08.05.2015 · Fachbeitrag · Effektives Arbeiten

Text auf Vorrat: Arbeit mit Schnellbausteinen spart Zeit

von Claudia von Wilmsdorff, Fachautorin und Trainerin, Speyer

| Wie viel Ihrer wertvollen Arbeitszeit verwenden Sie auf die Erstellung elektronischen Texts, den Sie immer wieder, aber in leicht veränderter Form benötigen? Nicht alles, was öfter vorkommt, muss neu erfasst werden. Vorgefertigte Elemente verringern nicht nur den Erstellungsaufwand, sondern machen auch Korrekturen überflüssig. Der Beitrag stellt Ihnen am Beispiel von Word 2013 die Nutzung von Schnellbaustein-Funktionen vor. |

1. „AutoText“ anlegen und verwenden

Das erweiterte Schnellbaustein-Konzept umfasst Text und etliche andere Elemente wie Tabellen, Kopf- und Fußzeilen, Felder oder Dokumentinformationen. Praktisch: Neben Word kennt auch Outlook Schnellbausteine. Um einen „AutoText“ zu erfassen, schreiben und markieren Sie zuerst einen Text. Wählen Sie „Schnellbausteine“, „AutoText“, „Eintrag im AutoTextkatalog speichern“. Im folgenden Dialog vergeben Sie einen Namen. Die restlichen Einstellungen ändern Sie zunächst nicht. Mit „Ok“ ist der „AutoText“ erstellt. Unter „Einfügen“, „Schnellbausteine“, „AutoText“ wird Ihnen der neue Eintrag in einem Auswahl- Katalog angeboten. Mit einem Klick darauf sitzt er im Dokument. In einer geöffneten E-Mail finden Sie die Funktion an gleicher Stelle und legen genauso häufig verwendete Texte ab. 

PRAXISTIPP | Klicken Sie statt mit der linken mit der rechten Maustaste auf einen „AutoText“ im Auswahlkatalog, erhalten Sie weitere Einfüge-Optionen.