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01.09.2005 | Steuerfreie Arbeitgeberleistungen

Mitarbeitermotivation: Kleine und steuerfreie Geschenke erhalten die Arbeitskraft

Die schwierige Geschäftslage lässt es in den meisten Büros nicht zu, dass Sie Ihren Mitarbeitern größere Gehaltssteigerungen bieten können. Die meisten Büros (und auch die Mitarbeiter) sind zufrieden, wenn der Arbeitsplatz erhalten wird. Dafür nehmen Mitarbeiter zunehmend auch – unbezahlte – Überstunden in Kauf.  

 

Als Inhaber oder Geschäftsführer eines solchen Büros wissen Sie aber auch, dass das nicht ewig geht. Irgendwann sinkt die Leistungsbereitschaft. Kleine motivationssteigernde Gaben können da Wunder bewirken.  

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen

Am stärksten profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter von den so genannten „steuerfreien Arbeitgeberleistungen“. Denn die kosten Sie nur den Nettobetrag und kommen bei Ihren Mitarbeitern „brutto für netto“ an. Im folgenden Beitrag stellen wir Ihnen die Hitliste an Möglichkeiten vor.  

 

Wir beginnen mit Arbeitgeberleistungen, die völlig steuerfrei sind. Im zweiten Teil unserer Beitragsreihe werden wir Ihnen dann Arbeitgeberleistungen vorstellen, die begünstigt besteuert werden.  

 

1. Warengutscheine als Sachbezug

Sie können Ihren Arbeitnehmern monatlich Gutscheine geben. (Waren)-Gutscheine gelten als Sachbezug, wenn auf dem Gutschein kein anrechenbarer Betrag oder Höchstbetrag angegeben ist, sondern allein eine Mengenangabe (zum Beispiel 20 Liter Superbenzin). Er bleibt lohnsteuer- und sozialabgabenfrei, wenn die Sachbezüge des Mitarbeiters insgesamt monatlich 44 Euro nicht übersteigen. Maßgebend ist der Preis an dem Tag, an dem Ihr Mitarbeiter den Gutschein erhält. 

 

Beachten Sie: Bei den 44 Euro handelt es sich um eine Freigrenze. Übersteigt der Wert des Gutscheins die Freigrenze, ist der gesamte Sachbezug lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig. 

 

2. Die Bahncard

Wer beruflich viel Reisen muss und auch gerne privat mit der Bahn fährt, für den ist eine Bahncard interessant. Sie können Ihrem Mitarbeiter den Kauf einer Bahncard steuer- und sozialabgabenfrei ersetzen, wenn diese für Auswärtstätigkeiten und Dienstreisen genutzt wird. Voraussetzung ist, dass die Fahrtkosten durch den Erwerb der Bahncard reduziert werden. 

 

Beispiel

Max Frisch hat Fahrtkosten für Dienstreisen mit der Bahn von 400 Euro im Jahr. Sie kaufen für ihn eine Bahncard 2. Klasse für 50 Euro. Die laufenden Fahrtkosten reduzieren sich dadurch auf 300 Euro. Sie wenden damit insgesamt 350 Euro auf. Die Fahrtkosten sind also geringer als ohne den Einsatz der Bahncard. 

 

Unser Tipp: Der Vorteil, dass Ihr Mitarbeiter die Bahncard auch privat nutzen können, muss nicht versteuert werden. Welche Bahncard Sie bezahlen (1. oder 2. Klasse), ist dem Finanzamt egal. Sie ist aber nur abgabenfrei, wenn Sie die Bahncard zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewähren. 

 

3. Parkplatz-Gestellung

Nicht jedes Büro verfügt über eine ausreichende Anzahl an Parkplätzen. Mieten daher Sie als Arbeitgeber einen Parkplatz und stellen ihn Ihrem Mitarbeit zur Verfügung, ist diese Leistung steuerfrei. 

 

Wichtig: Auf keinen Fall darf Ihr Mitarbeiter den Parkplatz selbst anmieten und sich die Kosten von Ihnen erstatten lassen. In diesem Fall handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Parkgebühren für öffentliche Parkplätze erstatten. 

 

4. Kindergartenzuschuss

Leisten Sie Zuschüsse zur Unterbringung/Verpflegung und Betreuung der Kinder Ihrer Arbeitnehmer, sind diese steuerfrei (§ 3 Nummer 33 Einkommensteuergesetz, R 21a Lohnsteuer-Richtlinien), wenn 

  • es sich um nicht schulpflichtige Kinder handelt,
  • die Kinder in Kindergärten oder ähnlichen Einrichtungen untergebracht sind und
  • Sie die Leistung zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbringen.

 

Wichtig: Arbeitnehmer müssen mindestens Kosten in Höhe des Zuschusses nachweisen. Erstattungen für Aufwendungen für Kindermädchen und Kosten für eine Vorschule sind steuerpflichtig. 

 

5. Ersatz von Telefonkosten

Müssen Ihr Mitarbeiter von zu Hause berufliche Gespräche führen oder im Internet recherchieren, können Sie die Kosten steuerfrei ersetzen (R 22 LStR). Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten: 

 

  • Sie erstatten 20 Prozent der Gebühren (inklusive Grundgebühren), höchstens jedoch 20 Euro monatlich. Ein Nachweis der tatsächlich beruflich angefallenen Kosten ist nicht erforderlich.

 

  • Sie ersetzen das ganze Jahr über den Durchschnittsbetrag aus den Rechnungsbeträgen eines repräsentativen Zeitraums von drei Monaten (maximal 20 Euro pro Monat).

 

  • Ihr Mitarbeiter führt über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten einen Einzelnachweis. Der ermittelte berufliche Anteil kann dann auf das gesamte Jahr angewendet werden.

 

Beispiel

Wolfgang Rabens führt von seinem Privatanschluss im größerem Umfang berufliche Gespräche. Seine monatliche Telefonrechnung beträgt immer mehr als 100 Euro. Deshalb führt er über drei Monate einen Einzelnachweis mit dem Ergebnis, dass der berufliche Anteil 40 Prozent beträgt. Sie können Herr Rabens daher monatlich 40 Prozent seiner Telefonkosten steuerfrei erstatten, ohne an die 20-Euro-Grenze gebunden zu sein. 

 

 

6. Darlehen an Ihre Arbeitnehmer

Gewähren Sie Ihrem Mitarbeiter ein zinsloses oder zinsverbilligtes Darlehen, kann der daraus resultierende Zinsvorteil steuerfrei sein (R 31 Absatz 11 LStR). Entscheidend ist der so genannte Referenzzinssatz von derzeit fünf Prozent. Werden mindestens fünf Prozent Zinsen für das Darlehen vereinbart, muss kein geldwerter Vorteil versteuert werden. Liegt der Zins unter fünf Prozent, muss der Zinsvorteil in Höhe der Differenz zwischen dem vereinbarten Zins und den fünf Prozent versteuert werden. Für Kleindarlehen bis 2.600 Euro muss kein geldwerter Vorteil versteuert werden. 

 

Unser Tipp: Das Finanzgericht (FG) Köln ist der Meinung, dass als Bemessungsgrundlage des geldwerten Vorteils statt der Differenz zwischen vereinbartem und dem Referenzzinssatz des Finanzverwaltung die Differenz zwischen dem vereinbarten und dem marktüblichen Zinssatz angesetzt werden muss (Urteil vom 10.3.2005, Az: 10 K 999/01; Abruf-Nr. 051393). Da der marktübliche Zinssatz derzeit weit unter fünf Prozent liegt, wäre letzteres für Sie und Ihre Mitarbeiter auf jeden Fall positiv. Sie sollten sich im Falle eines Falles auf das Urteil des FG Köln bzw. auf das dazu beim BFH anhängige Verfahren (Az: VI R 32/05) berufen. 

 

7. Überlassung von Telekommunikationsgeräten

Ihre Arbeitnehmer können Telefon, Computer und Internet am Arbeitsplatz auch privat nutzen, ohne dafür einen geldwerten Vorteil versteuern zu müssen. Doch die Regelung des § 3 Nummer 45 EStG geht noch weiter. Als Arbeitgeber können Sie Ihren Mitarbeitern PC, Laptop und sogar ein Handy zur dauerhaften privaten Nutzung steuerfrei überlassen. Steuerfrei ist zudem die Überlassung von Zubehör (beispielsweise Drucker) und Software. Sogar die Verbindungsentgelte können Sie als Arbeitgeber steuerfrei übernehmen. Einzige Voraussetzung: Das Gerät muss in Ihrem Eigentum bleiben.  

 

Unser Tipp: Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder durch Herabsetzung des Arbeitslohns (Arbeitsvertrag muss geändert werden) erbracht werden. Bei einer Lohnumwandlung müssen aber weiterhin Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden.  

 

8. Verpflegungsmehraufwand

Für Mitarbeiter, die an entfernten Baustellen eingesetzt werden (zum Beispiel in der Lph 8) häufig ein Übel: Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand, die Sie Ihrem Mitarbeiter steuerfrei ersetzen können, reichen gerade mal für einen Snack an der Imbissbude.  

 

Unser Tipp: Sie können bis zu doppelt so hohe Pauschalen gewähren, wenn Sie die über die normalen Pauschalen hinausgehenden Beträge mit 25 Prozent pauschal versteuern (§§ 4 Absatz 5 Nummer 5 EStG, 40 Absatz 2 Nummer 4 EStG und R 127 Absatz 1 Nummer 4 LStR). Daraus ergeben sich folgende Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bei Inlandsreisen. 

Abwesenheit am Tag 

Steuerfreiersetzbar 

Zusätzlich (wenn vom Arbeitgeber mit 25 % versteuert) 

Maximal ersetzbar 

Mindestens 8 aber weniger als 14 Stunden 

6 Euro 

6 Euro 

12 Euro 

Mindestens 14 aber weniger als 24 Stunden 

12 Euro 

12 Euro 

24 Euro 

24 Stunden 

24 Euro 

24 Euro 

48 Euro 

 

 

Beispiel

Die Dienstreise von Werner Jung dauert drei Tage. Sie beginnt am Montag um 8.00 Uhr und endet am Mittwoch um 12.00 Uhr. Sie zahlen ihm Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 84 Euro (Montag 24 Euro, Dienstag 48 Euro, Mittwoch 12 Euro). Steuerfrei sind Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 42 Euro, den Rest müssen Sie pauschal mit 25 Prozent versteuern. 

 

Fortsetzung mit steuerbegünstigten Arbeitgeberleistungen

Mit dem letzten Beispiel der steuerfreien bzw. steuerbegünstigten Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen haben wir schon einen fließenden Übergang zu den Leistungen vollzogen, die Sie Ihren Mitarbeitern steuerbegünstigt zukommen lassen können. Welche Möglichkeiten Ihnen das Steuerrecht hier noch bietet, darüber informieren wir Sie ausführlich in der nächsten Ausgabe. 

 

Dort finden Sie dann auch eine Übersicht über alle steuerfreien bzw. steuerbegünstigten Leistungen, um das oder die für Sie interessantesten Modelle umsetzen zu können. 

Quelle: Ausgabe 09 / 2005 | Seite 21 | ID 95710