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·Fachbeitrag ·Schwerpunktthema

Personalmanagement im Planungsbüro: 40-seitige Sonderausgabe für Entscheider

| Die Personalführung und -findung ist eine der zentralen Management-Aufgaben für die Inhaber von Ingenieur- und Architekturbüros. Die Dinge, die in diesem Zusammenhang bewältigt werden müssen, haben es in sich. Sie müssen Mitarbeiter motivieren, anleiten und führen. Sie müssen die richtigen Mitarbeiter finden und manchmal ist es auch erforderlich, sich von Mitarbeitern zu trennen. Das alles lernt man nicht im Studium und auch in keiner Fortbildung. Deshalb dürfte Ihnen unsere 40-seitige Sonderausgabe im Tagesgeschäft von großem Nutzen sein. |

Die Themen dieser Sonderausgabe

Auf den nächsten 39 Seiten finden Sie praxisnahe Informationen zu folgenden zehn Themen:

 

  • Psychologie: Was Ihre Mitarbeiter wirklich antreibt
  • Mitarbeiter mit steuerfreien Arbeitgeberleistungen motivieren
  • Steuerfreie Gesundheitsleistungen: So sichern Sie mehr als nur die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiten
  • Mehr über einen Bewerber erfahren: Zulässige Fragen im Vorstellungsgespräch
  • Mitarbeitergewinnung: Punkten Sie bei Bewerbern mit staatlich geförderter Umzugskostenerstattung
  • Überstunden im Planungsbüro: Antwort auf die zehn wichtigsten Fragen
  • Kündigungen im Planungsbüro: Form- und fristgerechte Kündigung vermeidet Ärger und spart unnötige Kosten
  • Der Aufhebungsvertrag: Antworten auf zehn häufig gestellte Fragen
  • Arbeitszeugnisse richtig gestalten: Eine Herausforderung auch für Planungsbüros
  • Übernahme eines Planungsbüros: Müssen Sie die ganze Mannschaft weiterbeschäftigen?

Nennen Sie uns Ihre Themenwünsche

Steht ein Personalführungsthema auf Ihrer Agenda, zu dem Sie mehr wissen wollen und das in dieser Sonderausgabe nicht abgehandelt ist? Dann schreiben Sie einfach an wia@iww.de. Wir werden im Rahmen der redaktionellen Berichterstattung des „Wirtschaftsdienst“ gerne darauf eingehen.Personalmanagement.

 

 

PERSONALMANAGEMENT

Was Ihre Mitarbeiter wirklich motiviert

| Hoch motivierte Mitarbeiter sind die wertvollste Ressource Ihres Planungsbüros. Den Schlüssel dazu haben Sie selbst in der Hand. Durch eine Mitarbeiterführung, die den individuellen Stärken, Interessen und Motiven der Mitarbeiter angepasst ist. |

Die Ausgangslage: Jeder Mitarbeiter ist anders

Der innere Antrieb eines Menschen lässt sich niemals wirklich ändern - höchstens für kurze Zeit. Denn Motivation ist immer Eigenleistung, die weder delegiert noch verordnet werden kann.

 

Andererseits ist es so, dass jeder Mensch etwas gestalten, ausprobieren, bewirken will. Dieser Wunsch ist nur nicht bei allen gleich stark. Jedem Mitarbeiter ist etwas anderes wichtig. Und genau das entscheidet darüber, wie motiviert er ist. Deshalb können und sollten Sie als Chef dafür sorgen, dass die Aufgaben ihrer Mitarbeiter - so gut es geht - zu ihren Motiven, Stärken und Vorstellungen passen. Dann werden sie gute Leistung bringen.

Das Trio: Wollen, Können, Dürfen

Was Ihr Mitarbeiter will, hängt von verschiedenen Faktoren ab: frühe Prägung, Erziehung, Umfeld, besondere Bedürfnisse und Ziele. Wollen ist zwar die erste Bedingung für Leistung, doch allein das reicht nicht. Auch wenn sogenannte Motivationskünstler das oft so verkaufen.

 

Wer etwas tun will, muss es - zweitens - auch tun können. Er braucht Wissen, Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrung. Oft meinen Führungskräfte: „Der will nicht!“ Dabei kann er nicht. Wollen und Können liegen eng zusammen. Ob jemand will, erkennen Sie zum Beispiel daran, ob er bereit ist, sein Können zu steigern, also zu lernen.

 

Der dritte Teil im Leistungs-Trio heißt Dürfen. Ohne das hilft auch Wollen und Können nichts. Ein Mensch muss eine realistische Chance auf Erfolg haben. Eine Möglichkeit, sein Potenzial zu entfalten. Dürfen heißt aber nicht nur, dass Sie oder eine Führungskraft einem Mitarbeiter formal etwas „erlauben“. Die Spielregeln in Ihrem Büro, die Hierarchien, die Organisation müssen Leistung möglich machen.

 

PRAXISHINWEIS | Wer kann, aber nie darf, will irgendwann auch nicht mehr. Wer wirklich will, wird sich das Können gerne aneignen. Wer etwas gut kann, wird es auch wollen. Stirbt ein einziger Teil des Trios, ist Leistung unmöglich. Prüfen Sie deshalb, was jeder Einzelne will, kann und darf. Wenn Sie glauben, ein Mitarbeiter sei nicht motiviert, liegt das nicht unbedingt am fehlenden Wollen!

Schauen Sie ins Herz

„Warum tut Ihr Mitarbeiter etwas?“ Wenn Sie eine Antwort auf diese Frage finden, werden Sie besser vorankommen, als wenn Sie sich fragen: „Wie bekomme ich ihn dazu, das zu tun, was ich für richtig halte?“ Jeder Mensch hat so eine Art Konzept von sich selbst: seine Wertvorstellungen, besondere Stärken, Interessen, Zukunftsideen und sein Selbstbild. Menschen verhalten sich so, dass dieses Konzept möglichst gestärkt wird.

 

Finden Sie heraus, was den Mitarbeiter antreibt: Fragen Sie ihn! Bei welcher Arbeit springt sein innerer Motor an? Mit welchen Aufgaben würde er gerne mehr Zeit verbringen? Was verspricht er sich davon? Warum engagiert sich jemand in seiner Freizeit zum Beispiel hingebungsvoll in einem Verein? Was glaubt er, ist seine Bestimmung, sein Traumberuf?

 

Diese Fragerei mag Ihnen komisch vorkommen. Das ist sie aber nicht. Denn Sie zeigen Ihrem Mitarbeiter damit, dass Sie ihn ernst nehmen. Er oder sie wird darüber nachdenken. Erst dann können Sie dafür sorgen, dass er/sie möglichst die passende Arbeit bekommt.

 

PRAXISHINWEIS | Finden Sie schon bei Bewerbungsgesprächen heraus, ob der künftige Mitarbeiter in Ihrem Büro glücklich, also leistungsstark werden kann.

Schaffen Sie Freiraum statt Ähnlichkeit

Überall werden Selbstverantwortung, Initiative und Unternehmergeist gefordert. Gemeint ist aber in Wahrheit oft lautloses Einpassen in die vom Chef definierte Organisation. Nicht Kreativität ist gefragt, sondern Null-Fehler-Mentalität. Nicht Initiative, sondern Erfüllungsdenken.

 

PRAXISHINWEIS | Prüfen Sie, ob Sie einen inneren Wunsch verspüren, etwa nach der Art: „Handle selbstständig und eigenverantwortlich so, dass ich es für richtig halte.“ Mit einem solchen Wunsch erwarten Sie insgeheim: „Sei mir ähnlich.“ Damit unterbinden Sie Risikobereitschaft, Verantwortung und wahre Motivation Ihres Mitarbeiters.

Fordern im richtigen Maß

Wenn ein Mitarbeiter bei Ihnen die Chance hat, sich selbst als erfolgreich zu empfinden, zieht ihn das zu seiner Arbeit hin. Um sich so zu erleben, braucht er Erfolgserlebnisse. Situationen, die er gemeistert hat. Die Bedingungen dafür zu schaffen, ist einzig und allein Ihre Aufgabe. Das macht Führen aus.

 

PRAXISHINWEIS | Sorgen Sie dafür, dass Ihr Mitarbeiter richtig gefordert ist. Vor allem Unterforderung zerstört Motivation. Die Erfahrung vieler Planungsbüros ist, dass Mitarbeiter bei einer leichten Überforderung besonders motiviert sind. Legen Sie außerdem Aufgaben gezielt fest. Vereinbaren Sie gemeinsam Ziele. Bedenken Sie immer: Sie brauchen die richtige Person am richtigen Platz.

Die persönliche Beziehung zum Mitarbeiter

Wenn Sie die Selbstmotivation Ihres Mitarbeiters anregen wollen, dann berücksichtigen Sie den Wert Ihrer persönlichen Beziehung. Reden Sie nicht auf jemanden ein und versuchen Sie nicht, ihre Leute irgendwie „bei Laune“ zu halten. Hören Sie zu! Werden Sie zu einem einzigen großen Ohr! Beziehungen funktionieren so, wie sie sind - nicht so, wie sie sein sollen.

 

PRAXISHINWEIS | Betrachten Sie Ihren Mitarbeiter nicht nur als Produktivfaktor und Mittel zum Zweck, sondern als Individuum. Unternehmen sind letzlich „Veranstaltungen“ von Menschen für Menschen.

Auf Belohnungen und Boni besser verzichten

Der größte Irrtum heißt: Anreize, Prämien und Zulagen motivieren dauerhaft. Denn Belohnung erzeugt Erwartung auf neue Belohnung. Die Frage ist dann: Was muss ich tun, um so leicht wie möglich die größte Belohnung zu bekommen? Aufmerksamkeit und Interesse richten sich nicht mehr auf die Sache selbst - und die Leistung sinkt.

 

Bezahlen Sie Ihre Leute lieber gut und fair. Wenn Sie auf zusätzliche finanzielle Belohungen nicht verzichten wollen, dann gewähren Sie die am besten nur situationsgemäß (ohne feste Regeln).

 

PRAXISHINWEIS | Versuchen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter durch gutes Zureden oder ähnliches zu motivieren. Vereinbaren Sie klare Ziele und sorgen Sie dafür, dass Ihr Mitarbeiter sie erreichen kann. Vermeiden Sie Demotivation: Überprüfen Sie, ob Ihr Verhalten in den Augen Ihrer Mitarbeiter demotivieren könnte.

Was Mitarbeiter demotiviert

Demotivieren Sie, ohne es zu wissen? Das passiert, wenn Sie

  • nur geringe Leistung erwarten („Der kann eh nix“),
  • alles besser wissen oder können,
  • fachliche Kompetenz nicht schätzen,
  • oft und gerne eingreifen („Chefsache“, einsame Entscheidungen),
  • viel kontrollieren und extrem genau sind,
  • Prämien, Boni, Belohnungen nach standardisierten Regeln zahlen,
  • lautstark und persönlich kritisieren,
  • Informationen nicht, verspätet oder verändert weitergeben,
  • Dinge nicht tun, die Sie sagen.

 

Weiterführende Hinweise

  • Inhouse-Workshop „Interne Teamdiagnose: Wo hakt es im Tagesgeschäft?“ Finden Sie zusammen mit der Moderatorin Stefanie Büse in einem eintägigen Workshop Antwort auf die Frage, warum es in Ihrer Mannschaft nicht immer rund läuft und verbessern Sie so Effizienz und Miteinander. Mehr zu diesem und den neun anderen Inhouse-Workshop-Angeboten des WIA finden Sie auf www.iww.de/ingenieure.

 

 

GEHALTSEXTRAS

Mitarbeiter mit steuerfreien Arbeitgeberleistungen motivieren

| Die meisten Architektur- und Ingenieurbüros verfügen nicht über die finanziellen Spielräume, um Mitarbeitern größere Gehaltssteigerungen zu gewähren. Denn ein so gestiegener Fixkostenblock kann bei schlechterer Auftrags- und Ertragslage sehr schnell auf das Büro zurückschlagen. Um Mitarbeiter „bei Laune zu halten“, bieten sich deshalb eher steuerfreie bzw. -begünstigte Arbeitgeberleistungen an. Die besten Instrumente stellen wir Ihnen nachfolgend vor. |

1. Waren- und Benzingutscheine

Für alle - auch geringfügig entlohnte - Beschäftigte ist die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro anwendbar.

 

Sachbezugsfreigrenze

Sachbezüge bleiben außer Ansatz, wenn die Vorteile - nach Anrechnung der vom Steuerpflichtigen gezahlten Entgelte - insgesamt 44 Euro (brutto) im Kalendermonat nicht übersteigen (§ 8 Abs. 2 S. 9 EStG). Die Freigrenze ist nur dann anzuwenden, wenn der Beschäftigte eine Sachzuwendung - nicht aber Barlohn - vom Arbeitgeber erhält.

 

Gerade bei Tankkarten, Benzin- und Geschenkgutscheinen des Arbeitgebers legte die Verwaltung den Begriff Sachzuwendung bislang äußerst restriktiv aus. Die jüngste Rechtsprechung des BFH (Urteile vom 11.11.2010, Az. VI R 21/09, VI R 41/10) schafft hier jedoch praktikablere Lösungen:

 

  • Beispiel

Arbeitgeber A gewährt seinem Mitarbeiter Max Meise einen Gutschein über „30 Liter Diesel im Wert von höchstens 44 Euro“, der bei einer bestimmten Tankstelle einzulösen ist. A hat ermittelt, dass bei Hingabe des Gutscheins der Liter Diesel 1,42 Euro kostet. Da ein Höchstbetrag auf dem Gutschein angegeben ist, lag nach der früheren Verwaltungsauffassung Barlohn vor. Nach Ansicht des BFH - und nunmehr auch der Finanzverwaltung - liegt trotz Vermerk eines Höchstbetrags auf dem Gutschein eine Sachzuwendung vor. Die 44 Euro-Freigrenze ist daher anwendbar.

Wichtig | Der BFH stellt darauf ab, dass arbeitsvertraglich ein ausschließlicher Anspruch auf einen Sachbezug geregelt wurde. Hat der Arbeitnehmer die Wahl zwischen Sachbezug oder Geldbezug, ist selbst dann von einem Geldbezug auszugehen, wenn der Arbeitnehmer den Sachbezug wählt.

 

2. Fahrtkostenzuschüsse

Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Zuschuss zahlen, wenn er die Zahlungen pauschal mit 15 % versteuert (§ 40 Abs. 2 S. 2 EStG). Dabei darf der Arbeitgeber maximal den Betrag zahlen, den der Arbeitnehmer nach der Entfernungspauschale geltend machen könnte.

 

  • Beispiel

Max Meise fährt im Rahmen seines Teilzeit-Beschäftigungsverhältnisses an drei Tagen in der Woche mit dem Pkw von seiner Wohnung zur 10 km entfernten Arbeitsstätte in Fulda. Der Arbeitgeber kann die Fahrtkosten mit maximal 3,00 Euro (10 km x 0,30 Euro) pro Fahrt ersetzen. Bei 12 Fahrten im Monat ergibt sich für den Arbeitgeber folgende Belastung:

Zuschuss an Arbeitnehmer 

12 x 3,00 Euro

36,00 Euro

Pauschale Lohnsteuer

15 % von 36,00 Euro

5,40 Euro

Solidaritätszuschlag

5,5 % von 5,40 Euro

0,30 Euro

Pauschale Kirchensteuer

7 % (Hessen) von 5,40 Euro

0,38 Euro

Belastung Arbeitgeber 

42,08 Euro 

 

3. Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand

Vom Arbeitgeber erstattete Reisekosten sind steuer- und sozialversicherungsfrei, solange sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigen (§ 3 Nr. 16 EStG).

 

  • Beispiel

Max Meise ist als Bauleiter in einem Architekturbüro beschäftigt. Für die Fahrten zu den Baustellen nutzt er seinen eigenen Pkw. Der Arbeitgeber kann ihm die Fahrtkosten mit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer steuer- und sozialabgabenfrei ersetzen.

Beim Verpflegungsmehraufwand kann der Arbeitgeber bis zu doppelt so hohe Pauschalen gewähren, wenn er die über die normalen Pauschalen hinausgehenden Beträge mit 25 % pauschal versteuert (§§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG, 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Daraus ergeben sich folgende Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bei Inlandsreisen:

 

  • Verpflegungsmehraufwand: Single- und Double-Gewährung

Abwesenheit am Tag

Steuerfrei ersetzbar

Zusätzlich (wenn vom Arbeitgeber mit 25 % versteuert)

Maximal ersetzbar

Mindestens 8 aber weniger als 14 Stunden

6 Euro

6 Euro

12 Euro

Mindestens 14 aber weniger als 24 Stunden

12 Euro

12 Euro

24 Euro

24 Stunden

24 Euro

24 Euro

48 Euro

  • Beispiel

Max Meise nimmt an einer auswärtigen Fortbildungsveranstaltung teil. Die Fortbildung beginnt am Montag um 8.00 Uhr und endet am Mittwoch um 12.00 Uhr.

Der Arbeitgeber kann Meise 84 Euro Verpflegungsmehraufwand zahlen (Montag: 24 Euro, Dienstag: 48 Euro, Mittwoch: 12 Euro). Steuer- und sozialabgabenfrei sind 42 Euro. Den Rest muss der Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuern, zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

4. Computer und Telekommunikationsgeräte

Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer betriebliche PC (inklusive Zubehör und Software) und Telekommunikationsgeräte auch zur privaten Nutzung überlassen (§ 3 Nr. 45 EStG). Liegt eine Überlassung durch den Arbeitgeber vor, sind auch die vom Arbeitgeber getragenen laufenden Aufwendungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Auf das Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung kommt es in diesen Fällen nicht an (R 3.45 LStR).

 

Hinweis | Übereignet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen PC nebst Zubehör verbilligt oder unentgeltlich, kann dieser geldwerte Vorteil pauschal mit 25 % versteuert werden (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 EStG).

5. Nacht- und Feiertagszuschläge

Der Arbeitgeber kann Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit leisten (§ 3b EStG).

 

  • Beispiel

Max Meise arbeitet an einem Projekt mit, dessen Planung unter hohem Zeitdruck fertiggestellt werden muss. Er arbeitet deshalb drei Mal in der Woche auch von 20:00 bis 24:00 Uhr. Sein Arbeitgeber kann einen Zuschlag für Nachtarbeit in Höhe von 25 % des Grundlohns zahlen. .

Hinweis | Die Begünstigung erfasst ausschließlich Zuschläge für tatsächlich geleistete Arbeit an unüblichen Zeiten. Der BFH (15.9.2011, Az. VI R 6/09; Abruf-Nr. 113624) hat erst kürzlich klargestellt, dass der Anwendungsbereich der Vorschrift über den Wortlaut hinaus nicht auf überwiegend pauschale Zuschläge für andere Tätigkeiten, wie zum Beispiel Gefahrenzuschläge, ausgedehnt werden kann.

6. Kindergartenzuschüsse

Steuer- und sozialabgabenfrei sind zusätzliche Arbeitgeberleistungen zur Unterbringung (einschl. Unterkunft und Verpflegung) und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern des Arbeitnehmers in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen (§ 3 Nr. 33 EStG, R 3.33 Abs. 1 S. 1 LStR).

 

Hinweis | Bei Barzuschüssen ist Voraussetzung, dass der geringfügig Beschäftigte dem Arbeitgeber die entsprechende Verwendung nachweist. Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren (R 3.33 Abs. 4 S. 3 LStR).

7. Leistungen zum Gesundheitserhalt

Betriebliches Gesundheitsmanagement und betriebliche Gesundheitsförderung gehören zu den wesentlichen Aufgaben moderner Personalarbeit. Mal will der Arbeitgeber damit den Gesundheitszustand der Arbeitnehmer verbessern. Mal sollen gut ausgebildete Arbeitnehmer ans Unternehmen gebunden werden. Optimal ist es, wenn die entsprechenden Ausgaben beim Arbeitnehmer nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen. Dies gilt es durch geschickte Gestaltungen sicherzustellen.

 

8. Erstattung von Umzugskosten

Dieses Thema ist vor allem bei der Mitarbeitergewinnung interessant. Welche Kosten Sie Mitarbeitern steuerfrei erstatten können, lesen Sie auf den Seiten 19 bis 23.

 

 

ARBEITGEBERLEISTUNGEN

Gesundheitsförderung: Durch geschickte Gestaltung Steuer- und SV-Nachforderungen vermeiden

| Betriebliches Gesundheitsmanagement und betriebliche Gesundheitsförderung gehören zu den wesentlichen Aufgaben moderner Personalarbeit. Mal will der Arbeitgeber damit den Gesundheitszustand der Arbeitnehmer verbessern. Mal sollen gut ausgebildete Arbeitnehmer ans Unternehmen gebunden werden. Optimal ist es, wenn die entsprechenden Ausgaben beim Arbeitnehmer nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen. Dies gilt es durch geschickte Gestaltungen sicherzustellen. |

Eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers

Keinen Arbeitslohn stellen die Leistungen dar, wenn der Arbeitgeber betriebliches Gesundheitsmanagement im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse betreibt. Dann steht der Entlohnungscharakter nicht im Vordergrund, und die Zahlungen sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Doch was heißt eigenbetriebliches Interesse?

 

Die Vorteile des Arbeitgebers müssen die Vorteile des Arbeitnehmers deutlich überwiegen und sich als notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzung erweisen, so der BFH (Urteil vom 11.3.2010, Az. VI R 7/08; Abruf-Nr. 101595). Weil die Gesundheit als hohes persönliches Gut gilt und immer mit einem erheblichen Eigeninteresse des Arbeitnehmers verbunden ist, nimmt die Rechtsprechung ein eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers nur in folgenden Fällen an:

 

  • 1. Der Arbeitgeber erfüllt eigene gesetzliche Pflichten, zum Beispiel beim Arbeitsschutz. Dazu zählen
    • die augenärztlich verordnete Bildschirmarbeitsbrille, die der Arbeitgeber nach § 6 Bildschirm-Arbeitsverordnung erstatten muss,
    • alle arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen nach § 2 Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge sowie
    • Auflagen und Kurse, die von den Berufsgenossenschaften vorgeschrieben werden.

 

  • 2. Der Arbeitgeber ergreift Maßnahmen zur Vermeidung berufsbedingter Krankheiten (BFH, Urteil vom 11.3.2010, Az. VI R 7/08; Abruf-Nr. 101595). Hierunter fällt alles, was körperliche oder psychische Belastungen am Arbeitsplatz vermindert oder verringert. Auch die altersgerechte Ausstattung des Arbeitsplatzes, um älteren Arbeitnehmern den weiteren beruflichen Einsatz zu ermöglichen, gehört dazu. Strittig ist die Übernahme von Schutzimpfungen, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen in Gegenden reist, für die die Impfung empfohlen ist (FG München, Urteil vom 15.4.2005, Az. 15 K 4973/04; Abruf-Nr. 122014 im Fall einer Stewardess)
  • 3. Der Arbeitgeber zahlt die Vorsorgeuntersuchung von leitenden Angestellten (BFH, Urteil vom 17.9.1982, Az. VI R 75/79, BStBl II 1983, 39)

 

PRAXISHINWEIS | Weit verbreitet sind die Massagen am Arbeitsplatz, mit denen die Rückenbeschwerden der Büromitarbeiter verringert werden sollen. Der BFH hat Massagen für Arbeitnehmer mit Bildschirmarbeitsplatz dem eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers zugeschlagen, wenn dadurch die beruflich veranlassten, krankheitsbedingten Ausfallzeiten verringert werden. Voraussetzung ist ein ärztlicher Nachweis über die vorbeugende Wirkung der Massagen (BFH, Urteil vom 30.5.2001, Az. VI R 177/99; Abruf-Nr. 083251). Die Lohnsteuerprüfer erkennen die Massagen an, sofern sie medizinisch ausgebildete Fachkräfte durchführen - und das, obwohl der arbeitsmedizinische Dienst der Krankenkassen die vorbeugende Wirkung immer wieder bezweifelt.

Freibetrag eröffnet Arbeitgebern zusätzliche Möglichkeiten

Liegt kein überwiegend eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers vor (oder ist man sich nicht sicher), kann der Arbeitgeber auf den Steuerfreibetrag nach § 3 Nr. 34 EStG zurückgreifen. Danach sind Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und der betrieblichen Gesundheitsförderung bis zu einem Freibetrag von 500 Euro pro Arbeitnehmer und Jahr steuer- und abgabenfrei (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV).

Leistung on top und nicht „anstatt“

Der Arbeitgeber muss die Gesundheitsmaßnahmen zusätzlich zum „normalen“ Arbeitslohn erbringen. Nicht zulässig ist damit eine Barlohnumwandlung.

 

Was zählt zu Gesundheitsmaßnahmen - Präventionsleitfaden maßgebend

Der Freibetrag nach § 3 Nr. 34 EStG enthält eine für die Praxis wesentliche Einschränkung: Die Leistungen des Arbeitgebers müssen bezüglich Qualität, Zweckbindung und Zielgerichtetheit den Anforderungen der §§ 20, 20a SGB V genügen. Das Steuergesetz verweist damit auf sozialversicherungsrechtliche Vorschriften und im Ergebnis auf die Leistungen, die im Präventionsleitfaden der Spitzenverbände der Krankenkassen (Abruf-Nr. 122005) genannt sind.

 

Nach dem SGB V gehört zu den Pflichten der gesetzlichen Krankenkassen nicht nur die Übernahme von Behandlungskosten, sondern auch die Primärprävention im allgemeinen Gesundheitsbereich (§ 20 SGB V) und die Prävention arbeitsbedingter Gesundheitsgefahren (§ 20a SGB V). Entscheidend ist nur, dass die Maßnahmen nach § 20, 20a SGB von den gesetzlichen Krankenkassen gefördert werden könnten. Es spielt demnach keine Rolle, ob der Arbeitgeber den „privaten“ oder den beruflichen Gesundheitsbereich fördert.

 

Welche konkreten Gesundheitsmaßnahmen das sind, steht im Präventionsleitfaden. Danach sind solche Maßnahmen begünstigt, die eine dauerhafte Änderung von Lebens- und Ernährungsgewohnheiten hin zu einem gesundheitsbewussten Verhalten bewirken. Die Maßnahmen müssen nachhaltig sein und einseitige Belastungen vermeiden. Daher sind zum Beispiel das Erlernen einer Sportart, einzelne kurzzeitige Aktionen oder rein gerätegestütztes Training nicht begünstigt. Die Maßnahmen müssen von fachkundigen ausgebildeten Trainern begleitet werden. Daher ist die Übernahme von Eintrittsgebühren ins Fitnessstudio oder Beiträge für Sportvereine nicht begünstigt.

 

PRAXISHINWEIS | Der Arbeitgeber kann die Eintrittsgebühren oder Beiträge dennoch steuer- und abgabenfrei erstatten. Er kann nämlich einen Sachbezug erbringen, der innerhalb der Freigrenze von 44 Euro steuer- und abgabenfrei bleibt. Das nachteilige BFH-Urteil zum Fitnessstudiobeitrag aus 2004 gilt nicht mehr (BFH, Urteil vom 11.11.2010, Az. VI R 27/09; Abruf-Nr. 110548).

Ob eine Maßnahme den Vorgaben des § 20, 20a SGB V entspricht, ist in der Praxis schwer zu beurteilen. Sobald eine gesetzliche Krankenkasse eine Maßnahme veranstaltet, betreut oder über einen Zuschuss unterstützt, bedeutet dies zwingend, dass diese dem Präventionsleitfaden entspricht - und dass die Arbeitgeberleistung nach § 3 Nr. 34 EStG steuerfrei ist.

 

  • Ein Arbeitgeber bezuschusst die Kurse „Rückenwellness“ und „Stretch und Relax“ in einer Physiotherapiepraxis. Der Arbeitnehmer muss die regelmäßige Teilnahme sowie die Zahlung der Monatsgebühr nachweisen. Die Praxis bestätigt, dass vier gesetzliche Krankenkassen die Kurse bezuschussen.
  • Der Arbeitgeber will in eigenen Räumen einen Pilates-Kurs anbieten. Er lässt sich von einer gesetzlichen Krankenkasse eine Liste qualifizierter Trainer/Trainerinnen geben und bestätigen, dass derartige Kurse dem Präventionsleitfaden entsprechen. Der Arbeitgeber beauftragt nach dieser Zusage eine der qualifizierten Trainerinnen, an zwei Terminen in der Woche jeweils zweistündige Kurse anzubieten. Die Teilnahme ist für die Arbeitnehmer kostenlos.

Umfassende Förderung möglich

Der Arbeitgeber hat vielseitige Möglichkeiten zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes bzw. zur betrieblichen Gesundheitsförderung nach § 3 Nr. 34 EStG. Der Präventionsleitfaden sieht folgende begünstigte Handlungsfelder vor:

 

Verbesserung des allgemeinen

Gesundheitszustandes

Betriebliche Gesundheitsförderung

  • Kurse und Maßnahmen zur Änderung von Bewegungsgewohnheiten, zum Beispiel Reduzierung Bewegungsmangel, verhaltens- und gesundheitsorientierte Bewegungsprogramme
  • Kurse und Maßnahmen zum Abbau arbeitsbedingter körperlicher Belastungen (Vorbeugung und Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen des Bewegungsapparats)
  • Der gesamte Bereich der Ernährungsberatung (Vermeidung und Abbau von Übergewicht, Vermeidung von Mangel- und Fehlernährung)
  • Gesundheitsgerechte betriebliche Gemeinschaftsverpflegung (zum Beispiel Essensumstellung in Kantinen, Schulung des Küchenpersonals, Informations- und Motivierungskampagnen)
  • Stressbewältigung und Entspannung
  • Förderung individueller Kompetenzen der Stressbewältigung am Arbeitsplatz, gesundheitsgerechte Mitarbeiterführung
  • Suchtmittelkonsum, zum Beispiel Raucher- und Alkoholentwöhnungskurse
  • Maßnahmen wie „rauchfrei im Betrieb“, „Nüchtern am Arbeitsplatz“

 

Förderung in Form einer Sach- oder Barleistung möglich

Der Arbeitgeber kann Sach- und Barleistungen erbringen. Denn im Gegensatz zu anderen steuerlichen Regelungen kommt es nicht darauf an, ob der Arbeitgeber Sach- oder Barleistungen gewährt. Unter Sachleistungen fallen Kurse, Seminare, Gesundheitstage, die der Arbeitgeber veranstaltet oder bezahlt. Auch Barzuschüsse für Kurse, die der Arbeitnehmer selbst - gegebenenfalls in seiner Freizeit - gebucht hat, bleiben steuerfrei. Die Rechnungen für diese Kurse müssen nicht auf den Arbeitgeber lauten.

 

PRAXISHINWEIS | Beim Barzuschuss müssen Arbeitgeber auf zwei Dinge achten: Sie müssen klären, ob der Arbeitnehmer schon einen Zuschuss der Krankenkasse erhalten hat. Denn sie können nur für den Restbetrag eine steuerfreie Unterstützung nach § 3 Nr. 34 EStG leisten. Ferner müssen sie darauf achten, dass die Mittel zweckgebunden ausgegeben werden. Dazu ist ein Verwendungsnachweis erforderlich, zum Beispiel eine Bestätigung über eingezahlte Kursgebühren, der als Nachweis zum Lohnkonto genommen wird.

Jahresfreibetrag pro Arbeitnehmer

Bei den 500 Euro handelt es sich um einen Freibetrag, der sich aufs Jahr und den jeweiligen Arbeitnehmer bezieht. Nur der 500 Euro übersteigende Betrag muss versteuert und verbeitragt werden.

 

  • Beispiel

Arbeitnehmer A nimmt in Zusammenarbeit mit der Betriebskrankenkasse an einer mehrwöchigen Rückenschule und einem Walkingkurs unter Anleitung einer Physiotherapeutin teil. Diese Kurse bezuschusst der Arbeitgeber mit je 100 Euro pro Arbeitnehmer. Auf Anregung des Betriebsarztes nimmt A, weil er Kettenraucher ist, auch an einem Sucht-Bewältigungsprogramm teil. Darin enthalten ist ein fünftägiger Aufenthalt in einer Suchtklinik. Die Kosten liegen bei 600 Euro pro Teilnehmer, der Arbeitgeber gibt einen Zuschuss von 400 Euro, wenn A durchhält.

Ergebnis: A liegt mit Maßnahmen im Wert von 600 Euro über dem Freibetrag von 500 Euro. Der Arbeitgeber muss den übersteigenden Betrag von 100 Euro versteuern und verbeitragen. Da es sich insgesamt um Sachzuwendungen handelt, ist eine pauschale Besteuerung der 100 Euro mit 30 Prozent nach § 37b EStG möglich.

Bei Gemeinschaftsveranstaltungen müssen die Kosten - einschließlich Umsatzsteuer - auf die Anzahl der Teilnehmer verteilt werden

 

Wichtig | Liegt der Wert der Gesundheitsmaßnahme deutlich unter dem Freibetrag von 500 Euro und werden im Laufe des Jahres keine weiteren Zuwendungen nach § 3 Nr. 34 EStG gewährt, reichen einfachste Aufzeichnungen aus, zum Beispiel ein Vermerk über die Anzahl der Teilnehmer. Grundsätzlich muss nach § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV zwar ein Antrag auf Aufzeichnungserleichterung beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt gestellt werden. Darauf kann in der Praxis verzichtet werden, wenn sichergestellt ist, dass der Freibetrag von 500 Euro in keinem Fall überschritten wird.

 

Nachfolgend erhalten Sie eine alphabetische Übersicht über die steuerbegünstigten Gesundheitsmaßnahmen. Diese steht auf lgp.iww.de unter dem Reiter Downloads unter „Arbeitshilfen und Checklisten“ - Stichwort Arbeitgeberleistungen zum Download bereit.

 

  • Übersicht: Steuerbegünstigte Gesundheitsmaßnahmen

Stichwort

Steuerfreie Gesundheitsmaßnahme?

Alkohol-Missbrauch, Umgang mit Alkohol

Alle qualifizierten Maßnahmen zur Beseitigung von Alkoholmissbrauch, zum maßvollen Umgang mit Alkohol sind nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt. Die Maßnahmen können vom Arbeitgeber selbst, von externen Anbietern oder auf private Veranlassung des Arbeitnehmers (Besuch eines Kurses) durchgeführt werden. Dazu gehören auch Mitgliedsbeiträge zu den Anonymen Alkoholikern, allerdings ist strenger Verwendungsnachweis und auch der Nachweis regelmäßiger Sitzungen erforderlich.

Altersgerechter Umbau von Arbeitsplätzen

Der Aufwand ist in aller Regel im eigenbetrieblichen Interesse, da eindeutig die Verringerung von Ausfallzeiten und das Einbinden älterer Arbeitnehmer im Vordergrund steht. Im Übrigen begünstigt nach § 3 Nr. 34 EStG (siehe Seite 65 Präventionsleitfaden).

Analyse zum Arbeitsunfähigkeits-Geschehen, Gefährdungsbeurteilung

Vorrangig eigenbetriebliches Interesse, da gesetzliche Aufgabe der Krankenkasse. In jedem Fall auch steuerfrei nach § 3 Nr. 34 EStG (siehe Seite 9 Präventionsleitfaden).

Arbeitsbedingte körperliche Belastungen

Nach § 3 Nr. 34 EStG steuerfrei sind arbeitsplatzbezogene, verhaltensorientierte Gruppenverfahren, die Verhaltens- und Handlungskompetenzen zum Umgang mit Rückenschmerzen vermitteln (siehe Seite 66 Präventionsleitfaden).

Ausstattung einer firmeninternen Sportgruppe

Nach § 3 Nr. 34 EStG steuerfrei, wenn keine einzelne Sportart (zum Beispiel Fußball) oder kein Ereignis (Firmenlauf), sondern der Aufbau von Bindung an regelmäßige gesundheitssportliche Aktivität im Vordergrund steht, zum Beispiel wöchentliche Rückenschule, betreuter Lauftreff (siehe Seiten 41, 42 Präventionsleitfaden).

Bildschirm-Arbeitsbrille

  • ärztliche Verordnung vor Anschaffung

Steuerfrei, aber keine Gesundheitsmaßnahme nach § 3 Nr. 34 EStG, wenn aufgrund einer ärztlichen Verordnung eine spezielle, rein auf die Bildschirmarbeit angepasste Brille erstattet wird: Erstattungspflicht des Arbeitgebers nach § 6 der Bildschirm-Arbeitsverordnung, Erstattung steuer- und beitragsfrei nach R 19.3 Abs. 2 Nr. 2 LStR.

Bildschirm-Arbeitsbrille

  • ohne Verordnung

Erfüllt die Voraussetzung der Gesundheitsmaßnahme nach § 3 Nr. 34 EStG.

Diäten

Das Durchführen von Diätkursen bzw. der Zuschuss für den Besuch derartiger Kurse ist nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt, wenn damit eine dauerhafte Umstellung im Sinne einer gesunden, ausgewogenen Ernährung steht. Mode-Diäten zur kurzfristigen Gewichtsreduktion sind nicht begünstigt.

Einrichtung eines Fitnessraums im Betrieb

Begünstigt, wenn der Arbeitgeber auch eine qualifizierte Anleitung ermöglicht oder einen Arbeitnehmer dafür ausbilden lässt. Die Nutzung des Fitnessraums muss betreut werden, Ziel müssen längerfristige sportliche Aktivitäten (Muskelaufbau, Ausdauertraining) der Arbeitnehmer sein.

Fitnessstudio

Ohne konkrete Einbindung in Kurse zur Prävention (zum Beispiel Rückenschule) nicht nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt.

FPZ-Rückenkonzept

Strittig, ob eigenbetriebliches Interesse bei Arbeitnehmern mit Bildschirmarbeit. Jedenfalls erfüllt ist die Voraussetzung der Gesundheitsmaßnahme nach § 3 Nr. 34 EStG.

Fußballgruppe

Nicht nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt, weil eine Sportart im Vordergrund steht.

Gesundheitstage, Aktivwochen für Arbeitnehmer

Nur nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt, wenn nicht das Erlernen einer Sportart im Vordergrund steht, sondern allgemein das Bewusstsein für Gesundheit, Änderung von Bewegungs- und Ernährungsgewohnheiten geweckt werden soll. Sinnvoll ist die Einbindung einer gesetzlichen Krankenkasse, von der die Gesundheitstage betreut werden.

Gesundheitswochen in der Kantine

Begünstigt ist die Umstellung von Ernährungsgewohnheiten, zum Beispiel zugunsten von Gemüse, fett- und fleischarmer Kost. Begünstigt sind nicht die Mahlzeiten an sich, sondern der Aufwand für die Umstellung, zum Beispiel Bio-Kochkurs in der Kantine oder eine Aktion „zum Nachtisch Obst statt Schokolade“.

IGeL (Individuelle Gesundheitsleistungen = ärztliche Leistungen, die nicht von den gesetzlichen Krankenkassen übernommen werden)

Nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt sind Maßnahmen zur Primärprävention (Schutzimpfungen, Fluorid- und Vitamin-D-Prophylaxe) sowie zur Sekundärprävention. Hierunter fallen auch alle Maßnahmen zur Früherkennung (zum Beispiel Krebsvorsorge, Augeninnenerkrankung, Diabetes, siehe Präventionsleitfaden, Glossar Stichwort Prävention, Seite 84 ff).

Praxishinweis | Aus Sicht des Arbeitgebers sollten nur Maßnahmen gefördert werden, die nach den Regeln der ärztlichen Kunst erforderlich und zweckmäßig sind. Sinnvoll ist eine Begrenzung der Förderung entsprechend dem IGeL-Monitor (www.igel-monitor.de)

Kieser-Training

Rein geräteunterstütztes Training ist nicht nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt. Da aber ein Gesamtkonzept zum Aufbau des Muskel-Skelett-Systems besteht und gesetzliche Krankenkassen einen Zuschuss gewähren, begünstigt nach § 3 Nr. 34 EStG.

Kreativ-Workshop

Unseres Erachtens in der Regel nicht begünstigt, auch nicht, wenn sie Entspannung dienen.

Massage am Arbeitsplatz

Der BFH geht von eigenbetrieblichen Interesse aus, wenn durch die Massage arbeitsbedingte Ausfallzeiten aufgrund beruflicher Tätigkeiten verringert werden (BFH, Urteil vom 30.5.2001, Az. VI R 177/99). Ein Gutachten zum Beispiel des medizinischen Dienstes sollte in der Regel vorgelegt werden. Grundsätzlich gibt es jedoch medizinische Zweifel daran, dass Massagen zur Beseitigung berufsbezogener Beschwerden geeignet sind. Demzufolge sind Massagen auch nur dann nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt, wenn sie der Vorbeugung von typischen Erkrankungen des Muskel-Skelett-Aufbaus dienen. Daher sollten Massagen von qualifiziertem, medizinisch geschultem Personal durchgeführt werden und neben der Massage auch Anleitungen/Übungen zur Änderung von Sitz- und Arbeitspositionen bzw. Entspannungsübungen eingebaut werden.

Mitgliedsbeiträge

Nicht begünstigt, weder zum Sportverein noch für die Mitgliedschaft im Fitnessstudio. Es muss eine differenzierte Förderung erfolgen, einzelne Sportarten sind nicht begünstigt.

Nichtraucherkurs

Erfüllt die Voraussetzung für steuerfreie Gesundheitsmaßnahme nach § 3 Nr. 34 EStG, wenn von fachkundiger Person durchgeführt. Auch Raucherentwöhnung durch Hypnose ist begünstigt, wenn mindestens eine gesetzliche Krankenkasse den Kurs bezuschusst.

Nordic-Walking-Kurse

Nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt, wenn von ausgebildetem Trainer/Trainerin geleitet (siehe Seite 41 Präventionsleitfaden).

Pilates-Kurs

Systematisches Ganzkörpertraining zur Kräftigung der Muskulatur, primär der Beckenboden-, Bauch- und Rückenmuskulatur. Nach anfänglicher Skepsis der Sozialversicherung inzwischen als Präventivmaßnahme anerkannt und damit nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt.

Rückenschule

Sofern sich die Rückenschule ausschließlich auf die Verhinderung arbeitsbedingter Erkrankungen bezieht („richtiges Heben und Senken von Lasten“ für Lagerarbeiter), liegt eigenbetriebliches Interesse vor. Ansonsten begünstigt nach § 3 Nr. 34 EStG, wenn damit eine dauerhafte Stärkung des Muskel-Skelett-Systems angestrebt wird.

Schutzimpfungen

Begünstigt nach § 3 Nr. 34 EStG, weil reine Präventionsmaßnahme. Bei Schutzimpfungen im Hinblick auf berufliche Einsätze wohl kein überwiegend eigenbetriebliches Interesse.

Schwangerschafts-

beratung

Begünstigt nach § 3 Nr. 34 EStG (siehe Präventionsleitfaden Seite 16).

Snowboard-Kurs

Nicht nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt, weil das Erlernen einer Sportart nach dem Präventionsleitfaden nicht begünstigt ist (siehe Präventionsleitfaden Seite 42)

Stressmanagement-

Kurse

In der Regel eigenbetriebliches Interesse. Steht dabei die allgemeine Persönlichkeitsbildung im Vordergrund, bezweifelt die Finanzverwaltung das eigenbetriebliche Interesse. Dann nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt (siehe Präventionsleitfaden Seite 22, 52). Begünstigt ist instrumentelles, kognitives, palliativ-regeneratives sowie multimodales Stressmanagement.

Weight-watchers, Gebühren

Das Modell dient der Reduzierung des Körpergewichts und einem bewussten Umgang mit Ernährung bzw. einer Ernährungsumstellung. Kurse oder Zuschüsse durch den Arbeitgeber sind nach § 3 Nr. 34 EStG begünstigt.

Yoga-Kurse

Begünstigt nach § 3 Nr. 34 EStG, wenn eine Stärkung psychosozialer Gesundheitsressourcen bzw. des Herz-Kreislauf-Systems erreicht wird. Voraussetzung: qualifizierter Trainer

Vorsorgeuntersuchung

Übernimmt der Arbeitgeber die Vorsorgeuntersuchung von leitenden Angestellten, liegt eigenbetriebliches Interesse vor (BFH, Urteil vom 17.9.1982, Az. VI R 75/79)

 

 

PERSONALMANAGEMENT

Mehr über einen Bewerber erfahren - Zulässige Fragen im Vorstellungsgespräch

| In Vorstellungsgesprächen streiten zwei Interessen miteinander: Als Arbeitgeber möchten Sie möglichst viel über Ihren künftigen Mitarbeiter wissen, der Bewerber jedoch möchte seine Privatsphäre schützen und insbesondere keine Fragen beantworten, die ein schlechtes Licht auf ihn werfen könnten. Arbeitgeber wissen häufig nicht, ob sie eine Frage stellen dürfen. Diese Unsicherheit provoziert Fehler, die ein erhebliches - auch finanzielles - Risiko bergen. Dagegen können Sie sich wappnen. |

Die allgemeinen Regeln kennen

Als Inhaber bzw. Arbeitgeber sollten Sie daher die wichtigsten Regeln zur Rechte und Pflichten in Vorstellungsgesprächen kennen:

 

Welche Fragen dürfen Sie stellen

Sie dürfen nur Fragen stellen, an deren wahrheitsgemäßer Beantwortung Sie ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse haben, sodass die Belange des Bewerbers zurücktreten müssen. Ein solches besteht, wenn die Beantwortung der Frage von Bedeutung ist

  • für den angestrebten Arbeitsplatz und/oder
  • die zu verrichtende Tätigkeit.

 

Für die Merkmale des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), wie Rasse und ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter (jedes Lebensalter) und sexuelle Identität regeln die §§ 5, 7 bis 10 AGG, ob eine Frage zulässig ist.

 

Muss der Bewerber bestimmte Tatsachen unaufgefordert offenlegen?

In der Regel muss der Bewerber nicht von sich aus auf Umstände hinweisen, die einem möglichen Vertragsschluss entgegenstehen. Ausnahmsweise kann aber eine Offenbarungspflicht angenommen werden, wenn

  • der Bewerber erkennt, dass er aufgrund fehlender Qualifikationen oder Fähigkeiten für die Arbeit völlig ungeeignet ist oder
  • die jeweiligen Umstände dem Bewerber die Erfüllung der arbeitsvertraglichen Leistungspflicht unmöglich machen oder
  • die jeweiligen Umstände sonst ausschlaggebende Bedeutung für den Arbeitsplatz haben.

 

Darf der Bewerber Fragen falsch beantworten oder gar lügen?

Hier sind zwei Dinge zu unterscheiden:

  • Beantwortet ein Bewerber eine zulässige Frage falsch, täuscht er Sie. Die Folge: Sie können den Arbeitsvertrag anfechten. Das Arbeitsverhältnis wird dann für die Zukunft beendet. Das bedeutet: Bereits vom Arbeitgeber erbrachte Leistungen müssen Sie aber ordnungsgemäß vergüten.
  • Auf unzulässige Fragen hin darf der Bewerber schweigen oder sogar lügen. Ein Recht zur Lüge hat der Bewerber, weil Sie sonst aus dem Schweigen Rückschlüsse ziehen könnten, die ungünstig für den Bewerber sind. In diesem Fall ist der Arbeitsvertrag auch nicht anfechtbar. Denn das Schweigen oder die Lüge ist keine Täuschung.

Konkrete Fragen im Vorstellungsgespräch

Die folgende Übersicht verschafft Ihnen - ohne Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben - einen Überblick über die Zulässigkeit typischer Fragen in einem Vorstellungsgespräch.

Checkliste / Zulässige und unzulässige Fragen im Vorstellungsgespräch

Frage nach ...

Arbeitgeber ...

Bewerber ...

Fundstelle

darf fragen

darf nicht fragen

muss wahr-

heitsgemäß antworten

darf lügen

darf schweigen

Beruflicher Werdegang, Zeugnisse und Prüfungsnoten

X

X

 BAG, Urteil vom 12.2.1970, Az. 2 AZR 184/69

Vermögensverhältnisse

  • Leitende Angestellte/ Vertrauensposition

X

X

 BAG, Urteil vom 25.4.1980, Az. 7 AZR 322/78

  • Arbeiter/Angestellte

X

X

X

Lohnpfändung/

Lohnabtretung

X

X

X

 LAG Bremen, Urteil vom 4.2.1981, Az. 2 Sa 207/80

In der Literatur wird zum Teil bei Kleinbetrieben ein Fragerecht wegen der Kosten für den zusätzlichen Verwaltungsaufwand bejaht

X

X

 BAG, Urteil vom 4.11.1981, Az. 7 AZR 264/79

Bisheriges Gehalt

  • Wenn es als Basis für die neue Arbeitsstelle zugrunde gelegt wird

X

X

 BAG, Urteil vom 19.5.1983, Az. 2 AZR 171/81

  • Wenn das frühere Gehalt für die zukünftige Arbeitsstelle keine Aussagekraft hat

X

X

X

Wettbewerbsverbote

X

X

Küttner, Personalbuch 2011, Auskunftspflichten Arbeitnehmer Rn. 12

Nebentätigkeiten/Frage nach der Stundenzahl:

  • Wenn Konkurrenz zur zukünftigen Arbeitsstelle

X

X

 BSG, Urteil vom 23.2.1988, Az. 12 RK 43/87

  • Ohne Bezug zur künftigen Arbeitsstelle

X

X

X

Religionszugehörigkeit

X

X

X

Küttner, Personalbuch 2011, Auskunftspflichten Arbeitnehmer Rn. 21

Parteizugehörigkeit

  • Grundsatz

X

X

X

Däubler/Kittner/Klebe/Wedde, BetrVG, 12. Auflage 2010

Küttner, Personalbuch 2011, Auskunftspflichten Arbeitnehmer Rn. 21

  • Ausnahme: Vom BVerfG für verfassungswidrig erklärte Parteien

X

X

Gewerkschafts-zugehörigkeit

X

X

X

BAG, Urteil vom 19.3.2003,

Az. 4 AZR 331/02

Familiäre Bindungen/ persönliche Lebensverhältnisse (Familienstand, Heiratsabsicht, uneheliche Beziehungen, Homosexualität, Wohnbedingungen, Straffälligkeiten des Lebenspartner oder ähnliches)

X

X

X

Däubler/Kittner/Klebe/Wedde, BetrVG, 12. Auflage 2010

Freizeitbeschäftigungen/ Aktivitäten im öffentlichen Leben (Teilnahme an Demonstrationen, Schreiben von Leserbriefen oder ähnliches)

X

X

X

Däubler/Kittner/Klebe/Wedde, BetrVG, 12. Auflage 2010

Geschlecht

  • Grundsatz

X

X

X

 BAG, Urteil vom 21.2.1991, Az. 2 AZR 449/90

  • Ausnahme: Das Geschlecht spielt für die Tätigkeit eine entscheidende Rolle

X

X

Alter

  • Grundsatz

X

X

X

EuGH, Urteil vom 19.1.2010, Rs. C-555/07; Abruf-Nr. 100311

  • Ausnahme: Berechtigtes Interesse (zum Beispiel Kinderstar gesucht)

X

X

Rasse/Ethnische Herkunft

X

X

X

LAG Nürnberg, Urteil vom 5.10.2011,

Az. 2 Sa 171/11

Gesundheitszustand (früher und künftig)

  • Allgemein gehaltene Fragen:

X

X

 LAG Hamm, Urteil vom 22.1.1999, Az. 5 Sa 702/98

 BAG, Urteil vom 7.6.1984, Az. 2 AZR 270/83

EuGH, Urteil vom 11.7.2006, Rs. C-13/05

  • Fragen im Zusammenhang mit zukünftiger Arbeitsstelle (strenger Maßstab):

ACHTUNG | Frage nach chronischer Krankheit problematisch

X

X

X

Schwerbehinderung/Gleichstellung (wenn keine wesentliche und entscheidende berufliche Anforderung)

X

X

X

 LAG Hamm, Urteil vom 19.10.2006, Az. 15 Sa 740/06

 BAG, Urteil vom 18.10.2000, Az. 2 AZR 380/99

HIV-Infektion (wenn keine unmittelbare Gefährdung Dritter besteht)

X

X

X

NZA, 3/1988,

Seite 74

Aids-Erkrankung

X

X

NZA, 3/1988,

Seite 74, 75

Schwangerschaft

X

X

X

BAG, Urteil vom 2, 6.2.2003, Az. 2 AZR 621/01; Abruf-Nr. 030446

Vorstrafen/Ermittlungs-verfahren

  • Grundsatz:

X

X

 BAG, Urteil vom 12.2.1970, Az. 2 AZR 184/69

 BAG, Urteil vom 25.4.1980, Az. 7 AZR 322/78

LAG Hamm, Urteil vom 10.3.2011, Az. 11 Sa 2266/10; Abruf-Nr. 112583

  • Ausnahme: Wenn die Arbeitsstelle dies konkret erfordert

X

X

Bevorstehender Antritt einer Freiheitsstrafe

X

X

AR Blattei SD (Hergenröder), Fragerecht des Arbeitgebers, Rn. 63

PRAXISHINWEIS | Die Checkliste zeigt es deutlich: Es ist also nicht nur die vielzitierte Frage nach einer Schwangerschaft, die Sie nicht stellen dürfen bzw. die die Bewerberin nicht bzw. falsch beantworten darf. Die Folge ist, Sie erhalten kaum Antworten auf die Fragen, die Sie brennend interessieren. Wir empfehlen daher: Löchern Sie den Bewerber nicht mit Fragen. Schaffen Sie eine Vertrauensbasis und lassen Sie den (die) Bewerber(in) von sich erzählen. Hören Sie genau hin und Sie erfahren Sie mehr, als wenn Sie Ihren Fragenkatalog sklavisch abarbeiten.

 

 

MITARBEITERGEWINNUNG

Punkten Sie bei Bewerbern mit staatlich geförderter Umzugskostenerstattung

| Für Planungsbüros wird es immer schwieriger, gutes Personal zu finden oder den besten Bewerber zu gewinnen. Wer im Wettbewerb seine Position verbessern möchte, muss Bewerbern etwas bieten. Das Zünglein an der Waage kann dabei eine steuer- und beitragsfreie Umzugskostenerstattung sein, um vor allem auch überregional mit der Bewerbersuche erfolgreich zu sein. Die Förderung kann dabei weit über die Erstattung der reinen Transportkosten hinausgehen. |

Die Grundidee

Sie kennen vermutlich schon andere Gehaltsbestandteile, die bei der Lohnsteuer und den Sozialabgaben begünstigt sind. Neben dem Klas„Benzingutschein“ gibt es etwa noch die Erstattung von Reisekosten, Fortbildungen, Kindergartenbeiträgen, Gesundheitsleistungen (siehe hierzu den Beitrag auf Seite XX). Allen gemeinsam ist, dass unter bestimmten Voraussetzungen nur geringe oder gar keine Lohnsteuer anfällt und insbesondere auch keine Sozialversicherungsbeiträge erhoben werden.

 

Nach dem gleichen Prinzip ist die Erstattung beruflich veranlasster Umzugskosten steuer- und abgabenfrei möglich. Der Vorteil für Ihren Bewerber liegt auf der Hand: Er muss nicht erst Geld investieren, um die Stelle in Ihrem Planungsbüro anzutreten. Zwar könnte er die Kosten alternativ in seiner späteren Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, doch das brächte ihm nur einen Teil des Geldes in Form einer Steuererstattung zurück. Außerdem lässt die unter Umständen noch Monate auf sich warten. Die Umzugskostenerstattung wird so zum echten Mehrwert für einen Bewerber. Und Sie können die erstatteten Kosten als Personalkosten in der Gewinnermittlung steuerlich geltend machen und sich so einen großen Teil vom Fiskus wiederholen.

Erstattungsfähige Kosten

Für die steuerfreie Erstattung gibt es natürlich Grenzen, die das Bundesumzugskostengesetz vorgibt. Ein Großteil der anfallenden Kosten ist dadurch aber abgedeckt. Meistens müssen die erstatteten Kosten nachgewiesen werden, was aber in der Regel keine Probleme bereitet.

 

Umzugsvorbereitung

Bereits die Kosten für die Umzugsvorbereitung sind erstattungsfähig. Zur Vorbereitung zählt etwa die Suche und Besichtigung von Wohnungen. Erstattungsfähig sind die Kosten für eine Reise mit zwei Personen oder für zwei Reisen mit einer Person, begrenzt auf zwei Reise- und zwei Aufenthaltstage.

 

  • Beispiel

Ihre neue Mitarbeiterin sucht mit ihrem Ehemann eine Wohnung am Standort Ihres Büros, der 200 km von ihrer bisherigen Wohnung entfernt ist. Die Beiden fahren hierzu Montag früh um 8:00 Uhr zuhause los und übernachten bis Mittwoch in einer Pension. Von Montag bis Donnerstag suchen und besichtigen sie diverse Wohnungen und legen dabei 40 km zurück. Am Donnerstagabend treten sie die Rückreise an und treffen um 18:00 Uhr zu Hause ein.

In diesem Fall können Sie folgende Kosten erstatten:

 

Anfahrt: 200 km á 30 Cent zzgl. 2 Cent je km für einen Mitfahrer:

64,00 Euro

Verpflegungsmehraufwand:

72,00 Euro

Montag und Donnerstag 12 Euro je Tag pro Person

Dienstag und Mittwoch 24 Euro je Tag pro Person

Fahrten vor Ort: 40 km á 30 Cent zzgl. 2 Cent für einen Mitfahrer:

12,80 Euro

Rückfahrt wie Anfahrt:

64,00 Euro

Summe

212,80 Euro

Nach dem gleichen Prinzip sind die Kosten für andere Vorbereitungsfahrten bzw. -handlungen abzugsfähig, wie beispielsweise zur Schlüsselübergabe oder um selbst Gegenstände in die neue Wohnung zu transportieren. Der Verpflegungsmehraufwand richtet sich nach der Reisezeit (8 bis 14 Stunden = 6 Euro, 14 bis 24 Stunden = 12 Euro, volle 24 Stunden = 24 Euro). Die Angaben, aus denen sich die zu erstatteten Reisekosten ermitteln, sollten Sie sich schriftlich geben und unterschreiben lassen. Noch besser sind Besuchsbestätigungen der aufgesuchten Vermieter bzw. Makler.

 

Makler-Kosten, Inserate etc.

Eine Makler-Provision, die für die Vermittlung einer Mietwohnung anfällt, können Sie ebenfalls steuerfrei erstatten. Wichtig ist dabei, dass Sie sich die Rechnung aushändigen lassen und zu Ihren Lohnunterlagen nehmen. Prüfen Sie den Inhalt der Rechnung genau, denn die Erstattung ist unzulässig, wenn anstelle einer Mietwohnung eine Eigentumswohnung oder ein Haus zum Kauf vermittelt wurde. Auch Kosten für Inserate und Telefonate sind erstattungsfähig.

 

Transportkosten

Eine gewichtige Kostenposition ist in der Regel die Beförderung der Möbel etc. durch ein Umzugsunternehmen. Die hierfür anfallenden Speditionskosten können steuerfrei erstattet werden, soweit sie in Rechnung gestellt und bezahlt wurden. Die Rechnung benötigen Sie wieder als Beleg. Eigene Arbeitsleistung im Rahmen des Umzugs können Sie aber nicht belohnen.

 

Doppelte Mietzahlungen

Wird die neue Wohnung schon genutzt, fallen wegen laufender Kündigungsfristen aber noch Mieten für die alte Wohnung an, können Sie letztere bis zu sechs Monate lang übernehmen. Wird hingegen noch die alte Wohnung genutzt, weil die neue noch nicht bezogen werden kann, können Sie die Miete für die neue Wohnung für bis zu drei Monate übernehmen.

Erstattungsfähig ist also die Miete der neuen Wohnung bis zum Umzug und die der alten Wohnung bis zum Ablauf der Kündigungsfrist - innerhalb der genannten Zeitgrenzen.

 

Einrichtung

Verfügt Ihr neuer Mitarbeiter noch nicht über einen Kochherd und ist die neue Wohnung nicht damit ausgestattet, können Sie bis zu 230 Euro zum Kauf und Anschluss eines Herdes beisteuern.

 

Umzugsbedingter Zusatzunterricht für Kinder

Müssen Kinder Ihres neuen Mitarbeiters wegen des Umzugs kostenpflichtigen Zusatzunterricht nehmen, können Sie die Kosten hierfür derzeit je Kind bis zu 808,50 Euro voll und darüber hinaus bis zu weiteren 808,50 Euro zu drei Viertel steuerfrei erstatten. Eine entsprechende Schulbescheinigung sollte als Nachweis unbedingt vorliegen.

 

Umzugskostenpauschale für sonstige Kosten

Neben den oben beschriebenen einzeln nachzuweisenden Umzugskosten können weitere Kosten steuerfrei erstattet werden. Hierfür gibt es eine Pauschale und - falls diese nicht ausreicht - sogar darüber hinaus die Erstattungsmöglichkeit laut Einzelnachweis. Pauschal können Sie derzeit folgende Beträge erstatten: für Ledige 641 Euro, für Verheiratete 1.283 Euro sowie für jedes weitere Kind oder einen anderen Verwandten in häuslicher Gemeinschaft 283 Euro. Folgende Besonderheiten sind hierbei zu beachten:

 

  • Handelt es sich mindestens um den zweiten Umzug binnen fünf Jahren, erhöht sich die Pauschale um 50 Prozent.
  • War vor dem Umzug keine eigene Wohnung vorhanden (zum Beispiel im Fall eines Studenten, der nach dem Examen aus dem Elternhaus auszieht), kann Ledigen nur 20 bzw. Verheirateten nur 30 Prozent der Pauschale gezahlt werden.
  • Bleibt der ursprüngliche Lebensmittelpunkt erhalten und erfolgt der Umzug in eine Zweitwohnung zur doppelten Haushaltsführung, gibt es keine Pauschale. Alle sonstigen Kosten sind einzeln zu belegen.

 

Sonstige Kosten können insbesondere Handwerkerkosten für Demontage und Montage, Kosten für verpflichtende Schönheitsreparaturen in der alten Wohnung, Trinkgelder oder Kosten der Kfz-Ummeldung sein. Die Einrichtung der neuen Wohnung fällt mit Ausnahme des oben genannten Kochherdes nicht darunter.

 

Formales

Wie Sie der obigen Aufstellung entnehmen können, gehen die Umzugskosten schnell in die Tausende. Wenn Sie eine Übernahme anbieten möchten, sollten Sie eine Höchstgrenze festlegen. Übersteigen die tatsächlichen Kosten den Erstattungsbetrag, kann Ihr neuer Mitarbeiter den Mehrbetrag zumindest als Werbungskosten geltend machen. Über die Erstattung schließen Sie eine schriftliche Zusatzvereinbarung neben dem Arbeitsvertrag ab.

 

Mit der folgenden Checkliste haben Sie alle Optionen zur Förderung im Blick.

Sie finden die Checkliste auch im Online-Service unter wia.iww.de => myIWW => Online-Service/Downloads => Arbeitshilfen und Checklisten.

 

  • Checkliste / Umzugskosten
Euro

1.

Beförderungsauslagen (Spediteur etc.)/Lagerkosten

  • a) laut Belegen
  • b) Fahrtkosten mit eigenem Pkw . . . . . . . km x 0,30 Euro*

2.

Reisekosten

  • a) Wohnungssuche bzw. -besichtigung:höchstens zwei Reise- und zwei Aufenthaltstage je Reise für
    • zwei Reisen einer Person oder
    • eine Reise zweier Personen(auch bei vergeblicher Suche)

aa) Verpflegungsmehraufwand + Übernachtung

bb) Fahrtkosten (. . . . . . . km x 0,30 Euro*)

  • b) Aufwendungen zur Vorbereitung und Vornahme des Umzuges

aa) Verpflegungsmehraufwand + Übernachtung

bb) Fahrtkosten (. . . . . . . . .km x 0,30 Euro*)

3.

Doppelte Mietzahlungen

  • a) für die alte Wohnung bis zu 6 Monaten (auch Garagenmiete), wenn gleichzeitig Miete für die neue Wohnung entrichtet und die neue Wohnung bewohnt wird
  • b) für die neue Wohnung bis zu 3 Monaten, wenn gleichzeitig Miete für die alte Wohnung entrichtet und die alte Wohnung bewohnt wird
  • c) Aufwendungen für die Weitervermietung der bisherigen Wohnung an einen Nachmieter - bis zu einer Monatsmiete

4.

Sonstige Kosten der Wohnungssuche

  • a) Maklerkosten für Mietobjekt
  • b) Inseratsaufwendungen
  • c) Telefonkosten

5.

Aufwendungen für Zusatzunterricht der Kinder

Bei einem Kind bis zu 808,50 Euro voll und darüber hinaus bis zu weiteren 808,50 Euro zu drei Viertel

6.

Einrichtung

Neuer Kochherd (mit Installation maximal 230 Euro erstattbar)

7.

Sonstige Umzugsaufwendungen

  • a) Pauschale für

Verheiratete

Ledige

zzgl. Erhöhung für Personen in häuslicher Gemeinschaft je

1.283 Euro

641 Euro

283 Euro

Die Pauschalen erhöhen sich um 50 Prozent, wenn innerhalb von 5 Jahren ein beruflich bedingter Umzug vorausgegangen ist. Die Pauschale ist nicht möglich bei Begründung oder Beendigung einer doppelten Haushaltsführung (9.11(9) S. 1 LStR)

  • b) oder Einzelnachweis

* Die Kilometerpauschale erhöht sich je Mitfahrer um 2 Cent pro Kilometer.

 

 

PERSONALMANAGEMENT

Die zehn wichtigsten Fragen zum Thema Überstunden und Überstundenvergütung

 

| Das Thema Überstunden wirft auch in Architektur- und Ingenieurbüros viele Fragen auf: Wann und von wem kann man Überstunden verlangen? Wie sind Überstunden zu vergüten? Sind Pauschalierungsabreden zulässig? Anlass genug, die zehn wichtigsten Fragen darzustellen und Formulierungshilfen anzubieten. |

1. Was sind Überstunden?

Als Überstunden oder Überarbeit werden die Stunden bezeichnet, die über die vereinbarte bzw. regelmäßige betriebliche Arbeitszeit hinaus geleistet werden. Die regelmäßige Arbeitszeit eines Mitarbeiters kann sich aus dem Arbeitsvertrag, dem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. Fehlt es an einer konkreten Regelung, gilt die im Betrieb üblicherweise geleistete Arbeitszeit als regelmäßige Arbeitszeit.

 

Wichtig | Im Gegensatz dazu wird der Begriff Mehrarbeit in der Regel für Zeiten verwendet, die über die in § 3 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelte gesetzliche Arbeitszeit hinausgehen.

2. Wann müssen Arbeitnehmer Überstunden leisten?

Es besteht keine gesetzliche Pflicht für Arbeitnehmer, Überstunden zu leisten. In Notfällen oder sonstigen außergewöhnlichen Fällen ist der Arbeitnehmer allerdings aufgrund der arbeitsvertraglichen Treuepflicht dazu verpflichtet.

 

  • Beispiel

Ein Notfall ist ein plötzliches, unvorhersehbares Ereignis, wie zum Beispiel eine Schnee-, Sturm- oder Flutkatastrophe. Müssen zum Beispiel wegen einer drohenden Überschwemmung des Firmengebäudes Arbeitsmittel in Sicherheit gebracht werden, ist der Arbeitnehmer nach Beendigung seiner Arbeitszeit zur Leistung von Überstunden verpflichtet.

Darüber hinaus besteht eine generelle Pflicht eines Arbeitnehmers, Überstunden zu leisten, nur bei einer ausdrücklichen Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung. Existiert keine solche Regelung, ist es als Arbeitgeber nicht möglich, einseitig Überstunden anzuordnen und sich dabei auf Ihr Direktionsrecht zu berufen. Das Direktionsrecht erlaubt Ihnen lediglich, den Korridor für die zu leistende Arbeit festzulegen, nicht jedoch deren Umfang. Auch jahrelang freiwillig erbrachte Überstunden führen nicht zu einer Pflicht des Arbeitnehmers, auch künftig Überstunden zu leisten. Umgekehrt führen fortdauernd angeordnete Überstunden nicht zu einem Anspruch des Arbeitnehmers auf ein bestimmtes Maß an Überstunden.

 

PRAXISHINWEIS | Gesetzgeber und Rechtsprechung erachten Klauseln im Arbeitsvertrag für zulässig, die Überstunden an den Eintritt eines bestimmten Ereignisses koppeln. Das hat den Vorteil, dass Sie Überstunden nicht jedes Mal ausdrücklich anordnen müssen.

3. Müssen Auszubildende Überstunden leisten?

Unter den oben genannten Voraussetzungen können Sie auch Auszubildende zu Überstunden heranziehen. Für minderjährige Auszubildende gilt jedoch eine tägliche Höchstarbeitszeit von 8 sowie eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 40 Stunden (§ 8 Abs. 1 JArbSchG).

 

Erbringen Auszubildende Überstunden, sind diese stets zu vergüten oder durch Freizeit auszugleichen (§ 17 Abs. 3 BBiG).

4. Müssen Schwerbehinderte Überstunden leisten?

Grundsätzlich ist ein schwerbehinderter Arbeitnehmer ebenfalls unter den oben genannten Voraussetzungen verpflichtet, Überstunden zu leisten. Auf sein Verlangen ist er jedoch von der Mehrarbeit freizustellen (§ 124 SGB IX).

5. Besteht eine gesetzliche Überstunden-Höchstgrenze?

Die höchstzulässige Arbeitszeit regelt das ArbZG. Danach darf die werktägliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers 8 Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf maximal 10 Stunden je Werktag verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Dies bedeutet: Da der Samstag ein Werktag ist, ist er bei der Bestimmung der nach dem ArbZG zulässigen Höchstarbeitszeit mitzurechnen. Somit kann ein Arbeitnehmer wöchentlich bis zu 48 Stunden arbeiten, ohne dass gegen das ArbZG verstoßen wird.

 

Wichtig | Die Höchstgrenzen dürfen nur in Notfällen überschritten werden: § 14 Abs. 1 ArbZG nennt Beispiele: die Gefahr des Verderbens von Rohstoffen bzw. Lebensmitteln oder das drohende Misslingen von Arbeitsergebnissen.

6. Wie sind Überstunden abzugelten?

Als Arbeitgeber müssen Sie Überstunden nur abgelten, wenn Sie diese zuvor ausdrücklich angeordnet oder deren Leistung geduldet haben. Die Duldung muss sich eindeutig aus den Umständen bzw. Ihrem Verhalten ergeben. Weisen Sie etwa Arbeit zu, die innerhalb der vertraglichen Arbeitszeit nicht geleistet werden kann, müssen Sie die Überstunden vergüten.

 

Überstunden sind entweder durch Zahlung einer entsprechenden Vergütung oder durch die Gewährung von bezahlter Freizeit abzugelten. Die Überstundenvergütung kann - wie bei einer Stundenlohnvereinbarung - für jede einzelne Überstunde oder als konkrete Überstundenpauschale geregelt werden. Bei einer Pauschale ist darauf zu achten, dass der Pauschalbetrag in einem angemessenen Verhältnis zu den tatsächlich geleisteten Überstunden steht.

 

  • Beispiel

Eine monatliche Überstundenpauschale in Höhe von 50 Euro wäre nicht mehr angemessen, wenn Sie im monatlichen Durchschnitt 20 Überstunden anordnen und der Arbeitnehmer einen Stundenlohn von 12,50 Euro hat.

Welche Form der Abgeltung gilt, bestimmt sich zunächst nach der (tarif-)vertraglichen Vereinbarung. Fehlt eine solche, gilt eine Vergütung für Überstunden als stillschweigend vereinbart, wenn die Erbringung von Überstunden den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist (§ 612 Abs. 1 BGB). Entscheidend sind die jeweiligen Umstände des Einzelfalls. Es besteht kein allgemeiner Rechtssatz, dass jede Überstunde im Zweifel zu vergüten ist.

 

Gibt es keine Regelung zur Vergütungshöhe, müssen Sie die übliche Vergütung für Überstunden leisten. Gilt im Arbeitsverhältnis ein Stundenlohn, ist jede Überstunde mit der Vergütung, die für jede Stunde der vereinbarten Arbeitszeit gezahlt wird, abzugelten. Wurde eine Monatsvergütung vereinbart, muss der auf eine Stunde entfallende Anteil berechnet werden.

7. Können Überstunden pauschal abgegolten werden?

Oftmals enthalten Arbeitsverträge die Regelung, wonach sämtliche Überstunden mit der monatlichen Bruttovergütung abgegolten sind. Eine solche vorformulierte Pauschalierungsabrede ist zulässig. Damit sie wirksam ist, muss sie bestimmt und transparent formuliert sein.

 

PRAXISHINWEISE | Wollen Sie eine wirksame Pauschalierung in den Arbeitsvertrag aufnehmen, müssen Sie regeln,

  • wie viele Stunden der Arbeitnehmer über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus leisten muss, ohne in den Genuss einer zusätzlichen Vergütung zu gelangen, und

Außerdem müssen Sie beachten, dass Überstunden und Vergütung des Arbeitnehmers in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. Bei Geringverdienern wird die pauschale Abgeltung einer bestimmten Anzahl von Überstunden im Regelfall unwirksam sein. Je höher der monatliche Verdienst eines Arbeitnehmers ist, desto eher wird eine Pauschalierungsabrede wirksam sein.

8. Besteht ein Anspruch auf Überstundenzuschlag?

Von der regulären Überstundenvergütung ist ein Überstundenzuschlag zu unterscheiden. Ein Überstundenzuschlag muss ausdrücklich geregelt sein (Arbeitsvertrag, Tarifvertrag) oder sich zumindest stillschweigend aus einer betriebsüblichen Praxis ergeben. Einen allgemeinen Anspruch haben Arbeitnehmer darauf nicht.

 

9. Wie ist der Betriebsrat zu beteiligen?

Der Betriebsrat hat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht, wenn die betriebsübliche Arbeitszeit für den ganzen Betrieb oder einen abgrenzbaren Teil der Belegschaft verkürzt oder verlängert werden soll (§ 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Das Mitbestimmungsrecht bezieht sich auf alle im Zusammenhang mit der Arbeitszeit anfallenden Fragen.

 

Ohne Beteiligung des Betriebsrats dürfen Sie selbst freiwillig geleistete Überstunden nicht entgegennehmen. Verstoßen Sie gegen das Mitbestimmungsrecht, ist die Überstundenanordnung unwirksam.

 

Wichtig | Das Mitbestimmungsrecht greift nur, wenn die kollektiven Interessen der Arbeitnehmer des Betriebs berührt sind, nicht dagegen bei individuellen Regelungen ohne kollektiven Bezug. Dies ist der Fall, wenn besondere, nur den einzelnen Arbeitnehmer betreffende Umstände die Abweichung von der betriebsüblichen Arbeitszeit veranlassen oder inhaltlich bestimmen.

10. Wer trägt die Darlegungs- und Beweislast?

Klagt der Arbeitnehmer auf Zahlung einer Überstundenvergütung, muss er darlegen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten er über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus gearbeitet hat. Er muss insbesondere Anfangs- und Endzeit und Art der Tätigkeit genau vortragen. Bestreiten Sie diese Darlegungen, muss der Arbeitnehmer sie beweisen. Die gleichen Grundsätze gelten, wenn Sie die Anordnung, Duldung oder Billigung von Überstunden bestreiten.

Muster für Überstunden- und Pauschalierungsabrede

Die generelle Verpflichtung des Arbeitnehmers, Überstunden zu leisten, kann wie folgt formuliert werden:

Musterformulierung / Überstundenabrede

Der Arbeitnehmer ... verpflichtet sich, nach billigem Ermessen Überstunden in gesetzlich zulässigem Rahmen, das heißt bis zum Erreichen der Höchstgrenze nach § 3 ArbZG im Rahmen der Anordnung durch den Arbeitgeber ... - unter Beachtung der Grenze billigen Ermessens - zu leisten. Etwaige Überstunden werden nach Wahl des Arbeitgebers ... durch Freizeit oder Geld ausgeglichen.

Eine Pauschalierungsabrede könnte folgendermaßen lauten:

Musterformulierung / Pauschalierungsabrede

Mit der in ... genannten Bruttomonatsvergütung sind Überstunden bis zur gesetzlichen Höchstgrenze, also bis zu ... Überstunden pro Monat abgegolten. Darüber hinaus gehende Überstunden werden durch Freizeit ausgeglichen. Ist dies aus betrieblichen Gründen nicht möglich, beträgt die Überstundenvergütung ... Euro pro Überstunde.

 

 

ARBEITSVERHÄLTNISSE

Form- und fristgerechte Kündigungen vermeiden Ärger und sparen unnötige Kosten

| Wenn man Personal einstellen kann, ist das für alle Beteiligten eine schöne Sache. Manchmal gibt es aber auch denn umgekehrten - unschönen - Fall: Einem oder mehreren Mitarbeiter muss gekündigt werden. Viele solcher Kündigungen scheitern in der Praxis schon an den allgemeinen Wirksamkeitsvoraussetzungen. Entspricht eine Kündigung nicht den formellen Anforderungen, ist sie unwirksam. Folge: Der Mitarbeiter bleibt länger als geplant auf der Gehaltsliste. Das ist nicht nur ärgerlich, es verursacht Ihrem Büro auch unnötige Kosten. Beides kann leicht vermieden werden! |

Form wahren

Bei den formellen Anforderungen an eine Kündigung gilt es, drei Hürden zu meistern: Die Kündigung muss schriftlich erfolgen, der Kündigende muss dazu berechtigt sein, und die Kündigung muss dem Mitarbeiter zugehen.

 

Schriftform

Kündigungen müssen stets schriftlich erfolgen (§ 623 BGB). Schriftlich bedeutet, dass die Kündigungserklärung vom Erklärenden eigenhändig unterschrieben und mit Originalunterschrift dem Arbeitnehmer übergeben oder zugestellt werden muss.

 

Beachten Sie | Eine mündliche Kündigung ist ebenso unwirksam wie die Kündigung per E-Mail. Gleiches gilt für eine Kündigung, die nicht eigenhändig unterschrieben oder bei der nur ein Namenszeichen oder ein Namenskürzel verwendet worden ist.

 

Aus einer Kündigung muss lediglich der Wille des Arbeitgebers zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses für die Zukunft hervorgehen. Die Kündigung muss unmissverständlich sein und das Datum enthalten, zu dem das Arbeitsverhältnis beendet werden soll. Eine Kündigung ist allerdings unwirksam, wenn sie bedingt ausgesprochen wird, der Arbeitgeber also nur unter einer bestimmten Voraussetzung kündigen will. Zulässig ist es aber, neben einer außerordentlichen Kündigung vorsichtshalber ordentlich zu kündigen.

 

PRAXISHINWEIS | Die Kündigung muss nicht begründet werden. Im Gegenteil: Um keine unnötigen Bindungen einzugehen, sollte der Arbeitgeber mit Blick auf einen möglichen Kündigungsschutzprozess sogar stets davon absehen.

Kündigung durch Arbeitgeber oder eine bevollmächtigte Person

Zur Kündigung berechtigt ist grundsätzlich der Arbeitgeber. In Planungsbüros ist das der Unternehmer selbst oder der Geschäftsführer als vertretungsberechtigtes Organ. Die Berechtigung zur Kündigung kann aber auch generell auf Dritte übertragen werden, zum Beispiel auf den Personalleiter. Ebenfalls möglich ist es, eine Vollmacht für eine einzelne Kündigung zu erteilen.

 

PRAXISHINWEIS | Lässt sich der Arbeitgeber bei der Kündigung von einem bevollmächtigten Dritten vertreten, muss der Kündigende bei der Kündigung die Vollmachtsurkunde - im Original und unterschrieben - vorlegen, damit die Kündigung wirksam ist. Wird dies übersehen oder vergessen, kann der Arbeitnehmer die Kündigung zurückweisen (§ 174 Satz 1 BGB). Sie ist dann unwirksam! Jedoch: Die Zurückweisung ist ausgeschlossen, wenn dem Empfänger die Vollmacht bekannt war. Dies wird in Unternehmen häufig der Fall sein, wenn beispielsweise durch Aushänge bekannt gemacht wird, dass der Personalleiter zum Ausspruch von Kündigungen berechtigt ist. Wer aber auf Nummer sicher gehen will, sollte immer eine Vollmacht mit der Kündigung vorlegen.

Zugang der Kündigung beim Mitarbeiter

Eine Kündigung ist erst wirksam, wenn sie dem Mitarbeiter zugegangen ist. Der Zugang kann auf mehreren Wegen erfolgen:

 

  • Übergabe des Kündigungsschreibens an Mitarbeiter: Im Regelfall übergibt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter die Kündigung im Unternehmen. In diesem Fall sollte er ihn auffordern, den Empfang der Kündigungserklärung zu quittieren. Verweigert er dies, was häufig der Fall sein wird, sollte ein Zeuge für die Übergabe der Kündigungserklärung herbeigerufen werden.

 

  • Zustellung der Kündigung per Post: Soll die Kündigung dem Mitarbeiter durch Einwurf-Einschreiben zugestellt werden, gilt sie als zugegangen, sobald mit der nächsten Leerung des Briefkastens gerechnet werden darf. Eine Kündigung sollte also stets früh am Tag in den Briefkasten eingeworfen werden. Denn wird eine an sich fristgerechte Kündigung zum 30. Juni beispielsweise am 31. Mai gegen 18 Uhr in den Briefkasten eingeworfen, ist mit der nächsten Leerung des Briefkastens erst am folgenden Morgen, dem 1. Juni zu rechnen. Die Kündigung geht dann nicht mehr fristgerecht zu. Bei einer Kündigungsfrist von einem Monat wirkt die Kündigung dann erst zum 31. Juli.

 

  • Wichtig |Unerheblich ist dabei, ob der Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Einwurfs der Kündigung in seinen Briefkasten krank oder im Urlaub ist. Dies hindert den Zugang der Kündigung nicht.

 

  • Zustellung der Kündigung durch Boten:In diesem Fall sollte der Bote über den Inhalt der zu überbringenden Nachricht informiert sein. Kann er die Kündigung dann nicht dem Mitarbeiter persönlich übergeben, sollte auch er die Kündigung in den Briefkasten einwerfen und hierüber einen kurzen schriftlichen Vermerk zu Beweiszwecken anfertigen.

 

  • Wichtig | Regelmäßig sehen sich Boten mit der Frage konfrontiert, wie sie sich zu verhalten haben, wenn eine dritte Person und nicht der Mitarbeiter selbst die Wohnungstür öffnet. Hier gilt:

 

    • Wird die Kündigung dem Ehegatten des Mitarbeiters übergeben, gilt sie dem Mitarbeiter erst dann als zugegangen, wenn üblicherweise damit gerechnet werden darf, dass der Ehepartner die Kündigung seinerseits übergibt. Das dürfte in der Regel am späten Nachmittag oder abends der Fall sein, je nachdem, wann der Ehegatte nach Hause kommt.
    • Ein Dritter ist nicht verpflichtet, die Kündigung dem Arbeitnehmer weiterzugeben. Die Kündigung geht daher nicht zu!

 

PRAXISHINWEIS | Die Kündigung sollte nicht irgendeinem Dritten an der Wohnungstür ausgehändigt werden, da sich der Bote bzw. der Arbeitgeber nie sicher sein kann, ob es sich dabei um eine empfangsberechtigte Person handelt. Ist der Mitarbeiter selbst nicht zu Hause, sollte die Kündigung immer in den Briefkasten geworfen werden. Denn dann ist, wie oben beschrieben, mit dem Zugang bei der nächsten regelmäßigen Leerung des Briefkastens zu rechnen.

Fristen beachten

Die Mindestkündigungsfrist ist im Einzelfall abhängig von der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses oder der Betriebszugehörigkeit. Die Kündigungsfrist ergibt sich aus dem Gesetz (§ 622 BGB) oder aus dem Arbeitsvertrag.

 

Wichtig | Auch wenn es in § 622 Abs. 2 Satz 2 BGB anders steht: Bei der Berechnung der Betriebszugehörigkeit zählen auch die Jahre vor Vollendung des 25. Lebensjahres. Die BGB-Regelung ist europarechtswidrig und nicht mehr anwendbar (EuGH, Urteil vom 19.1.2010, Rs. C-555/07; Abruf-Nr. 100311).

 

Weichen die arbeitsvertraglichen Kündigungsfristen von den gesetzlichen Kündigungsfristen ab, gilt stets die längere Kündigungsfrist. Unterschritten werden können die gesetzlichen Kündigungsfristen nicht. Es sind Mindestfristen! Anders ist das bei tarifvertraglichen Vereinbarungen: Denn den Tarifvertragsparteien ist es überlassen, von den gesetzlichen Kündigungsfristen auch durch Verkürzung abzuweichen.

Kündigung richtig formulieren

Generell empfiehlt sich folgende Formulierung in Kündigungen:

Musterformulierung / Ordentliche Kündigung Arbeitsverhältnis

Hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten / gesetzlichen Kündigungsfrist (nicht Zutreffendes streichen) aus betriebsbedingten Gründen zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Dies ist nach unserer Berechnung der ... (Datum nennen).

Der Vorteil dieser Formulierung ist: Ist die Kündigungsfrist falsch berechnet worden, wirkt die Kündigung zum „richtigen“- nächstmöglichen - Zeitpunkt.

 

 

BEENDIGUNG VON ARBEITSVERHÄLTNISSEN

Der Aufhebungsvertrag: Antworten auf zehn häufig gestellte Fragen

| Auch wenn sich viele Planungsbüro-Inhaber dagegen stemmen - manchmal müssen Sie sich aus wirtschaftlichen Gründen von einem Mitarbeiter trennen. Mit einem Aufhebungsvertrag kann eine Kündigung und ein eventuell folgender Rechtsstreit vermieden werden. Damit Mitarbeiter und Arbeitgeber mit dem Aufhebungsvertrag ein „gutes Geschäft“ machen, müssen in ihm alle Streitpunkte abschließend geregelt werden. |

 

Lesen Sie daher nachfolgend die Antworten auf die zehn wichtigsten Fragen zum Aufhebungsvertrag.

1. Wo liegen die Vorteile des Aufhebungsvertrags?

Für beide Seiten kann es vorteilhaft sein, das Arbeitsverhältnis durch einen Aufhebungsvertrag zu beenden. Die Parteien entgehen der Ungewissheit eines Kündigungsschutzprozesses. Außerdem kommen folgende Vorteile hinzu.

 

Vorteile für den Arbeitnehmer

  • Der Arbeitnehmer wird durch die Verkürzung der Kündigungsfrist flexibler. Er kann direkt eine Anschlussbeschäftigung beginnen.
  • Die Folgen eines langen Kündigungsschutzprozesses müssen nicht in Kauf genommen werden, da auf die Geltendmachung des Kündigungsschutzes verzichtet werden kann.
  • Auch psychologisch ist es für den Arbeitnehmer ein Unterschied, ob er das Arbeitsverhältnis einvernehmlich durch Aufhebungsvertrag beendigt hat oder aufgrund einer arbeitgeberseitigen Kündigung.

 

Vorteile für den Arbeitgeber

  • Der Arbeitgeber muss keine detaillierten Kündigungsgründe vorbringen.
  • Er muss sich nicht an Kündigungsfristen halten.
  • Er muss weder den allgemeinen noch den besonderen Kündigungsschutz beachten.

2. Wie wird der Aufhebungsvertrag abgeschlossen?

Der Aufhebungsvertrag muss schriftlich geschlossen werden. Die elektronische Form reicht nicht aus. Beide Vertragspartner müssen eigenhändig auf einer Urkunde unterschreiben. Möglich ist auch die wechselseitige Unterschrift auf der für die jeweils andere Partei bestimmten Kopie. Bei einem Verstoß gegen das Schriftformerfordernis ist der Aufhebungsvertrag ungültig und das Arbeitsverhältnis besteht fort.

3. Was regelt der Aufhebungsvertrag?

Der Aufhebungsvertrag soll alle Aspekte zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses klar regeln. Grundsätzlich gilt auch beim Aufhebungsvertrag die Vertragsfreiheit. Folgende Regelungen sind jedoch unverzichtbar:

 

  • Beendigungszeitpunkt des Arbeitsverhältnisses
  • Abfindung (zum Beispiel Höhe, Zahlungszeitpunkt)
  • Freistellung des Arbeitnehmers
  • Urlaubsabgeltung
  • Abgeltung offener Zahlungsansprüche (zum Beispiel Weihnachtsgeld, Überstunden)
  • Rückgabe des Firmeneigentums (Schlüssel, Firmenwagen etc.)
  • Zeugnis
  • Ausgleichsklausel

 

Die Ausgleichsklausel stellt die Beendigung auch ungeregelter Ansprüche sicher. In dieser wird ausdrücklich erklärt, dass keine Forderungen mehr aus dem Arbeitsverhältnis und seiner Beendigung gegenüber dem Arbeitgeber bestehen.

4. Wie hoch sollte die Abfindung sein?

Ein gesetzlicher Anspruch auf eine Abfindung besteht nicht. Eine Abfindung ist aber ein Anreiz zum Abschluss des Aufhebungsvertrags. Als Richtlinie für die Höhe der Abfindung wird in Anlehnung an § 1a Absatz 2 Kündigungsschutzgesetz von einem halben Bruttomonatsgehalt pro Beschäftigungsjahr ausgegangen. Die Höhe der Abfindung kann jedoch im Rahmen eines Aufhebungsvertrags frei vereinbart werden.

5. Kann ein Aufhebungsvertrag angefochten werden?

Wurde ein Arbeitnehmer zum Abschluss des Aufhebungsvertrags durch Drohung oder Täuschung gedrängt, kann er den Vertrag anfechten (§ 123 Bürgerliches Gesetzbuch).

 

Die Anfechtung des Aufhebungsvertrags wegen Irrtums (§ 119 Absatz 1, 1. Alternative BGB) ist nur möglich, wenn dem Anfechtenden der Nachweis gelingt, dass die Aufhebung des Arbeitsverhältnisses nicht gewollt war. Ein Irrtum über die Folgen des Aufhebungsvertrags ist unbeachtlich.

 

Möglich ist auch der Widerruf. Ein allgemeines Widerrufsrecht nach Abschluss des Vertrags gibt es nicht, es kann jedoch im Aufhebungsvertrag vereinbart werden. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer aber weder eine Bedenkzeit noch ein Rücktritts- bzw. Widerrufsrecht einräumen (BAG, Urteil vom 27.11.2003, Az: 2 AZR 135/03; Abruf-Nr. 041786).

6. Bestehen Hinweispflichten des Arbeitgebers?

Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer auf seine Meldepflicht gegenüber der Agentur für Arbeit (AA) hinweisen und ihn darüber informieren, dass er verpflichtet ist, aktiv nach einer neuen Beschäftigung zu suchen (§ 2 Absatz 2 Satz 2 Nummer 3 Sozialgesetzbuch III). Wird dieser Hinweis unterlassen, hat der Arbeitnehmer aber keinen Anspruch auf Schadenersatz, wenn ihm wegen verpasster Fristen das Arbeitslosengeld gekürzt wird (Landesarbeitsgericht Rheinland¬Pfalz, Urteil vom 7.11.2007, Az: 8 Sa 334/07; Abruf¬Nr. 081667).

PRAXISHINWEIS | Zur Vermeidung von Streitigkeiten sollte der Vertrag eine entsprechende Klausel enthalten.

7. Hat der Arbeitnehmer Meldepflichten?

Der Arbeitnehmer muss sich spätestens drei Monate vor Ende des Arbeitsverhältnisses bei der AA als arbeitsuchend melden. Falls er weniger als drei Monate vor der Beendigung seines Arbeitsverhältnisses Kenntnis hatte, muss er sich innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis melden. Ansonsten verringert sich das Arbeitslosengeld.

8. Sozialrechtliche Folgen für den Arbeitnehmer?

Der Aufhebungsvertrag löst eine zwölfwöchige Sperrfrist für den Bezug von Arbeitslosengeld aus, die auch den Bezugszeitraum reduziert. In der Sperrzeit besteht kein Anspruch auf Krankengeld. Die AA verhängt keine Sperrfrist, wenn die Abfindung 0,25 bis 0,5 Monatsgehälter pro Beschäftigungsjahr beträgt und der Aufhebungsvertrag anstelle einer sozial gerechtfertigten Kündigung geschlossen wird.

PRAXISHINWEIS | In den Vertrag sollte daher eine Klausel über den Anlass des Ausscheidens des Arbeitnehmers (zum Beispiel betriebsbedingte Gründe) aufgenommen werden.

9. Ist die Abfindung zu versteuern?

Die Abfindung muss versteuert werden. Nach der Fünftel¬Regelung kann sie jedoch fiktiv auf fünf Jahre verteilt werden (§ 34 Absatz 1 Einkommensteuergesetz).

10. Was passiert bei der Insolvenz des Arbeitgebers?

Stellt der Arbeitgeber nach Abschluss des Aufhebungsvertrags und vor Auszahlung der Abfindung Insolvenzantrag, fällt der Abfindungsanspruch in die Insolvenzmasse und wird als einfache Insolvenzforderung nicht bevorzugt behandelt. Wird der Aufhebungsvertrag erst nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens geschlossen, ist der Abfindungsanspruch vorweg zu befriedigen.

 

 

ARBEITSVERHÄLTNISSE

Arbeitszeugnisse richtig gestalten - eine Herausforderung nicht nur für Kfz-Betriebe!

| Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter Ihr Architektur- oder Ingenieurbüro verlassen. Sei es, dass er, sei es, dass Sie das Arbeitsverhältnis gekündigt haben. Dann müssen Sie ihm ein Arbeitszeugnis ausstellen. Und dabei passieren viele Fehler. Diese kosten Zeit, weil das Zeugnis neu geschrieben werden muss, oder Geld, wenn die Sache vor Gericht geht. Erfahren Sie, wie Sie mit ein wenig Sorgfalt, ein Arbeitszeugnis so gestalten und formulieren, dass es allen Interessen gerecht wird. |

Wann muss ein Zeugnis erteilt werden?

Anspruch auf ein Zeugnis haben alle Mitarbeiter, soweit ein Arbeitsverhältnis bestand. Unerheblich ist, ob es sich um eine Voll- oder Teilzeitbeschäftigung oder um eine Haupt- oder Nebenbeschäftigung handelt.

 

Das Zeugnis ist „bei Beendigung“ des Arbeitsverhältnisses zu erteilen, das heißt spätestens zum Ablauf der Kündigungsfrist! Dies gilt selbst dann, wenn ein Kündigungsschutzverfahren anhängig und daher noch ungeklärt ist, wann das Arbeitsverhältnis tatsächlich endet. Bei einer außerordentlichen Kündigung kann der Arbeitnehmer sofort ein Zeugnis verlangen.

 

Seinen Zeugnisanspruch verwirkt hat ein Mitarbeiter, wenn er über einen längeren Zeitraum (mindestens ein Jahr) kein Zeugnis beansprucht hat und Sie davon ausgehen durften, dass er keines mehr fordern werde.

 

Ein Zwischenzeugnis kann ein Mitarbeiter immer dann verlangen, wenn ein besonderes Interesse besteht. Ein solches liegt vor, wenn

  • Sie ihm als Arbeitgeber die Kündigung in Aussicht stellen oder Ihr Betrieb insolvent ist,
  • eine längere Arbeitsunterbrechung bestand oder
  • der Mitarbeiter
    • die Arbeitsstelle (unternehmensintern) oder den Vorgesetzen wechselt,
    • an einer Fort- oder Weiterbildung teilgenommen hat,
    • sich bewerben möchte oder
    • bei Gerichten und Behörden oder für einen Kreditantrag ein Zeugnis vorlegen muss.

 

PRAXISHINWEISE |  

  • Hat Ihr Mitarbeiter - auf sein Verlangen - bereits ein Endzeugnis erhalten, hat er keinen Anspruch auf ein (zusätzliches) Zwischenzeugnis!
  • Ein Zwischenzeugnis ist hinsichtlich des Zeitraums, für den es ausgestellt wurde, bindend für das Endzeugnis; Sie dürfen ihn also in diesem konkreten Zeitraum im Endzeugnis nicht anders beurteilen.

 

Ihr Mitarbeiter muss das Zeugnis grundsätzlich bei Ihnen im Betrieb abholen. Im Einzelfall können Sie jedoch verpflichtet sein, ihm das Zeugnis zuzuschicken. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn die Abholung für Ihren Mitarbeiter mit hohen Kosten und großen Mühen verbunden wäre.

 

Beachten Sie | Wenn Sie das Zeugnis verschicken, darf es nicht gefaltet oder geknickt werden. Versenden Sie das Zeugnis daher in einem verstärkten DIN A4-Briefumschlag, um es vor Beeinträchtigungen zu schützen.

Aufbau und äußere Gestaltung

Beim Aufbau und der Gestaltung müssen Sie zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis unterscheiden: Das einfache Arbeitszeugnis bescheinigt nur die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses. In einem qualifizierten Arbeitszeugnis müssen Sie darüber hinaus die Führung und die Leistungen Ihres Mitarbeiters beurteilen. Das qualifizierte Zeugnis bildet den Regelfall, Sie müssen es aber nur auf Wunsch Ihres Mitarbeiters erstellen.

 

Qualifiziertes Zeugnis richtig gliedern

Die Gliederung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses folgt einem bestimmten Aufbau, den Sie der nachfolgenden Checkliste entnehmen können.

Checkliste / Gliederung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

  • Überschrift (Sie ist nicht zwingend, jedoch allgemein üblich und sollte daher aufgenommen werden.)
  • Name des Arbeitnehmers, Titel (Achten Sie darauf, dass der Name des Mitarbeiters vollständig und korrekt wiedergegeben wird, akademische Grade können angegeben werden.)
  • Geburtsdatum, Geburtsort und die Anschrift des Mitarbeiters dürfen nur mit dessen Einverständnis aufgenommen werden!
  • Dauer der Beschäftigung
  • Aufgabenbeschreibung
  • Beurteilung von Leistung und Verhalten
  • Zusammenfassung
  • Modalitäten der Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  • Schlussformel

Weitere „Gepflogenheiten“ beachten

Der Mitarbeiter hat ein Anrecht, dass das Arbeitszeugnis „den im hiesigen Geschäftsverkehr gängigen Gepflogenheiten“ entspricht. Dazu gehört:

 

  • Die Zeugnissprache ist Deutsch. Das Zeugnis ist maschinenschriftlich oder vom PC erstellt zu erteilen (§ 630 Satz 1 BGB, § 109 Abs. 1 Satz 1 Gewerbeordnung). Die elektronische Form, zum Beispiel per E-Mail, genügt nicht!
  • Das Zeugnis wird üblicherweise auf dem Geschäftspapier erstellt. Verwendet man hingegen weißes Papier, so ist die volle Firmenbezeichnung samt Anschrift aufzunehmen.
  • Flecken, Verbesserungen oder Durchstreichungen haben in einem Arbeitszeugnis nichts zu suchen.
  • Unzulässig sind auch Frage- und Ausrufezeichen, Gänsefüßchen, Hervorhebungen durch Fettschrift oder Unterstreichungen. Diese könnten auf verbotene „Geheimzeichen“ schließen lassen.
  • Anzugeben ist stets auch das Ausstellungsdatum.
  • Das Zeugnis muss eigenhändig vom Arbeitgeber oder von einem für ihn handelnden Vertreter unterschrieben werden.

Inhalt und Formulierung

Sind Zeitpunkt, Aufbau und äußere Gestaltung des Arbeitszeugnisses richtig gewählt, wurden bereits die ersten Fallstricke erfolgreich umschifft. Jetzt gilt es, die einzelnen Passagen inhaltlich zutreffend zu formulieren.

 

Was gehört in das Zeugnis?

Qualifizierte Arbeitszeugnisse müssen neben der Tätigkeitsbeschreibung eine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung sowie eine Zusammenfassung und gewöhnlich eine Schlussformel enthalten. Ferner kann auf die Arbeitsweise und - soweit vorhanden - auf Fachwissen, besondere Fähigkeiten, Weiterbildungsmaßnahmen und etwaige Soft Skills einzugehen sein. Grundsätzlich gilt also: In das Zeugnis gehört alles, was der neue Arbeitgeber über den Mitarbeiter wissen muss!

 

Leistungsbeurteilung: Sie als alter Arbeitgeber müssen beurteilen, wie der Mitarbeiter die ihm übertragenen Aufgaben erledigt hat. Da der potenzielle neue Arbeitgeber ein möglichst umfassendes Bild von dem Arbeitnehmer gewinnen will, sollte die Leistungsbeschreibung genau und nicht zu knapp sein. Insbesondere sollten Sie dabei auf Arbeits- und Verantwortungsbereitschaft, Arbeitsqualität, Belastbarkeit, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit, Entscheidungsvermögen und Arbeitstempo eingehen.

 

PRAXISHINWEIS | Fehlt eine Beurteilung über eine dieser Eigenschaften, kann dies sogar negativ zu werten sein. Achten Sie daher auf Vollständigkeit.

Verhaltensbeurteilung: An dieser Stelle sollten Sie insbesondere das Verhalten gegenüber Personengruppen wie Kunden, Vorgesetzten und Kollegen ansprechen. Begriffe wie „korrekt“, „höflich“ oder „in Ordnung“ beschreiben durchschnittliches Verhalten. Differenzierungen nach oben werden durch Zusätze wie „sehr“, „stets“ oder „jederzeit“, nach unten durch „im Allgemeinen“ oder „zumeist“ erreicht.

 

Beachten Sie | Die Bewertung des Verhaltens meint ausschließlich das dienstliche Verhalten. Die private Lebensführung gehört nicht in das Arbeitszeugnis. Haben Ereignisse in der privaten Lebensführung jedoch Auswirkung auf das Arbeitsverhältnis, so dürfen diese erwähnt werden.

 

Krankheiten dürfen nur erwähnt werden, wenn sie für die Gesamtbeurteilung wesentlich sind. Durchschnittliche Fehlzeiten sind daher nicht aufzunehmen. Krankhafter Drogen- oder Alkoholkonsum können, sofern sie Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis haben, erwähnt werden.

 

Zusammenfassende Bewertung: Folgende Formulierungen haben sich als zusammenfassende Bewertung für eine Gesamtbeurteilung etabliert:

 

  • Note 1: Frau/Herr hat die ihr/ ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt.
  • Note 2: Frau/Herr hat die ihr/ ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt.
  • Note 3: Frau/Herr hat die ihr/ ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer Zufriedenheit erfüllt.
  • Note 4: Frau/Herr hat die ihr/ ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erfüllt.
  • Note 5: Frau/Herr hat die ihr/ ihm übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erfüllt.
  • Note 6: Frau /Herr hat sich bemüht, den Anforderungen gerecht zu werden.

 

PRAXISHINWEIS | Die Benotung muss sich in den zuvor gemachten Bewertungen wiederfinden. Ein im Übrigen hoch gelobter Arbeitnehmer kann also in der Gesamtbeurteilung nicht die Note befriedigend erhalten. Dies gebietet schon der Grundsatz der Zeugnisklarheit und Eindeutigkeit.

Schlussformel: Das Zeugnis endet grundsätzlich mit einer Schlussformel. Hierin bedanken Sie sich für die Mitarbeit und bringen Ihr Bedauern über das Ausscheiden des Mitarbeiters zum Ausdruck. Die genaue Formulierung der Schlussformel variiert je nach Bewertung. Ein genereller Anspruch seitens des Mitarbeiters auf eine Schlussformel besteht nicht. Fehlt sie, so kann dies aber gegebenenfalls negativ zu werten sein.

 

Weitere - nur auf Wunsch des Mitarbeiters - aufzunehmende Punkte

Nicht immer ist für Sie klar zu erkennen, ob eine bestimmte Tatsache ins Zeugnis gehört. Hier können Sie sich an folgendem Schema orientieren:

 

  • Nichts im Zeugnis zu suchen haben Gesundheitszustand, vorherige Arbeitslosigkeit, Einkommen, Geheimzeichen oder eine fristlose Kündigung.
  • Im Zweifel besser nicht erwähnen sollten Sie Alkoholkonsum, Behinderungen, Ermittlungsverfahren oder Fehlzeiten; es sei denn diese Tatsachen hatten großen Einfluss auf das Arbeitsverhältnis.
  • Nur auf Wunsch des Mitarbeiters aufnehmen sollten Sie eine Mitgliedschaft im Betriebsrat, gewerkschaftliche Betätigungen oder den Grund und die Art des Ausscheidens.

 

Richtig formulieren - zwischen Wohlwollen und Wahrheit

Hinter Ihren Formulierungen im Arbeitszeugnis stehen letztendlich nichts anderes als Bewertungen, die die gesamte, bereits aus Schultagen bekannte, sechsstufige Notenskala abbilden. Sie sollten daher wissen, was die jeweiligen Formulierungen bedeuten. Sonst kann es passieren, dass Sie einem guten Arbeitnehmer eine schlechte Leistung (oder umgekehrt) attestieren.

 

Wahrheitsgemäß und wohlwollend: Zwar steht die Formulierung grundsätzlich in Ihrem pflichtgemäßen Ermessen. Ihre Formulierungen müssen aber wahrheitsgemäß und wohlwollend sein. Einerseits soll der Mitarbeiter in seinem beruflichen Fortkommen nicht unnötig behindert, andererseits darf der potenzielle Arbeitgeber nicht über die Fähigkeiten des Mitarbeiters getäuscht werden. Vorrang hat daher eine ehrliche Bewertung, die sich an den Leistungen eines durchschnittlichen Mitarbeiters orientieren muss. Keinesfalls dürfen Sie Ihren subjektiven Leistungsmaßstab heranziehen.

 

Des Weiteren muss sich das Zeugnis auf den gesamten Zeitraum des Arbeitsverhältnisses erstrecken (Grundsatz der Vollständigkeit); denn es soll sich ein Gesamtbild ergeben. Ferner gilt der Grundsatz der Eindeutigkeit und Klarheit. Dieser schließt Geheimzeichen aus. Zulässig sind hingegen versteckte negative Formulierungen, sofern sie der Wahrheit entsprechen.

 

Negative Formulierungen: Häufig werden negative Eigenschaften oder unterdurchschnittliche Leistungen - unzulässigerweise - positiv verpackt:

 

  • Selbstverständlichkeiten werden als einziges Leistungskriterien besonders gewürdigt.
  • Fehlende negative Eigenschaften werden besonders herausgehoben.
  • Leistungen werden mittels doppelter Verneinung beschrieben („nicht ungewissenhaft“) oder ständig passiv beschrieben, was auf mangelnde Eigeninitiative schließen lässt.
  • Ein „gesundes Selbstvertrauen“ lässt einen Sprücheklopfer, die „Fähigkeit zu delegieren“ Faulheit erkennen.

 

Wichtig | Nicht jede von der üblichen Zeugnissprache abweichende Formulierung beschreibt zugleich eine negative Eigenschaft. Es kommt stets auf das Gesamtbild des Zeugnisses an. Jüngstes Beispiel: Die Formulierung „Wir haben Herrn ... als sehr interessierten und hochmotivierten Mitarbeiter kennen gelernt“, erweckt nicht den Eindruck von Desinteresse oder fehlender Motivation (BAG, Urteil vom 15.11.2011, Az. 9 AZR 386/10; Abruf-Nr. 120211).

 

Weniger ist manchmal mehr!

Um Streit zu vermeiden, sollten Sie tunlichst die „übliche Zeugnissprache“ verwenden. Je mehr Wertungen ihr Zeugnis enthält, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Arbeitnehmer mit bestimmten Formulierungen unzufrieden ist. Dies birgt die Gefahr lästiger Rechtsstreitigkeiten in sich.

 

PRAXISHINWEISE |  

  • Schreiben Sie guten Mitarbeitern ein ausführliches, weniger guten Mitarbeitern ein weniger ausführliches Zeugnis. Können Sie in der Leistungsbeschreibung keine guten Leistungen attestieren, halten Sie die Beschreibung eher knapp.
  • Sollte es trotzdem zum Rechtsstreit kommen und der Mitarbeiter eine bessere als durchschnittliche Bewertung fordern, muss er beweisen, dass er entsprechend gute Leistungen erbracht hat.
  • Haben Sie ihm eine unterdurchschnittliche Leistung bescheinigt, müssen Sie in der Lage sein, dies nachzuweisen. Dokumentieren Sie daher Fehler und schlechte Arbeitsergebnisse, wenn Sie diese im Zeugnis erwähnen wollen.

 

 

BÜROÜBERGABE

Übernahme eines Planungsbüros: Müssen Sie die ganze Mannschaft weiterbeschäftigen?

| Die Büroübernahme bei Freiberuflern - insbesondere bei kleinen Betriebseinheiten - birgt eine Reihe von Problemen. Zwar herrscht hier der Grundsatz der Kündigungsfreiheit, trotzdem stellen sich eine Vielzahl von Hürden für den alten und neuen Inhaber sowie die Belegschaft beim Betriebsübergang eines Planungsbüros nach § 613a BGB. |

 

  • Der Sachverhalt

Der Architekt A möchte nach 25 Jahren seine Praxis aus Altersgründen zum Jahresende aufgeben. Er hat einen Kollegen B gefunden, der das Büro übernehmen möchte. B will aber nur einen der zwei Mitarbeiter C und D übernehmen, die seit der Gründung des Büros bei A beschäftigt sind. Nun will A weder die ihm über lange Jahre ans Herz gewachsenen Arbeitnehmer noch den potenziellen Erwerber B verprellen und fragt nach seinen Handlungsmöglichkeiten.

1. Abwandlung: Macht es einen Unterschied, wenn B das Büro ohne Übernahme des Inventars und der Ist-Kunden weiterführt und keinen der Arbeitnehmer übernehmen will?

2. Abwandlung: Wie sieht die Rechtslage aus, wenn auch E, die Ehefrau von Architekt A, im Büro mitarbeitet?

1. Kündigung des ArbG A gegenüber der ArbN C und/oder D

Da das Kündigungschutzgesetz (KSchG) nicht anwendbar ist, kann A grundsätzlich den beiden Arbeitnehmern (ArbN) unter Einhaltung der ordentlichen Kündigungsfristen kündigen. Da die „normale“ Büroübernahme in der Regel einen Betriebsübergang nach § 613a BGB darstellt, muss A lediglich die Regelung in § 613a Abs. 4 BGB ernsthaft beachten. Diese besagt, dass Kündigungen „wegen des Übergangs eines Betriebs ...“ unwirksam sind. Erheben die ArbN gegen diese Kündigung Klage, müssen sie - da das KSchG nicht anwendbar ist - darlegen und beweisen, dass die Kündigung wegen des Betriebsübergangs - und nicht etwa aus anderen Gründen - erfolgte.

2. Keine Kündigung durch den alten ArbG

Kündigt A den ArbN C und D nicht, gehen die Arbeitsverhältnisse zum Zeitpunkt des Betriebsübergangs mit allen Rechten und Pflichten auf den Erwerber über, für den hinsichtlich der Kündigung dann das oben Gesagte gilt. Dieser muss sich mit der Frage der Kündigung auseinandersetzen, ohne zu einer Anfechtung des Praxisübernahmevertrags oder einem Rücktritt berechtigt zu sein. A ist nicht mehr ArbG und hat mit den ArbN rechtlich nichts mehr zu tun.

3. Abwandlung: Kein Betriebsübergang nach § 613a BGB?

Wie oben ausgeführt, stellt die „normale“ Praxisübernahme bei dem Inventar, den Daten der Ist-Kunden usw. - also die wesentlichen sachlichen und immateriellen Betriebsmittel - die unter Wahrung der „betrieblichen Identität“ übergehen, einen Betriebsübergang nach § 613a BGB dar. Anders sieht dies das BAG (Az. 8 AZR 107/10, Abruf-Nr. 113276), wenn nur der Sitz einer freiberuflichen Büros ohne Kunden und Inventar übernommen wird. In diesem Fall (Ausnahme!) wird ein Betriebsübergang verneint, der Erwerber wird nicht neuer ArbG, da die Arbeitsverhältnisse nicht nach § 613a Abs. 1 S. 1 BGB auf ihn übergehen. Der alte Betriebsinhaber bleibt ArbG, bis er die Arbeitsverhältnisse wirksam durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag beendet.

4. Unterrichtung der Mitarbeiter

Gemäß § 613a Abs. 5 BGB müssen der A und/oder B die von dem Übergang betroffenen ArbN C und D vor dem Betriebsübergang in „Textform“ unterrichten über

  • den Zeitpunkt oder den geplanten Zeitpunkt des Übergangs,
  • den Grund für den Übergang,
  • die rechtlichen, wirtschaftlichen und sozialen Folgen des Übergangs und
  • geplante Maßnahmen, die sie betreffen.

 

Zur Wahrung der Textform reichen Telefax oder E-Mail. Aus Beweisgründen sollte die Unterrichtung jedoch per Einschreiben mit Rückschein oder persönlich durch Übergabe gegen Empfangsquittung erfolgen. Zudem muss die unterrichtende Person erkennbar sein. Mit „Grund für den Übergang“ ist nicht nur der Abschluss des Übergabevertrags gemeint, sondern auch der Beweggrund, wie etwa die Aufgabe der Tätigkeit, Krankheit, Wegzug etc.

5. Das Ehegattenbeschäftigungsverhältnis

In kleineren Architektur- und Ingenieurbüros arbeitet häufig der Ehegatte mit. Entweder besteht ein derartiges Arbeitsverhältnis arbeits-, sozialversicherungs-, und steuerrechtlich tatsächlich und wird auch „gelebt“ oder es besteht nur auf dem Papier. Ein echtes Anstellungsverhältnis liegt vor, wenn ein leistungsgerechtes Entgelt gezahlt wird, ein schriftlicher Arbeitsvertrag besteht, Lohnsteuer abgeführt, das Geld als Betriebsausgabe im Personalkostenbereich verbucht und durch die Beschäftigung des Ehepartners eine andere Arbeitskraft ersetzt wird. Anhand der Unterlagen muss der Käufer überprüfen, ob ein echtes Beschäftigungsverhältnis gegeben ist. E muss - sofern ihr nicht zuvor ordnungsgemäß gekündigt wird oder sie dem Übergang nicht widerspricht - normal weiterbeschäftigt und bezahlt werden.

6. Die Haftung

B haftet gegenüber den übernommenen ArbN nicht nur für laufende, sondern auch für zurückliegende Lohnansprüche, die noch beim A entstanden sind. Das gilt jedoch nicht für rückständige Lohnsteuer oder Beiträge zur Sozialversicherung. A haftet weiter gemäß § 613a Abs. 2 BGB neben dem B für Verpflichtungen aus dem Arbeitsverhältnis, die vor der Übergabe entstanden sind und vor Ablauf eines Jahres nach der Übergabe fällig werden. Es ist daher im Übergabevertrag eine genaue Abgrenzung dieser Ansprüche im Verhältnis zwischen A und B vorzunehmen. Insbesondere sollte sich B vom A schriftlich bereits geleistete oder noch zu leistende Gratifikationszahlungen, Resturlaubsansprüche im laufenden Kalenderjahr oder eine Urlaubsabgeltung bestätigen lassen. Durch eine solche Abgrenzung haften Veräußerer und Erwerber im Innenverhältnis anteilig nach Maßgabe der jeweiligen Dauer des Arbeitsverhältnisses im Kalenderjahr.

 

Musterformulierung / Haftungsregelung bei Übernahme

  • 1. Der Veräußerer beschäftigt derzeit die in Anlage X abschließend genannten ArbN. Die schriftlichen Arbeitsverträge einschließlich ergänzender Vereinbarungen sind diesem Vertrag vollständig als Anlage X beigefügt. Der Veräußerer verpflichtet sich, im Zeitraum bis zur Übergabe ohne die Zustimmung des Erwerbers kein weiteres Personal einzustellen und die bestehenden Arbeitsverhältnisse nicht zu beenden oder verändern.
  • 2. Der Veräußerer garantiert dem Erwerber, dass außer den in der Anlage X genannten ArbN keine weiteren auf den Erwerber übergehen, dass die in Absatz 1 und in den dort genannten Anlagen gemachten Angaben richtig und vollständig sind und auch keine mündlich geschlossenen Nebenabreden, Ergänzungen und Änderungen vereinbart sind, bzw. ohne Zustimmung des Erwerbers vereinbart werden.
  • 3. Der Veräußerer und der Erwerber unterrichten durch ein gemeinsamesSchreiben unverzüglich nach Unterzeichnung dieses Vertrags die ArbN gemäß § 613a Abs. 5 BGB über den Übergang ihrer Arbeitsverhältnisse, insbesondere den Zeitpunkt des Übergangs, den Grund für den Übergang, die rechtlichen, wirtschaftlichen und sozialen Folgen des Übergangs für die ArbN, die hinsichtlich der ArbN in Aussicht genommenen Maßnahmen und über das Recht, dem Übergang des Arbeitsverhältnisses innerhalb eines Monats nach Zugang der Unterrichtung zu widersprechen.
  • 4. Der Erwerber tritt gemäß § 613a BGB zum Übergabezeitpunkt in die Rechte und Pflichten aus den im Übergabezeitpunkt bestehenden Arbeitsverhältnissen ein und übernimmt von dem Veräußerer die genannten ArbN, soweit diese dem Übergang des Arbeitsverhältnisses nicht widersprechen. Im Verhältnis zwischen Veräußerer und Erwerber übernimmt die Verpflichtungen aus den genannten Arbeitsverhältnissen der Erwerber, soweit die Verpflichtungen dem Zeitraum nach dem Übergabezeitpunkt zuzurechnen sind, und im Übrigen der Veräußerer. Diese zeitanteilige Aufteilung der Verpflichtungen gilt auch für Sonderleistungen/Gratifikationen, Mehrarbeits-/Überstundenvergütung und Urlaubsansprüche, die erst nach dem Übergabezeitpunkt fällig werden. Soweit eine Vertragspartei für eine Verpflichtung in Anspruch genommen wird, die hiernach die andere Vertragspartei zu tragen hat, ist die andere Vertragspartei nach Aufforderung zur Erstattung verpflichtet.
 
Quelle: Seite 1 | ID 34483270