11.01.2021 · Fachbeitrag · Kommunikation

8 Tipps für die interne Kommunikation: So klappt richtiges Diktieren reibungslos

von Dr. Doortje Cramer-Scharnagl, Edewecht

| Keine Frage: Viele Gründe sprechen für das Diktieren. Erstens sparen Sie viel Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben. Der Mensch spricht schließlich etwa siebenmal schneller, als er schreibt! Zweitens sind Sie flexibler, weil Sie auch unterwegs Diktate und Arbeitsaufträge aufnehmen können. Diese lassen sich sogar direkt in die Kanzlei senden, sodass sie während Ihrer Abwesenheit bearbeitet werden können. Und drittens trainieren Sie beim Diktieren auch gleich Ihre Redekompetenz, denn ein Diktat verlangt hohe Sprachdisziplin. Allerdings: Ganz so einfach ist richtiges Diktieren eben doch nicht. Lesen Sie hier, wie alles reibungslos klappt. |

1. Rahmenbedingung: Nebengeräusche vermeiden

Beim klassischen Diktat nehmen Sie einen Text (z. B. ein Gutachten oder einen Brief) mittels Sprachaufnahme auf. Ihre Büroassistenz hört die Aufnahme ab und gibt den Text „zeitgleich“ ins Textverarbeitungsprogramm ein (eine Diktatminute kann in ein bis drei Minuten Echtzeit geschrieben werden). Anschließend wird das Geschriebene noch einmal gegengelesen und ist dann unterschriftsreif. Dieser Ablauf ist im Grunde selbstverständlich. Und dennoch diktieren viele Menschen so, dass die Diktataufnahme nachhaltig beeinträchtigt wird. Einer der häufigsten Gründe dafür ist: Wichtige Rahmenbedingungen werden missachtet. Deshalb gilt:

• Die Aufnahme muss so klar und gut sein, dass die Schreibkraft alles optimal versteht.