· Digitale Tools in Praxisteams
„MFA können mit der KI in den Dialog gehen!“
Digitale Tools können Praxisteams weit über Terminvergabe und Rezeptbestellung hinaus entlasten. Mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich E-Mails schreiben, Dienstpläne umstellen, Patienten informieren und Kollegen schulen. So Sabine Plischke, MBA für angewandte Psychologie der Wirtschaft und Gründerin des Instituts für Praxisinnovation und KI in der Zahnheilkunde ( zahnarzt.ki ). Ursula Katthöfer ( textwiese.com ) fragte, was MFA und ZFA weiterhilft.
Frage: Eine MFA hat den Auftrag, die Patienten zum Impfen zu motivieren. Wie kann ein KI-Textassistent helfen?
Antwort: Sehr konkret. Ich würde die KI nicht bitten: ‚Schreib mir einen Text zum Thema Impfen.‘ Damit bekomme ich meistens irgendeinen, aber keinen guten Praxistext. Ich würde der KI zunächst erklären: Wer sind wir als Praxis? Wen wollen wir ansprechen? Was möchten wir erreichen? Dann kann ich aus demselben Inhalt unterschiedliche Formate erstellen lassen: einen ausführlicheren Text für die Homepage, einen kurzen Social-Media-Post oder eine Patientenmail. Der Vorteil: Die MFA muss nicht jedes Mal bei null anfangen.
Frage: Welches Ausgangsmaterial braucht die KI?
Antwort: Sie braucht Kontext. Ich kann nicht erwarten, dass die KI weiß, wie meine Praxis tickt, welche Patienten ich anspreche oder wie wir kommunizieren. Ich gebe ihr deshalb die wichtigsten Informationen mit: Worum geht es? Wen wollen wir erreichen? Wie möchten wir klingen? Sehr hilfreich sind vorhandene Texte. Wenn ich der KI drei Patientenmails gebe und sage: ‚So sprechen wir mit unseren Patienten‘, versteht sie unseren Stil ziemlich schnell. Je besser ich erkläre, was ich brauche, desto weniger muss ich korrigieren.
Frage: Die Ansprache auf der Praxishomepage ist eher medizinisch, die über Social Media eher emotional. Kann KI differenzieren und inwieweit können MFA sich auf den KI-Output verlassen?
Antwort: Mit klar definierten Skills kann ich die KI gezielt auf Aufgaben, Zielgruppen und unterschiedliche Perspektiven vorbereiten. So entsteht eine fundierte Grundlage, auf der ich mit der KI in den Dialog gehe und die Ergebnisse gezielt weiterentwickle.
Blind verlassen darf sich eine MFA allerdings nicht. KI kann sehr überzeugend formulieren – und trotzdem falsch liegen. Deshalb bleibt die Verantwortung beim Menschen. Gerade bei medizinischen oder fachlichen Aussagen darf die KI mitdenken. Entscheiden und prüfen müssen wir selbst.
Frage: Gibt es Tools, um mehrteilige Projekte zu planen, beispielsweise eine Schulung?
Antwort: Unbedingt. Nehmen wir ein neues Gerät. Ich kann der KI die vorhandenen Informationen geben und daraus einen kompletten Schulungsablauf entwickeln lassen: Was muss das Team zuerst wissen? Welche Schritte müssen geübt werden? Welche Checkliste brauchen wir? Aus demselben Material kann ich noch unterschiedliche Lernformate erstellen: eine Zusammenfassung, Lernkarten, ein Quiz, eine Mindmap oder ein Skript für ein Schulungsvideo.
Frage: Was kann KI für den Dienstplan leisten?
Antwort: Eine Mitarbeiterin fällt morgens aus und plötzlich muss ich anfangen zu schieben: Wer kann an die Rezeption? Wer darf assistieren? Wer ist überhaupt da? Welche Arbeitszeiten muss ich berücksichtigen? Wenn ich diese Rahmenbedingungen hinterlegt habe, kann ich die KI bitten, mir verschiedene Lösungen vorzuschlagen. Statt zehn Varianten im Kopf durchzuspielen, kann ich mir innerhalb kürzester Zeit drei sinnvolle Möglichkeiten aufzeigen lassen.
Frage: Was ist in einer Arztpraxis datenschutzrechtlich zu beachten?
Antwort: Patientendaten gehören nicht einfach in irgendein KI-System. Eine Praxis braucht klare Regeln, welche KI-Tools überhaupt verwendet und welche Daten dort verarbeitet werden dürfen. Das Team muss wissen, was erlaubt ist und was nicht. Für viele Anwendungen braucht die KI keine echten Patientendaten. Es reichen anonymisierte Informationen oder Beispieldaten.
Frage: Wie viel Zeit muss eine MFA investieren, um sicher mit den KI-Tools umgehen zu können und welche Kosten sind damit verbunden?
Antwort: Erstaunlich schnell. Nach ein paar Stunden kann eine Mitarbeiterin häufig schon sehr sinnvoll mit KI arbeiten. Um wirklich sicher damit umzugehen, muss sie nicht nur lernen, wie sie Fragen stellt, sondern auch einschätzen können, ob die Antwort gut ist, ob Informationen fehlen oder ob die KI etwas erfunden hat. Deshalb halte ich wenig davon, einem Team einfach ChatGPT freizuschalten und zu sagen: ‚Probiert mal.‘ Wir müssen Mitarbeitende befähigen, KI vernünftig zu nutzen. Hinsichtlich der Kosten ist die Software selbst häufig nicht der größte Faktor. Viele gute KI-Anwendungen kosten im Verhältnis zu anderer Praxissoftware erstaunlich wenig. Die größere Investition liegt in der Einführung. Ein Tool zu kaufen ist leicht. Es wirklich in den Praxisalltag zu bekommen, ist die eigentliche Arbeit. Aber wenn das einmal läuft und eine Mitarbeiterin täglich bei fünf, zehn oder zwanzig kleinen Aufgaben Zeit spart, reden wir schnell über einen ganz anderen wirtschaftlichen Effekt.
Frage: Gibt es strukturierte Fortbildungen?
Antwort: Ja – und ich halte sie für notwendig. Allerdings sollte es nicht darum gehen, Mitarbeitenden möglichst komplizierte Prompts beizubringen. Eine MFA muss verstehen: Was kann KI für meinen Arbeitsplatz konkret leisten? Wo kann sie mich entlasten? Deshalb arbeiten wir in unseren Fortbildungen mit echten Aufgaben aus dem Praxisalltag: Patientenkommunikation, Organisation, Wissensmanagement, Schulungen, Recherche oder Dienstplanung. Wenn eine Mitarbeiterin nach einer Fortbildung an ihren Arbeitsplatz kommt und drei Dinge leichter machen kann, dann war die Fortbildung erfolgreich.
