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Abrechnung von Nebenkosten
Das berühmte Kleinvieh macht mehr Mist als Sie denken
von Dipl.-Ing. und Architekt, Klaus D. Siemon ö.b.u.v. Sachver-ständiger für Leistungen und Honorare der Architekten, Osterode
Die Nebenkosten sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Viele Planungsbüros haben schon durch mit dem Auftraggeber (zu niedrig) vereinbarte Nebenkostenpauschalen erhebliche Verluste erwirtschaftet. Wie Sie das vermeiden und buchstäblich "auf Ihre Kosten kommen", erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Aktuelles BGH-Urteil im Tagesgeschäft umsetzen
Vor allem gilt es, eine aktuelle Entscheidung des Bundesgerichtshofs (BGH) in die Praxis umzusetzen. Der BGH hat klargestellt, dass die Nebenkosten entgegen allen bisherigen Annahmen keinen preisrechtlichen Beschränkungen aus der HOAI unterliegen. Die BGH-Richter: Die Höhe der Nebenkostenpauschale ist in der HOAI nicht begrenzt. Sie richtet sich vielmehr nach den individuellen Anforderungen des Projekts. Sie kann also frei vereinbart werden, soweit sie nicht gegen die guten Sitten verstößt (Urteil vom 25.9.2003, Az: VII ZR 13/02; Abruf-Nr. 032778).
Im konkreten Fall hatte das Kammergericht (KG) Berlin eine Nebenkostenpauschale von zehn Prozent als überhöht angesehen. Der BGH hat die Sache jetzt zur erneuten Verhandlung an das KG zurückverwiesen. Es spricht vieles dafür, dass die Berliner Richter die zehnprozentige Pauschale akzeptieren werden. Das würde auch den Realitäten entsprechen. In diesem Bereich hat sich in den letzten Jahren nämlich einiges geändert.
HOAI: Einzelnachweis oder Pauschale
Bevor wir Ihnen sagen, wie Sie die BGH-Entscheidung in die Praxis umsetzen, lohnt ein Blick in die HOAI: In § 7 Absatz 3 HOAI ist klar geregelt, dass eine Pauschale für Nebenkosten nur berechnet werden kann, wenn sie schriftlich und bei Auftragserteilung vereinbart wurde. Das heißt: Können Sie sich mit Ihrem Auftraggeber nicht von Beginn an auf eine gerechte Nebenkostenpauschale einigen, müssen Sie Ihre Nebenkosten einzeln nachweisen.
Das muss kein Nachteil sein. Es bedeutet zwar einiges an Aufwand, weil Sie zum Beispiel auch die Telefonkosten (tabellenmäßig) neben den anderen Nebenkosten aufstellen müssen. Dafür werden Sie mit einer gerechten Abrechnung belohnt, die mit einiger Sicherheit deutlich oberhalb der vom Auftraggeber üblicherweise vorgesehenen Pauschale liegt. Das zeigen zwei Praxisfälle.
Beispiel 1: Nebenkosten bei Krankenhausbau
Die Nachprüfung eines mit öffentlichen Mitteln durchgeführten Krankenhausneubauprojekts, bei dem die Nebenkosten auf Einzelnachweis abgerechnet wurden, ergab Nebenkosten in Höhe von 12 Prozent des Honorars. Darin waren die Druck- und Versandkosten der Ausschreibungsunterlagen noch nicht einmal enthalten. Hinzu kommt, dass die Nebenkosten hier zusammengefasst für die Planbereiche Architektur, Technische Ausrüstung und Tragwerkplanung ermittelt wurden und im Durchschnitt die oben genannten Prozent ergaben. Damit dürfte auch den letzten Zweiflern klargemacht werden können, dass Nebenkostenpauschalen von 4 Prozent absolut unauskömmlich sind.
Beispiel 2: Modernisierung mittelalterliches Bauwerk
In einem weiteren Beispiel aus dem Bauen im Bestand (Modernisierung eines mittelalterlichen Bauwerks mit rund 1,2 Mio. Euro Baukosten) stellte sich heraus, dass die außerhalb der Nebenkostenpauschale in Höhe von 5 Prozent gesondert auf Einzelnachweis abgerechneten Kosten für die Erstellung von Zeichnungen und Ausschreibungsunterlagen bereits 3,9 Prozent des Honorars ausmachen. Auch damit ist belegt, dass eine Nebenkostenpauschale in Höhe von 6 Prozent für sämtliche Nebenkosten unauskömmlich ist.
So vereinbaren Sie eine Nebenkostenpauschale richtig
Wenn Sie sich entschieden haben, statt auf den Einzelnachweis auf eine Nebenkostenpauschale zu "setzen", sollten Sie für die Verhandlung mit Ihrem Auftraggeber immer im Hinterkopf behalten: Einigen Sie sich nicht, müssen die Kosten einzeln abgerechnet werden. Damit können Sie Ihren Auftraggeber zu seinem (und Ihrem) Glück zwingen. Außerdem müssen Sie bei der Vereinbarung von Nebenkostenpauschalen noch auf folgende Punkte achten:
1. Kosten von Ausschreibungsunterlagen
Ein ständiger Streitpunkt in der Praxis sind die Kosten von Ausschreibungsunterlagen. Nach DIN 1960 (bzw. VOB/A) gehören die Kosten für Druck und Versand von Ausschreibungsunterlagen einschließlich der zugehörigen Planunterlagen zu den Kosten, die im Verhältnis zwischen Auftraggeber (Bauherr) und Bieter (Baufirma) zu regeln sind. Bei öffentlichen Ausschreibungen werden diese Kosten von den Bietern übernommen. Bei beschränkten Ausschreibungen trägt die Kosten der Bauherr.
Unser Tipp: Vereinbaren Sie vorsichtshalber im Planungsvertrag, dass für den Druck der Ausschreibungsunterlagen anfallende Kosten (einschließlich Porto und Versand) nicht von der Nebenkostenpauschale bei Planungsleistungen umfasst sind. Begründen Sie dies unter anderem damit, dass bei öffentlichen Ausschreibungen die Bieter diese Kosten nach DIN 1960 (§ 17 und 20 VOB/A) ohnehin zu tragen haben. Somit sollten Ihnen diese Kosten nicht in die Nebenkostenpauschale des Planungshonorars hineingemogelt werden. Was bei öffentlichen Ausschreibungen gilt, kann im Verhältnis zum HOAI-Vertrag bei freihändigen Vergaben nicht einfach über Bord geworfen werden. Damit dürfte für jeden Auftraggeber klar sein, dass die Ausschreibungsvervielfältigungen nicht in die Planungsnebenkosten gehören.
2. Planausfertigungen
Der Posten "Planausfertigungen" wird häufig unterschätzt. Seit Einführung der CAD sind die Kosten für Planvervielfältigungen enorm gestiegen. Farbige Ausdrucke, ständig überarbeitete neue Varianten und Planversionen (perspektivische Darstellung) haben dafür gesorgt, dass die früheren Kostenkennwerte für "Pauskosten" nicht mehr realistisch sind. Viele Büros verbrauchen den größten Teil dieser Ansätze bereits im Stadium der Vor- und Entwurfsplanung. Legen Sie im Rahmen einer Nebenkostenpauschale fest, wieviele Planausfertigungen darin enthalten sind.
3. Planänderungen
Zu dem unter Punkt 2 genannten Aspekt kommen noch die vom Auftraggeber veranlassten Planungsänderungen hinzu. Durch die CAD fällt die Forderung nach einem kompletten Neuausdruck viel leichter als früher. Änderungsbedingte Nebenkosten sollten Sie deshalb immer nur auf Nachweis abrechnen (Vereinbarung nicht vergessen).
4. Dokumentation am Projektende
Auch die gesonderte Planübergabe aller Planungsunterlagen an den Auftraggeber am Projektende für seine eigene Dokumentation sollte in Ihrer Vereinbarung zur Nebenkostenpauschale berücksichtigt sein. Folgende Regelung wird vorgeschlagen: "Die Kosten für die Planübergaben am Projektende sind nicht Bestandteil der Pauschale. Sie werden auf Nachweis abgerechnet".
Diese Unterlagen sind für die spätere Bauunterhaltung erforderlich. Sollen Sie die Dokumentation in einem bestimmten EDV-System erstellen und übergeben (zum Beispiel für das spätere Facility-Management), wäre auch dies noch zu berücksichtigen.
5. Kosten für ständige Jour-Fixe Koordinationsgespräche
Die vermehrte Einschaltung von Projektsteuerern hat zur Vervielfachung von Jour-Fixe-Besprechungen geführt. Das verursacht bei den Planern nicht nur teure Zeitverluste, sondern auch zusätzliche Nebenkosten.
6. Bieterverhandlungen nach Ausschreibungen
Bei privaten Baumaßnahmen verlangen Auftraggeber nicht selten, dass mindestens mit den fünf in der Preisrangfolge vorn liegenden Bietern eigene Preisverhandlungen geführt werden. Das summiert sich für Sie (auf viele Verluststunden und Nebenkosten), je nach Anzahl der Gewerke.
Unser Tipp: Vermeiden Sie solche Klauseln. Sie bringen keiner Partei Vorteile. Auch bei öffentlichen Auftraggebern nehmen solche Verhandlungen in letzter Zeit deutlich zu. Vergabeverhandlungen haben sich aber streng an der VOB/A zu orientieren, ohne dass eine Anzahl von Vertragsgesprächen vorgegeben wird.
7. Planübergaben an Baufirmen regeln
Da viele Unternehmen mit einer deutlich gestiegenen Anzahl von Subunternehmern arbeiten, verlangen sie eine höhere Anzahl an Zeichnungs-Ausdrucken. Der Hauptunternehmer will für seine Subunternehmer je eine weitere Planausfertigung haben.
Unser Tipp: Treffen Sie in den Ausschreibungsunterlagen eine Regelung hinsichtlich der Anzahl und Art der Planübergaben an ausführende Firmen. Diese kann zum Beispiel aus der Übergabe eines Papierplans und der Übersendung der Datei per E-Mail bestehen. Für weitere Planausfertigungen sollten Sie eine Erstattung durch den Auftragnehmer regeln.
Kombinationsregelung löst die Probleme
Unsere Auflistung hat es Ihnen deutlich vor Augen geführt: Mit einer Nebenkostenpauschale, die nicht viel mehr als den Prozent-Satz und die Art der Nebenkosten regelt, kommen Sie nicht weit. Wenn Ihre Nebenkostenregelung nicht zu Ertragsverlusten führen soll, muss sie wesentlich mehr enthalten.
Mustervertragsklausel auf der nächsten Seite
Die Lösung lautet "inhaltlich begrenzte Nebenkostenpauschale mit Regelung über spezielle Nebenkosten, die auf Nachweis abgerechnet werden". Eine solche Nebenkostenklausel sorgt für einen gerechten Ausgleich der Interessen. Auf der nächsten Seite stellen wir Ihnen eine Mustervereinbarung vor, die Sie natürlich projektbezogen anpassen können bzw. müssen.
Reisekosten gesondert vereinbaren
Sind Sie nur bis zur Leistungsphase 7 beauftragt, können Sie auf Grundlage der Regelung in Absatz 3 der auf der folgenden Seite vorgestellten Vertragsklausel die Reisekosten für projektbegleitende Baustellenbesuche (Leistungsphase 8) gesondert vereinbaren. Haben Sie ein VOF-Verfahren oder einen Wettbewerb gewonnen, und liegt die Baustelle weit entfernt, müssen Sie daran denken, dass die Reisekosten überproportional hoch liegen werden. Die Reisekosten sollten Sie in diesen Fällen auf Einzelnachweis vereinbaren.
§ X Nebenkosten
(1) Für die Nebenkosten - außer Aufwendungen nach Absatz 2 wird eine Pauschale in Höhe von ... Prozent des Nettohonorars (Honorar für Grundleistungen und darüber hinausgehende vereinbarte Leistungen) zuzüglich Umsatzsteuer vereinbart.
(2) Die Nebenkosten nach Absatz 1 enthalten jede Planausfertigung in dreifacher Ausfertigung (ohne Änderungspläne). Auf Einzelnachweis werden ergänzend zu Absatz 1 abgerechnet:
  • Darüber hinausgehende Ausfertigungen von Unterlagen
  • Nebenkosten bei Planungsänderungen
  • Projektdokumentation (Pläne und Beschreibungen), die zur Inbenutzungnahme übergeben wird
  • Druck- und Versandkosten für Ausschreibungsunterlagen
  • Kosten für ein Baustellenbüro
    (3) Die Nebenkostenregelungen beziehen sich nur auf den beauftragten Leistungsumfang.
    Einzelabrechnung von Nebenkosten
    Wenn Sie mit dem Auftraggeber keine Einigung über eine Nebenkostenpauschale erzielen, müssen Sie die Kosten einzeln nachweisen. Unserer Checkliste können Sie entnehmen, welche Kosten Sie wie erfassen müssen. Basis dieser Checkliste ist ein Urteil des Oberlandesgerichts Hamm (vom 5.6.2002, Az: 25 U 170/01; Abruf-Nr. 021659).
    Checkliste zur Einzelabrechnung
     BezeichnungNachweisverfahren
    1.Eigene Kosten:
    ReisekostenEinzelnachweis (auch Bürointern erforderlich) Darlegung ähnlich Finanzamt
    Portotabellarische projektbezogene Aufzeichnungen (zum Beispiel Postausgangsbuch)
    Kopierkostentabellarische Aufzeichnungen (Kopierlisten je Projekt)
    Zeichnungsplottstabellarische Aufzeichnungen (Planlisten je Projekt)
    Telefonkostentabellarische Aufzeichnungen (Telefonlisten je Projekt)
    2.Fremdkosten:
    Kopierkosten / PlottsExterne projektbezogene Rechnungsbelege
    Unser Tipp: Bevor Sie sich auf eine unbefriedigende Nebenkostenpauschale einlassen, wählen Sie den Einzelnachweis. Der Aufwand hält sich durch Einsatz moderner EDV in vertretbarem Rahmen.
    Quelle: Wirtschaftsdienst Ingenieure und Architekten - Ausgabe 02/2004, Seite 4
    Quelle: Ausgabe 02 / 2004 | Seite 4 | ID 108252