29.07.2014 · Fachbeitrag · Honorarmanagement

Der Einsatz von Projekt-Kommunikations-Systemen ist eine Besondere Leistung

| Projekt-Kommunikations-Managementsysteme (PKMS) werden immer wichtiger und beeinflussen die Vertragsabwicklung bei Planung und Bauüberwachung erheblich. Dabei handelt es sich um eine Planungskommunikationslogistik, die während des ganzen Projektablaufs gepflegt und auch als virtueller Projektraum oder Projektplattform bezeichnet wird. Erfahren Sie nachfolgend, wie Sie diese Leistungen richtig abrechnen und welche fachlichen Inhalte und Anwendungsbedingungen PKMS umfassen. |

PKMS ist nicht Bestandteil des Preisrechts nach HOAI

Die erste Aussage lautet, dass die Kosten für die Einrichtung und Vorhaltung eines PKMS nicht kalkulatorischer Bestandteil des Honorars für die Grundleistungen sind. Es handelt sich um eine Besondere Leistung, für die Sie eine eigene Leistungs- und Vergütungsvereinbarung treffen sollten.

Wichtig | Beachten Sie aber die Regelung in § 14 Abs. 2 Nr. 7 HOAI (Nebenkosten). Danach können Entgelte für dem Auftragnehmer nicht obliegende Leistungen, die von ihm im Einvernehmen mit dem Auftraggeber Dritten übertragen worden sind, zu den Nebenkosten gehören. Hier ist Wachsamkeit geboten, damit keine Missverständnisse entstehen.

Anwendungsbedingungen für PKMS

Bei der Leistungsvereinbarung sollte zunächst geklärt werden, welche Aufgaben das PKMS erfüllen soll. Dieser Punkt ist wichtig, weil ein einmal festgelegtes - zu wenig anspruchsvolles - Anforderungsprofil später nur schwer angepasst werden kann.

PRAXISHINWEIS | Das PKMS kann neben der Ablagestruktur auch die gesamte Kommunikation übernehmen. Das sollte auch bei der Honorarvereinbarung berücksichtigt werden. Je nach Leistungskatalog kann nämlich ein erheblicher- auch zeitlicher - Pflege- bzw. Bereitstellungsaufwand anfallen.

• Grundsätze und Anforderungen an PKMS

Anfallender Betreuungsaufwand

Bei der Kalkulation der möglichen Aufwendungen, die für die Bereitstellung, Verwaltung und Aktualisierung des PKMS anfallen, sind folgende Kriterien zu berücksichtigen

• Internetbasierte EDV-technische Verwaltung

• Regelung bezüglich der zuzulassenden Nutzer mit unterschiedlichen Zugriffsrechten

• Regelung der Informationsverteilung und Zuordnung von Leistungen zu Beteiligten

• Workflow-Struktur mit dokumentierter Planfreigabe, Rechnungsprüfung und Kostensteuerung

• Entwicklung und Pflege einer geeigneten Dokumenten- und Planablagestruktur, die unterschiedlichen Kriterien dient.

Konkretes Leistungsprofil des PKM-Systems klären 

Bei der Einrichtung eines PKMS ist zu klären, inwieweit auch die Information, Beratung und Kommunikation des Auftraggebers über das PKMS erfolgen soll. Auch die Frage einer Baukostensteuerung mittels PKMS kann eine Rolle spielen. Am Projektende sollte die Übergabe der finalen Projektdokumentation (Zeichnungen, Beschreibungen, Berechnungen) mittels PKMS möglich sein. Zu PKMS sollten Sie ferner noch fünf Dinge wissen:

• PKMS sind unberührt von BIM-Methoden (Building Information Modeling).

• Die Projektsteuerung ist unberührt von der Anwendung von PKM-Systemen, PKM-Systeme können aber eine logistische Basis für die Projektsteuerung darstellen.

• PKM-Systeme dienen der Information der Projektbeteiligten und dem Workflow-Management, der Steuerung der Informationsverteilung, dem Entscheidungsmanagement des Bauherrn, der Dokumentation, dem Controlling und dem Berichtswesen.

• PKM-Systeme können als Archiv die Basis für das spätere Instandhaltungsmanagement bilden und damit hohe Effektivitätsvorteile generieren.

• Die immer größer werdende Datenmenge erfordert EDV-gestützte Archiv-, Filter- und Sortiermethoden, deren jeweils unterschiedliche Anforderungen (Auftraggeber, Planungsbeteiligte, Berater, Behörden, spätere Unterhaltung/Wartung) bereits beim Einstellen der Dokumente ins PKMS berücksichtigt werden müssen.

Zur Auswahl von PKM-Systemen 

Die auf dem Markt angebotene Software für PKM-Systeme ist sehr unterschiedlich. Bei der Anschaffung sollten folgende Punkte geprüft werden:

• Grundlegende Organisation (Zugriffsrechte, etc.)

• Systematik der Ablage, der Suchfunktionen, des Datenim- und -exports, des Reportings und des Berichtswesens

• Standards des Workflows und Erweiterungsmöglichkeiten während des Projektverlaufs

• Veränderungsmöglichkeiten im Projektverlauf (Ergänzung von Modulen, Umstrukturierung von Ablagesystemen)

• Datensicherheit, Zuverlässigkeit des Supports, Anforderungen an Dateibezeichnungen

• Integration individueller Managementinstrumente wie zum Beispiel Entscheidungsmanagement, Kostensteuerung, Rechnungsprüfung, Planfreigaben, Fristenmanagement (Planfreigaben), Information über Dokumentübergaben (Beobachtungs- und Abholpflichten der Beteiligten)

• Qualität von Suchfunktionen, Zugriff auf aktuelle Dokumentversionen

• Schnittstelle zur Übernahme von Dokumenten (Pläne, Berechnungen, Qualitätszertifikate) in den laufenden Betrieb, Verfügbarkeit des PKMS nach Projektabschluss

• Technische Standards und Softwarekompatibilität zu bereits vorhandener Software bei den Beteiligten, Manipulationssicherheit in Bezug auf die Dokumente; Integrationsmöglichkeit zu Kommunikationssoftware (zum Beispiel E-Mail)

• Ersatz für bürointerne Organisation (zum Beispiel Bautagesberichte, Protokollwesen, Kostensteuerungssoftware, Terminplanung)

• Der Kauf bzw. die Nutzung eines PKM-Systems ist natürlich nur sinnvoll, wenn sich alle Beteiligten verpflichten, eine bestimmte Software zu nutzen, um Gesamtkompatibilität zu erzielen.

Quelle: Ausgabe 08 / 2014 | Seite 18 | ID 42831645