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·Fachbeitrag ·Sorgfaltspflicht

Denken Sie an eine Kontrolle des Fristenkalenders

Von Dipl.-Rechtspfleger Peter Mock, Koblenz

Überlässt ein Rechtsanwalt die Berechnung und Notierung von Fristen einer gut ausgebildeten, als zuverlässig erprobten und sorgfältig überwachten Bürokraft, hat er die erforderliche eigenverantwortliche Gegenkontrolle so zu organisieren, dass es ihm anhand der Vermerke in der Handakte auch möglich ist zu überprüfen, ob die notierten Fristen richtig berechnet sind (BGH 12.11.13, II ZB 17/12, Abruf-Nr. 140119).

 

Sachverhalt und Entscheidungsgründe

Rechtsanwalt R hat gegen die versäumte Berufungsbegründungsfrist Wiedereinsetzung beantragt. Das Berufungsgericht hat den Wiedereinsetzungsantrag zurückgewiesen und die Berufung als unzulässig verworfen. Auf die Rechtsbeschwerde hin hat der BGH den Zurückweisungsbeschluss aufgehoben und Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gewährt. Der in der Kanzleiorganisation vorliegende Organisationsmangel war nicht ursächlich für die Fristversäumung. R erkrankte unvorhergesehen kurzfristig und war deswegen ohne Verschulden gehindert, die Frist einzuhalten, § 233 ZPO.

 

Praxishinweis

Versäumt ein Anwalt eine Frist, kann dies zu Regressen führen. Hier hat R nur die Tatsache gerettet, dass er vor Fristablauf plötzlich unvorhergesehen erkrankte, was er durch eine eidesstattliche Versicherung glaubhaft machen konnte. Beachten Sie zur Vermeidung von Schadensfällen: Grundsätzlich ist zwar die Führung eines Fristenkalenders durch eine geschulte zuverlässige Bürokraft zulässig. Dann müssen aber geeignete Maßnahmen zur Ermöglichung einer Gegenkontrolle ergriffen werden.

 

Zu diesen Vorkehrungen gehört insbesondere, dass die Rechtsmittelfristen in der Handakte notiert werden und die Handakte durch entsprechende Erledigungsvermerke oder auf sonstige Weise erkennen lässt, dass die Fristen in den Fristenkalender eingetragen worden sind. Diese Erledigungsvermerke ermöglichen dem Rechtsanwalt bei Vorlage der Handakte eine eigene Kontrolle der Eintragung in den Fristenkalender. Eine solche eigenverantwortliche Gegenkontrolle durch den Anwalt ist stets erforderlich.

 

MERKE | Ein Anwalt darf zwar darauf vertrauen, dass seine Anweisungen umgesetzt werden. Dies gilt aber nicht bei einer mündlichen Einzelanweisung zur Eintragung einer Notfrist. Betrifft die Anweisung einen so wichtigen Vorgang wie die Eintragung einer Notfrist (z.B. Rechtsmittelfrist) und wird sie nur mündlich erteilt, müssen in der Kanzlei ausreichend organisatorische Vorkehrungen getroffen werden, die verhindern, dass die Fristeintragung unterbleibt. Gerade Rechtsmittelfristen sind von grundsätzlicher Bedeutung und ihre Eintragung darf bei einer mündlich erteilten Einzelanweisung nicht in Vergessenheit geraten (BGH AnwBl 10, 718; NJW-RR 12, 428).

 

 

Eine Organisationsverpflichtung besteht auch bei vorhersehbarer Erkrankung des Anwalts. Für vorhersehbare Krankheitsfälle muss er Vorsorge treffen, dass ein Vertreter die notwendigen Prozesshandlungen wahrnimmt. Die folgende Checkliste fasst die Anforderungen an das Fristenmanagement in der Kanzlei zusammen und geht auf Einzelfälle ein:

 

Checkliste / Organisation des Fristenwesens - Einzelfälle

  • Anweisung ans Büropersonal zur Ermittlung des Fristbeginns: Das Personal soll den Zeitpunkt der Entscheidungszustellung anhand der Datumsangabe im unterzeichneten Empfangsbekenntnis oder auf dem Zustellungsumschlag gesondert und deutlich abgehoben von dem nicht maßgeblichen Aufdruck des Eingangsdatums vermerken (BGH 22.6.10, VIII ZB 12/10, Abruf-Nr. 102454).
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  • Elektronischer Fristenkontrolle: Wird sie technisch außer Funktion gesetzt, müssen Sie sich entweder selbst rechtzeitig vergewissern, dass sie wieder funktioniert oder die Einhaltung der laufenden Fristen in anderer Form sicherstellen. Es genügt nicht, die erforderliche erneute Aktivierung der elektronischen Fristenüberwachung einem vertrauenswürdigen und ansonsten zuverlässigen Mitarbeiter zu übertragen (BFH 27.7.11, IV B 131/10).
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  • Berufungsbeförderung durch Boten am letzten Tag der Frist: Sie dürfen sich auch dann für die Beförderung eines fristwahrenden Schriftsatzes eines nicht bei Ihnen angestellten Boten bedienen, wenn der Bote Ihnen persönlich bekannt ist, entsprechend unterrichtet wurde und sich bereits mehrfach zuvor in ähnlichen Fällen als zuverlässig erwiesen hat. Er muss auf den drohenden Fristablauf und die Notwendigkeit der Fristenwahrung ausdrücklich hingewiesen worden sein (BGH Prozessrecht aktiv 12, 57).
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  • Pflicht zur Beseitigung selbst erkannter Fehler: Der Grundsatz, dass ein Rechtsanwalt darauf vertrauen darf, dass eine bislang zuverlässige Kanzleikraft eine konkrete Einzelweisung befolgen wird, gilt nicht, wenn er von einer ihm ohne Weiteres möglichen Beseitigung eines erkannten Fehlers absieht (BGH NJW-RR 12, 122).
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  • Ausgangskontrolle bei Telefaxsendung: Sie genügen Ihrer Pflicht zur wirksamen Ausgangskontrolle fristwahrender Schriftsätze nur, wenn Sie Ihre Angestellten anweisen, nach einer Übermittlung per Telefax anhand des Sendeprotokolls zu prüfen, ob die Übermittlung vollständig und an den richtigen Empfänger erfolgt ist (BGH AnwBl 11, 960). Erst danach darf die Frist im Fristenkalender gestrichen werden. Diese zwingend notwendige Ausgangskontrolle muss sich entweder - für alle Fälle - aus einer allgemeinen Kanzleianweisung oder aus einer konkreten Einzelanweisung ergeben.
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  • Kein Nachweis durch OK-Vermerk auf Telefax: Bei einer Telefax-Übermittlung begründet die durch einen OK-Vermerk gekennzeichnete Absendung eines Schreibens über ein bloßes Indiz hinaus nicht den Anscheinsbeweis für dessen tatsächlichen Zugang beim Empfänger. Der Vermerk gibt dem Absender keine Gewissheit über den Zugang, da er nur das Zustandekommen der Verbindung, aber nicht die erfolgreiche Übermittlung belegt (BGH IBR 11, 733). Ein aktuelles Urteil des BGH weist jedoch darauf hin, dass diese Rechtsprechung im Zuge des technische Fortschritt überdacht werden muss (19.2.14, IV ZR 163/13, vergleiche auch BGH 11.12.13, XII ZB 229/13).
  • Mehrere Übermittlungsversuche beim Telefax: Scheitert der Versuch, die Berufungsbegründung per Telefax an das Berufungsgericht zu übersenden und lässt sich nicht ausschließen, dass der Grund hierfür in der Überbelegung des Empfangsgeräts mit anderen Telefaxsendungen liegt, darf der Berufungsführer seine Übermittlungsversuche nicht vorschnell aufgeben (BGH Prozessrecht aktiv 12, 3).
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  • Verwendung der korrekten Versandtasche: Ein Rechtsanwalt darf darauf vertrauen, dass eine zuverlässige Büroangestellte einen postfertig zu machenden Schriftsatz in die korrekte Versandtasche einlegt (BGH, NJW-RR 11, 1686).
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  • Tägliche Überprüfung der Erledigung durch Bürokraft: Die Erledigung der fristgebundenen Sachen muss am Abend eines jeden Arbeitstags anhand des Fristenkalenders von einer dazu beauftragten Bürokraft geprüft werden (BGH NJW-RR 12, 427).
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  • Ablage im Postausgangsfach: Eine fristwahrende Maßnahme darf im Kalender als erledigt gekennzeichnet werden, wenn der fristwahrende Schriftsatz in ein Postausgangsfach des Rechtsanwalts eingelegt wird und das Postausgangsfach „letzte Station“ auf dem Weg zum Adressaten ist. Dies ist nicht der Fall, wenn eine Mitarbeiterin die in dem Postausgangsfach gesammelten Schriftsätze noch in Umschläge einsortieren muss (BGH AnwBl 12, 95).
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  • Verwendung zweier Fristenkalender: Werden im Büro eines Anwalts zwei Fristenkalender geführt, die für die Fristenkontrolle maßgeblich sind, darf ein Erledigungsvermerk in die Handakte erst aufgenommen werden, wenn die Fristen in beiden Kalendern eingetragen sind. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Erledigungsvermerk in der Handakte bereits nach der Eintragung in einen Kalender angebracht wird und die Gegenkontrolle des Anwalts versagt, weil er nicht beurteilen kann, ob die Fristen in beiden Kalendern notiert sind (BGH NJW 11, 1597).
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  • Fristenkontrolle nach beanstandungsfreier Probezeit: Jedenfalls nach Ablauf einer beanstandungsfreien sechsmonatigen Probezeit kann ein Rechtsanwalt die Berechnung und Notierung einfacher und in seinem Büro geläufiger Fristen einer ausgebildeten und sorgfältig überwachten Rechtsanwaltsfachangestellten überlassen (BGH NJW 11, 1080). Grundsätzlich darf somit nur voll ausgebildetes und sorgfältig überwachtes Personal hiermit betraut werden, nicht dagegen etwa eine noch auszubildende Kraft.
 

Weiterführende Hinweise

  • In dieser Ausgabe, Seite 59: Zur notwendigen Unmissverständlichkeit des Hinweises an das Personal bei Übertragung des Fristenmanagements an es
  • AK 13, 50: Fristenmanagement an das Personal delegieren? Ja, aber ...
  • AK 13, 38: Fristenkontrolle - Einzelweisung immer mit einem „SOFORT!“ verbinden
  • AK 13, 31: Fehlervermeidung - acht „goldene Regeln“ zur Posteingangsbearbeitung
  • AK 13, 21: Arbeitsüberlastung als Wiedereinsetzungsgrund
  • AK 13, 7: Fristverlängerungsgesuche standardisiert stellen
Quelle: Ausgabe 04 / 2014 | Seite 56 | ID 42496130