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·Fachbeitrag ·Praxischeck

Rechtsanwalt und Mitarbeiter: So arbeiten Sie in der Kanzlei noch besser zusammen

von Michael Germ, Geschäftsführer GeRMCONSULT, info@germconsult.de

| Kennen Sie solche Irrtümer? Ihre Mitarbeiter legen seit jeher Mandantenakten an und verwalten sie. Als Fragen zum Kostenfestsetzungsverfahren auftreten, wird aber klar: Sie überprüfen den Kostenfestsetzungsbeschluss nicht, wovon Sie aber stets ausgingen. So riskieren Sie Haftungsfälle. Diesen oder ähnliche Fehler vermeiden Sie, wenn Sie konkret regeln, wer wofür verantwortlich ist. Testen Sie im Praxischeck, was Sie in Ihrer Kanzlei in puncto Zusammenarbeit optimieren können. |

1. Aufgaben und Befugnisse klar regeln

Das Potenzial der Mitarbeiter wird nicht schon optimal ausgeschöpft, wenn am Ende eines Arbeitstags die wichtigsten Aufgaben - irgendwie - erledigt wurden. Die Kanzlei entwickelt sich erst langfristig weiter, wenn Führungs- und ausführende Kräfte gemeinsam sämtliche Bedingungen und Befugnisse festlegen. Listen Sie also für jeden Mitarbeiter individuell auf, wofür er verantwortlich und berechtigt ist. Dies betrifft z.B. folgende Punkte:

 

  • Beispiel: Darf Mitarbeiter über Mandantenguthaben verfügen?

In einer Zivilsache hat die Gegenseite G die Hauptforderung nebst Zinsen und Kosten gezahlt. Rechtsanwalt R beauftragt Mitarbeiter M damit, die Akte abzurechnen. Einige Positionen des Kostenfestsetzungsantrags (Fahrtkosten, Fotokopien) wurden nicht festgesetzt. Zudem hat der Mandant X einen Vorschuss gezahlt. Natürlich ist Mitarbeiter M in der Lage, die Hauptforderung und die Kosten vollständig abzurechnen. Kann M aber dem X auch die nicht erstattungsfähigen Positionen in Rechnung stellen?

 

Lösung: Dies kommt auf die Einzelfallregelung an. R hätte zuvor gegenüber X klarstellen müssen, ob ihm die nicht erstattungsfähigen Positionen berechnet werden, wenn er vollständig obsiegt. Außerdem muss geregelt sein, ob M über ein Guthaben verfügen darf, das entstanden ist, weil die nicht erstattungsfähigen Kosten geringer waren als der Vorschuss des X.

 

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern auch verantwortungsvollere Aufgaben übertragen, verschaffen Sie sich einerseits wichtigen Freiraum, um selbst verstärkt fachliche Aufgaben übernehmen zu können. Andererseits stärken Sie das Selbstwertgefühl der Mitarbeiter und motivieren sie. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter etwa auf Schreiben der Rechtsschutzversicherung antworten, wenn diese eine Deckungszusage ablehnt. Mögliche weitere Befugnisse sind, Fremdgelder und Auslagen weiterzuleiten oder mit den Beteiligten in Unfallsachen zu korrespondieren, um Informationen einzuholen. Vertrauen Sie ruhig auch Auszubildenden an, „eigene“ Aufgaben regelmäßig allein zu erledigen, sobald sie diese sicher bewältigen.

 

PRAXISHINWEIS | Indem Sie bestimmte Mitarbeiter für besondere Aufgaben spezialisieren, fördern Sie sie angemessen. Regeln Sie aber auch, wer den Mitarbeiter vertritt, wenn er abwesend ist und stellen Sie sicher, dass nicht nur er die Aufgabe lösen kann.

 

2. Fragebogen

Beantworten Sie die Fragen ehrlich - unabhängig von der vorgegebenen Antwort.

 

Zusammenarbeit Anwalt und Mitarbeiter

1.

Sachbearbeiter:

Sind die Mitarbeiter häufig unsicher und stellen Rückfragen, weil sie ihre Aufgaben und Befugnisse nicht genau kennen?

☐ Ja

☒ Nein

2.

Fachsekretäre:

Werden die Fachsekretäre ausschließlich als Schreibkräfte eingesetzt, sodass sie keine anspruchsvolleren Aufgaben für Fachsekretäre übernehmen können?

☐ Ja

☒ Nein

3.

Anwälte:

Müssen Anwälte alle honorarauslösenden Tätigkeiten selbst erledigen?

☐ Ja

☒ Nein

4.

Auszubildende:

Werden die Auszubildenden entsprechend ihrem Ausbildungsstand für Facharbeiten eingesetzt?

☒ Ja

☐ Nein

 

3. Auflösung mit Optimierungsvorschlägen

Weichen Ihre Antworten von der vorgegebenen ab, gilt Folgendes:

 

1.
Sachbearbeiter
Auswirkungen

Es ist keine ausreichende Arbeitsgrundlage für die Mitarbeiter vorhanden, da sie weder genau wissen, welche Aufgaben sie bewältigen müssen noch wozu sie befugt sind. Dadurch stellen sie häufig Rückfragen.

Es geht Zeit verloren, da Arbeiten doppelt ausgeführt werden.

Die Kanzlei stellt sich schlecht nach außen dar.

Die Mitarbeiter fühlen sich nicht für bestimmte Aufgabenbereiche verantwortlich, bedenken mögliche Vorteile und Fehler also nicht vorausschauend und gründlich genug.

Ergebnis

Die Mitarbeiter verlieren häufig Zeit, weil sie Rückfragen stellen müssen.

Lösung

Der Rechtsanwalt muss über sämtliche Aufgaben und Befugnisse vollständig informieren. Dies schließt es ein, dass er fachliche Abläufe erklärt, sodass die Mitarbeiter die Hintergründe besser verstehen.

Maßnahmen

Ermitteln Sie, welche Aufgaben in welchen Schritten zu erledigen sind und stellen Sie hierfür den Verantwortlichen die dazugehörigen Sachmittel bereit.

Definieren Sie das Ermittelte und halten es schriftlich fest (z.B. in Stellenbeschreibungen und im Kanzleihandbuch, AK 14, 210).

Kommunizieren Sie die Ergebnisse.

 

 

2.
Fachsekretäre
Auswirkungen

Der Rechtsanwalt kann zu wenige anspruchsvolle Aufgaben delegieren.

Der Anwalt wird nicht entlastet, da er „unzulässige“ Aufgaben übernimmt.

Ergebnis

Fachsekretäre werden nicht als solche eingesetzt.

Lösung

Die Fachsekretäre müssen so eingesetzt werden, dass sie die Anwälte effektiv unterstützen.

Maßnahmen

Setzen Sie die Mitarbeiter so ein, dass sie den Anwalt insgesamt entlasten. Beauftragen Sie Fachsekretäre vor allem damit,

Deckungszusagen einzuholen,

Vorschüsse anzufordern,

Abrechnungen und Mahnungen zu erstellen,

Auskünfte einzuholen (z.B.: beim Handelsregister, Grundbuchamt),

mit Mandanten zu korrespondieren, um Unterlagen zu beschaffen.

 

 

3.
Anwälte
Auswirkungen

Die Mitarbeiter bereiten keine honorarauslösenden Maßnahmen vor, die der Anwalt nur noch unterschreiben muss. Sie werden nicht eingesetzt, um eigene Umsätze zu realisieren.

Der Rechtsanwalt kann nicht entlastet werden. Er übernimmt für Anwälte „unzulässige“ Aufgaben.

Ergebnis

Dadurch, dass der Rechtsanwalt nicht genügend delegiert und übertragbare Standardaufgaben selbst erledigt, verschwendet er wertvolle Anwaltszeit und reduziert seinen Ertrag.

Lösung

Die Anwälte müssen einfache, wiederkehrende, honorarauslösende Tätigkeiten auf die Mitarbeiter übertragen.

Maßnahmen

Erstellen Sie eine Liste mit allen honorarauslösenden Tätigkeiten.

Wählen Sie die Tätigkeiten aus, die auf Mitarbeiter übertragen werden können (z.B. in Beitreibungssachen: Aufforderungsschreiben erfassen und Mahnbescheid beantragen (einfach), Antrag auf Scheidung der Ehe stellen (schwer).

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend und übertragen Sie ihnen diese Aufgaben.

 

 

4.
Auszubildende
Auswirkungen

Die Auszubildenden werden nicht gemäß ihrem Ausbildungsstand dafür eingesetzt, die Fachkräfte und Rechtsanwälte zu unterstützen.

Mitarbeiterressourcen werden verschenkt.

Ergebnis

Die Fachkräfte und Anwälte werden durch die Auszubildenden nicht entlastet.

Lösung

Die Auszubildenden müssen mehr fachlich eingesetzt werden.

Maßnahmen

Weisen Sie die Auszubildenden schon, sobald die Ausbildungszeit beginnt, in wiederkehrende, einfache, fachliche Aufgaben ein. Sind sie z.B. im Büroalltag dafür verantwortlich, dass Mahnungen ordnungsgemäß beantragt werden oder sind sie in der Kanzlei der maßgebliche Ansprechpartner, um Musterschreiben zu erstellen, arbeiten sie motivierter und können ihnen wertvolle Arbeiten abnehmen (Beispiele für einfache Musterformulierungen sind: „... Im Verkündungstermin wurde ein Beweisbeschluss verkündet. Wir kommen in Kürze darauf zurück, sobald dieser schriftlich vorliegt.“ oder „rt… nach Ausgleich der Forderung und Kosten erhalten sie in der Anlage die entwerteten Titel.“). Organisieren Sie für Auszubildende regelmäßige „Inhouse-Schulungen“ in Ihrer Kanzlei.

 

Wichtig | Wenn Sie Ihre Auszubildenden in den Büroalltag integrieren, stellen Sie zügig fest, ob Sie diese als Arbeitskräfte übernehmen möchten, wenn die Ausbildung abgeschlossen ist. Geben Sie sich anfangs Mühe, können Sie langfristig profitieren.

 
Quelle: Ausgabe 01 / 2016 | Seite 13 | ID 43770988