02.02.2016 · Fachbeitrag · Praxischeck

Erledigen Sie sämtliche Arbeitsschritte effizient?Testen und verbessern Sie sich!

von Michael Germ, Geschäftsführer GeRMCONSULT, [e-mail]

| Sie arbeiten erfolgreich, wenn Sie die Arbeitsschritte organisiert erledigen. Minimieren Sie die notwendigen Maßnahmen und gewinnen Sie Routine für den Kanzleiablauf. Der folgende Teil des Praxischecks erinnert daran, wie die Prozesse einer Kanzlei zusammenhängen ( AK 15, 129 ). Der Beitrag prüft, wie effizient Sie mit einzelnen, v. a. buchhaltungs- und kostenrelevanten, Aufgaben umgehen und hilft, Schwachstellen zu verbessern. |

1. Fragebogen

Der Bogen behandelt v. a. die wichtigsten Arbeitsschritte, die sich finanziell auswirken und ist nicht vollständig. Ignorieren Sie die vorgegebenen Antworten. Sie stellen den optimalen Fall vor.

A.	Schriftgut
1.	Geben Ihre ausgehenden Schreiben einen Ansprechpartner mit Telefonnummer an?	☒ Ja	☐ Nein
2.	Müssen wiederkehrende Textpassagen häufig neu geschrieben werden, da sie nicht als Muster gespeichert werden?	☐ Ja	☒ Nein
B.	Buchhaltung
1.	Werden Kontoauszüge mit Eingängen fotokopiert und ggf. zusätzlich markiert, damit die Informationen intern (z. B. an Rechtsanwälte, obwohl sie Zugang zur Buchhaltung haben) übermittelt werden können?	☐ Ja	☒ Nein
2.	Wird zusätzlich zur Finanzbuchhaltung im Computer auch eine Buchhaltung in der Akte erstellt, sodass jede Akte vorgelegt und bearbeitet werden muss, um die Buchung einzutragen?	☐ Ja	☒ Nein
3.	Werden die Mandanten- und Forderungskonten automatisch gepflegt, indem sie bei bestimmten Maßnahmen aktuell gehalten werden (z. B. Rechnungen, Zwangsvollstreckungsaufträge)?	☒ Ja	☐ Nein
4.	Kontrollieren Sie regelmäßig die Mandatssaldenliste, um die Buchhaltungssalden zu überprüfen?	☒ Ja	☐ Nein
C.	Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung (ZV)
1.	Werden Gebühren und Auslagen aus ZV-Maßnahmen gleichzeitig im Aktenkonto und in der Forderungsaufstellung zum Soll gestellt?	☒ Ja	☐ Nein
2.	Müssen immer wieder Forderungsaufstellungen überprüft und korrigiert werden?	☐ Ja	☒ Nein
D.	Kostenrechnungen
1.	Muss der Anwalt eine Akte durcharbeiten, um festzustellen, welche Kosten entstanden sind?	☐ Ja	☒ Nein
2.	Muss der Mitarbeiter, wenn er abrechnet oder Kostenfestsetzungsanträge erstellt, die Akte aufwendig durcharbeiten, da er nicht weiß, welche Gebühren angefallen sind?	☐ Ja	☒ Nein
3.	Werden die Kostenrechnungen in der EDV (Offene-Posten-Verwaltung) zum Soll gestellt?	☒ Ja	☐ Nein