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·Fachbeitrag ·Rechnungen professionell stellen

Mit diesen fünf Tipps rechnen Sie Ihre Leistung richtig ab

von Rechtsfachwirtin Theresia Bohl, Hamburg

| Haben Sie ein Mandat erfolgreich abgeschlossen, schreiben Sie auch gern die Rechnung. Wie Sie Fehler vermeiden und welche Vorteile eine elektronische Rechnung bzw. Signatur bietet, zeigt der folgende Beitrag. |

1. Pflichtangaben

Nehmen Sie die Pflichtangaben in die Rechnung auf. Hierzu zählen unter anderem der Name und die Anschrift von Unternehmer (= RA) und Empfänger (= Mandant), die Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. die Art und der Umfang der erbrachten sonstigen Leistung (z.B. Prozessvertretung in dem Rechtsstreit A ./. B mit Datum, AK 14, 196).

 

PRAXISHINWEIS | Falls Sie eine sonstige erbrachte Leistung abrechnen, fügen Sie ein Dokument bei, das Art und Umfang der Leistung näher beschreibt. Dies gibt dem Mandanten ein sicheres Gefühl und wirkt professionell. In der Rechnung müssen Sie auf dieses Dokument hinweisen.

 

2. Fehler richtig verbessern

Enthält die Rechnung fehlerhafte Angaben, müssen Sie diese korrigieren. In vielen Fällen reicht es aus, die Rechnung zu berichtigen oder zu ergänzen. Wenn der Empfänger z.B. bemängelt, die Leistungszeit, eine Gebührenvorschrift oder die Umsatzsteuer-ID fehle, genügt es, ein formloses Schreiben aufzusetzen, das sich eindeutig auf die fehlerhafte Rechnung bezieht. Haben Sie jedoch etwa den Gegenstandswert oder Gebührensatz falsch angegeben bzw. nicht entstandene Gebühren falsch abgerechnet, ist die angegebene Umsatzsteuer des Rechnungsbetrags falsch ausgewiesen. Dann ist es erforderlich, die Rechnung insgesamt zu stornieren und neu auszustellen.

3. Korrektur steuerlich korrekt formulieren

Verwechseln Sie nicht bedenkenlos die Begriffe „Gutschrift“ und „Stornierung“, wenn Sie einen Fehler in der Rechnung berichtigen. Eine Gutschrift im steuerlichen Sinne liegt nur vor, wenn der Leistungsempfänger das Abrechnungspapier schreibt (GStB (Gestaltende Steuerberatung) 13, 265, AK 14, 196). Richtig formulieren Sie mit „Stornierung“ oder „Korrektur“.

4. Aufbewahrungspflicht

Der Rechtsanwalt ist verpflichtet, die ausgestellten Rechnungen zehn Jahre vollständig und lückenlos aufzuzeichnen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB). Die Frist beginnt, sobald das Kalenderjahr, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, abgelaufen ist (siehe S. 3 in dieser Ausgabe).

 

5. Elektronische Rechnung und elektronische Signatur

Einfacher und schneller als auf dem Papier können Sie die Rechnung elektronisch stellen. Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung allerdings zugestimmt haben, § 14 Abs. 1 S. 7 UStG. Der RA muss seine Identität nachweisen und versichern, dass der Inhalt der Rechnung nicht durch die elektronische Übermittlung verändert wurde. Verwenden Sie eine elektronische Signatur, wird dies vermutet. Zudem bieten sich folgende Vorteile:

 

  • Vorteile der elektronischen Signatur
  • 1. Einfach und schnell
  • 2. Integrität wird überprüft
  • 3. Wahrt Urheberrecht und Vertrauenswürdigkeit (auch bei Bild- und Tonelementen, da heruntergeladene Software geprüft wird)
  • 4. Dokument wird schneller, unkomplizierter und kostengünstiger versendet
  • 5. Fälschungen sind ausgeschlossen
  • 6. Dokument wird mit einem Zeitstempel versehen
 

Elektronische Rechnungen müssen zehn Jahre lang im elektronischen Format aufbewahrt werden (Einzelheiten AK 13, 54).

 

Musterformulierung / Rechnung

(Name und Anschrift von RA und Mandant)

 

Mustermann ./. Müller

Verkehrsunfall vom 3.6.15

 

Sehr geehrter Herr Mustermann,

...

Rechnung Nr. 1500003

Leistungszeit: 8.6.15 bis 25.9.15

 

Gegenstandswert: 5.000 EUR

1,3 Geschäftsgebühr §§ 13, 14 RVG, Nr. 2300 VV RVG

393,90 EUR

Pauschale für Post und Telekommunikation Nr. 7002 VV RVG

20,00 EUR

Zwischensumme netto

413,90 EUR

19 Prozent Mehrwertsteuer Nr. 7008 VV RVG

78,64 EUR

zu zahlender Betrag

492,54 EUR

 

 

Wir bitten um Überweisung des Rechnungsbetrags innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug auf das folgende Bankkonto. Bitte geben Sie im Verwendungszweck unser Aktenzeichen 320/15 an:

Bankverbindung: ...

Unsere Steuernummer lautet: (z.B.) DE45/109/87654

 

Mit freundlichen Grüßen

Rechtsanwalt

 
Quelle: Ausgabe 01 / 2016 | Seite 11 | ID 43715890