· Arbeitgeberzuschüsse
Mitarbeiter motivieren und binden durch steuerbegünstigte Benefits – Teil 1
von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage
Der Fachkräftemangel hat Anwaltskanzleien erreicht und es wird immer schwieriger, neue Mitarbeiter zu gewinnen und vorhandene Mitarbeiter zu halten. Daneben drücken stetig steigende Lohnkosten auf die Rentabilität. Grund genug, die Mitarbeiterentlohnung zu überdenken. Denn mit modernen Lohn-Benefits lassen sich nicht nur Mitarbeiter motivieren und an die Kanzlei binden, sondern sie führen auch zu effektiv geringeren Lohnkosten bei einem höheren Nettolohn für den Mitarbeiter. AK geht den Benefits in einer Beitragsserie auf den Grund.
Der normale Bruttolohn genügt schon lange nicht mehr
Kanzleien, die früher einen hohen Bruttolohn gezahlt haben, konnten häufig viele Mitarbeiter gewinnen und an die Kanzlei binden. Doch stetig steigende Lohn(neben)kosten sowie der Fachkräftemangel, der zu einer zunehmenden Konkurrenz beim „Kampf“ um die hochqualifizierten Mitarbeiter führt, erfordern ein Umdenken. Denn ein hoher Bruttolohn alleine genügt schon lange nicht mehr, um neue Fachkräfte für die Kanzlei zu gewinnen – und sie vor allem auch langfristig an die Kanzlei zu binden.
Lukrativ ausgestaltete Lohn-Benefits wirken diesem entgegen und führen dazu, dass sich die Kanzlei modern auf dem Arbeitsmarkt präsentiert und sich so von Mitbewerbern bei der Frage, wer ein attraktiver Arbeitgeber ist, absetzt. So führen z. B.
- kleine Geschenke zu Geburtstagen (R 19.6 Abs. 1 LStR),
- monatliche Einkaufsgutscheine von 50 EUR (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG),
- die Übernahme von Kinderbetreuungskosten (§ 3 Nr. 33 EStG),
- Sommer-/Weihnachtsfeiern (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG),
- arbeitstägliche Fahrtkostenzuschüsse (§ 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 EStG) und
- Erholungsbeihilfen für einen Kurzurlaub (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 EStG)
für die Mitarbeiter der Kanzlei zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit. Und ganz nebenbei: Diese Benefits sind oft steuer- und sozialabgabenfrei. Sie kommen brutto wie netto beim Mitarbeiter an. Weil keine Sozialabgaben anfallen, sind die Arbeitgeberkosten oft günstiger als eine reguläre Gehaltserhöhung.
Zudem lassen sich die Kosten für die Benefits auf Ebene der Anwaltskanzlei wie normaler Lohnaufwand als Betriebsausgabe absetzen.
Mitarbeiterbindung gezielt durch Benefits herbeiführen
Andere Benefits verstärken den Effekt dahingehend, dass parallel zu der modernen Entlohnung eine hohe Mitarbeiterbindung eintritt. Das sind z. B. dem Mitarbeiter
- überlassene Fahrräder, wie ein E-Bike (§ 3 Nr. 37 EStG),
- zur Privatnutzung zur Verfügung gestellte Smartphones, Notebooks, Tablets & Co. – natürlich inklusive Vertrag (§ 3 Nr. 45 EStG),
- an der Wohnung des Mitarbeiters angebrachte Ladevorrichtungen, wie eine Wallbox zum Laden von E-Fahrzeugen (§ 3 Nr. 46 EStG) und
- überlassene Deutschland-Tickets (§ 3 Nr. 15 EStG).
Der Grund für die verstärkte Mitarbeiterbindung durch diese Benefits ist einfach: Sie sind nicht nur steuer- und sozialabgabenfrei, sondern die Benefits werden dem Mitarbeiter lediglich überlassen – und eben nicht übereignet.
MERKE — Möchte ein Mitarbeiter, dem von der Kanzlei ein E-Bike, ein Smartphone oder eine Wallbox überlassen wurde, kündigen, muss er die Gegenstände – inklusive Handynummer – an die Kanzlei zurückgeben. Denn Eigentümer ist nicht der Mitarbeiter, sondern die Kanzlei („überlassen“). Manche Mitarbeiter werden allein aus diesem Grund die Kündigung noch einmal überdenken. |
Ein Lohn-Benefit ist nicht „das höchste der Gefühle“
Das Beste an den Lohn-Benefits zur Mitarbeitermotivation und -bindung ist aber, dass sich Anwaltskanzleien nicht für einen Benefit entscheiden müssen. Denn es können alle Benefits miteinander kombiniert werden. Dadurch erhöht sich der Motivations- und Bindungseffekt erheblich. So ist es zum Beispiel zulässig, dass eine Kanzlei den Mitarbeitern nicht nur einen steuerfreien Einkaufsgutschein von monatlich 50 EUR zuwendet, sondern parallel auch noch einen Zuschuss für die täglichen Fahrten zur Kanzlei gewährt sowie ein E-Bike und Smartphone überlässt.
Moderne Lohn-Benefits vs. reguläre Gehaltserhöhung
Auch im Vergleich mit einer regulären Gehaltserhöhung haben moderne Lohn-Benefits „die Nase vorn“. Das bezeugt eindrucksvoll folgender Vergleich:
Beispiel |
Ein konfessionsloser Mitarbeiter der Anwaltskanzlei erhält 2026 einen Bruttolohn von monatlich 3.000 EUR. Er hat keine Kinder, ist 30 Jahre alt und ledig, weshalb für ihn die Steuerklasse I gilt. Der KV-Zusatzbeitrag beträgt 3 %.
Lösung: Der Bruttolohn ist steuer- und beitragspflichtig. Nach Abzug von 292,65 EUR Steuern und 654 EUR Sozialabgaben kommen beim Mitarbeiter netto 2.053,35 EUR an. Die Kanzlei kostet der Mitarbeiter hingegen mindestens 3.636 EUR. Denn die Kanzlei als Arbeitgeber wird neben dem Bruttolohn von 3.000 EUR auch mit den Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung (636 EUR) belastet. |
Abwandlung 1 |
Der Kanzleimitarbeiter aus dem vorherigen Beispiel erhält eine Gehaltserhöhung über monatlich 100 EUR brutto.
Lösung: Weil der Bruttolohn nun 3.100 EUR beträgt, erhöhen sich die Abzüge für Steuern auf 314,58 EUR und die Sozialabgaben auf 675,80 EUR. Der neue Nettolohn des Mitarbeiters beträgt 2.109,62 EUR – ein Plus von 56,27 EUR. Weil sich die Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen auf 657,20 EUR erhöhen, kostet der Mitarbeiter die Kanzlei nun 3.757,20 EUR – ein Plus von 121,20 EUR. |
Abwandlung 2 |
Der Kanzleimitarbeiter erhält anstelle der Gehaltserhöhung einen monatlichen Einkaufsgutschein über 50 EUR und ihm wird ein Smartphone mit Vertrag im Wert von monatlich 50 EUR überlassen. Summe: wieder 100 EUR.
Lösung: Der Gutschein stellt keinen Arbeitslohn dar (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG) und das überlassene Smartphone ist steuer- und beitragsfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Damit kommt die „Benefit-Gehaltserhöhung“ mit effektiv netto 100 EUR beim Mitarbeiter an und sie kostet die Kanzlei exakt 100 EUR pro Monat. |
Ergebnis des Vergleichs |
Von einer regulären Gehaltserhöhung über 100 EUR kommen beim Mitarbeiter nur netto 56,27 EUR an, während die Kanzlei mit 121,20 EUR belastet wird. Die „Benefit-Gehaltserhöhung“ kostet die Kanzlei hingegen nur 100 EUR (Ersparnis: 21,20 EUR) und bewirkt beim Mitarbeiter einen Nettovorteil von 100 EUR (Ersparnis: 43,73 EUR). Grund genug, die „Benefit-Variante“ so umfangreich wie möglich bei Gehaltsverhandlungen zu nutzen. |
Auch steuerpauschalierte Benefits bieten Vorteile
Nicht alle der genannten Lohn-Benefits sind steuer- und beitragsfrei. Einige davon müssen gemäß § 40 Abs. 2 EStG pauschal zulasten der Kanzlei versteuert werden, damit eine Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung eintritt (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV). Diese Pauschalierung erfolgt regelmäßig mit einem Pauschalsteuersatz von 25 % – in manchen Fällen auch mit 15 %. Hinzu kommt der Soli mit 5,5 % der pauschalierten Lohnsteuer und sollte der Kanzleimitarbeiter einer Konfession angehören, fällt auch Kirchensteuer an.
Beachten Sie — Die Kirchensteuer beträgt je nach Bundesland 8 bzw. 9 % der pauschalen Lohnsteuer. Alternativ kann eine Vereinfachung angewandt werden. Nach dieser beträgt die Kirchensteuer je nach Bundesland nur zwischen 4 und 7 %. Das klingt lukrativ – hat aber einen Haken: Denn wendet die Kanzlei die Vereinfachung an, muss die Kirchensteuer unabhängig von der Konfession der Mitarbeiter abgeführt werden, also auch für solche Mitarbeiter, welche keiner Konfession angehören. Die pauschalen Kirchensteuersätze betragen konkret:
- 4,0 % in Hamburg
- 4,5 % in Baden-Württemberg
- 5,0 % in Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen
- 6,0 % in Niedersachsen und Schleswig-Holstein
- 7,0 % in Bayern, Bremen, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Saarland
Weil die Kanzlei mit der pauschalen Steuer nebst Soli und ggf. Kirchensteuer belastet wird (Summe ca. 26 bis 27 %), entsteht zunächst ein Nachteil für den Arbeitgeber. Allerdings entfallen durch die Pauschalierung auch die Arbeitgeberanteile zu den Sozialversicherungen (ca. 21 %), sodass sich in der Summe der Nachteil auf ca. 5 % reduziert. Diesem steht aber gegenüber, dass der pauschal besteuerte Benefit brutto wie netto beim Mitarbeiter ankommt und dieser einen erheblichen Vorteil generiert. Das wiederum kann zum Anlass genommen werden, den Benefit zu reduzieren – damit beide Parteien sparen:
Beispiel |
In der obigen Abwandlung 1 wurde dem Mitarbeiter eine reguläre Gehaltserhöhung über 100 EUR gewährt. Diese kostete die Kanzlei 121,20 EUR, während beim Mitarbeiter netto 56,27 EUR ankamen. Die Kanzlei möchte optimieren und zahlt dem Mitarbeiter anstelle der Gehaltserhöhung nur einen monatlichen Zuschuss von 40 EUR für den privaten Internetanschluss des Mitarbeiters sowie einen Fahrtkostenzuschuss für die täglichen Fahrten zur Kanzlei von 50 EUR. Beide Zuschüsse werden durch die Kanzlei pauschal versteuert.
Lösung: Beim Mitarbeiter kommen beide Zuschüsse unbelastet von Steuern und Sozialabgaben an, sodass er monatlich 90 EUR erhält. Das ist für ihn ein Vorteil im Vergleich zur regulären Gehaltserhöhung (das waren netto 56,27 EUR) von 33,73 EUR. Der Arbeitgeber muss hingegen neben den Zuschüssen von insgesamt 90 EUR eine pauschale Steuer von 18,46 EUR an das Finanzamt abführen. Diese setzt sich aus 25 % des Zuschusses für den Internetanschluss zzgl. Soli (40 EUR × 25 % × 1,055 = 10,55 EUR [§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 EStG]) sowie 15 % des Fahrtkostenzuschusses zzgl. Soli (50 EUR × 15 % × 1,055 = 7,91 EUR [§ 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 Buchst. b) EStG]) zusammen. Damit wird die Kanzlei mit 108,46 EUR pro Monat belastet, was im Vergleich zur regulären Gehaltserhöhung (das waren 121,20 EUR) eine monatliche Ersparnis von 12,74 EUR bedeutet. Die Gesamtersparnis für Mitarbeiter und Kanzlei beträgt damit pro Monat 46,47 EUR. |
MERKE — Benefits lassen sich zur Anwerbung neuer Mitarbeiter einsetzen. Das gilt auch für Auszubildende – etwa mit einem steuer- und beitragsfreien Smartphone oder Tablet zum Start. Während über eine normale Gehaltserhöhung selten gesprochen wird, werden moderne Benefits gerne im Bekanntenkreis erwähnt. Das steigert den Bekanntheitsgrad und die Attraktivität Ihrer Kanzlei. |
Weiterführender Hinweis
- In den kommenden Ausgaben berichtet AK über moderne Lohn-Benefits und stellt die konkreten steuer- und beitragsrechtlichen Rahmenbedingungen praxisorientiert vor.
