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01.02.2006 | Mitgliederversammlungen

Achten Sie auf die Formalien und vermeiden Sie so ungültige Beschlüsse

von Steuerberaterin und Rechtsanwältin Cornelia Schmidt, Arnstadt

Nichts ist ärgerlicher, als wenn Beschlüsse für ungültig erklärt werden, weil im Vorfeld oder im Verlauf einer Mitgliederversammlung Formalien nicht beachtet wurden. Lesen Sie deshalb in einer zweiteiligen Beitragsserie, welche Formalitäten Sie einhalten sollten, um nichtige Beschlüsse zu vermeiden. 

Aufgaben der Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung ist notwendiges und oberstes Organ des Vereins. Sie fasst Beschlüsse in allen Angelegenheiten des Vereins, die nicht vom Vorstand oder einem anderen Vereinsorgan zu besorgen sind. Die Mitgliederversammlung bestimmt die Grundsätze der Vereinspolitik, wählt und entlastet den Vorstand, genehmigt den Haushaltsplan, setzt Mitgliederbeiträge fest, bestimmt über Satzungsänderungen und entscheidet über die Auflösung des Vereins. 

 

Eine wirksame Beschlussfassung durch die Mitgliederversammlung setzt zweierlei voraus; nämlich dass  

  • die Satzungsbestimmungen des Vereins beachtet werden.

 

Beschlussfähigkeit der Versammlung als Hauptkriterium

Die Mitgliederversammlung kann nur dann wirksame Beschlüsse fassen, wenn sie beschlussfähig ist. Dies setzt voraus, dass sie ordnungsgemäß berufen wurde. Ordnungsgemäß heißt, dass das zuständige Organ die Versammlung in der vorgeschriebenen Form einberuft. 

 

Wichtig: „Ordnungsgemäß berufen“ heißt, dass Sie alle Mitglieder zur Teilnahme an der Versammlung einladen müssen (auch die nicht stimmberechtigten). In der Einladung müssen Sie bekannt geben, wann und wo die Versammlung stattfindet und welchem Zweck sie dient (Tagesordnung).  

Das sollte die Satzung regeln

Die Bestimmungen, wie und in welcher Form die Mitgliederversammlung zu berufen ist, enthält die jeweilige Vereinssatzung. Im Einzelnen muss Folgendes geregelt sein: 

 

1. Wer beruft die Mitgliederversammlung ein?

Die Einberufung erfolgt durch das Vereinsorgan, das dafür nach der Vereinssatzung zuständig ist. In den meisten Vereinen nimmt diese Aufgabe der Vorstand wahr. Ein mehrgliedriger Vorstand ohne Einzelvertretungsbefugnis muss gemeinsam einberufen. Durch die Satzung kann die Berufung der Mitgliederversammlung auch auf ein Nichtmitglied übertragen werden.  

 

Beachten Sie: Schauen Sie daher zunächst in Ihrer Satzung nach, wer für die Einladung zuständig ist. Die Einberufung durch ein unzuständiges Organ ist unwirksam. Dies führt dazu, dass alle Beschlüsse nichtig sind, die in der Mitgliederversammlung gefasst wurden. 

 

2. Form der Berufung

Die Form der Einberufung regelt die jeweilige Vereinssatzung. Sie kann vorsehen, dass die Mitgliederversammlung schriftlich, mündlich und telefonisch einberufen wird. Daneben sind Anzeigen in einer bestimmten und namentlich benannten Zeitung, Veröffentlichungen im Vereinsorgan, Aushänge im Vereinslokal und Aushänge an der Gemeindetafel denkbar und möglich. 

 

Beachten Sie: Es gilt der Grundsatz: Die Vereinsmitglieder müssen genau wissen, auf welchem Weg sie die Einladung erreicht. Ungenaue Regelungen sind unzulässig. Wenn Ihre Satzung zum Beispiel eine Berufung „durch die Tagespresse“, „in der örtlichen Tagespresse“, „durch ortsübliche Bekanntmachung“, „durch Aushang“ (ohne Angabe des Orts, an dem der Aushang erfolgen soll) vorsieht, besteht Handlungsbedarf. Gleiches gilt, wenn die Satzung regelt, dass das zuständige Vereinsorgan frei entscheiden kann, in welcher Form es die Mitgliederversammlung einberuft.  

 

Wichtig: Formale Fehler bei der Einberufung können nur „geheilt“ werden, wenn alle Mitglieder in der Versammlung erscheinen und einig sind, dass die Versammlung als richtig einberufen gelten soll. 

 

3. Frist der Einberufung

Die Mitglieder müssen genügend Zeit haben, sich auf die Versammlung vorzubereiten bzw. ihre Teilnahme an der Versammlung überhaupt sicherzustellen. Deshalb müssen sie rechtzeitig über die Versammlung informiert werden.  

 

Wichtig: Die Satzung kann (muss aber nicht) eine Einladungsfrist bestimmen. Auch wenn die Satzung keine ausdrückliche Regelung enthält, muss eine angemessene Frist eingehalten werden (mindestens eine Woche). Wird diese unterschritten, stellt das einen Einberufungsmangel dar, der die Nichtigkeit des Versammlungsbeschlusses bewirken kann.  

 

4. Bekanntgabe der Tagesordnung

Um die Mitglieder vor Überraschungsbeschlüssen zu schützen und ihnen die Gelegenheit zu geben, sich im Vorfeld eine Meinung zu bilden, muss ihnen mit der Einladung zur Mitgliederversammlung auch eine Tagesordnung bekannt gegeben werden. Aus der Tagesordnung sollte in kurzer und sachlicher Form hervorgehen, welche Punkte bei der Mitgliederversammlung behandelt werden. Es ist nicht erforderlich, komplette Anträge oder Einzelheiten der beabsichtigten Beschlussfassung beizufügen. 

 

Beachten Sie: Wird in der Einladung der Gegenstand der Beschlussfassung nicht oder nicht ausreichend bezeichnet, kann der Vereinsbeschluss nichtig sein. 

 

5. Versammlungsort

Einen Versammlungsort schreibt das Gesetz nicht vor. Sie können ihn aber in Ihrer Satzung regeln. Der Ort muss verkehrsüblich und zumutbar sein. Außerdem muss der Versammlungsraum gewährleisten, dass die Mitgliederversammlung ordnungsgemäß durchgeführt werden kann.  

 

Unser Tipp: Sorgen Sie rechtzeitig dafür, dass das Versammlungslokal nicht zu klein ist. Anderenfalls können Beschlüsse bereits deshalb nichtig sein, weil es nicht allen Mitgliedern möglich war, an der Versammlung teilzunehmen.  

 

6. Versammlungszeit

Bestimmen Sie eine verkehrsübliche und angemessene Versammlungszeit, die sich an den Gepflogenheiten der Vereinsmitglieder orientiert.  

 

Unser Tipp: In der Regel sind Vereinsmitglieder berufstätig. Legen Sie deshalb die Versammlungszeit nicht in die allgemeinen Arbeitszeiten. Ansonsten können Beschlüsse nichtig sein, weil auch hier einigen Mitgliedern die Teilnahme an der Versammlung unmöglich war. Das Abhalten der Versammlung an einem Sonntag oder allgemeinen Feiertag ist gesetzlich zwar nicht untersagt, kann aber unüblich und damit unzulässig sein. 

 

Beachten Sie: Gleiches gilt nach einer Entscheidung des Bayerischen Oberlandesgerichts auch für Mitgliederversammlungen, die in der Hauptferienzeit durchgeführt werden (Beschluss vom 16.7.2004, Az: 3Z BR 100/04). Sie sollten die Ferienzeit also tunlichst frei halten. Das gilt vor allem, wenn in Ihrer Versammlung wichtige Beschlüsse anstehen.  

 

7. Wer ist teilnahmeberechtigt?

An der Mitgliederversammlung können alle Mitglieder teilnehmen. Dazu gehören auch Mitglieder, die nicht stimmberechtigt sind. Denn diese haben das Recht, an den Beratungen mitzuwirken. Ein Mitglied kann nur persönlich an der Versammlung teilnehmen. Es kann sich weder durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen noch sein Stimmrecht auf ein anderes Mitglied übertragen.  

 

Unser Tipp: Der Gesetzgeber hat nichts dagegen, wenn Ihre Satzung eine abweichende Regelung enthält (lesen Sie dazu auch unseren Beitrag auf Seite 2).  

 

Wichtig: Stimmen Nichtmitglieder mit ab, bedeutet das nicht automatisch, dass der Versammlungsbeschluss nichtig oder anfechtbar ist. Ohne negative Auswirkung bleiben Stimmabgaben von Nichtmitgliedern, wenn diese für das Abstimmungsergebnis in keiner Weise ursächlich waren, die erforderliche Mehrheit also auch ohne die Stimmen der Nichtmitglieder erreicht worden ist. 

 

8. Wie viele Vereinsmitglieder müssen anwesend sein?

Das Gesetz regelt nicht, dass eine bestimmte Anzahl von Mitgliedern anwesend sein muss, damit die Beschlüsse wirksam sind. Gleichwohl können Sie eine bestimmte Zahl oder Quote in Ihrer Satzung bestimmen. In der Satzung können Sie auch unterschiedliche Anforderungen an die Anwesenheit der Mitglieder für verschiedene Beschlüsse festlegen (zum Beispiel Wahlen, Satzungsänderungen, Auflösung). Das ist ein Mittel, um unerwünschte und zufällige Minderheitsentscheidungen zu vermeiden. Bei der Abstimmung müssen Sie beachten, dass die Beschlussfähigkeit im Zeitpunkt jeder einzelnen Abstimmung (nicht nur bei Versammlungsbeginn) vorliegen muss. Anderenfalls ist der Beschluss nichtig.  

 

Wichtig: Setzen Sie die satzungsmäßigen Anforderungen an die Beschlussfähigkeit einer Versammlung nicht zu hoch. Beschlüsse, die in einer Mitgliederversammlung gefasst werden, in der die satzungsgemäß erforderliche Mitgliederzahl nicht anwesend war, sind nämlich nichtig. Ihr Verein bereitet sich also Unannehmlichkeiten, wenn es nur noch unter besonderen Anstrengungen oder überhaupt nicht mehr gelingt, eine beschlussfähige Versammlung zu Stande zu bringen. Das wird von Vereinen, die einen großen Mitgliederkreis anstreben, oft nicht genügend bedacht.  

 

Unser Tipp: Wenn Ihre Satzung an die Beschlussfähigkeit einer Mitgliederversammlung besondere Anforderungen stellt, sollte sie zugleich weiter festlegen, dass bei Beschlussunfähigkeit eine weitere Mitgliederversammlung mit derselben Tagesordnung ohne Rücksicht auf die Zahl der Erschienenen Beschlüsse fassen kann.  

(Zwischen-)Fazit

Beschlüsse in einer Mitgliederversammlung, die unter Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften oder zwingende Satzungsbestimmungen gefasst sind, sind nichtig. Die Nichtigkeit des Versammlungsbeschlusses eines Vereins ist kraft Gesetzes gegeben. Sie muss nicht erst durch Anfechtung und Anfechtungsurteil geltend gemacht und festgestellt werden. Auf die Nichtigkeit kann sich daher der Verein, jedes Vereinsmitglied und jeder Beteiligter berufen.  

 

Deshalb sollten Sie schon im Vorfeld der Versammlung die richtigen Maßnahmen zur Unanfechtbarkeit von Beschlüssen ergreifen, indem Sie  

  • die Versammlung durch Personen einberufen, die dazu befugt sind,
  • alle Mitglieder ordnungsgemäß einladen,
  • in der Berufung den Gegenstand der Beschlussfassung bezeichnen,
  • allen Mitgliedern die Teilnahme ermöglichen, und
  • eine Beschlussfähigkeit der Versammlung gewährleisten.

 

Vorschau: In der nächsten Ausgabe erfahren Sie, wie Sie während der Mitgliederversammlung dafür Sorge tragen, dass die Beschlüsse der Versammlung unanfechtbar werden und damit wirksam zu Stande kommen. 

Quelle: Ausgabe 02 / 2006 | Seite 13 | ID 91173