 Wochen eine neue Heilmittelverordnung, selbst wenn die Krankenkasse die Behandlung für ein Jahr genehmigt hat. Viele Krankenkassen verzichten auf die Genehmigung, wenn die Indikation in den Anlagen zum Heilmittelkatalog gelistet ist.

 

PRAXISHINWEISE | Gehen Sie immer davon aus, dass Therapeuten nicht gerne Rückfragen stellen. Auch sie können die Zeit dafür nicht abrechnen. Deshalb:

 

  • Bieten Sie Therapeuten an, Änderungswünsche für Verordnungen per Fax abzuwickeln. Fertigen Sie sich für diese Fälle einen Vordruck an.
  • Fällt Ihnen auf, dass bestimmte Therapeuten wiederholt Beanstandungen und Rückfragen haben, nehmen Sie sich am besten Zeit für ein Telefonat, um Zweifelsfälle grundlegend zu klären oder bitten Sie den Therapeuten um eine Checkliste.
  • Schulen Sie Ihr Praxispersonal oder bitten Sie einen (wiederholt beanstandenden) Therapeuten, dies für Sie zu tun.
 

Weiterführende Hinweise

  • Lesen Sie zum Thema „Langfristverordnung“ ausführlich AAA 04/2013, Seite 8 („Langfristigen Heilmittelbedarf richtig verordnen“).
  • Außerdem finden Sie unter www.aaa.iww.de im Bereich Downloads > Checklisten zwei Schaubilder zur Verordnungspraxis bei langfristigem Heilmittelbedarf zum Ausdrucken und Aufhängen in der Praxis.
  • Mit professionellem Heilmittel-Management Regressen vorbeugen (AAA 06/2012, Seite 6)
Quelle: Ausgabe 06 / 2014 | Seite 19 | ID 42635113