· Fachbeitrag · Büroführung
Büroentwicklung 2014: So profitiert Ihr Büro vom Aufstieg der Sekretärin zur Office-Managerin
vom Edgar Haupt, Dipl.-Ing. und Zertifizierter Coach für Architektur- und Ingenieurbüros, Köln
| Das Geld wird im Planungsbüro mit Projektarbeit verdient. Weil aber auch Allgemeinkosten möglichst niedrig gehalten werden sollen, ist es gängige Praxis, dass Verwaltungsaufgaben zu erheblichen Teilen von planenden Ingenieuren oder gar dem Inhaber selbst erledigt werden. Wirtschaftlich ist das selten, insbesondere in der Unternehmensentwicklung werden große Potenziale verschenkt. Unser Appell lautet deshalb: Entwickeln Sie Ihre beste Verwaltungskraft zur „Office Managerin im Planungsbüro“, gewinnen Sie dadurch Freiräume und machen Sie Ihr Büro erfolgreicher. |
Anforderungen an eine zeitgemäße Verwaltung
Früher einmal hatte ein Büro einfach eine Sekretärin - die rechte Hand des Chefs. Sie kümmerte sich um die Schreibarbeit, das Telefon und die Organisation der Buchhaltung. Heute reicht das nicht mehr. Personalwesen, Con- trolling, Finanzplanung, Rechnungswesen, Vertragsgestaltung, Qualitätsmanagement, IT-Betreuung, Marketing, VOF-Verfahren, Kundenpflege, Terminmanagement, Archiv, Infrastruktur und der tägliche Betrieb. Diese wahrscheinlich immer noch nicht vollständige Aufzählung illustriert, welche Dimension der Begriff „Verwaltung“ in kleinen und großen Büros mittlerweile eingenommen hat.
PRAXISHINWEIS | Büroführung braucht also ein umfassendes Management. Und zwar eines, das Planer und Inhaber soweit wie möglich von Verwaltungsaufgaben befreit. Ein Management, das die Projektarbeit und das Unternehmen Architektur optimal unterstützt. Büromanagement wird so von der (leidigen) Notwendigkeit zu einem Instrument des unternehmerischen Erfolgs. Dazu muss es integraler Bestandteil im jeweiligen Arbeitssystem eines Büros sein. |
Aufgabenteilung im Planungsbüro neu denken
Kreative Menschen wollen kreativ arbeiten. Das gilt sicherlich für die Gestaltung von Gebäuden oder für die Lösung technischer Herausforderungen. Für alles andere braucht es Regeln. Denn „Kreativität“ in der Ablage, im Rechnungswesen oder im Schriftverkehr führt schnell zu Problemen in der Zusammenarbeit. Ingenieure planen, Manager betreiben das Büro und die Inhaber entwickeln das Unternehmen. Dieses Modell der Arbeitsteilung ist das „A und O“ einer effektiven Büroführung.
In der Praxis ist es keineswegs starr, sondern muss flexibel für jedes Büro, jedes Team, für jeden Mitarbeiter formuliert und angewendet werden. Es hilft, die Aufgaben in der Projektarbeit und im Büromanagement zu sortieren und Verantwortlichkeiten einzurichten. Oft sind nicht „böse Bauherren“ schuld an Problemen, sondern unklare Zuständigkeiten und Regelungen bei der Abwicklung von Projekten.
Alte Zöpfe abschneiden lohnt sich
Büromanagement will gut organisiert sein. Gerade in gewachsenen Strukturen sind aber viele Abläufe eingespielt, Reibungsverluste werden hingenommen. Und doch: Über die Jahre nervt der Stress mit Problemen, die stetig wiederkehren. Scheuen Sie sich dann nicht, sich damit einmal bewusst auseinanderzusetzen. Es lohnt sich. Auch eingeschliffene Verfahrensweisen und verkrustete Strukturen lassen sich aufbrechen und zukunftsfesten Lösungen zuführen. Das zeigen zwei Beispiele aus der Beratungspraxis:
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In einem Planungsbüro mussten die Mitarbeiter nach 16.00 Uhr im Wechsel das Telefon bedienen, weil die Sekretärin Feierabend hatte. Bei 20 Planern über drei Geschosse kostet das enorm viel Zeit und Nerven. Nach jahrelanger Praxis entfachte dieser vermeintlich kleine Missstand den entscheidenden Funken für die Neuorganisation des Managements. In Workshops mit dem gesamten Team wurden Arbeitsweisen analysiert, Engpässe offengelegt und Optimierungen erarbeitet. Ziel: Möglichst viel verdeckte allgemeine Verwaltung aus den Teams nehmen und in einem neu formulierten zentralen Management positionieren. Heute gibt es nach wie vor eine Sekretärin, dazu eine Halbtagskraft für Öffentlichkeitsarbeit und VOF-Verfahren, einen Hausmeister mit erweiterten Diensten im täglichen Büroablauf und einen Büromanager, genauer: eine Mitarbeiterin mit Erfahrungen aus anderen Branchen, die all die aufgeführten Arbeiten strukturiert und koordiniert. Alles in allem ein schlagkräftiges Team, das spürbaren Schwung in die Abläufe der Projektabwicklung gebracht hat. |
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Zwölf planende Mitarbeiter, zwei Inhaber und eine Kraft im Sekretariat - im Büroalltag viel Stress mit den Verwaltungsaufgaben. Diese wurden meist am Wochenende von den Chefs erledigt. Heute hat man eine Konstellation gefunden, die zwar mehr Personal und Kosten mit sich bringt, aber eben auch das Arbeiten smarter macht. Mit spürbarem wirtschaftlichen Erfolg und besserer Arbeitsatmosphäre: zwei Halbtagskräfte für Sekretariat, Empfang und Geschäftsassistenz, eine freie Buchhalterin und eine Vollzeitkraft für Unternehmenskommunikation extern und vor allem auch intern. Von ihr werden zunehmend Managementaufgaben übernommen, die früher bei den Inhabern hängen blieben. |
Wie ist Ihre Meinung zum Office-Manager im Planungsbüro?
Dass Büromanagement mehr kann als reine Verwaltung, rückt zunehmend in den Fokus der Planer. Das Berufsbild des Büromanagers gewinnt aber erst langsam an Kontur. Laut IHK gibt es erst ab 2014 einen offiziellen Ausbildungsberuf für Büromanager.
Und selbst diese Ausbildung wird nur einen Teil der Anforderungen abdecken, die von einem Office-Manager im Architektur- bzw. Ingenieurbüro erfüllt werden sollten. Die Anforderungen an dieses Berufsbild sind so breit (siehe oben) und so berufsspezifisch, dass schon leicht etliche Monate ins Land gehen, bevor ausgebildete Kaufleute die Eigenheiten der Branche beherrschen.
Office-Manager-Fortbildung aus der Branche für die Branche wäre ideal
Das lehrt auch die Erfahrung aus der Praxis, wo Büromanager im Planungsbüro ihr Branchen-Know-How meist im Alltag durch „learning by doing“ erwerben. Das bringt, wie in den aufgeführten Beispielen erlebt, jedoch am Anfang viele - verzichtbare und teure - Reibungsverluste mit sich. Die ideale Lösung wäre deshalb wohl eine Fortbildung aus der Branche für die Branche.
Aufruf: Welche Bausteine sollte eine Fortbildung umfassen?
Unsere Bitte | Sind Sie auch der Meinung, dass das Thema Büromanagement ein wichtiger Baustein ist, um Ihr Büro noch schlagkräftiger zu machen? Dann nehmen Sie an unserer Umfrage teil. Konkret: Kreuzen Sie bitte in der Tabelle an, welche Themen Ihrer Ansicht Bestandteil einer Aus- bzw. Fortbildung zum Office-Manager im Planungsbüro sein sollten. Sprechen Sie durchaus auch Ihre Verwaltungskräfte darauf an. Faxen Sie die Seite dann an die Redaktion (Fax-Nr. 0931 - 418 3080).
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