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  • ·Fachbeitrag ·Öffentliche Aufträge

    Checkliste für die Leistungsphase 7: Das müssen Planungsbüros nicht leisten

    | Die Dokumentationspflichten, die öffentliche Auftraggeber Planungsbüros auferlegen, sind enorm gestiegen. Deshalb stellt sich die Frage, was Planungsbüros, die auf Basis der HOAI beauftragt sind, leisten müssen und wo die Schnittstelle zu Auftraggeberleistungen liegt? Das OLG Koblenz hat jetzt eine Antwort gegeben. Diese ist auch für Planer relevant, die Planungsaufträge privater Auftraggeber abarbeiten, die mit öffentlichen Fördermitteln bauen. Denn dort befinden sich Dokumentationspflichten, die der Fördermittelgeber vom Investor erwartet, meist in den Förderbescheiden. |

    Der vergabe- und haftungsrechtliche Hintergrund

    Die Dokumentation von Vergabeverfahren kann nicht nur einen immensen Aufwand je Gewerk erfordern sondern auch vergaberechtliche Folgen auslösen, wenn Dokumentationen formale Fehler enthalten. Aktuelles Beispiel ist eine Vorabinformation über die beabsichtigte Vergabe eines öffentlichen Auftrags nach dem GWB-Gesetz.

     

    Bei dieser Vorabinformation hatte der Auslober den Namen des zur Vergabe vorgesehenen Bieters im Schreiben an die weiteren Bewerber nicht genannt. Daraufhin erklärte das OLG Koblenz die Zuschlagserteilung an den ausgewählten Bieter für unwirksam (OLG Koblenz, Beschluss vom 25.9.2012, Az. 1 Verg 5/12; Abruf-Nr. 123906).

     

    Wichtig | Für Planungsbüros, die den öffentlichen Auftraggeber hier beraten, können erhebliche Haftungsrisiken bestehen. Deshalb ist zu prüfen, welche Leistungen überhaupt erbracht werden sollen. Unsere Empfehlung lautet: Mehr als die Honorartatbestände aus den Leistungsbildern der HOAI sollten nicht erbracht werden.

    Die Leistungspflichten in punkto Dokumentation nach HOAI

    Nachfolgend untersuchen wir deshalb auf Basis der Honorartatbestände der Leistungsbilder der HOAI, was ein Planer in punkto Dokumentation schuldet. Es gibt Planungsverträge, die spezielle(re) Klauseln mit weitergehenden Pflichten zu Dokumentationsleistungen enthalten. Aufgrund der hohen Risiken raten wir aber ab, im Bereich der Mitwirkung bei der Vergabe Leistungen zu erbringen, die über die jeweiligen Grundleistungen hinausgehen und zum reinen Vergaberecht gehören.

     

    Wichtig | In der Praxis klafft die Schere zwischen dem, was die HOAI in den Leistungsbildern vorsieht, und dem, was öffentliche Auftraggeber verlangen, weit auseinander. Die nachfolgend beispielhaft dokumentierte Übersicht aus Vergabedokumentationsunterlagen aus dem Bundesland Bayern für öffentliche Auftraggeber spricht Bände. Aus der Gegenüberstellung ersehen Sie, welche Dokumentationsleistungen von öffentlichen Auftraggebern gefordert werden, aber so nicht mit den Honorartatbeständen nach HOAI abgedeckt sind. Sinngemäß trifft das auch für private Projekte zu, zum Beispiel bei institutionellen Auftraggebern, die eigene Bauabteilungen unterhalten.

     

    Vergabedokumentation gemäß Vergabehandbuch (VHB)
    Beurteilung nach HOAI (§ 33 HOAI - Lph 7)

    Dokumentationsformular zum Angebotsversand, zum Beispiel

    • Bieter-Nr.
    • Eingang Angebotsanforderung beim Auftraggeber
    • Vermerk über Zahlungseingang
    • Datum des Versands von Angebotsunterlagen
    • Vermerk, ob elektrische Anbieter oder konventionell

    Das ist Aufgabe des Auftraggebers. Es handelt sich um Leistungen, die nicht Bestandteil der Honorartatbestände nach HOAI sind. Diese Aufgabe sollte aus Gründen der Korruptionsprävention auch nicht an den Planer delegiert werden.

    Niederschrift über die Angebotseröffnung, zum Beispiel

    • Anzahl der rechtzeitig eingegangenen Angebote
    • Angabe von verspäteten Angeboten
    • Anzahl von Nebenangeboten
    • genaue Uhrzeit der Angebotseröffnung
    • Angabe zu anwesenden Personen
    • Auflistung aller bei Angebotseröffnung vorliegenden Angebote mit Anbieteranschrift und geprüfter Angebotssumme
    • Anzahl Nebenangebote
    • Etwaige besondere Vorkommnisse (zum Beispiel keine Unversehrtheit des Angebotsumschlags)

    Das ist Aufgabe des Auftraggebers. Es handelt sich um Leistungen, die nicht Bestandteil der Honorartatbestände nach HOAI sind. Diese Aufgabe sollte aus Gründen der Korruptionsprävention auch nicht an den Planer delegiert werden.

    Dokumentation von Daten und Inhalten zur Aufklärung von Angebotsinhalten, Angabe zu Ausschlusskriterien wie Preis oder andere Kriterien

    Protokolle über Angebotsverhandlungen, (Leistung 7e nach HOAI 2009 bei Gebäuden). Angabe zu Ausschlusskriterien ist Sache des Auftraggebers im Rahmen des Vergaberechts. Der Planer gibt dem Auftraggeber bekannt, ob solche Kriterien vorliegen.

    Formblatt mit Angaben zur Entscheidung über den Zuschlag, zum Beispiel

    • Angaben zu zuständigem Entscheider beim Auftraggeber
    • Vergabenummern
    • Begründung zum Vergabevorschlag
    • Bestätigungsvermerk (bevorzugter Bewerber, Eignungsnachweise)
    • Voraussichtliche Abrechnungssumme
    • Angabe zu federführendem Personal beim Auftraggeber

    Das ist Angelegenheit des Auftraggebers. Vergaberechtsangelegenheiten (unter anderem Dokumentation gemäß § 20 VOB/A) obliegen dem Auftraggeber.

    Die fachtechnische Begründung zum Vergabevorschlag (siehe dritter Aufzählungspunkt in der linken Spalte) ist vom Planungsbüro zu erarbeiten.

    Absageschreiben an Bieter, denen der Auftrag nicht erteilt werden soll (siehe §19 VOB/A) mit Angabe von Gründen (zum Beispiel zu spät eingegangen, zu hoch in der Preisrangfolge, Änderung der Angebotsunterlagen, fehlende Unterschrift).

    Das ist Angelegenheit des Auftraggebers. Vergaberechtsangelegenheiten obliegen dem Auftraggeber (Beschluss des OLG Koblenz vom 25.9.2012, siehe oben).

    Formulierung des Auftragsschreibens mit Hinweisen zu Terminen und Freistellungsbescheinigungen

    Formulierung einer Empfangsbestätigung mit Angabe der Ansprechpartner des Auftragnehmers.

    Die Formulierung des Auftragsschreibens ist Sache des Auftraggebers. Dabei kann zum Beispiel auf fachtechnische Festlegungen aus der Angebotsaufklärung Bezug genommen werden. Auch Vergaberechtsfragen, wie zum Beispiel geänderte Ausführungsfristen, sind Sache des Auftraggebers.

    Information über die Erteilung eines Auftrags nach§ 21 Absatz 3 VOB/A mit Auftragsdaten

    Das ist Angelegenheit des Auftraggebers. Vergaberechtsangelegenheiten obliegen dem Auftraggeber (siehe Beschluss OLG Koblenz oben).

    Vergabevermerk über etwaige Aufhebung einer Ausschreibung mit

    • Angabe der Entscheiderperson beim Auftraggeber
    • Angabe von Aufhebungsgründen
    • Festlegung des weiteren Verfahrens (neue Ausschreibung, freihändige Vergabe)

    Das ist Angelegenheit des Auftraggebers. Vergaberechtsangelegenheiten obliegen ihm.

    Vergabedokumentation gemäß Vergabehandbuch (VHB)
    Beurteilung nach HOAI (§ 33 HOAI - Lph 7)

    Schriftsatz an Bieter über die erfolgte Aufhebung einer Ausschreibung mit Begründung und Angabe zum weiteren Verfahren

    Das ist Angelegenheit des Auftraggebers.

    Protokoll über die „erste Durchsicht“ von Angeboten mit Prüfpunkten wie zum Beispiel

    • fehlende Unterschrift, gesondertes Ausschreiben,
    • Preisnachlässe, Nebenangebote,
    • Änderungen an Angebotsunterlagen

    Wird ohnehin im Zuge der Angebotsprüfung und Wertung geprüft; die Dokumentation einer ersten Durchsicht ist nicht in den Leistungsbildern der HOAI geregelt. Das erfolgt gemeinsam mit der Vorbereitung der Vergabeempfehlung.

    Formular Bieterliste mit Auflistung aller Anbieter mit Angabe von

    • ungeprüften und geprüften Angebotspreisen
    • sowie Angabe zum Abstand zu anderen Bietern

    Das ist Angelegenheit des Auftraggebers (Bieterliste) Die geprüften Angebotspreise werden in den Preisspiegel des Planers aufgenommen. Der Preisspiegel ist jeweils vom Planungsbüro anzufertigen.

    Angaben zu Ergebnissen der Eignungsprüfung zur

    • Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit,
    • Eigenerklärungen für Anbieter und angegebene Subunternehmer,

    Entscheidung über Verbleib oder Angebotsausschluss aus dem weiteren Verfahren

    Das erfolgt im Zuge der Angebotsprüfung und Wertung in Leistungsphase 7 durch das Planungsbüro. Die Entscheidung über Verbleib oder Ausschluss bei der weiteren Wertung trifft der Auftraggeber.

    Bei Angebotswertung nach Punktebewertung; Angaben

    • zum technischen Wert mit Punkten,
    • zur Wichtung, Begründung, etc.

    Nur soweit vertraglich vereinbart. Individuelle Regeln erforderlich.

    Schreiben an Anbieter mit der Aufforderung zur Zuschlagsfristverlängerung und beigefügter Erklärung des Bieters, Festlegung der neuen Zuschlagsfrist

    Das ist Angelegenheit des Auftraggebers

    Die richtige Aufgabenverteilung in der Lph 7

    Die richtige - und auch von öffentlichen Aufsichtsgremien wie dem Bundesrechnungshof (siehe unten) so gesehene - Aufgabenverteilung in der Lph 7 lautet so: Die baufachliche Angebotsauswertung und Prüfung ist Sache der Planungsbüros; die Bearbeitung von Vergabeentscheidungen sowie Rechtsfragen sind Sache des Auftraggebers.

     

    Wichtig | Soll Ihr Büro Leistungen erbringen, die wie dargestellt nicht Bestandteil der Leistungsbilder nach HOAI sind, ist das prinzipiell möglich; mit einer separaten Vereinbarung und gegen gesondertes Honorar. Sie sollten aber wissen, dass insbesondere unter Berücksichtigung der Gesetze und Richtlinien zur Korruptionsprävention längst nicht alle Auftraggeberleistungen an Planungsbüros übertragen werden können. Ein wichtiger Anteil wird als „nicht delegierbar“ eingestuft.

     

    Beachten Sie | So geht zum Beispiel aus einem internen Prüfbericht des Bundesrechnungshofs hervor, dass dieser sogar erwartet, dass die Ausschreibungsunterlagen keine Hinweise auf das aufstellende und angebotsauswertende Planungsbüro enthalten. Rückfragen von Bietern sollen danach vom öffentlichen Auslober selbst und nicht vom Architekten beantwortet werden, damit Kontaktaufnahmen vermieden werden.

     

    FAZIT | Öffentliche Auftraggeber überantworten vergaberechtliche Fragen und Aufgaben gern an die Planungsbüros. Sie vergessen dabei aber manchmal, dass es sich dabei oft um nichtdelegierbare Auftraggeberleistungen handelt. Mit dem Wissen aus diesem Beitrag sind Sie für solche Anliegen gut vorbereitet.

     
    Quelle: Ausgabe 01 / 2013 | Seite 13 | ID 36840320