· Kostenstruktur
Zwei typische Steuerfallen bei Beteiligung an Bürogemeinschaften
von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage
Büroräume und technische Ausstattung sind kostspielig. Möchten Anwälte die Kosten reduzieren, ist ein Weg die Beteiligung an einer Bürogemeinschaft. Aus steuerlicher Sicht ist jedoch Vorsicht geboten. Denn sollten die steuerlichen Rahmenbedingungen missachtet werden, können sich schnell teure Steuerfallen ergeben. Das gilt vor allem bei einer späteren Auflösung der Gemeinschaft.
Das zeichnet Bürogemeinschaften aus
Eine Bürogemeinschaft ist ein Zusammenschluss von meist freiberuflich tätigen Unternehmern, wie Ärzten, Steuerberatern oder Anwälten. Diese Unternehmer nutzen über die Gemeinschaft gemeinsam Räumlichkeiten, Personal und/oder technische Geräte. Ihr Ziel ist, durch die gemeinsame Nutzung Kosten zu sparen. Zudem erleichtert die räumliche Nähe oft den fachlichen Austausch. Es handelt sich also um eine reine Kostengemeinschaft in der Rechtsform einer GbR und nicht um eine gemeinsame Berufsausübung wie bei einer Gemeinschaftskanzlei. Denn alle Anwälte bleiben wirtschaftlich selbstständig und handeln auf eigene Rechnungen.
Beispiel 1 |
Zwei Anwälte möchten jeweils eine eigene Kanzlei eröffnen. Dafür benötigen sie nicht nur Büroräume und ein Sekretariat, sondern auch entsprechende technische Ausstattung. Um die Kosten zu reduzieren, gründen sie eine Bürogemeinschaft. Diese Gemeinschaft mietet die Räumlichkeiten an, beschäftigt das Personal und investiert in die technische Ausstattung. Die beiden Anwälte arbeiten innerhalb der Räumlichkeiten, aber auf jeweils eigene Rechnung. |
Die Gemeinschaft aus steuerlicher Sicht
Eine Bürogemeinschaft erzielt regelmäßig keine Einnahmen, weil es sich um eine reine Kostengemeinschaft handelt. Mangels Einnahmen besteht auch keine Gewinnerzielungsabsicht, sodass die Gemeinschaft auch nicht den Tatbestand für eine Mitunternehmerschaft erfüllt (§ 15 Abs. 1 Nr. 2 EStG). Damit muss die Gemeinschaft auch keine Gewinnermittlung aufstellen.
Dennoch hat der von der Gemeinschaft getragene Aufwand steuerliche Relevanz, weil er bei den beteiligten Anwälten gemessen am Umfang der jeweiligen Beteiligung als Betriebsausgabe abzugsfähig ist. Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass die Höhe der sich ergebenden Betriebsausgaben der Bürogemeinschaft sowie der Anteil eines jeden Anwalts daran gesondert und einheitlich festgestellt werden, um diesen Betrag im Rahmen der Gewinnermittlung der beteiligten Anwälte geltend zu machen.
MERKE — Bei der gesonderten und einheitlichen Feststellung werden Einkünfte aus einer gemeinsamen Quelle (hier der Bürogemeinschaft) für mehrere Beteiligte einheitlich ermittelt. Der gesamte Gewinn oder Verlust wird danach auf die einzelnen Gesellschafter aufgeteilt. Diese gesonderte und einheitliche Feststellung erfolgt nicht wie bei der gemeinsamen Berufsausübung auf Grundlage des § 180 Abs. 1 Nr. 2a AO, sondern über § 180 Abs. 2 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Nr. 1 der Verordnung zu § 180 Abs. 2 AO. |
Steuerfalle 1: Gesondert Betriebsausgaben geltend gemacht
Eine Bürogemeinschaft benötigt finanzielle Mittel, um die entstehenden Kosten zu begleichen. Weil sie keine Einnahmen erzielt, werden die Gelder über Umlagen von den beteiligten Anwälten gefordert. Denkbar sind dabei sowohl Umlagen, die alle Gesellschafter treffen, z. B. für die Anschaffung von Inventar und Geräten oder Umlagen für die Raumkosten entsprechend eines Flächenschlüssels. Manchmal werden aber auch Umlagen direkt von einem Gesellschafter gefordert, um einzelne ihn betreffende Kosten abzurechnen, z. B. für Zusatzkosten infolge außerordentlicher Projekte.
Diese von den beteiligten Anwälten zu leistenden Umlagen sind innerhalb ihrer Gewinnermittlungen jedoch nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig. Das liegt daran, dass die Aufwendungen bereits auf Ebene der Gemeinschaft gesondert und einheitlich festgestellt werden und sie sich über die Feststellung direkt auf Ebene der beteiligten Anwälte über zusätzliche Betriebsausgaben auswirken. Werden die Umlagen – was im Rahmen einer Betriebsprüfung häufig festgestellt wird – zusätzlich als Betriebsausgabe auf Ebene der Anwälte erfasst, wirken sich die Zahlungen doppelt steuermindernd aus. Korrekt ist es daher, die Zahlung auf Ebene der beteiligten Anwälte erfolgsneutral als Entnahme zu behandeln.
Beispiel 2 |
Zwei Anwälte haben eine Bürogemeinschaft gegründet. Für die laufenden Kosten richteten sie einen Dauerauftrag von ihren betrieblichen Bankkonten auf das Gemeinschaftskonto über monatlich 1.000 EUR ein. Am Ende des Jahres wurden die tatsächlichen Bürokosten je mit Anwalt 11.000 EUR ermittelt. Dieser Betrag wurde gesondert und einheitlich festgestellt.
Lösung Sollten die monatlichen Zahlungen und zusätzlich die gesondert und einheitlich festgestellten Kosten in den Gewinnermittlungen der Anwälte als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, ist der Betriebsausgabenabzug um 12.000 EUR zu hoch. Zutreffend ist es, die monatlichen Zahlungen erfolgsneutral als Entnahme zu behandeln und nur die gesondert festgestellten Kosten von 11.000 EUR als Betriebsausgabe (nicht negativer Beteiligungsertrag) zu erfassen. |
MERKE — Werden Umlagen zur Finanzierung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens erhoben, ergibt sich ein zeitlich verzögerter Betriebsausgabenabzug. Während die beteiligten Anwälte die Umlage in einem Jahr zahlen, werden auf Ebene der Gemeinschaft die daraus resultierenden anteiligen Betriebsausgaben über mehrere Jahre verteilt festgestellt. Grund dafür ist die Abschreibung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens. Diese verhindert, dass sich die Umlage sofort und in voller Höhe in den festzustellenden Betriebsausgaben niederschlägt. |
Steuerfalle 2: Anteilige Zurechnung der Wirtschaftsgüter missachtet
Mangels Mitunternehmerschaft sind die Wirtschaftsgüter der Bürogemeinschaft den beteiligten Anwälten anteilig und unmittelbar zuzurechnen. In der Praxis wird diese Zuordnung zwar regelmäßig nicht vorgenommen, denn Abschreibungen usw. werden bereits auf Ebene der Gemeinschaft bei den anteiligen Kosten berücksichtigt. Deshalb bemängeln Betriebsprüfer die fehlende Zuordnung mangels effektiver steuerlicher Änderung meistens nicht.
Allerdings ist zu beachten, dass es bei einem Ausscheiden einzelner Anwälte aus der Gemeinschaft gegen Abstandszahlung oder bei einer Auflösung der Gemeinschaft zur Aufdeckung stiller Reserven und damit zu einer unerwarteten Steuerbelastung kommen kann. Denn es liegt keine steuerbegünstigte Realteilung vor, weil Voraussetzung dafür wäre, dass es sich bei der Gemeinschaft um eine Mitunternehmerschaft gehandelt hat. Deshalb erfolgt bei einer Auflösung der Gemeinschaft unter Aufteilung der Wirtschaftsgüter (ggf. verbunden mit einem Spitzenausgleich) ein Tausch der anteiligen Wirtschaftsgüter, welcher zur Realisierung der in den Wirtschaftsgütern enthaltenen stillen Reserven führt.
Beispiel 3 |
Die Anwälte A und B betreiben als GbR (50/50) eine Bürogemeinschaft. Es sind zwei Anlagegüter vorhanden. Das Bürogebäude mit einem Buchwert von 300.000 EUR (gemeiner Wert 500.000 EUR) und die IT-Ausstattung mit einem Buchwert von 20.000 EUR (gemeiner Wert 100.000 EUR). Die Anwälte haben sich voneinander getrennt. A hat das Bürogebäude im Wert von 500.000 EUR übernommen und B die IT-Ausstattung im Wert von 100.000 EUR. A musste zudem an B einen Spitzenausgleich über 200.000 EUR zahlen.
Lösung Die Wirtschaftsgüter gehörten zu 50 % A bzw. B (Buchwert jeweils Bürogebäude 150.000 EUR und IT-Ausstattung 10.000 EUR). Eine steuerneutrale Realteilung liegt nicht vor, sondern ein Tausch mit Spitzenausgleich und Gewinnrealisierung. B hat dem A das hälftige Bürogebäude (sein Buchwert = 150.000 EUR) überlassen. Im Gegenzug erhält B das hälftige Eigentum an der IT-Ausstattung (Wert = 50.000 EUR) sowie 200.000 EUR. Damit realisiert B einen Veräußerungsgewinn von 100.000 EUR. A hat hingegen dem B die hälftige IT-Ausstattung (sein Buchwert = 10.000 EUR) überlassen. Im Gegenzug erhält A das hälftige Eigentum an dem Bürogebäude (Wert = 250.000 EUR), muss aber auch 200.000 EUR an B bezahlen. Damit realisiert A einen Veräußerungsgewinn über 40.000 EUR. Nach der Auseinandersetzung verfügt A über das Bürogebäude (Wert 500.000 EUR und Buchwert neu 400.000 EUR). B verfügt über die IT-Ausstattung (Wert 100.000 EUR und Buchwert neu 60.000 EUR) sowie 200.000 EUR. |
