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01.04.2011 |Wichtiges BGH-Urteil

Stellen Protokolle von Baubesprechungen Vertragsänderungen dar?

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat sich mit der wichtigen Frage befasst, inwieweit Protokolle von Baubesprechungen vertraglich vereinbarte Regelungen ändern können. Die Entscheidung erging zwar zu einem Verhandlungsprotokoll mit einer Baufirma, sie gilt aber in Bezug auf die Bevollmächtigung und die Wirkung als kaufmännisches Bestätigungsschreiben auch für Planungsbüros.  

Die Ausgangslage

Sie kennen die Situation: Zunächst wird ein Planungsvertrag geschlossen, in dem die Planungsziele grob dargestellt sind. Im Zuge der Planungsvertiefung werden ergänzende Entscheidungen zu konkreten Planungsinhalten, Terminen oder anderen wichtigen Fragen herbeigeführt. Diese Vereinbarungen führen gegebenenfalls zu zusätzlichen Honoraransprüchen, verändern den Haftungsumfang und / oder erhöhen den Planungs- und Überwachungsaufwand.  

 

Für Planungsbüros stellt sich die Frage, ob solche Vereinbarungen verbindlich sind oder ob sie jederzeit (zum Beispiel unter Verweis auf vollmachtloses Verhalten des gesprächsführenden Projektleiters) zurückgezogen werden können. Genau darum ging es vor dem BGH. 

BGH: Gesprächsprotokolle können Verträge abändern

Der BGH hat zwei wichtige Aussagen getroffen (Urteil vom 27.1.2011, Az: VII ZR 186/09; Abruf-Nr. 111090). 

 

1. Protokoll wirkt wie kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Baubesprechungsprotokolle, die Themen von Vertragsinhalten betreffen, wirken bei der Baufirma, dem Planungsbüro und beim Auftraggeber / Investor (sofern kein Endverbraucher) wie ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben. Entweder man widerspricht sofort oder man muss die Gesprächsergebnisse gemäß dem verfassten und zugeleiteten Protokoll als Vereinbarung gelten lassen. 

 

2. Protokolle gelten unberührt von der Vollmacht des Vertreters

Die Baubesprechungsprotokolle mit vetragsändernden Vereinbarungen entfalten unberührt von der Befugnis (zum Beispiel Vollmacht) der anwesenden Gesprächsteilnehmer die Wirkung eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens. Grund: Die Geschäftsführung oder der bevollmächtigte Vertreter der Beteiligten und Betroffenen haben ja jeweils die Möglichkeit, dem Gesprächsprotokoll nachträglich zu widersprechen. Sie müssen dies aber unverzüglich tun. 

 

Ausnahme beim Bauen für Endverbraucher

Beim Bauen für Endverbraucher macht der BGH eine Ausnahme. Ihnen sind die strengen Regeln, die unter Kaufleuten gelten, nicht zuzumuten. Folglich entfalten hier Vereinbarungen, die in Besprechungsprotokollen niedergelegt sind, nicht den Charakter eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens. 

Konsequenz für das Tagesgeschäft

Machen Sie sich bewusst, dass Protokolle von Baubesprechungen künftig gravierende Vertragsänderungen auslösen können. Nachfolgende Fälle würden zum Beispiel jeweils Ansprüche auf Zusatzhonorare begründen: 

 

  • Der Auftraggeber beauftragt Sie gemäß Protokoll zur Erstellung eines Modells oder einer Bestandsaufnahme. Die Durchsetzung dieses Honorars wird Ihnen auch dadurch erleichtert, dass in der Neuen HOAI das Schriftformerfordernis bei Besonderen Leistungen weggefallen ist.

 

  • Das Baubesprechungsprotokoll enthält eine Vereinbarung, wonach Sie fertige Planungen ändern.

 

  • Das Protokoll ergibt, dass in der Besprechung eine Vereinbarung über die Honorierung einer vorliegenden Bauzeitverlängerung getroffen wurde.

 

Praxishinweis

Weil Planungsverträge in vielen Fällen nicht alle Einzelheiten der Planungsziele enthalten, kommt den Besprechungsprotokollen künftig eine hohe Bedeutung zu. Sie ermöglichen es, die Planungsvertiefung effektiver vorzunehmen. So können zum Beispiel die Vertragsinhalte im Stadium der Vorentwurfsplanung zielgerichtet konkretisiert werden. Kommt anschließend zu Änderungen, lässt sich das entsprechende Honorar - insbesondere durch die Regelungen der Neuen HOAI - einfacher durchsetzen. 

 

Wichtig: Umgekehrt ist darauf zu achten, dass die eigene Büroorganisation das BGH-Urteil ebenfalls berücksichtigt. Soll heißen: Entsendet der Auftragnehmer zu eine Besprechung mit vertragsrelevanten Themen einen Mitarbeiter, erzeugt er regelmäßig den Anschein, er werde durch einen Bevollmächtigten vertreten. Auf eine vertretungsberechtigte Person können die Gesprächspartner vertrauen, weil sie nicht damit rechnen müssen, dass zu einer Vertragsverhandlung vollmachtlose Vertreter geschickt werden. In solchen Fällen müssen Sie Geprächsprotokollen, die Ihrer Ansicht nach unzutreffend sind, unverzüglich widersprechen. 

 

Quelle: Ausgabe 04 / 2011 | Seite 18 | ID 143522