KI und Arbeitskultur: Wie ein TA-Büro sein Berufsbild strategisch weiterentwickelt

Viele Planer haben die Chancen von KI erkannt. Doch wie die richtige Auswahl treffen und den richtigen Umgang finden? Arbeitsweisen des Büros müssen überdacht, Investitionen getätigt werden. Datenschutz und die Gefahr des Missbrauchs wollen sicher gemanagt sein. Dabei hilft es, genau hinzuschauen, was Kollegen machen und sich davon inspirieren zu lassen. Hier ein erster Erfahrungsbericht aus dem TA-Büro-Bereich.

Menschen zuerst – Arbeitskultur fördern

Wie in jedem Change-Prozess geht es auch bei der strategischen Einführung von KI darum, die Furcht vor Veränderungen sorgsam zu behandeln, Neugierde zu wecken und alles zusammen in emotional und funktional funktionierende Bahnen zu lenken. Die Geschäftsleitung nimmt dabei eine Führungs- und Vorbildrolle ein. Wichtig sind zudem erste, spürbare Erfolge im Alltag, damit das Neue verankert werden kann. Soweit die konzeptionelle Basis.

„Ich verfolge einen iterativen Ansatz: Schritt für Schritt, vom Kleinen zu immer Größerem. Zunächst mache ich mich fit, damit ich in der Sache kompetent und für meine Mitarbeiter glaubwürdig bin. So stehe ich auch im engen Austausch mit branchenfremden Anwendern. Dann teste ich in kleinen Kreisen. Diese Erfahrungen werden über Workshops in das Gesamtteam eingebracht. Alle sollen sehen, wie was geht und was es jedem Einzelnen nutzt.“ So beschreibt Christopher Grässle sein Vorgehen. Was er anders macht: Erfahrene Mitarbeiter stellen im Team vor, wie sie bisher gearbeitet haben und bringen das mit den Möglichkeiten der KI in Einklang. „Dabei werden, auch schon mal im Einzelgespräch, Befürchtungen wie Jobverlust und Überforderung erörtert, vor allem aber neues Vertrauen aufgebaut, die Motivation gefördert“.

Transparenz, Regeln und persönlicher Gewinn

Eine kürzlich veröffentlichte Umfrage durch das Meinungsforschungsinstitut YouGov (Spiegel-Online, 21.11.2025) in den MINT-Berufen (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik) hat ergeben, dass drei von vier Fachkräften regelmäßig KI-Tools nutzen.

KI-Nutzungsumfrage belegt Datenmissbrauchs-Risiken

Mehr als die Hälfte davon tut dies aber ohne Freigabe der Geschäftsführung und der IT-Abteilungen. Die Gründe lauten, sich das Leben leichter zu machen und sich persönlich fortzubilden, gerade weil das nicht von den Unternehmen angeboten wird. Dieses Vorgehen öffnet aber Tür und Tor für Missbrauch und Datenklau.

„Als Arbeitgeber liegt es in meiner Verantwortung, den KI-Einsatz und das Engagement meiner Mitarbeiter offen zu steuern, sichere Tools zu installieren und verborgene Nutzungen zu reduzieren.“ Alle Mitarbeiter verfügen daher über eine vollumfängliche ChatGPT Pro Lizenz, um KI sicher und datenschutzkonform im geschlossenen Umfeld zu nutzen.

Der „Palmert & Grässle Code of Conduct“

Ein eigens entwickelter Verhaltenskodex „Code of Conduct“ regelt den Umgang mit KI, inkl. Diskriminierungsverbot und Ergebnisprüfung. Die Pro-Version ermöglicht isolierte Projekte innerhalb der KI-Umgebung, sodass private und geschäftliche Daten getrennt bleiben. Mitarbeiter können die Pro Lizenz nach Absprache auch für sich privat nutzen.

Custom GPTs für praxisgerechte Anwendungen im Büro

Das Büro setzt einen Schwerpunkt auf den Einsatz von ChatGPT Pro mit maßgeschneiderten KI-Assistenten „Custom GPT“, um berufliche Aufgaben effizient zu unterstützen.

Was ist ein Custom GPT?

Ein Custom GPT ist eine individuell angepasste Version von ChatGPT. User erstellen damit einen spezialisierten KI-Assistenten für bestimmte Aufgaben, die auf eigenen Daten, Wissen und spezifischen Anweisungen basieren. Dies ermöglicht die Automatisierung von Prozessen oder die Erstellung von maßgeschneiderten Inhalten.

KI-Assistenten reagieren auf Anfrage, KI-Agenten handeln autonom. Ein KI-Assistent ist ein digitaler Helfer für einfache Aufgaben, während ein KI-Agent ein komplexeres System darstellt, das Werkzeuge kombiniert, Workflows plant und Entscheidungen treffen kann, um ein übergeordnetes Ziel zu erreichen. Während ein Custom GPT nur Antworten liefert, wird ein KI-Agent zum digitalen Kollegen, der konkrete Aufgaben in Arbeitsprozessen übernimmt.

Die vier Custom GPT im Büro Palmert & Grässle

„Wir wollen uns nicht verzetteln, sondern ein Tool tief verstehen und produktiv nutzen. Ich habe verschiedene KI-Anbieter getestet, wie Claude, Gemini, Perplexity, und denke, dass alle sich funktional immer weiter angleichen werden. Wir fokussieren uns und wollen Use Cases entwickeln, die den Mitarbeitern echten Mehrwert liefern. Für uns sind das die Use Cases „Korrespondenz“, „NormenChecker“, „TGA-Planungshelfer“ und „FLB-Analyst“ (s. Grafik).

Die GPTs sind auf firmenspezifische Dokumente plus z. B. Vorlagen zur VDI 6026 und der HOAI trainiert. Dokumente werden gezielt freigegeben, die Pro Lizenz bietet eine geschützte, DSGVO-konforme Umgebung und agiert nur innerhalb der Organisation. Sensible Daten können sicher genutzt werden.

Der Microsoft Copilot aus dem Microsoft-Workspace wird ergänzend für Word- und PowerPoint-Bearbeitung eingesetzt, komplexe Dokumente werden bevorzugt dort editiert. Ein Chatbot namens „Charlie“ mit Wissen aus dem internen Wiki unterstützt neue Mitarbeiter.

Prozesslogik und Arbeitskultur für Mensch und Maschine

Die Kombination aus menschlichem Praxiswissen und KI-Unterstützung optimiert im Büro Palmert&Grässle nicht nur die Prozesse, sondern sichert auch die Qualität. „Wir haben die KI so trainiert, dass sie nicht nur Antworten, sondern auch Begründungen zur kritischen Prüfung durch die Mitarbeiter liefert. So verhindern wir, dass wir blind KI-Ergebnisse übernehmen und etwa verdummen“. Im Team gilt das Vier-Augen-Prinzip, die Projektleiter prüfen zudem alle Dokumente vor der Abgabe.

Die effiziente und sichere Handhabung von Tools und KI basiert auf einer klaren Prozesslogik. „Meine Ausbildung als ScrumMaster Planung und Bau sowie Inhouse-Schulungen im Agilen und Lean Management sind die Basis für die Abwicklung unserer Projekte. Die geforderten Ziele des Auftraggebers, dazu was, wann, wer mit wem zu tun hat – das ist der Kern für die jeweiligen Ausarbeitungen, Entscheidungen und Ergebnisse.“

Schöne neue Welt – was kommt wohl noch?

KI entwickelt sich rasant, die Menschen brauchen Zeit. Daher ist für das Gesamtteam im Jahr 2026 die Stabilisierung der KI-Integration erstes Ziel. Christopher Grässle ist in Tat und Gedanken allerdings schon weiter. „Ich habe mit ‚CMG Innovations‘ eine gesonderte Firma gegründet, um KI-Anwendungen und Automatisierungen neben dem Alltag voranzutreiben und die IG-PG haftungsrechtlich abzusichern.“

Und was kostet das alles? Aktuell liegen die KI-Kosten für alle Mitarbeiter bei mehreren hundert Euro im Monat. Eine Investition, die sich durch die Vermeidung der früher leider üblichen Umwege und langen Suchereien sowie schnellere Ergebnisse in wenigen Tagen amortisiert!

Weiterführende Hinweise

• Der Beitrag ist die Fortsetzung von „Digitaler Workspace MS 365 hält Einzug in den Alltag: Wissenswertes für Ihre Anwendung“, PBP 8/2025 → Abruf-Nr. 50450690

• In der IWW-PlanerWerkstatt „Neues Arbeiten – agil.digital.gemeinsam“ lernen Sie in drei aufschluss- und impulsreichen Tagen moderne Arbeitsweisen und bewährte Tools (+KI) kennen, die sich zudem kongenial mit funktionierenden Instrumenten verbinden lassen. Christopher Grässle wird am Abend des ersten Tages seine Strategie vorstellen und mit den Teilnehmern diskutieren. Das Gesamtprogramm finden Sie hier: https://www.agiles-planungsbuero.de/programm.