So nehmen Sie die Hürden im VgV-Verfahren

| Zum 4. Mal veranstaltete das IWW Institut ein VgV-Training mit den erfahrenen Referenten und Trainern Edgar Haupt und Lucian Muchowski. Der Lehrgang fand am 06.-07.11.2019 in Würzburg statt und war ausgebucht. Zwölf Teilnehmer aus unterschiedlichen planerischen Disziplinen wie Hochbau, Tiefbau, Städtebau, Landschaftsarchitektur, Tragwerksplanung, Elektroplanung und Rohrleitungsbau erweiterten gemeinsam ihr Know-how. So können die Planer die verschiedenen Phasen eines Vergabeverfahrens künftig noch besser meistern. |

Unterlagen und Auftritt verbessern ‒ Auftrag gewinnen

Im Berufsalltag stehen Architekten und Planer immer wieder vor der Fragestellung, wie viel Aufwand sie für ihre Bewerbungen investieren, ohne das planerische Tagesgeschäft zu vernachlässigen. Damit dieser Spagat gelingt, vermittelt dieses Kompakttraining so viel Theorie wie nötig und zugleich so viel Praxis wie möglich.

Mix aus Standardisierung und Einzelbearbeitung

Vorgaben kennen, Formalitäten einhalten und die Kompetenzen überzeugend kommunizieren: Dann wird es mit dem gewünschten Auftrag schon klappen. Dass es im Detail einige Fallstricke und Schwierigkeiten gibt, zeigten die Fragen und Diskussionen während des Trainings.

Die Hürde, sich gegenüber anderen Bietern abzuheben und durchzusetzen, scheint teilweise sehr hoch zu sein. Deutlich wurde, dass die Verfahren unterschiedlich sind trotz gemeinsamer rechtlicher Basis. Die richtige Bürostrategie besteht nach Darstellung der Referenten darin, die Verfahren zu verinnerlichen und möglichst viel im Büroalltag zu standardisieren. Zugleich sollte ein Freiraum bestehen bleiben, der Einzelbearbeitungen ermöglicht. Wichtig bei diesem Prozess sei es auch, laufend externes und internes Feedback einzuholen.

Büropräsentation weiterentwickeln und trainieren

Der Kriterienkatalog für die Eignung ist einzuhalten und die Eignung ist nachzuweisen; die Abwicklung erfolgt in der Regel über die Plattformen der e-Vergabe.

Ist diese erste Stufe genommen, und das Büro zum Verhandlungsverfahren eingeladen worden, kommt Überzeugungskraft ins Spiel. Jetzt gilt es, gekonnt zu präsentieren. Bei der Präsentation bietet sich dem Planungsbüro der größte Handlungsspielraum im Verfahren. Dafür entwickelten die Teilnehmer im VgV-Training ihre Bewerbungspräsentation weiter, die sie mitgebracht hatten. Sie erhielten Verbesserungsvorschläge zu Struktur und Gestaltung ihrer Präsentation.

Am zweiten (Praxis-)Tag stand das Präsentieren im Mittelpunkt. Jedes Büro präsentierte vor einem fiktiven Auswahlgremium, erhielt konstruktives Feedback von Edgar Haupt und aus dem Plenum. Die Teilnehmer hatten sichtlich Spaß an dem Rollenspiel. Es half auch, Ängste vor der nächsten Präsentation eines realen VgV-Verfahrens zu vermindern. Insider gaben zu, dass diese Termine immer auch mit Unsicherheit und mit Lampenfieber verbunden sind ‒ trotz langjähriger Berufserfahrung.

Edgar Haupt empfahl, den Auftritt vorher im Büro vor „Publikum“ zu trainieren. Für diese „Trockenübungen“ bekamen die Teilnehmer Videomitschnitte an die Hand. Diese unterstützen sie, ihre Performance nach dem Lehrgang im heimischen Büro sukzessive weiterzuentwickeln.

Interdisziplinärer Austausch und kollegialer Rat

Die beiden Trainingstage sind komprimiert gestaltet. Dennoch behandelten Edgar Haupt und Lucian Muchowski die individuellen Fragestellungen mit viel Tiefgang. Das VgV-Training wurde zudem bereichert vom kollegialen und interdisziplinären Austausch. „Gut zu erfahren, wie es bei den anderen ist“, lautete der Tenor. Das Miteinander der Architekten und Ingenieure bekam abends bei einem Schoppen auf der weltweit bekannten Alten Mainbrücke eine gesellige und entspannte Note.

Wichtig | Das nächste VgV-Training findet vom 04.-05.03.2020 statt. Weitere Informationen finden Sie auf https://www.vgv-training.de/de.