29.07.2025 · Fachbeitrag · E-Rechnung

Digitale Rechnungsprüfung in der Praxis

von Dirk J. Lamprecht, Leiter Fachbereich Steuern einer Göttinger Anwalts- und Steuerkanzlei

| Seit dem 01.01.2025 ist es mit der E-Rechnung ernst. Auch Planungsbüros müssen E-Rechnungen zumindest empfangen können. In der Zwischenzeit mehren sich die Fragen aus der Leserschaft, wie z. B. vorzugehen ist, wenn E-Rechnungen zurückgewiesen und berichtigt werden müssen. PBP gibt die Antwort und weist den Weg, wie Sie den E-Rechnungs-Prüfprozess effizient und rechtskonform aufsetzen können. |

Grundsätze des digitalen Prüfprozesses

Der Rechnungsprüfprozess für E-Rechnungen sollte aus wirtschaftlichen Gründen digital erfolgen, da eine automatisierte und dokumentierte Prüfung möglich ist. Das dient nicht nur der Überwachung und Einhaltung von Fristen, sondern entspricht auch den systemischen und rechtlichen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung.

Um den Prozess in Ihrer Büropraxis zu automatisieren, gibt es hilfreiche Tools wie DocuWare, DATEV DMS oder SAP Invoice Management. Über Erinnerungen und Eskalationsstufen kann eine Rechnung innerhalb einer vorgegebenen Frist geprüft und freigezeichnet werden. Für Betriebsprüfungen ist es wichtig, dass der komplette Prüfprozess revisionssicher dokumentiert ist: Wer prüft sachlich? Wer gibt frei? Wer bucht? Jeder einzelne Bearbeitungsschritt sollte dabei nachvollziehbar sein.