13.10.2026 · Fachbeitrag · Einkommensteuer

Mitarbeit in Kammern: So müssen Sie Entschädigungen versteuern

Das Finanzministerium (Finmin) Sachsen-Anhalt hat einen Erlass herausgegeben, wie selbstständige Architekten und Ingenieure, die ehrenamtlich in der Kammer mitarbeiten, von der Kammer gezahlte Entschädigungen versteuern müssen. Der Erlass gilt bundesweit. PBP klärt auf.

Die steuerlichen Grundsätze

Die für die Mitarbeit in den Kammern gewährten Entschädigungen unterliegen grundsätzlich als Einnahmen aus selbstständiger Arbeit i. S. v. § 18 Abs. 1 EStG oder als Einnahmen aus Gewerbebetrieb i. S. v. § 15 Abs. 1 Nr. 1 EStG der Einkommensteuer. Dies gilt insbesondere für Entschädigungen, die für Verdienstausfall, Zeitverlust oder zur Abgeltung eines Haftungsrisikos gewährt werden.

Diese Entschädigungen und Erstattungen sind steuerfrei

Steuerfrei sind dagegen

nach § 3 Nr. 12 S. 2 EStG Aufwandsentschädigungen, soweit sie Aufwendungen abgelten, die einkommensteuerrechtlich als Betriebsausgaben berücksichtigungsfähig wären,

die nach Maßgabe des § 3 Nr. 13 EStG aus öffentlichen Kassen gezahlten Reisekostenvergütungen.

Der steuerfreie Aufwandsersatz nach § 3 Nr. 12 EStG

Aufwandsentschädigungen sind in den Grenzen des § 3 Nr. 12 S. 2 EStG steuerfrei, wenn

sie aus einer öffentlichen Kasse stammen,

an öffentliche Dienste leistende Personen gezahlt werden,

soweit nicht festgestellt wird, dass sie für Verdienstausfall, Zeitverlust oder zur Abgeltung eines Haftungsrisikos gewährt werden und

den tatsächlichen Aufwand offenbar nicht übersteigen.

Eine weitere Voraussetzung für die Anerkennung einer steuerfreien Aufwandspauschale ist, dass die gezahlten Beträge dazu bestimmt sind, Aufwendungen abzugelten, die steuerlich als Betriebsausgaben abziehbar wären. Eine Steuerfreiheit liegt demzufolge nicht vor, wenn dem Empfänger ein Aufwand nicht oder offenbar nicht in der Höhe der gezahlten Entschädigung erwächst.

Zur Erleichterung der Feststellung, inwieweit es sich um steuerfreie Entschädigungen handelt, ist bei Zahlungen an ehrenamtliche Mitglieder von Kammern die Vorschrift der R 3.12 Abs. 3 S. 3 LStR anzuwenden. Demnach können in der Regel ab dem Veranlagungsjahr 2026 ohne weiteren Nachweis 275 Euro monatlich als steuerlich anzuerkennender Aufwand angenommen werden.

Unter diese Regelung fallen auch pauschale Entschädigungen, die tatsächlichen Aufwand abgelten. Dies sind vor allem Aufwandsentschädigungen, Sitzungsgelder und sonstige Kosten (wie z. B. Porto- und Telefonkosten).

Wichtig — Abwesenheitsentschädigungen werden üblicherweise für Verdienstausfall und Zeitverlust gezahlt. Sie zählen somit laut Finmin zu den steuerpflichtigen Einnahmen.

Die steuerfreie Reisekostenerstattung nach § 3 Nr. 13 EStG

Neben den og steuerfreien Beträgen werden Erstattungen der Reisekosten für Dienstreisen nach Maßgabe des § 3 Nr. 13 EStG als steuerfrei anerkannt.

Werden bei Reisekostenvergütungen die reisekostenrechtlichen Vorschriften des Bundes oder der Länder nicht oder nur teilweise angewendet, können auf diese Leistungen, die zu § 3 Nr. 16 EStG erlassenen Verwaltungsvorschriften angewendet werden. Im Übrigen kann auch eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 12, 26, 26a oder 26b EStG in Betracht kommen.

Nach einer öffentlich-rechtlichen Satzung geleistete pauschale Reisekostenvergütungen können bei Beachtung von R 3.13 Abs. 2 S. 2 auch ohne Einzelnachweis steuerfrei sein, sofern die Pauschale die tatsächlich entstandenen Reiseaufwendungen nicht ersichtlich übersteigt (BFH, Urteil vom 08.10.2008, Az. VIII R 58/06, Abruf-Nr. 083753).

Vergütungen von Verpflegungsmehraufwendungen sind nur insoweit steuerfrei, als sie die Pauschbeträge nach § 9 Abs. 4a EStG nicht übersteigen. Vergütungen nachgewiesener Übernachtungskosten sind gemäß § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.

Sonstige (Ausgleichs-)Erstattungen

Ausgleichserstattungen werden zusätzlich für die Teilnahme an Sitzungen gezahlt, die im Interesse des Berufsstandes wahrgenommen werden. Dabei handelt es sich um eine Erstattung des Differenzbetrags zwischen den tatsächlich erstatteten Reisekosten und den Reisekosten, Entschädigungen und Auslagen, die gemäß der Ordnung der jeweiligen Kammer über Aufwandsentschädigungen und Reisekostenvergütungen angefallen wären.

Bei diesen Erstattungen ist der gezahlte Differenzbetrag in die jeweiligen Teilbeträge aufzuteilen. Der Teilbetrag, der auf Reisekosten entfällt, ist wie die übrigen Reisekosten zu behandeln. Bei den übrigen Teilbeträgen ist zu überprüfen, ob es sich um Aufwandsentschädigungen nach § 3 Nr. 12 S. 2 EStG oder um steuerpflichtige Einnahmen handelt.

Weiterführender Hinweis